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Drafts: a ferramenta perfeita de captura

Eu não gosto de dizer que eu preciso de um aplicativo ou programa para trabalhar. Não deve ser segredo aqui que tenho uma propensão ao vício em tecnologia, então eu preciso constantemente avaliar como estou usando meus apps, para ver se estou fazendo algo de útil ou apenas usando por usar.

Um iPhone pode ser um artigo de luxo ou um convite à produtividade. Conheço muitas pessoas que têm um celular de R$ 2000 para usar WhatsApp e algum jogo viciante na espera do médico; a minha cabeça de engenheiro abomina tal desperdício de tempo e dinheiro. Eu gosto de resolver problemas, e o uso de um smartphone é apenas uma extensão disso.

Um exemplo: eu gosto de passear com a minha namorada, e embora não tenha muita paciência para tirar milhões de fotos, sempre tiro algumas para deixar registrado aquele momento. Organizar as fotos em um iPhone é tedioso, difícil e ilógico; um celular naturalmente não foi feito para isso. Com esse computador de bolso, porém, é possível enviar automaticamente as fotos do iPhone com o seu computador, de maneira que você, ao chegar em casa pode organizar suas 1000 fotos sem precisar de cabos ou apertar um botão. Pergunte-me como.

Como no caso das fotos, o iPhone me facilita muitas atividade, mas eu não preciso de um para viver. Durante muito tempo eu conectei uma câmera ao computador e passei foto por foto.

Mas, num exercício hipótetico, se me fosse permitido violar minha regra, e escolher um aplicativo do qual eu realmente preciso, esse seria o Drafts.

O Drafts é basicamente um bloco de notas, com um detalhe que praticametente define esse app: quando você abre, ele te apresenta a tela branca acima, pronto para receber o seu texto. Você não precisa explicitamente criar uma nova nota ou abrir alguma já existente. Abrir o aplicativo significa criar um novo documento; uma vez no app, você pode navegar pelas suas notas.

O nobre leitor que me acompanha há algum tempo deve lembrar que revisei um livro chamado A Arte de Fazer Acontecer, que apresenta um método de produtividade e organização conhecido como GTD. Eu me concentrei mais no livro que no método em si, mas dei uma breve visão panorâmica. Escrevi:

Quando você está fazendo algo, seja relacionado ao seu trabalho (como preparar uma apresentação) ou à sua vida pessoal (como montar um armário), você se concentra nisso. Quando chega uma interrupção, você não pára e parte para outra atividade. Você anota a pendência numa caixa de entrada e continua o seu trabalho.

Esse processo de captura (como é chamado no jargão GTD) é o aspecto mais fundamental de organização. Não importa como você se organiza depois; na minha opinião, a chave de tudo é anotar tudo que chega até você.

O Drafts é a ferramenta perfeita de captura, devido à sua rapidez para criar uma nova nota. Tudo de que eu preciso me lembrar vai parar ali (tenho certeza que algumas pessoas, em especial minha namorada, devem estranhar quando tiro o iPhone do bolso por 15 segundos para escrever alguma coisa e depois volto a guardá-lo). Qualquer, absolutamente qualquer pensamento que eu tenha que não esteja relacionado ao que estou fazendo no momento vira uma nota no Drafts. Exemplos:

  • Eventos, festas, compromissos, com dia e horário (“Aniversário fulano amanhã 18:00”)
  • Ideias para textos (“Post sobre Drafts”)
  • Lembretes de tarefas para minha dissertação (“Corrigir figura no capítulo tal”)
  • Gastos (para depois eu adicionar ao YNAB) (“Mercado R$ 20,23”)
  • Pensamentos aleatórios (para depois adicionar ao meu diário)
  • Filmes que vi
  • Livros que li
  • Lista de compras para o mercado

Você poderia usar papel para isso, claro. Se você não tem smartphone, compre um caderno pequeno ou um bloquinho e tenha sempre consigo. Seu cérebro é para processar, e não para guardar. Mas o Drafts tem uma seguinda característica essencial, além da tela em branco rápida para você anotar: ações.

Uma coisa leva a outra

Vamos examinar o exemplo dos eventos. Encontro um amigo meu e ele me convida para seu aniversário. Imediatamente anoto:

Para agenda, eu uso um app muito bacana chamado Fantastical 2) (falei dele há pouco tempo). Ele não é nem de longe essencial, já que eu poderia usar a agenda nativa (ou até uma agenda de papel), mas ele tem um recurso interessante de permitir linguagem natural. Em inglês, você pode digitar uma frase exatamente como acima e ele vai entender, marcando um evento no dia especificado.

O Fantastical também tem um recurso avançado chamado esquema URL. Não se preocupe em saber o que é isso, apenas entenda que é uma maneira, no iPhone, de um aplicativo chamar outro. O Drafts também suporta esquemas URL, e isso permite criar ações. Eu tenho uma chamada “New Event” (gosto de configurar meus apps em inglês para treinar e porque não gosto das traduções que geralmente encontro), que pega esse texto do Drafts e manda para o Fantastical processar (lembrando que ele entende esta linguagem natural).

Após clicar nessa ação, e esperar os dois apps se falarem, como resultado, eu tenho um evento marcado na minha agenda. Tudo que eu fiz foi anotar, numa linguagem bem simples, e depois clicar num botão dentro do próprio Drafts.

Para montar essas ações, não se asuste com a complexidade. Existem muitos recursos que ensinam você a fazer isso e é possível encontrar muitas ações prontas; no próprio aplicativo, é possível ir até um diretório e procurar alguma coisa que você queira. Eu mesmo ainda estou aprendendo.

Todo dia eu faço tudo sempre igual

Rotinas ajudam a ligar o processo de captura com as ações. Ao longo do dia, eu já desenvolvi o hábito de anotar tudo; e, no fim da tarde, tenho uma rotina de processar essas notas. Para algumas, existem essas ações automáticas: mandar para o calendário, mandar para o meu gerenciador de tarefas, criar nova entrada no diário. Para outras ainda preciso copiar manualmente (o YNAB, por exemplo, não tem esquemas URL).

Se não tem smartphone, use um caderno. Se você tem Android, procure um aplicativo similar. E se tem iPhone, considere comprar o Drafts. Poder rapidamente anotar alguma coisa, e saber que após algum tempo essa informação estará no lugar certo, é a base do meu sistema de organização.

YNAB: você precisa de um orçamento

Faz algum tempo que me interesso pelo assunto de finanças pessoas e,
claro, procuro usar a tecnologia para me ajudar nesse assunto. Mas
percebi que existe algo errado com a grande maioria das aplicações sobre
o tema. E é um erro de concepção.

Digamos que você tenha R$ 1000 na sua conta bancária. O jeito que a
maioria dos softwares trabalha é simplesmente usar esse valor como
disponível. E percebo que muitas pessoas pensam assim. Se tenho R$1000,
posso comprar amanhã uma geladeira de R$800, certo? Ainda me sobram
R$200. E então, no fim do mês, quando o aluguel de R$600 chega, você
está em problemas.

Esse é o problema de mentalidade. O seu saldo da conta corrente tem na
verdade pouca relação com quanto você tem. O seu “saldo” real na verdade
tem muitos fatores: quanto você tem no banco, quanto você tem em
dinheiro vivo, quantas dívidas você tem, quais pagamentos você vai ter
de fazer no mês. E um software que me ajude a gerenciar finanças deve
ser o inteligente para me dizer: “olhe, você tem R$1000 na conta e
R$200 na carteira, mas você tem de pagar o aluguel de R$600 no fim do
mês, gasta mais ou menos R$300 com alimentação e R200 de transporte,
então só pode gastar R$100 com o resto!”. Percebam a matemática. Não
basta saber quanto eu tenho em uma conta, é preciso atualizar meus
créditos e débitos em tempo real.

Há alguns meses, conheci um aplicativo assim, e chama-se You Need a
Budget
, ou YNAB, e é um software que alterou completamente minha
maneira de gerenciar finanças.

Um software de método

Por trás desse app existe um método de quatro regras:

  1. Dê a cada centavo uma tarefa. Defina orçamentos para aluguel,
    gasolina, comida, roupas, jantares, cinema, poupança. Você deve
    distribuir toda sua renda.
  2. Guarde para dias chuvosos. A cada mês, guarde um pouco para gastos
    imprevisíveis como manutenção do carro ou da casa ou gastos maiores
    como viagens, Natal etc
  3. Adapte-se. Se num mês você gastou mais que o esperado em gasolina,
    diminua seu orçamento em outras áreas. Comprometa-se a sair menos
    para jantar ou comprar menos roupas – mas registre essa decisão.
  4. Viva dos ganhos do mês anterior. Se estamos em outubro, você deve
    estar vivendo do que ganhou em agosto; da mesma forma, a sua renda
    para novembro já deveria estar garantida.

Se você tem grande habiliade com planilhas como Excel ou Numbers, a
rigor poderia até implementar essas regras nesse tipo de software. Mas a
companhia por trás do método criou programas para Mac e Windows (com
aplicativos auxiliares para iOS e Android) que implementam isso da
maneira mais rigorosa.

Como funciona? Primeiramente, quando você inicia, cadastra uma conta:

Cadastro de contas no YNAB

Cadastro de contas no YNAB

O YNAB diferencia entre “contas” e “orçamento”. Quando você cria uma
conta, o valor que você tem nela inicialmente fica “disponível para
orçamento”.

Orçamentos no YNAB

Orçamentos no YNAB

Perceba que já delimitei algumas categorias bem básicas. Você pode
adicionar quantas contas quiser. Talvez você tenha mais de uma conta
corrente. Também deve adicionar uma conta de “Carteira” para seu
dinheiro vivo, uma conta de cartão de crédito para cada cartão que você
tem.

Para nosso exemplo, adicionei uma conta “Carteira” com R\$ 200 de
crédito inicial.

Depois de cadastar suas contas, é hora de delimitar orçamentos para suas
categorias. Isso é a regra número 1.

Orçamentos com categorias

Orçamentos com categorias

Aí você começa a ver o que acontece. Nosso saldo total nas duas contas é
de R$1200, mas só temos R$200 disponíveis. Isso porque sabemos que
vamos ter gastos no futuro, então aqueles R$ 1200 não têm muito valor!

Vamos agora complicar as coisas, adicione uma conta de cartão de crédito
com um débito inicial.

Cartão de crédito

Cartão de crédito

Você agora já tem um gasto programado, e não tem nenhum valor reservado
para aquilo, por isso o YNAB exibe o valor em vermelho, como um alerta.

Para cadastrar uma transação, escolha uma conta e clique em Add a new
transaction
:

Transação

Transação

O seu orçamento agora fica atualizado (note a coluna do meio).

Orçamento após Transação

Orçamento após Transação

Porém, veja que isso não afeta o seu valor disponível para orçamento,
porque você já tinha separado um montante para aluguel. Porém, se você
gasta mais que o planejado em uma categoria, o YNAB exibe o valor em
vermelho e debita a diferença no valor disponível, que pode ser até
negativo. Nesse caso, você separou mais dinheiro que o disponível nas
suas contas, e precisa então reservar menos para algumas categorias
(isso é a regra 3).

Não quero aqui ensinar o leitor a usar o software, mas espero que tenham
percebido o valor dessa aplicação. O software serve a você, monitorando
muitas variáveis e impedindo que você gaste mais do que o disponível. No
site do app existem muitos vídeos e informação, incluindo como
implementar a regra 4. Quero apenas mostrar como esse app é diferente e
como ele ajuda a ter uma mentalidade mais racional com dinheiro. O
grande truque é esse, quanto você tem no banco é diferente de quanto
você pode efetivamente gastar.

Postos avançados no seu smartphone

YNAB é para ser operado no seu desktop. Inserir contas e definir
orçamentos são tarefas que só podem ser executadas no seu computador. O
pessoal que faz o app deve ter pensado que um usuário de YNAB usaria seu
smartphone para duas coisas principais:

  1. Consultar o orçamento disponível para alguma área (“queria comprar
    esse livro, será que separei algum dinheiro para comprar livros
    nesse mês?”)
  2. Registrar gastos

De fato, esse deve ser o padrão de uso de muita gente. Eu entendo essa
mentalide; ainda assim, gosto de ter apps completas no iPhone. A versão
do YNAB para smartphones é grátis e sincroniza por Dropbox com seu
orçamento criado no computador. Ou seja, não é uma versão do YNAB, é um
app auxiliar, um posto avançado no seu smartphone.

YNAB no iPhone

YNAB no iPhone

O que falta

Uma licença de usuário do YNAB custa $60 por usuário (pode ser usado em
quantos computadores a pessoa quiser) e, francamente, já vale para mim
muito mais que isso. É um dos meus apps preferidos, é extremamente
útil, bem projetado e tem tido impacto muito positivo nas minhas
finanças. Um exemplo prático: em abril, eu me dei conta de que em julho
teria de pagar os impostos do meu carro. Eu consultei no Detran os
valores devidos e quando deveria pagar cada cota. Defini então
orçamentos mensais para cada gasto; como o valor total foi diluído por
meses, não teve tanto impacto no meu orçamento normal e, quando chegou a
data, eu já estava com os valores todos “separados” (o dinheiro
continuava no banco, mas eu havia separado virtualmente com ajuda do
YNAB). É bem diferente de chegar julho e eu pensar “caramba, tenho de
pagar uma fortuna em IPVA!”.

O app tem mais alguns detalhes que não mencionei. O leitor atento deve
ter percebido que podemos cadastrar contas dentro e fora do
orçamento. As contas fora do orçamento são aquelas cujas transações não
afetam o orçamento. Eu uso essas contas para investimentos. YNAB é
inteligente para perceber que transferências entre contas dentro do
orçamento não são gastos; você sacar algum dinheiro da sua conta
corrente não é um débito e não afeta sua capacidade de gastar. Porém,
quando você transfere para alguma conta fora do orçamento (como uma
caderneta de poupança), isso é um gasto, e precisa ser alocado a alguma
categoria. A ideia é que, quando você separa esse dinheiro,
compromete-se a não gastá-lo.

Na hora de cadastrar transações, é possível cadastrar os credores, e o
software lembra os já usados. Isso, combinado com o recurso de gerar
relatórios, permite a você gerar dados muito interessantes: em quais
lojas você gasta mais, por exemplo. Com relatórios, é possível também
saber quais são as categorias mais críticas, em quais meses do ano a
situação é mais apertada etc.

De tanto que eu gosto, gostaria de ver alguns melhoramentos. Por
exemplo, na parte de investimentos, gostaria de ver algo mais avançado,
como a possibilidade de inserir taxas de rendimento. Gostaria de ver
mais automação, como atalhos de teclado. Mas são apenas detalhes. YNAB é
ótimo.

Day One: benefícios de manter um diário

Se eu fosse fazer uma resenha tipicamente Apple, eu diria que Day
One
é um app elegante, com um design minimalista, com cada pixel
muito bem pensado. Um app muito cool, portanto.

Interface Mac Day One

Agora ao que realmente é importante: Day One é um pequeno programa que
teve um grande impacto na minha vida, por ser um grande facilitador à
escrita pessoal. Claro, um app bonito é agradável, mas é a experiência
de uso
que importa.

O melhor ouvinte do mundo

Pela sua descrição, Day One é um journaling app – um app para escrever
um diário, em resumo. É um editor de texto básico, com suporte a
Markdown, mas onde você armazena seus textos num calendário e não em
pastas (como num editor comum).

A minha entrada é de 1 de janeiro de 2013, o que leva o leitor à correta
conclusão de que manter um diário era uma resolução de ano novo. Eu
achava que ia manter minha memória, que ia ler esses relatos daqui a dez
ou vinte anos, e suspirar para meus filhos “those were the times…”.
Claro, isso depois de muitas noites registrando o dia, por muitos anos.

Por curiosidade, olhe como foi essa primeira entrada:

Primeira entrada no Day One

(Sim, eu escrevi em inglês, não me pergunte por quê).

Eu logo percebi que isso é tolice. Os momentos são valiosos no instante
em que acontecem. É por isso que não vejo sentido em pessoas que filmam
e fotografam shows (e protestos). Em vez de aproveitar o que está
acontecendo, naquele instante, elas querem guardar para o futuro. Não
seria mais fácil se preocupar com o agora?

Um diário é um ouvinte – o melhor do mundo, provavelmente. Você deve ter
uma conversa com seu diário. E um ouvinte real está pouco interessado no
que você fez no dia. Ele quer saber suas opiniões e seus pensamentos.
Ele não quer ouvir “fui numa festa muito legal”; ele quer saber o que
fez a festa ficar tão boa. Ele também quer saber daquela frase que você
ouviu que chamou a atenção. Ou daquele livro que você adorou.

Um diário é uma maneira de você organizar seu cérebro. E o melhor: você
pode escrever o que você quiser. Shawn Blanc (autor de um excelente
blog sobre tecnologia
que você provavelmente deveria ler) disse
bem
:

As a writer, I believe journaling on a regular basis is critical. It’s
writing that will never be judged. It’s writing that doesn’t require
an editor. It’s the only place where I am completely free to write for
my truly ideal reader: a future me. I have my own inside jokes, my own
running story arc, my own shorthand. I love the freedom to write
whatever I want, however I want, with no need to make it tidy or clear
or concise. And I have no doubt that it makes me a better professional
writer.

Alguma dúvida de que FabioFortkamp.com me fez ficar ciente da
importância do diário?

Como tirar melhor proveito do Day One

A minha regra de uso é: se está na minha cabeça, e se não é algo
estritamente técnico (relacionado ao meu mestrado, ou à configuração
deste blog, por exemplo), vai parar no Day One. Eu pego o iPhone e
começo a digitar (ou, melhor ainda, uso o excelente Drafts). Ou, no
Mac, ativo a entrada rápida (um atalho de teclado e o programa abre uma
pequena tela pronta para receber seu texto).

(Repare que isso é bastante ligado ao princípio de ter “a mente como
água”, fundamental na produtividade pessoal, conforme já escrevi.)

Por exemplo, esses dias, depois de levar meu carro à revisão, e ter de
escutar o vendedor me oferecer mil serviços provavelmente inúteis, um
pensamento me surgiu:

Entrada rápida do Day One no Mac

Simples. Na hora em que o pensamento me ocorreu eu já digitei.

No iOS, se você quiser digitar no próprio app você tem uma tela bastante
simples:

Entrada no Day One do iOS

Como falei no início, o aplicativo é realmente muito bem desenhado, mas
isso só reforça a facilidade que é escrever. Num app de diário, como
esse, o usuário deve ser capaz de registrar algo rapidamente.

O Day One, assim, se tornou um repositório de muitas ideias e
pensamentos. Por exemplo, há alguns dias falei da busca por nossa
identidade
. Antes de escrever aquele texto, eu quis fazer um
brainstorming de todos os interesses meus. Quer ver?

Brainstorming de ideias no Day One

Ou quando eu pensei muito sobre o foco de FabioFortkamp.com:

Foco de FabioFortkamp.com no Day One

Day One é também uma excelente maneira de passar a raiva. Quando algo
desagradável acontece, eu imediatamente explodo para o app. Descarrego
mesmo, com xingamentos e tudo. Muito melhor que fazer isso com uma
pessoa, o leitor há de concordar comigo.

Mais features

Agora, para mais alguns detalhes técninos do app (que são apenas
detalhes). Por exemplo, embora eu não use muito, por preferir texto, o
Day One tem um bom suporte a fotos:

Foto de Ratones no Day One

Tem também suporte a geolocalização (incluindo integração com
Foursquare), o que faz com suas entradas fiquem com a localização
embutida. Inclusive, se você quer usar o Day One como um diário
tradicional, o aplicativo se transforma numa interface mais pessoal ao
Foursquare. Ao jantar, assistir um filme, passear etc você cria uma nota
no aplicativo e faz check-in automaticamente. Como falei, não é útil
para mim, mas consigo ver muita gente tirando proveito disso.

Há também suporte a tags, para organizar suas notas (por exemplo,
#jantares, #festas, #pensamentos). Eu uso poucas porque gosto de
manter as coisas simples, mas ajuda a fazer uma revisão dos seus textos.

Para mais informações

Como usual, Federico Viticci escreveu uma review muito mais
detalhada que o leitor deve conferir. E Tulio Jarocki lançou uma série
fantástica
sobre o aplicativo, que me fez querer voltar a usar o app
(depois de ficar cansado de apenas relatar minhas experiências).

Day One está disponível para Mac (e ganhou o prêmio de App of the Year
2012
) e iOS (e está de graça por tempo limitado para comemorar os 5
anos da App Store).