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Como usar seu calendário de maneira efetiva

Há algumas semanas, tivemos uma discussão generalizada aqui no laboratório. De minha parte, reconheço que errei em vários pontos: fui grosso com outras pessoas, perdi a calma, e agi em prol maior dos meus interesses em relação ao do meu grupo de pesquisa. E esse episódio horrível foi agravado por uma falha pontual na minha organização: eu esqueci-me de adicionar um lembrete para uma arrumação de salas no meu calendário, o que me impediu de ajudar meus colegas durante esse evento.

A questão é: como não estava no meu calendário, não estava no meu radar, e na prática é como se esse evento não existisse no espaço-tempo. Ao mesmo tempo, muitas pessoas me consideram uma pessoa bastante organizada; o meu calendário é justamente o método que uso para me lembrar de coisas importantes. No espírito do post onde falo sobre como agendo minhas metas, pensei em complementar, mostrando o que eu coloco no meu calendário e como, na minha opinião, a leitora pode usá-lo de maneira mais efetiva.


A Thais Godinho, nesse ótimo vídeo, fala sobre como ela coloca “informações importantes” no calendário, e não só compromissos fixos. E esse é o grande pulo do gato, originado do sistema GTD: seu calendário não serve apenas para eventos, mas pera lembretes gerais. No meu Google Calendar, tenho um calendário específico de Informações para o dia

Screenshot de calendário do dia 28, mostrando item "Entregas Natuorganics"

Toda quinta-feira é o dia de entregas da Natuorganics. Ao final do dia, quando eu reviso meu calendário, eu me lembro desse fato e então, ao chegar em casa, confiro com o porteiro se foi entregue corretamente.

Outras informações que entram no meu calendário:

  • Datas de vencimento de contas (para eu verificar se há saldo na conta/cartão, e também para facilitar a busca por informações, se eu quiser saber quando vence tal assinatura
Lembretes no calendário mostrando data de vencimento da Assinatura HBO Go, Domingo e Segunda de Carnaval, Aniversário da minha amiga Amanda e outros lembretes diversos
  • Aniversários (como na imagem acima). Em vez de depender do Facebook, que tal, a cada vez que você souber que é aniversário de alguém, você colocar um lembrete no calendário, para repetir anualmente, e que seja o seu sistema de lembrar e mandar parabéns (de maneira mais pessoal, e não numa torrente de mensagens similares)?
  • Aniversários de casamento/namoro. Minha capacidade de lembrar da datas exatas, na minha visão, não reflete meu amor pela minha esposa; minha capacidade de planejar uma surpresa/viagem/jantar com antecedência, reflete.
  • Rotinas de trabalho. Essa dica eu tirei desse excelente curso do Kourosh Dini, e consiste em definir lembretes semanais para trabalhar num tipo de tarefa. Na imagem abaixo, toda quinta é o dia em que eu preparo a nossa reunião (“Kata”) semanal e o dia em que eu, preferencialmente, faço coisas exclusivas do meu laboratório (falar com alguém, resolver algo na secretaria/administração etc).
Lembretes no calendário para conferir tarefas do meu laboratório e preparar nossa reunião semanal
  • Rotinas mais mundanas como trajetos e, acreditem se quiser, dormir. Para entender melhor, ouçam esse episódio do Cortex, mas a ideia é ter uma visão muito clara no calendário do que é realmente tempo livre e do que parece, mas não é, totalmente livre.

E, claro, entram no meu calendário eventos como consultas e reuniões, além de um calendário compartilhado com minha esposa com eventos sociais. Como o leitor pode ver acima, eu uso cores que já estão gravadas na minha memória de maneira a identificar claramente o que é um compromisso marcado, o que são informações, o que são rotinas mais “livres” etc.

E agora, os comentários abaixo estão abertos para os leitores me chamarem de maluco ou, idealmente, de me sugerirem mais métodos de organizar meu calendário…

Até mais, Irmã Dor-de-Dente! Bem-vinda, Irmã Insônia!

Eu, parafraseando ousadamente São Francisco de Assis

Dizem que São Francisco de Assis, no leito de morte, proclamou: “Bem-vinda, Irmã Morte!”.

Longe de mim querer me comparar ao santo. Entretanto, nessa semana tenho meditado e orado muito em cima dessa atitude de abandono. Como reconhecer, nas coisas que dão errado, a vontade de Deus?

Na noite passada, fui dormir com uma grande de dor de dente. Ao acordar, já não sentia nada na boca, mas em compensação não era nem 5:00 e eu não conseguia dormir. Por quê? Não sei. Lembrando das minhas orações nas noites recentes, levantei, proclamei a frase acima e fui tomar o café da manhã mais calmo que tive em muito tempo, em companhia de Cal Newport.

Meu tratamento contra a ansiedade e a depressão tem sido longo e árduo. Eu ainda tenho muito a melhorar, principalmente na minha relação com os outros. Mas algo posso reconhecer, sempre com humildade: eu venho aprendido, cada vez mais, a aceitar o que não posso controlar.

Se você também quer melhorar nessa entrega, consulte as Oficinas de Oração e Vida na sua cidade.

Quando vale a pena gastar conscientemente mais em um serviço?

Quando ele não tem valor para você.

Valor é uma dessas expressões que de tão repetidas, em toda parte, perdem um pouco o sentido. No submundo da gestão, fala-se muito em definição de valor, sem precisamente explicar o que é (em termos simples, pelo menos). Para mim, valor é simplesmente o que importa.

 Neste último final de semana, minha esposa e eu estivemos envolvidos em um acidente de carro. Nada grave, ninguém se machucou, mas o nosso carro estragou um pouco. E aí vem aquela sequência de processos: ir atrás de seguro, fazer orçamentos, tirar tempo de outras coisas para lidar com essa emergência. Como o estrago foi mais que um simples amassado, fui primeiramente na Concessionária fazer um orçamento. Quando veio o valor, muito maior que o esperado, na hora resolvi pagar de modo particular e resolver isso. Por quê?

Porque o carro não tem valor para mim. É só um objeto, que precisa ser arrumado. Apesar de ser Engenheiro Mecânico, eu não me interesso por carros, não gosto de dirigir, e encaro tudo relacionado a isso como mera utilidade.

Eu poderia fazer diferente. Poderia rodar toda a cidade atrás de mais oficinas, poderia voltar para casa com aquele orçamento e verificar como pagar através do seguro. Poderia otimizar minuciosamente o custo.

Mas o que se passou na minha cabeça naquele minuto depois que o vendedor entregou-me o orçamento foi o seguinte raciocínio: minha vida é bem boa. Eu e minha esposa temos um estilo de vida saudável. Vamos a pé para nossos trabalhos. Eu amo cozinhar, e preparo refeições quase todo dia para que tenhamos uma alimentação boa sem precisar pedir comida ou ir a restaurantes. Como lazer, vamos à praia ou a algum show ocasionalmente. Recebemos amigos e nos encontramos com nossa família. Minha vida já está otimizada em muitos aspectos; para esse problema em questão, do carro necessitando de conserto, já que eu não dou valor a ele, e já que graças a Deus temos reservas muito maiores que o valor do conserto, eu vou abrir mão da otimização e optar pela conveniência. Vou deixar o carro aqui, agora, e vê-lo arrumado ao fim da semana.

E esse é mais um capítulo do meu ano da intencionalidade. Uma decisão baseada não em apreensões e ansiedades, mas com reflexão, ponderando o que é importante para mim.

O leitor acha que fiz errado?

Bullet Journal mostrando minhas entradas e páginas no caderno

Minha prática de manter um caderno/diário/journal

Na metade de 2018, eu troquei de carro e, pela maneira como essa heurísticas cognitivas funcionam, todo carro que passava na rua era do mesmo modelo que o meu — ou era assim que parecia.

Similarmente, desde que escrevi que 2019 seria o meu ano da reflexão e da intencionalidade, tudo que leio ou consumo de maneira geral parece apontar para isso, em especial para um aspecto crucial desse propósito: manter um caderno ou diário. Depois de muito acompanhar o trabalho do Austin Kleon e ler os seus livros mais de uma vez, resolvi ler Roube como um Artista mais atentamente, e a sua principal recomendação está lá: mantenha um “arquivo de roubos”, capturando toda ideia interessante com que você se depara. Aí a Thaís publicou uma resenha entusiasmada de O Método Bullet Journal, e quando eu fui ler, o choque: o Bullet Journal não é para publicar resenhar floridas no Instagram, mas para facilitar que você reflita sobre sua vida. Motivado especialmente por esses livros, comecei no final do ano passado a manter um Bullet Journal mais atentamente, depois de alguns anos de maneira bem “irregular”, escrevendo mais listas pontuais de tarefas ou resumos de livros/artigos. Agora, quase não se passa um dia em que não registre o que aconteceu no meu dia e expressando, mesmo de forma resumida, minhas emoções.

Cadernos modelo Neon da marca Tilibra
Meninos não vestem rosa… mas podem ter caderno rosa?

A legenda da foto acima não é mera ironia. Desde que comecei meu tratamento contra depressão e ansiedade, uma coisa já ficou clara na terapia: como homem numa família rígida, eu nunca aprendi a lidar com minhas emoções. Por isso, o exercício de dizer para o papel como determinado evento fez eu me sentir tem valor inestimável. Qualquer colega meu de trabalho pode atestar que eu ainda tenho problemas em modular a maneira como me expresso em relação a algo que me desagrada, mas acreditem — seria bem pior sem esses artifícios terapêuticos.

Usar um diário para desabafar não é novidade; mas como falei, estou rodeado de referências a esses benefícios. Austin Kleon resumiu bem: “é um ótimo lugar para ter má ideias”. Cal Newport recomenda escrever cartas para seu futuro eu (mas, como eu, também acredita que devemos escrever para seu eu presente). Greg McKweon diz que, ao usar um journal (diário, em inglês), você se torna o jornalista da sua vida e sabe onde discernir o essencial.

Mas o meu Bullet Journal não é apenas uma ferramenta psicológica. Ainda estou aprendendo a fazer um planejamento do mês, visualizando todos os principais eventos e tarefas numa página:

Registro Mensal do Bullet Journal, mostrando minha agenda e metas para o mês
Todo dia, eu mantenho o Registro Diário, registrando minhas tarefas, tento fazer meu planejamento a la Cal Newport, e ainda registro algo pelo que sou grato no dia de hoje:

Quando leio no Kindle ou escuto um áudio-livro, eu anoto no meu Bullet Journal as principais ideias que aprendi:

Enfim, esse é o meu começo da prática de manter um Bullet Journal, algo que tem sido de muita ajuda no meu dia a dia. Eu já escrevi antes sobre manter um diário, mas fazê-lo de maneira analógica tem um outro poder muito maior de calma e reflexão.

Quanto a ferramentas, eu adoto esses cadernos Neon da Tilibra. E tenho muitas canetas espalhadas pela minha casa, minha mochila e minha mesa no laboratório, de maneira que não consigo recomendar apenas uma marca.

Como o leitor deve perceber, eu estou numa fase obsessiva sobre cadernos, Bullet Journals, diários e criatividade, por isso vou adorar ler qualquer comentários nesse sentido!

Meta 1 de 2019: o corpo que eu quero

Dizem por aí nas internetes que uma maneira de ajudar você a alcançar uma meta é torná-la pública, como uma “pressão saudável” para que as pessoas lhe cobrem. Então aqui vai a minha declaração pública da minha primeira meta para 2019: alcançar e manter o corpo que eu quero.

O que é o corpo que eu quero? É aquela imagem do Fábio que, ao se olhar no espelho, não fique incomodado com a barriga saliente. É um corpo que tem a proporção certa de massa magra de tal maneira que as pessoas parem de lhe chamar de “muito magro” (pois nem sempre vêem a gordura abdominal mas sempre reparam na falta de músculos). É o corpo que me deixe energizado para a vida, enfim.

Eu falo de metas anuais e não simplesmente de resoluções de ano-novo porque eu foco muito em ações, passos práticos para perseguir esse objetivo, sem ficar apenas no reino das vontades e sonhos. E, para mim, há dois elementos essenciais para ajudar a alcançar uma meta:

1. Monitorando minha meta

A melhor motivação a me concentrar nesse objetivo é tê-lo em mente o tempo todo. Ele está anotado no meu Bullet Journal, e é revisado mensalmente. Ou seja, a cada término de mês eu vejo essa anotação, lembro de que quero perseguir esse objetivo, e então planejo os próximos passos, definindo projetos que quero completar.

Esses projetos, por sua vez, são revisados semanalmente também, e se transformam em compromissos e próximas ações diárias. Ou seja, a cada vez que eu olho minha lista de tarefas ou meu calendário, geralmente eu tenho um indicativo de algo a trabalhar para essa meta.

2. Implementando minha meta no meu dia a dia

Como falei, metas do tipo “eu gostaria de …” não significam nada se não foram postas em práticas.

Calendário de Academia

Ir para a academia obviamente está no meu calendário, como o leitor pode ver acima, juntamente com aulas adicionais. Aliás, Testar rotinas de aulas adicionais na Garra (minha academia) é um projeto, dentro do meu esquema de gerenciar projetos no Trello (ligeiramente modificado — novo post em breve!). Como eu precisamente defini essa meta nesse ano, eu procuro ter sempre projetos ativos nas áreas de exercícios, culinárias, saúde, para que eu possa avançar nos meus objetivos:

Listas de projetos Fitness no Trello

Como exemplo de planejar projetos:

Exemplo de projeto Fitness no Trello

Perceba o leitor que nada fica “no ar”. Eu defino projetos, crio eventos no meu calendário, transfiro tarefas para o meu Todoist — em resumo, tudo faz parte do meu sistema de produtividade diário.

E o leitor, quais são suas metas para esse ano? E como vocês monitoram esses objetivos?

2019, o ano da intencionalidade

Baseado no último episódio de Cortex, eis o meu tema para esse ano: 2019 vai ser o ano da intencionalidade para mim.

Eu me considero uma pessoa bastante organizada e produtividade, e recentemente listei algumas coisas que me ajudaram nesse processo, em particular durante o ano de 2018. Como já deve ter ficado claro, no ano passado eu aprendi a lutar contra a depressão e a levar a vida com mais calma e simplicidade.

Em 2019, está na hora de levar isso ao próximo nível. Com ajuda do método Bullet Journal, quero aprender a refletir mais sobre minhas ações, ser mais intencional no meu dia a dia e registrar melhor meus dias. Não apenas completar próximas ações, mas garantir que elas estejam de acordo com minhas metas reais.

Não é isso que é produtividade?

66 coisas que fizeram meu ano de 2018

Ideia totalmente roubada do Austin Kleon.

  1. Descobrir o que finalmente estava errado comigo, medicar-me, e voltar a ser feliz
  2. Casar com a mulher da minha vida
  3. Conhecer Darmstadt, apresentar parte de meu doutorado lá, reencontrar meus colegas da Dinamarca, voltar a falar alemão e comer comida alemã
  4. Comemorar meus 30 anos com minha família em Vitória (ES)
  5. La La Land e sua trilha sonora
  6. Passar o feriado de XV de Novembro em Timbó Grande com minha família estendida, e aproveitar a oportunidade para me reconectar comigo mesmo. Fazer paçoca de amendoim num pilão de madeira, manualmente
  7. Completar minha primeira turma das Oficinas de Oração e Vida e ser enviado como Guia dos TOV
  8. Publicar um paper com pesquisadores que admiro.
  9. Voltar a jogar Civilization e descobrir Euro Truck Simulator (graças ao Cortex)
  10. Aprender a meditar. Meditar e orar todo dia.
  11. Finalmente estabelecer o hábito de manter um diário/caderno
  12. Descobrir novos artistas no Spotify graças a esse sistema
  13. …mas então começar a usar Deezer por causa da TIM, e gostar
  14. Aprender a fazer leites e manteigas vegetais.
  15. Participar da minha primeira corrida em terras brasileiras. Correr e malhar regularmente
  16. Voltar a ler As Crônicas de Gelo e Fogo
  17. As séries da Marvel na Netflix
  18. Ver fabricados dois projetos de que participei, e me sentir mais engenheiro do que nunca
  19. Completar a redação da minha Tese
  20. Aprender a usar o editor Atom
  21. …mas continuar a usar o Emacs
  22. Comprar um Fitbit Charge 2 e ver minha vida mudar com ele. Repensar tempo perdido
  23. Re-aprender a dormir de noite, e aprender a dormir de tarde
  24. Finalmente assistir a Black Mirror e me encantar com San Junipero e Hang the DJ
  25. Ir em um show dos Tribalistas e redescobrir a obra de Arnaldo Antunes, Marisa Monte, e também Nando Reis (por tabela)
  26. Organizar-me para finalmente assistir às missas de Véspera de Natal e Natal do Senhor, em meio às preparações para a ceia de Natal.
  27. Redecorar a casa com minha esposa
  28. Depois de um ano dedicado ao doutorado e casamento, voltar a fazer planos futuros com minha esposa
  29. Finalmente ler todo o blog do Mr. Money Mustache e repensar a vida. Aprender a ser feliz.
  30. Filmes favoritos que foram lançados nesse ano: Aniquilação, Deadpool 2, Eu não sou um homem fácil, Nasce uma estrela, Operação Finale, Roberto da Escócia, Um plano imperfeito, Bird Box
  31. Alguns bons filmes que não foram lançados nesse ano, mas que só vi em 2018: La La Land, O Pai da Noiva, O Quarto de Jack
  32. Dicas de livros que li: Mundo Sem Fim, Leonardo da Vinci e as já citadas Crônicas do George R. R. Martin
  33. Newsletters: Cal Newport, Thais Godinho, Austin Kleon, Chris Bowler
  34. Completar tantas coisas graças ao Todoist
  35. Ressuscitar esse blog de maneira mais consistente
  36. Montar meu Home Office como eu queria.
  37. Voltar a tomar café, e deliciar-me todo dia com isso
  38. Mergulhar cada vez mais fundo no mar de Deus.
  39. Cadernos Neon da Tilibra
  40. Confort food: qualquer coisa com pasta de amendoim de manhã, cachorro-quente prensado à noite
  41. Aceitar que um dos meus maiores hobbies é cozinhar, e alocar ativamente tempo para isso
  42. Trocar de carro (Bluetooth e Car Play!)
  43. Usar muito meu iPhone e MacBook comprados no final do ano passado, e reconhecer: os preços são ridículos, mas eu adoro os produtos da Apple
  44. Setapp e seus múltiplos apps: BusyCal, Bartender, Forecast Bar, Wallpaper Wizard
  45. Ter uma garrafa de água comigo a toda hora
  46. Assinar Audible, começar a ler Getting to Yes, e pensar em maneiras de negociar minhas contas e reduzir minhas despesas
  47. Experimentar Yoga mas descobrir que não é para mim
  48. Fazer tarefas de casa enquanto Friends fica passando no fundo
  49. Ganhar uma Bolsa de Talentos de Inovação para 2019
  50. Com ajuda da Thais, aprimorar-me cada vez no GTD
  51. Descobrir o canal da Fê Neute e me entusiasmar para simplificar a vida
  52. Promoções de Temaki no Sushi Vibe e Tao
  53. Fazer “noites mexicanas” com minha esposa, com muito guacamole
  54. Fazer hommus
  55. Podcasts (escutados via Pocket Casts): Cortex, Mac Power Users, Free Agents/Focused, Nerdcast, Scicast, Talk Python to Me, College Info Geek, Hispters.tech, Numberphile, Braincast, The Productivity Show, Automators
  56. YouTube: CGP Grey, Geography Now, GTD Brasil, Vida Organizada, Numberphile
  57. Comer açaí e cuca toda semana com meus amigos de trabalho
  58. Assinar Natuorganics e ter sempre frutas, legumes e frutas na geladeira
  59. Praia da Daniela
  60. Após dica do Austin Kleon, usar exclusivamente os bons apps do WordPress para escrever esse blog
  61. Proclamar em alto e bom som: eu gosto de fazer as coisas com calma
  62. Dirigir por Florianópolis e Curitiba com Waze na central multimídia do carro e me sentir um motorista profissional
  63. Terminar o ano lendo O Método Bullet Journal e ficar entusiasmado em usá-lo em 2019 para ser mais reflexivo
  64. Proporcionar a minhas sobrinhas o sonho de passar o Reiveillón à beira da praia de Jurerê
  65. Mentalizar São Francisco de Assis, lembrar que ele ensinou-nos a amar todas as criaturas de Deus, e parar de reclamar de cachorros à minha volta
  66. Aprender que erros, na verdade, servem para a gente aprender e não para a gente se lamentar

Largando o vício em ar-condicionado

Eu tenho um sonho: viver uma vida sem reclamar de nada.

Acho que é normal estar insatisfeito com alguma coisa, e lutar para melhorar cada aspecto da nossa vida. O que não é normal é viver a vida externando todo tipo de frustração.

Estamos no verão, o que significa que os dias são quentes. Isso é inevitável. O que evitável é a torrente de reclamações:

  • “Meu Deus, que bafo!”
  • “Não aguento mais esse calor”
  • “Como alguém vive sem ar-condicionado?”
  • “Está muito quente para fazer qualquer coisa!”

Nesse verão, querido leitor, que tal adotar uma outra estratégia? Que tal aprender a condicionar o corpo a resistir melhor ao calor, e não sobrecarregar o condicionador de ar todo dia? Veja o que o um dos meus blogueiros favoritos, Mr. Money Mustache, tem a dizer sobre isso.

Como Engenheiro Mecânico, especialista em refrigeração ainda, eu sou totalmente favorável à tecnologia do condicionamento de ar. No meio da nossa cidade de concreto, com o sol derramando calor pelas nossas janelas, um condicionador de ar é essencial para manter o conforto de uma sala fechada cheia de gente. Imagine ir em uma loja, clínica ou shopping. sem ar condicionado? Até a minha paróquia, administrada por Franciscanos — conhecidos pelo seu respeito à simplicidade e austeridade nos gastos — instalou múltiplos aparelhos na Igreja Matriz.

O que acho que pode mudar é o hábito de se trancar no quarto, sozinho, para ver Netflix, com a temperatura do seu split no mínimo. Como é impossível o mundo ser 100% refrigerado, ao sair do quarto você vai previsivelmente falar um palavrão seguindo das reclamações acima.

Não é tão difícil. Abra bem a janela, mas instale cortinas (uma das melhores coisas que fizemos na minha casa para diminuir a radiação solar). Use um ventilador. Beba bastante água, e leve uma garrafa a todo lugar. E aproveite o dia lá fora! Passe protetor solar, use roupas claras e leves, e ao chegar em casa beba mais água ainda.