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Como montei meu Home Office ao estilo GTD

No meu último post sobre GTD (em inglês devido ao meu experimento de tentar converter esse blog para o inglês), eu falei por que aprender GTD. Em resumo: esse método me ajudou a me recuperar de um período muito estressante e de prazos perdidos e começar uma época de grandes realizações com menos estresse. As conclusões atingidas naquele post se propagaram: depois daquilo, eu me casei, terminei de escrever uma Tese de Doutorado (atualmente em edição), consegui ser aprovado no Programa de Talentos para Inovação, tudo isso enquanto curto a vida de maneira geral.

O método GTD preconiza 5 hábitos para você processar todo tipo de informação que chega na sua vida e transformá-la em itens acionáveis. Entretando, David Allen diz no livro oficial que, antes de começar a se aventurar no método, é bom ter todas as ferramentas disponíveis. De fato, uma das ideias do livro com que eu mais me identifico é essa: a perda de produtividade por não ter uma caneta ou uma pasta de plástico à disposição é enorme. Assim, eu fiz os meus esforços para montar um Home Office de maneira bem funcional. Admito que o que vou descrever não é perfeito, e que estou sempre tentando melhorar. Como falei no último post, esse tipo de texto é só uma maneira de eu mostrar meu trabalho.

E para quem não tem Home Office?

Vou ser o primeiro a declarar: eu sou incrivelmente privilegiado por morar num apartamento onde posso montar meu Home Office. Sei também que ele irá sumir quando vier o primeiro filho, e fico muito tranquilo com isso. Mas, já que tenho essa oportunidade, tento aproveitá-la da melhor maneira, e trabalho muito frequentemente em casa.

O que vou descrever aqui se aplica a qualquer ambiente de trabalho, na verdade, e vou incluir fotos do meu “ambiente secundário”, no laboratório onde trabalho. Aposto que, se a leitora for um trabalhadora do conhecimento (i.e. não braçal) deve ter uma mesa para si em algum lugar da empresa.

Se não tiver acesso a isso, vale a pena organizar a ideia de ter uma escrivaninha que caiba em algum cômodo da sua casa. David Allen toca muito na importância de ter um ambiente próprio para “controlar a sua vida”. Faça aos poucos. Na Dinamarca, eu morava em uma kitinete de 49 m² com minha esposa, e meu Home Office era um canto da mesa que já existia no local:

Home Office na Dinamarca

Uma mesa funcional

Falando agora realmente do meu Home Office, é assim que eu vejo ao sentar para trabalhar:

Home Office vista frontal

O primeiro detalhe que eu espero que fique muito visível é que o ambiente está pronto para eu trabalhar. Meu laptop está instalado numa posição boa, o monitor está bem ajustado, o conjunto mouse/teclado/Magic Trackpad está numa posição confortável, meu caderno de anotações está a postos, as caixas de som estão bem posicionadas.

À direita, o leitor vê a minha impressora, e se preciso lidar com papel, tudo está ao alcance da mão: grampeador, régua, fita, canetas, clipes, post-its, blocos de papel.

Outro item de suma importância é um conjunto de “bandejas” para acomodar papéis e outros objetos:

Bandejas no Home Office

A bandeja de cima é o que o método GTD classifica como uma caixa de entrada: itens aleatórios sobre os quais não dediquei atenção ainda. Sempre que eu chego em casa com correspondência ou algo físico a que eu precise dedicar atenção (nem que seja guardar num lugar especial), eu coloco na bandeja, para posterior processamento. O mesmo vale para qualquer pedaço de papel no qual eu tenha escrito alguma coisa que precisa ser transformada em outra coisa.

Na gaveta do meio, entram os Materiais de Suporte a Projetos, i.e., tudo que eu precise usar para projetos ativos na minha vida. Ali estão folders de conferência que preciso estudar com atenção, ingressos para shows já comprados, papers a ler.

Na gaveta de baixo, estão materiais de anotação. Uma cópia do excelente Roube como um artista: o Diário e um bloco de notas.

Aposto que o leitor há de concordar que isso é melhor que ter papeis jogados sobre a mesa.

Como comparação, aqui vai uma foto da minha mesa na Universidade. Parte da minha personalidade nerd é querer ter ambientes consistentes em diferentes lugares.

Estação de trabalho na universidade

E nas gavetas?

Naturalmente, nem tudo cabe na superfície da mesa. Minha incrível esposa organizou minhas gavetas, mantendo sempre o princípio de ter todo tipo de pequenos acessórios à mão. Na primeira gaveta mantenho itens frequentemente acessados ou coisas mais avulsas:

Gaveta no escritório com itens avulsos ou frequentemente acessados

(Detalhe especial para a rotuladora, uma das minhas melhores aquisições recentes).

Na segunda, estão suprimentos, como uma meia dúzia de elásticos e pastas vazias para usar sempre que quiser arquivar…

Gaveta no Home Office com suplementos de escritório

… algo na minha gaveta de documentos:

Gaveta no Home Office com pastas de documentos

Conclusões

Sim, querido leitor: eu gosto de ter tudo à mão e organizado. Com um ambiente robusto assim, fica muito mais fácil desenvolver os hábitos de produtividade.

Mas me digam: o que acharam do meu setup?

Como edito minha Tese de Doutorado de maneira eficiente

Em Fator de Enriquecimento, Paulo Vieira fala que um dos segredos para a riqueza é dedicar uma hora por dia, seis dias por semana, ao estudo, ao aprimoramento do seu trabalho. Com o tempo, isso leva a um grande desenvolvimento de suas habilidades, até um ponto em que você pode trocá-las por melhores salários.

Apesar de ter muitas ressalvas em relação a esse livro, essa ideia é seu o melhor ensinamento, e tenho tentado ficar mais atento a como melhorar minhas atividades. As teorias de sistemas enxutos (lean) também se baseiam no conceito de Kaizen: se algo está errado, precisa ser imediatamente consertado — a melhoria contínua.

Para melhorar meus processos de trabalho, o primeiro passo é simplesmente ficar mais atento a eles; esse post é uma maneira de documentar meu processo para editar minha Tese de Doutorado, junto com indicações de melhorias de processo. Enfatizo o verbo editar, e não apenas escrever, porque o que vou descrever aqui se aplica a essa situação específica: eu já tenho um manuscrito completo, tenho arquivos de referência com alterações dos meus orientadores, e preciso então mudar algumas frases e imagens da minha Tese.

O primeiro passo, aparentemente trivial, é sentar na minha mesa, com uma versão impressa e corrigida da Tese ao lado. Gosto de sentar de maneira bem confortável, com um caderno para anotações sempre por perto.

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Como todo pesquisador que se preze, eu escrevo meus documentos científicos em \LaTeX, que já cobri aqui algumas vezes. O meu editor de texto preferido para \LaTeX é o Emacs, um programa bastante arcaico e bastante poderoso — mais sobre ele em um minuto. Para visualizar o PDF compilado, no macOS a melhor opção para integração com Emacs é o Skim. Para tornar esse início de processo o mais consistente e eficiente possível, eu criei um fluxo de trabalho no Alfred que, com um comando, executa os seguintes passos:

  1. Abre um terminal de comando
  2. Muda o diretório atual para a pasta com a minha Tese
  3. Baixa a versão mais recente do repositório da minha Tese no GitHub
  4. Abre o Emacs no arquivo .tex em que estou trabalhando, a abre o Skim do lado:

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(Sim, claro que estou usando Palatino).

O principal recurso que me interessa no Skim é que posso manter o PDF aberto no Skim de um lado da tela, trabalhar no Emacs de outro, e ao re-compilar o documento o PDF é automaticamente atualizado:

A razão de, com tantos editores mais “modernos” disponíveis, eu ainda continuar usando o Emacs é que, especialmente com o pacote AUCTeX, esse programa sinceramente faz um pouco de mágica. Veja no video a seguir como, quando eu quero inserir uma referência, com um comando eu posso procurar por palavras chaves e o Emacs me mostra as opções lindamente formatadas:

Quanto a minha configuração do Emacs, ela está no GitHub para os aventureiros; se for do desejo dos leitores, posso falar mais sobre esse editor aqui no blog (deixem comentários!). Um detalhe que quero abordar é em relação ao tema de cores, já que ter um ambiente confortável para se trabalhar faz parte da melhoria contínua. Depois de muito tempo usando temas de fundo escuro, nas últimas semanas estou muito satisfeito com o Leuven, que tem essas cores bem interessantes (a minha parte preferida é a barra azulzinha embaixo). E para todas as coisas que envolvem programação, a minha fonte preferida é a DejaVu Sans Mono.

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E o leitor, que achou do meu processo? Tem alguma dúvida? Deixem nos comentários!

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Um dia de trabalho típico (e um bom dia): programando em Python e plotando coisas no PyCharm.

A propósito: em 2018 eu finalmente parei de ser teimoso com a mentalidade de “uso apenas um editor de texto” ou “vou criar uns gráficos rápidos em Jupyter” para minhas tarefas que exigem programação. O PyCharm é fantástico para o meu fluxo de trabalho: lidando com módulos grandes, navegando entre classes e funções, executando scripts de pós-processamento. E eles oferecem gratuitamente licenças acadêmicas!

Trabalhando sob pressão

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Essa semana estou tentando viver uma semana mais contemplativa, mais conectado a Deus. No meio de toda essa agitação, muitas vezes eu só quero estar sozinho com Ele.

Hoje estamos no meio do feriadão de Corpus Christi. Enquanto eu simplesmente observo a paisagem na janela, tudo parece tão anormalmente calmo, tão diferente de outros dias, e isso me fez pensar sobre minha rotina de trabalho.

Exagerando, acredito que existem dois tipos de pessoas: os que só funcionam sob pressão, e os que quebram. Eu definitivamente pertenço ao segundo grupo: prazos não me fazem ir para frente, eles me paralisam.

Eu me conheço e sei que faço o meu melhor trabalho quando estou calmo, quando minha tela de Hoje no Todoist está vazia, quando meu calendário está deserto. Nesses dias, minha mente está livre para mergulhar em algum artigo complicado que preciso entender, ou para criar um caderno Jupyter e fazer alguma análise mais complexa, ou para começar a escrever algo. Eu quero dias calmos não para que eu possa deitar e assistir Netflix, mas para que eu possa realmente trabalhar.

O lado ruim dessa minha personalidade é que sou um trabalhador lento, uma vez que gosto de deenvolver calmamente minhas ideias. Minha própria solução para isso é começar cedo e ser organizado. Eu não gosto de prazo, mas gerencio-os. Eu tento manter 2-3 projetos ativos, e trabalhar neles um pouco a cada dia até completá-los.

Eu ainda tenho de aprender muito; uma das maiores partes do meu doutorado está meses atrasada, e em parte a culpa é minha. Meu maior desafio: aprender a trabalhar com pessoas que precisam de pressão, e de trabalhar eu mesmo sob pressão nos tempos mais críticos (eles não vão durar para sempre).

O Sedentário Digital

Se o leitor, como eu, tem uma queda por blogs e podcasts de produtividade, deve ter notado que existe uma corrente crescente nos últimos anos: o das pessoas que pregam os benefícios do escritório móvel e viver basicamente do trabalho online. Trabalhe de qualquer lugar! Aproveite a liberdade e trabalhe em cafés, em casa, em parques, de preferência alternando a cada dia. E vá além: viaje muito, passe um ano em cada país, desde que você tenha conexão com a internet.

O que há de errado com isso? Absolutamente nada. Para algumas pessoas, como a Bia Kunze ou o Federico Viticci, poder trabalhar de qualquer lugar é uma necessidade. Para outras é apenas um estilo de vida bem interessante, pessoas que juram ter sua criatividade e produtividade em geral aumentasas quando alternam entre ambientes.

Mas o que eu aprendi na Dinamarca é que eu definitivamente não sou assim, e aprendi que também não há nada de errado com isso.


Nesse um mês que estou aqui, completado enquanto escrevo essas palavras, tenho me sentido produtivo, calmo, e organizado como nunca, e naturalmente pretendo explorar FabioFortkamp.com para discutir os porquês. No último texto, já falei um pouco sobre os hábitos de almoço, e como a prática de um almoço mais simples, rápido e leve faz com que a tarde seja um período de trabalho quase equivalente à manhã. Mas naturalmente existem muitos outros fatores, e um deles é a observação de como os meus dias estão mais estruturados aqui.

Como era no Brasil: por eu morar relativamente perto da Universidade, ia a pé quase todos os dias, então podia sair a hora que quisesse. E muitas vezes trabalhava de casa, seduzido por aquele estilo de vida que descrevi no começo, o que era bom mas trazia problemas: os almoços vendo House of Cards se alongavam demais, a necessidade de fazer algo relacionado à casa fazia com que eu procrastinasse nas tarefas de trabalho, a falta de horário fixo alimentava a tentação de dormir até mais tarde e por consequência começar a trabalhar mais tarde.

Aqui na Dinamarca, eu não tenho esse luxo. Na minha casa provisória aqui, também não tenho o conforto do meu apartamente em Florianópolis: um conjunto bom de monitor, teclado e mouse, uma cadeira boa, um Home Office propriamente. E o meu trabalho na Universidade daqui envolve mais interação com outras pessoas e mais trabalho prático de laboratório. Aqui, eu preciso ir para a Universidade todo dia, e isso é bom. Morando muito mais longe do trabalho, isso significa que preciso pegar o mesmo trem todos os dias (caso contrário vou chegar de 15 a 30 minutos depois do que gostaria), o que significa que preciso sair de casa todo dia no mesmo horário. E todo dia, no mesmo horário, eu chego na minha sala, e começo a trabalhar. Para não chegar mais tarde do que gostaria em casa, todo dia pego o mesmo trem de volta, e no trajeto eu volto para a minha vida pessoal. Essa rotina funciona.

Eu e minha noiva já discutimos infelizmente um bom número de vezes sobre como sou muito apegado a rotinas e gosto de horários fixos para tudo (e muitas vezes fico irritado quando algo do plano). Aprender a relaxar e ser mais flexível é algo que preciso melhorar, tanto na minha vida pessoal quanto na profissional, mas isso não me impede de querer achar pelo menos a dose ideal de estrutura e rotina aos meus dias para maximizar a minha produtividade. Vez por outra posso abandonar meus planos e fazer algo que parece muito interessante (como o próprio David Allen diz, às vezes ser produtivo significa simplesmente seguir a sua intuição), mas eu sempre vou preferir que a maioria dos meus dias seja previsível. Eu não estou sozinho: John Grisham escreve todos os dias no mesmo lugar, tomando o mesmo café na mesma caneca, a maioria dos grandes intelectuais tinha suas rotinas, Cal Newport discute esse assunto em Deep Work, Gustave Flaubert disse aquela famosa citação “Seja regular e ordeiro na sua vida para que você possa ser violento e criativo no seu trabalho”.

Como falei, mesmo se quisesse, não poderia ser completamente um nômade digital, já que preciso estar fisicamente na Universidade para a maioria das coisas. Mas o ponto é: mesmo se eu pudesse, não tenho certeza de que iria optar por ser assim. Eu poderia dedicar alguns dias a ir trabalhar de alguma biblioteca, ou de um café, ou mesmo tentar a partir de casa, para as tarefas que envolvem apenas meu computador (como ler e escrever artigos); porém, a rotina de estar todo dia no mesmo lugar me convida a me concentrar no meu trabalho.

E, como eu falei, não há nada de errado em ser assim.

Será que nossos hábitos de almoço estão matando a nossa produtividade?

Eu vim para a Dinamarca basicamente por um motivo só: aprender, no sentido mais geral da palavra. Durante a própria preparação para vir aqui, aprendi muitas coisa — a ser mais organizado, a ser mais humilde, a reconhecer que as coisas não dependem só de mim. E agora estou aqui para aprender muito mais, tanto do lado pessoal quanto profissional.

Oficialmente, vim para cá para aprender a fazer ciência, mas o que não contei para todo mundo é que isso tem dois lados, e quero mergulhar em ambos. Sim, quero aprender a fazer ciência, fazendo parte do grupo líder na minha área de refrigeração magnética, aprendendo novas técnicas e estando ao lado de pesquisadores que admiro. Mas também quero aprender a fazer ciência — e entender por que, afinal, esses dinamarqueses são tão mais produtivos que nós.

A pergunta que lanço no título é apenas a impressão do meu primeiro mês de trabalho, mas é uma provocação válida. Essa experiência deixou o primeiro choque cultural em mim, e acho que precisamos conversar sobre nossos hábitos de almoço.


Como é no Brasil: no mesmo horário, todos os trabalhadores saem para almoçar em restaurantes a quilo, comendo a comida tipicamente brasileira: arroz, feijão, um pedaço grande de carne e alguma salada. Por causa do mesmo horário de almoço para todos e do pequeno número de restaurantes — aliado ao fato de que nenhum restaurante jamais pensou em colocar dois buffets para otimizar a logística —, as filas são imensas e a hora de almoço logo vira noventa minutos. E a qualidade e quantidade de comida dita o cenário conhecido: depois do almoço, todos voltam pesados ao trabalho, dizendo que não conseguem fazer nada até as 4 da tarde, quanto então se preparam para esperar o fim do expediente.

Como (aparentemente) é na Dinamarca: o almoço típico é o smørrebrød, um sanduíche aberto, feito com um pão bastante integral, coberto com recheios simples mas com substância: patês, carnes defumadas, queijos. Por causa das fibras do pão e das proteínas que se colocam em cima, o almoço consegue ser ao mesmo tempo leve e suficiente. A “hora de almoço” é na verdade 15 minutos de almoço com uma conversa casual na sala de reuniões do escritório, seguido de 10 minutos para arrumar tudo, seguido da volta ao trabalho (que é realmente uma volta ao trabalho porque ninguém tem de digerir arroz e feijão).


O que aprendemos disso? Como falei, é apenas uma experiência de um mês, mas que suspeito que vai ser reforçada nos próximos meses.

Eu não sou nutricionista, então não posso comentar nada sobre o quão saudável é esse hábito de essencialmente comer pão todo dia, por mais que seja integral e cheio de fibras (se algum dos meus leitores for nutricionsita, por favor, comente!). Na dúvida, tento usar o bom senso: fazer pequenos lanches regulares, manter uma rotina regular de exercícios, comer frutas e saladas tanto quanto possível, e variar ao máximo as minhas outras refeições (comendo iogurte ou ovos no café da manhã, e uma porção moderada de carboidrato+proteína+salada de noite). O que posso dizer é que me sinto mais leve ao longo do dia, e desde que cheguei aqui não tive nenhum problema digestivo.

Desde que morei na Alemanha, a principal impressão que tenho dos europeus em relação ao trabalho é que eles tem um respeito profundo pelo tempo e pelo dinheiro. O horário de trabalho é um horário para trabalhar, para que sim, possa-se sair do trabalho às 16:00 para aproveitar a família e a primavera e verão europeus. Se existe um hábito que impede isso — como no caso de almoços pesados —, por que continuar a fazer isso?

Como um padre usa a tecnologia

Eu não uso mais os produtos da Apple, mas esse episódio do podcast Mac Power Users com o Padre Gabriel Mosher é fantástico. Como alguém que se interessa profundamente pela intersecção da religião com outros aspectos da vida, fico muito fascinado pelo pragmatismo do Father Gabriel: não se trata de “pecado” ou de um “luxo excessivo”, e sim de usar a tecnologia para se fazer o trabalho da melhor maneira possível. Se esse trabalho é preparar homilias e administrar uma paróquia, coisas que fazem a diferença na vida de muitas pessoas, é mais importante ainda ser eficiente e eficaz.

Mesmo se você não se interessa nada por Apple, vale a pena ouvir o episódio só pela definição de que ser padre é como “ser um pai solteiro que administra quatro empresas ao mesmo tempo”.

Padre Gabriel também apareceu nesse episódio do Systematic, igualmente interessante. E falando em podcasts, preciso atualizar a minha lista de podcasts favoritos. Em breve.

(E depois de se recuperarem do choque de ver dois posts em dois dias seguidos aqui, após um hiato de dois meses, podem voltar à sua vida normal).

Como o trabalho raso pode ocupar todo o dia

Cal Newport estava certo.

As últimas semanas se provaram um dos períodos mais estressantes que já vivi. Como já falei aqui outras vezes, no próximo mês estou indo fazer Doutorado Sanduíche na Dinamarca, e isso vem com uma carga virtualmente infinita de tarefas administrativas: coletar documentação para visto, pesquisar passagens, procurar moradia. O problema é que, por mais que essas tarefas levem a um objetivo de carreira importante, elas são apenas exemplos de tarefas rasas — tarefas logísticas que não agregam valor.

Por favor, não pensem que quando falo “não agregam valor” esteja menosprezando a importância dessa experiência. O meu ponto é que é o trabalho que vai ser feito que importa, e o que é feito aqui é apenas burocracia necessária. Meu futuro profissional está muito ligado às publicações e networking que resultarem de lá, mas não tem relação nenhuma com a habilidade de conseguir bons horários de vôo ou de ter uma pasta com todos os documentos organizados. Além disso, há muita coisa do meu doutorado a ser feita aqui no Brasil que acaba deixada de lado por conta de todos essas pendências.

Digo que Newport estava certo por que percebi que o que ele fala é verdade: se deixarmos, o trabalho raso ocupa todo o nosso tempo. Sem perceber, eu passei dias e mais dias fazendo voltas e trocando emails com consulados e imobiliárias, e pouquíssimo tempo fazendo ciência, que é o que sou pago para fazer.


Como consertar? Não posso voltar ao passado, mas posso deixar um alerta a mim e aos leitores: é preciso tomar muito cuidado com a organização de seus projetos e tarefas especialmente nos tempos mais caóticos. Por mais que haja muita coisa para fazer em relação à minha viagem, e que ela seja uma prioridade, ela não pode — e nem precisa — ocupar o dia inteiro. Logo eu, que escrevi sobre rotinas e canais de atenção, deixei que um canal eclipsasse os outros.

Olhando em retrospecto, acho que essa experiência serviu de teste a este meu sistema no Todoist. As milhares de coisas a fazer ficaram eclipsadas em um canal genérico “Organizar viagem para Dinamarca”, o que me dificultou a visualização das tarefas e prazos. Se eu soubesse exatamente o que precisava ser feito em relação à minha viagem a cada dia (por exemplo, se semana que vem é a entrevista do visto, então hoje tenho de ver isso, amanhã aquilo), poderia executar essas coisas de uma vez, cumprindo as minhas obrigações de prazo mais sensível, e então reservar algum tempo a um projeto de trabalho profundo.

Eu sei que os leitores já se surpreenderam que eu voltei a postar um texto aqui depois de dois meses. Mas não se surpreendam novamente se daqui a algum tempo (preferencialmente menor que dois meses) eu postar um sistema de tarefas bastante modificado.