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Será que nossos hábitos de almoço estão matando a nossa produtividade?

Eu vim para a Dinamarca basicamente por um motivo só: aprender, no sentido mais geral da palavra. Durante a própria preparação para vir aqui, aprendi muitas coisa — a ser mais organizado, a ser mais humilde, a reconhecer que as coisas não dependem só de mim. E agora estou aqui para aprender muito mais, tanto do lado pessoal quanto profissional.

Oficialmente, vim para cá para aprender a fazer ciência, mas o que não contei para todo mundo é que isso tem dois lados, e quero mergulhar em ambos. Sim, quero aprender a fazer ciência, fazendo parte do grupo líder na minha área de refrigeração magnética, aprendendo novas técnicas e estando ao lado de pesquisadores que admiro. Mas também quero aprender a fazer ciência — e entender por que, afinal, esses dinamarqueses são tão mais produtivos que nós.

A pergunta que lanço no título é apenas a impressão do meu primeiro mês de trabalho, mas é uma provocação válida. Essa experiência deixou o primeiro choque cultural em mim, e acho que precisamos conversar sobre nossos hábitos de almoço.


Como é no Brasil: no mesmo horário, todos os trabalhadores saem para almoçar em restaurantes a quilo, comendo a comida tipicamente brasileira: arroz, feijão, um pedaço grande de carne e alguma salada. Por causa do mesmo horário de almoço para todos e do pequeno número de restaurantes — aliado ao fato de que nenhum restaurante jamais pensou em colocar dois buffets para otimizar a logística —, as filas são imensas e a hora de almoço logo vira noventa minutos. E a qualidade e quantidade de comida dita o cenário conhecido: depois do almoço, todos voltam pesados ao trabalho, dizendo que não conseguem fazer nada até as 4 da tarde, quanto então se preparam para esperar o fim do expediente.

Como (aparentemente) é na Dinamarca: o almoço típico é o smørrebrød, um sanduíche aberto, feito com um pão bastante integral, coberto com recheios simples mas com substância: patês, carnes defumadas, queijos. Por causa das fibras do pão e das proteínas que se colocam em cima, o almoço consegue ser ao mesmo tempo leve e suficiente. A “hora de almoço” é na verdade 15 minutos de almoço com uma conversa casual na sala de reuniões do escritório, seguido de 10 minutos para arrumar tudo, seguido da volta ao trabalho (que é realmente uma volta ao trabalho porque ninguém tem de digerir arroz e feijão).


O que aprendemos disso? Como falei, é apenas uma experiência de um mês, mas que suspeito que vai ser reforçada nos próximos meses.

Eu não sou nutricionista, então não posso comentar nada sobre o quão saudável é esse hábito de essencialmente comer pão todo dia, por mais que seja integral e cheio de fibras (se algum dos meus leitores for nutricionsita, por favor, comente!). Na dúvida, tento usar o bom senso: fazer pequenos lanches regulares, manter uma rotina regular de exercícios, comer frutas e saladas tanto quanto possível, e variar ao máximo as minhas outras refeições (comendo iogurte ou ovos no café da manhã, e uma porção moderada de carboidrato+proteína+salada de noite). O que posso dizer é que me sinto mais leve ao longo do dia, e desde que cheguei aqui não tive nenhum problema digestivo.

Desde que morei na Alemanha, a principal impressão que tenho dos europeus em relação ao trabalho é que eles tem um respeito profundo pelo tempo e pelo dinheiro. O horário de trabalho é um horário para trabalhar, para que sim, possa-se sair do trabalho às 16:00 para aproveitar a família e a primavera e verão europeus. Se existe um hábito que impede isso — como no caso de almoços pesados —, por que continuar a fazer isso?

Como um padre usa a tecnologia

Eu não uso mais os produtos da Apple, mas esse episódio do podcast Mac Power Users com o Padre Gabriel Mosher é fantástico. Como alguém que se interessa profundamente pela intersecção da religião com outros aspectos da vida, fico muito fascinado pelo pragmatismo do Father Gabriel: não se trata de “pecado” ou de um “luxo excessivo”, e sim de usar a tecnologia para se fazer o trabalho da melhor maneira possível. Se esse trabalho é preparar homilias e administrar uma paróquia, coisas que fazem a diferença na vida de muitas pessoas, é mais importante ainda ser eficiente e eficaz.

Mesmo se você não se interessa nada por Apple, vale a pena ouvir o episódio só pela definição de que ser padre é como “ser um pai solteiro que administra quatro empresas ao mesmo tempo”.

Padre Gabriel também apareceu nesse episódio do Systematic, igualmente interessante. E falando em podcasts, preciso atualizar a minha lista de podcasts favoritos. Em breve.

(E depois de se recuperarem do choque de ver dois posts em dois dias seguidos aqui, após um hiato de dois meses, podem voltar à sua vida normal).

Como o trabalho raso pode ocupar todo o dia

Cal Newport estava certo.

As últimas semanas se provaram um dos períodos mais estressantes que já vivi. Como já falei aqui outras vezes, no próximo mês estou indo fazer Doutorado Sanduíche na Dinamarca, e isso vem com uma carga virtualmente infinita de tarefas administrativas: coletar documentação para visto, pesquisar passagens, procurar moradia. O problema é que, por mais que essas tarefas levem a um objetivo de carreira importante, elas são apenas exemplos de tarefas rasas — tarefas logísticas que não agregam valor.

Por favor, não pensem que quando falo “não agregam valor” esteja menosprezando a importância dessa experiência. O meu ponto é que é o trabalho que vai ser feito que importa, e o que é feito aqui é apenas burocracia necessária. Meu futuro profissional está muito ligado às publicações e networking que resultarem de lá, mas não tem relação nenhuma com a habilidade de conseguir bons horários de vôo ou de ter uma pasta com todos os documentos organizados. Além disso, há muita coisa do meu doutorado a ser feita aqui no Brasil que acaba deixada de lado por conta de todos essas pendências.

Digo que Newport estava certo por que percebi que o que ele fala é verdade: se deixarmos, o trabalho raso ocupa todo o nosso tempo. Sem perceber, eu passei dias e mais dias fazendo voltas e trocando emails com consulados e imobiliárias, e pouquíssimo tempo fazendo ciência, que é o que sou pago para fazer.


Como consertar? Não posso voltar ao passado, mas posso deixar um alerta a mim e aos leitores: é preciso tomar muito cuidado com a organização de seus projetos e tarefas especialmente nos tempos mais caóticos. Por mais que haja muita coisa para fazer em relação à minha viagem, e que ela seja uma prioridade, ela não pode — e nem precisa — ocupar o dia inteiro. Logo eu, que escrevi sobre rotinas e canais de atenção, deixei que um canal eclipsasse os outros.

Olhando em retrospecto, acho que essa experiência serviu de teste a este meu sistema no Todoist. As milhares de coisas a fazer ficaram eclipsadas em um canal genérico “Organizar viagem para Dinamarca”, o que me dificultou a visualização das tarefas e prazos. Se eu soubesse exatamente o que precisava ser feito em relação à minha viagem a cada dia (por exemplo, se semana que vem é a entrevista do visto, então hoje tenho de ver isso, amanhã aquilo), poderia executar essas coisas de uma vez, cumprindo as minhas obrigações de prazo mais sensível, e então reservar algum tempo a um projeto de trabalho profundo.

Eu sei que os leitores já se surpreenderam que eu voltei a postar um texto aqui depois de dois meses. Mas não se surpreendam novamente se daqui a algum tempo (preferencialmente menor que dois meses) eu postar um sistema de tarefas bastante modificado.

O poder de ter as manhãs dedicadas inteiramente ao trabalho

Cal Newport defende tratar as manhãs em “modo de monge”: sem reuniões, emails, Twitter, conversas. Acordar e ir trabalhar da maneira mais profunda possível.

Esse é um dos motivos que me fazem não gostar de fazer exercícios de manhã. Recentemente testei a estratégia de acordar cedo e ir para academia (honestamente, para ficar livre disso), mas a abandonei em favor do meu antigo hábito de fazer exercícios ao final do dia de trabalho. Praticar atividades físicas de manhã pode ser muito bom, mas para o meu estilo de trabalhar essa rotina mais atrapalha que ajuda, porque alonga muito o intervalo de tempo entre acordar e começar a trabalhar. Ainda acho que demoro muito tempo nas atividades matinais, mas isso eu vou ajustando. Eu sei que consigo me concentrar muito melhor quando começo a trabalhar cedo, além da sensação fantástica de ir almoçar já tenho produzido muita coisa.

E é por isso que eu tento implorar (ultimamente com sucesso) para que as reuniões do nosso grupo de pesquisa sejam de tarde. Nada arruina mais o dia que começá-lo com reuniões1.


  1. Aos meus colegas, desculpem a sinceridade. 

A importância de se trabalhar com timers

Quando estou trabalhando, o aplicativo mais importante do meu smartphone é este:

Aplicativo padrão de timer no Android

Quem costuma trabalhar no mesmo ambiente que eu certamente deve achar que eu sou meio louco. Devem pensar “por que diabos o celular dele fica apitando várias vezes ao dia? E o que é pior, ele desliga o apito e parece não fazer nada de importante, como lembrar de ligar para alguém ou tomar um remédio; muitas vezes ele continua trabalhando!”.

O “apito” do smartphone é o sinal do timer1 terminado. É o sinal de que a minha sessão de trabalho terminou, e que preciso então começar a fechar essa tarefa em questão. Se estou trabalhando em um paper, quando o alarme toca é o meu sinal para fazer uma rápida última revisão, anotar no card no Trello correspondente a esse artigo o ponto onde parei e quais os próximos passos, e marcar no Todoist a tarefa como concluída. É também um lembrete para levantar, alongar, beber uma água.

É por isso que sempre quando começo uma sessão de trabalho — em português vulgar, quando sento para trabalhar em alguma coisa — eu vejo o tempo que tenho disponível e coloco um timer apropriado. Trabalhar sem o relógio avançando é um convite para distrações, porque o seu cérebro entende que tem todo o tempo do mundo, e portanto antes de começar a montar aquela apresentação você pode gastar uma hora pesquisando o template PowerPoint mais bonito. Quando há um limite para o tempo que você se permite dedicar a alguma coisa, você aprende a respeitar melhor os seus minutos e foca no essencial.

Em outro post, descrevi que uso a tela Hoje do Todoist como uma lista de coisas a fazer. Nesse contexto, o uso de um timer é essencial para eliminar a angústia quanto à falta de tempo para fazer tudo que aparece numa lista como essa. Você seleciona a primeira tarefa da lista e trabalha por, digamos, duas horas; então para, descansa um pouco e começa a trabalhar na segunda, e assim por diante. Você tem o controle de quanto tempo cada tarefa vai durar. Para máxima eficácia, é bom trabalhar com rotinas, conforme descrevi no último texto; se não deu tempo de terminar o que você queria fazer no tempo estipulado, você se dá por satisfeito porque sabe que no dia seguinte vai poder continuar. Para um aprofundamento fantástico sobre o uso de um alarme e de rotinas recomendo fortemente o curso Zen & The Art of Work, de Kourosh Dini.

Se o nobre leitor se acha muito desorganizado e tem dificuldades de concentração, acho que a melhor maneira de começar a trabalhar com timers é a técnica Pomodoro, sobre o qual se encontra farto material online (a começar pelo site oficial do método). Nessa técnica, você sempre trabalha em blocos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de descanso, o que acho um bom arranjo para os iniciantes. Quando você se torna mais avançado e percebe que conseguiria se manter focado e trabalhando profundamente por mais tempo que os 25 minutos, pode ser mais flexível e adotar tempos diferentes para situações diferentes (outra obra de Kourosh Dini, Workflow Mastery, foi muito influente para mim nesse conceito). Se você tem uma reunião em 40 minutos, precisa colocar um lembrete para daqui a alguns minutos, enquanto que se tem a manhã toda pode dedicar um tempo maior.

Pessoalmente, dentro do que os compromissos me permitem, gosto de trabalhar em blocos de 60-90 minutos, mesmo que tenha mais tempo que isso, para poder periodicamente levantar, beber uma água, dar uma alongada, ir ao banheiro. O próprio Cal Newport adverte que essas pausas são imprescindíveis, desde que você não as use para dar uma espiadinha no Facebook ou fazer outra atividade que arruine sua concentração.

Um último detalhe prático, e outra coisa que aprendi com o já citado curso Zen…: nunca colocar o alarme para o tempo exato disponível. Por exemplo, se você tem uma hora para trabalhar (porque tem de sair para almoçar, por exemplo), coloque um lembrete para 40-45 minutos, para ter tempo de “fechar a sessão”, como falei no início do texto: organizar os seus materiais, atualizar as suas listas de projetos e de ações e fazer uma transição calma para a sua próxima atividade.

Sugiro aos leitores que experimentem essa técnica, e comentem aqui se já usam algum método similar e como tem sido.


  1. Não consigo achar uma tradução apropriada para timer. Acho que o equivalente em português seria “cronômetro”, mas um cronômetro conta o tempo crescente (i.e. quanto tempo leva para fazer alguma coisa), enquanto que um timer conta o tempo decrescente (i.e. tenho exatamente uma hora para fazer isso). Outra palavra, “temporizador”, talvez seria mais próxima do sentido real, mas é uma palavra de pouco uso em geral, e talvez mais restrita a circuitos eletrônicos. No fim das contas, como sempre, eu deveria ter perguntado à minha noiva tradutora. 

Como o Todoist se tornou líder de mercado: dando valor às pessoas

Hoje tivemos um grande evento de gestão no laboratório e tive algumas discussões (amigáveis) sobre priorizar as pessoas e não o produto, mesmo quando se fala no Desenvolvimento de Produtos. Ao chegar em casa, é bom ver que o fundador do Todoist concorda comigo num excelente artigo de reflexão:

Uma das coisas que mais me orgulho não é os produtos que criamos, mas o quão incríveis são as pessoas que juntamos do mundo todo. Sua empresa é quem a compõe. Ponto final.

Eu já falei várias vezes aqui que ainda sou inexperiente profissionalmente e que estou no começo da minha carreira, mas me permito ter algumas opiniões fortes, e esta é uma delas: a prioridade número 1 de qualquer projeto deve ser o crescimento pessoal e profissional de cada um, e o produto se torna consequência.

História das Equações de Maxwell

Não posso deixar de usar o meu blog para linkar para este fantástico ensaio com um breve histórico das equações de Maxwell.

Para os totalmente leigos, as Equações de Maxwell são um conjunto de equações que decreve o comportamento de campos elétricos e magnéticos. Junto com algumas relações auxiliares, como as relações constitutivas (que descrevem a propriedade de materiais) e a Lei de Lorentz (que explica as forças elétricas e magnéticas), a teoria de Maxwell descreve como a corrente sai da tomada e alimenta a sua televisão e também por que o ímã gruda na sua geladeira (mas não na esquadria de alumínio).

Desde 2015, minha vida profissional é dedicada a estudar a resolver as Equações de Maxwell. A todos os acadêmicos que lêem este blog, um conselho: não tenham medo de se debruçar profundamente sobre uma teoria. Sim, eu tive de voltar a estudar muito cálculo vetorial, revisar métodos de soluções de equações diferenciais, ler artigos e livros, e nada disso foi “perda de tempo”. Hoje meu trabalho envolve muito mais simulações numéricas que soluções analíticas de equações, mas as Equações de Maxwell continuam presentes — apenas é um computador que está resolvendo-as. E todo o trabalho gasto na teoria rende dividendos agora, porque quando eu vejo o resultado da simulação eu sei como ele deveria se comportar, e tenho uma ideia do que é preciso fazer se quero que o resultado seja de um determinado jeito. Nunca dêem ouvidos àquelas pessoas que dizem que não é preciso estudar Cálculo ou Física porque as simulações de computador fazem tudo por você.

O que me chama a atenção também é o esforço de Oliver Heaviside em transformar as Equações de Maxwell na forma vetorial; que belo exemplo de trabalho profundo e de como a disposição em “se isolar do mundo e atacar uma atividade intelectual realmente difícil quando necessário” (como falei no outro texto) pode causar um impacto muito grande.

Resenha: Deep Work

No seu livro anterior, So Good They Can’t Ignore You (que já resenhei), Cal Newport defende que a satisfação profissional é derivada não do clássico “fazer o que se ama”, mas de três características básicas: criatividade, autonomia e impacto. Se você conseguir um trabalho onde consiga exercer essas três coisas, provavelmente conseguirá ser feliz no trabalho. Mas empregos que ofereçam essas vantagens são raros, e então você precisa se tornar raro e valioso; o chefe só vai lhe permitir ter horários flexíveis (um indicativo de controle) se ele tiver certeza de que você consegue cumprir suas tarefas. Newport usa o termo capital de carreira: você acumula habilidades que o tornam “tão bom que eles não possam ignorá-lo”, e as troca pelas condições de trabalho que deseja.

Embora em So Good Newport aborde maneiras de você acumular capital de carreira, o seu mais recente livro, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World é uma continuação natural do anterior, no sentido em que mostra mais maneiras de como desenvolver as habilidades profissionais necessárias. A pergunta a ser respondida é: o que você precisa fazer no seu dia-a-dia de trabalho para crescer profissionalmente, tornar-se realmente bom no que faz, ter o sucesso do subtítulo?

A resposta: trabalho — mas não qualquer tipo de trabalho. Se você quer se tornar raro e valioso, precisa aprender a trabalhar profundamente.


O cerne teórico básico de Deep Work é que parece haver uma grandeza na nossa mente, uma forma de energia mental ligada à atenção e à concentração, que é um recurso finito mas recarregável. Newport cita estudos que mostram que é impossível para alguém se manter num estado de concentração máxima o dia todo, pois o cérebro cansa. Não é surpreendente o fato de que, após uma sessão de estudo muito intenso, queiramos fazer algo mais leve, como ver vídeos no YouTube. Isso faz com que seja necessário sermos seletivos com aquilo em pomos a nossa atenção; mesmo uma atividade mundana como mandar emails consome um pouco dessa energia, e reduz a nossa capacidade de concentração quando vamos fazer algo importante depois.

Como o leitor ou leitora costuma trabalhar? Quando o leitor senta no computador (assumindo um trabalho “do conhecimento” típico), consegue se concentrar realmente na tarefa em mãos, ou mantém um olho no documento na sua frente, outro no aba do Facebook no navegador e os ouvidos atentos aos apitos do WhatsApp? Por causa do efeito citado no parágrafo anterior, na segunda situação a sua capacidade cognitiva está sendo dividida entre o seu trabalho, realmente importante, e as outras distrações. Corolário: se você dedicasse essa mesma concentração total apenas à sua tarefa principal, esta receberia mais atenção, e provavelmente seria melhor executada.

Ao enfatizar este ponto ao longo do livro, Cal Newport se diferencia de muitos autores de produtividade que propagandeiam toda sorte de hacks, aplicativos e sistemas complexos. Essas coisas são marginais se você não consegue desenvolver o trabalho profundo do título: dedicar-se a alguma atividade complexa, por horas a fio, num ambiente sem distrações, em alguma atividade que gere valor (e lhe permita desenvolver o seu capital de carreira). O oposto do trabalho profundo é o trabalho raso: aquele tipo de trabalho logístico, muitas vezes obrigatório para se manter o emprego, que não requer muita atenção mas que também não gera nada de muito importante. Coisas como responder emails, participar de reuniões sem sentido, preencher formulários, atualizar planilhas.

O livro é dividido em duas partes. Na primeira, o autor oferece uma motivação. Conta casos de pessoas famosas como Carl Jung, Richard Feynman e Bill Gates, e também anônimos, para mostrar que pessoas de sucesso tem uma característica em comum: elas não se importam em se isolar do mundo e atacar uma atividade intelectual realmente difícil quando necessário. Também mostra por que esse tipo de comportamento é raro; é difícil combater a impressão de que se você passou a tarde respondendo a emails foi bastante produtivo, enquanto que se passou dois dias estudando um artigo muito difícil, mas não tem nada para mostrar, você perdeu tempo. Além disso, Newport argumenta (com certa razão) que a economia desse início de século XXI é um tecnopólio, onde tudo que é tecnológico é bom e tudo que é analógico é ruim, onde somos ensinados pela propaganda a “nos conectar” e fazer check-in a cada vez que vamos na padaria.

Na segunda parte do livro, vemos quatro regras para imergir no trabalho profundo — a propósito, bem como em So Good…, Newport não faz questão nenhuma de esconder que ele é um professor universitário e cunha regras, leis, hipóteses. Estas regras derivam da finitude da energia mental que mencionei antes. Por exemplo, uma das dicas é formar rituais de trabalho profundo, como definir um local e horário para você trabalhar profundamente; o autor dá um exemplo de um doutorando que começou a trabalhar enquanto terminava a sua pesquisa, e que começou a acordar mais cedo para trabalhar na tese como primeira atividade do dia, antes da agitação do trabalho. Quando forma esses hábitos, não gasta a sua força de vontade (que também é uma reserva mental limitada no dia) tomando decisões de quando e onde trabalhar, e tem mais concentração disponível para trabalhar.

O lado mais “controverso” do livro certamente é sua crítica às redes sociais. Newport argumenta que, para você aprender a se concentrar profundamente, precisa treinar o cérebro a perder o vício em distrações, tanto que um dos capítulos é chamado Abrace o tédio (Embrace boredom). Se, ao chegar em casa, você passar todo o seu tempo ficando com raiva dos textões no Facebook, vai deixar de recarregar a sua capacidade de concentração. A analogia é da atenção como um músculo que precisa ser exercitado, então quanto menos você tirar o celular do bolso a cada minuto ocioso, mais vai aprender a manter o foco em uma só coisa, como necessário durante uma sessão de trabalho.

Para uma ideia tão simples como “aprender a se concentrar”, Deep Work foi um livro muito mais difícil de ler que pensei. Um dos seus poucos problemas é a densidade não-uniforme de explicações. Quando o autor fala das vantagens “filosóficas” do trabalho profundo, Newport usa apenas de dois livros como base, e a explicação parece um pouco forçada; efeito semelhante aparece quando o autor tenta aplicar as Disciplinas de Execução no trabalho profundo, numa seção que poderia ter sido cortada de tão superficial. Por outro lado, em algumas seções Newport tenta trazer mais profundidade que o necessário, como quando ele estabelece técnicas para abandonar as redes sociais.

Antes de ler o livro, eu já me considerava uma pessoa que consegue se concentrar profundamente, mas o livro me ensinou a perceber muitas nuances, principalmente à sua ênfase em experimentar o tédio e deixar o cérebro divagar livremente (como exemplo pessoal, parei de escutar podcasts a cada momento livre para começar a “meditar produtivamente”, como Newport ensina). Acho que todo trabalhador do conhecimento pode aprender muita coisa com Deep Work — aprender a trabalhar melhor e a gerar mais valor.

6 livros que moldaram a minha visão de produtividade

Surpresa: eu sou fascinado por produtividade. Eu invejo as pessoas que tiveram carreiras de sucesso e quero seguir os seus passos. O meu lado acadêmico me faz então sempre querer estudar mais do assunto, investigar o que determina que algumas pessoas tenham uma excelente vida profissional, equilibrada com a vida pessoal, enquanto outras ficam estagnadas.

Livros são uma parte fundamental desse processo. Eu sempre fui “a criança estranha que lê”, e depois me tornei o adulto estranho que lê — ao ponto em que acho que a melhor parte de ir à praia é poder ler um bom livro de frente para o mar (uma água de coco ou uma cerveja gelada certamente não atrapalham). As resenhas de livros que publico aqui reúnem alguns dos posts mais populares de FabioFortkamp.com e são os posts que mais gosto de escrever.

Nos últimos posts, tenho reunido as minhas observações sobre gerenciamento de tempo e estou tentando refinar alguns conceitos, até para eu mesmo entender qual a melhor maneira de eu trabalhar. Enquanto eu desenvolvo melhor os próximos textos, vou apresentar ao leitor os 6 livros que efetivamente moldaram a minha visão de produtividade e que servem de base para essa série de posts:

1. A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen

Provavelmente nenhuma lista de livros sobre produtividade que tenha sido publicada na útlima década deixa de incluir esta obra, que já foi tema de resenha. Embora eu venha adotando uma versão mais relaxada do método GTD (tema do livro), a obra de David Allen é essencial para sistematizar alguns conceitos que mudaram a minha organização: anotar o que vem a cabeça em algum lugar que você revise, manter listas de todas as coisas que você tem para fazer, dedicar um tempo todo semana para fazer uma revisão geral dos seus projetos etc.

2. Vida Organizada, de Thais Godinho

Livro que condensa muitos posts do blog de mesmo nome, que já linkei muitas vezes aqui. Como mencionei em outro post, a principal ideia que esse livro me apresentou foi uma decomposição de cima para baixo de produtividade: comece refletindo sobre o que você quer atingir no fim da vida, identifique quais são suas metas de médio prazo e termine determinando quais os projetos importantes você precisa fazer neste ano para atingir os seus objetivos de vida.

3. Workflow Mastery, de Kourosh Dini

O autor é um psiquiatra e portanto essa obra-prima contém muitas discussões sobre como a mente encara o ato de trabalhar. Apresentou-me muitos conceitos importantes que serão abordados mais para frente neste blog, como a importância de rotinas e de fluxos de trabalho, e é a fonte da ideia de sessões de trabalho, que abordei em outro post.

4. Creating Flow with Omnifocus (2nd edition), de Kourosh Dini

Este é na verdade um manual do software de gerenciamento de tarefas Omnifocus, que usei muito quando ainda usava um Mac. Entretanto, a segunda edição foi publicada depois de Workflow Mastery, e Kourosh Dini não perdeu a oportunidade de aprimorar os conceitos desse livro e, mais importante, mostrar como implementá-los na prática. Mesmo sem usar Omnifocus, consigo reproduzir muitos métodos no Todoist, e pretendo explicar como em breve.

5. So Good They Can’t Ignore You, de Cal Newport

O que determina a felicidade e o sucesso profissional não é quanto que você ganha (já que nunca estamos satisfeitos com o nosso salário), mas o grau de controle, criatividade e impacto que você tem enquanto exerce o seu trabalho. Como essas características são raras, você precisa se diferenciar e se tornar raro e valioso para conseguir as melhores condições de trabalho. Para mais detalhes, veja a minha resenha. Esse livro proporciona um belo contraste com A Arte de Fazer Acontecer (primeiro item dessa lista) e livros afins por sua ênfase mais no simples ato de se tornar muito bom e menos em hacks e técnicas de produtividade,

6. Deep Work, de Cal Newport

Ainda estou terminando de ler essa obra, mas já tenho colocado em prática alguns conceitos. Continuando a linha de raciocínio de So Good, nesse livro o Prof. Newport mergulha no que é necessário para que nos tornemos realmente bons no que fazemos, e defende que a atividade básica que desenvolve as habilidades profissionais é o trabalho profundo: focado, intenso, livre de distrações, por horas a fio. Mais: como a concetração parece se comportar como um músculo, é preciso exercitá-la mesmo nos horários fora de trabalho (Abrace o tédio é o título de um dos capítulos). Desnecessário dizer, mas aguardem resenha em breve.

Como eu gerencio meu tempo: projetos, sessões de trabalho, tarefas

À medida que vamos discutindo gerenciamento de tempo, é importante definirmos alguns conceitos básicos para que a linguagem seja a mesma.

Projetos

Para mim, o conceito fundamental do gerenciamento do tempo é o de projeto. Numa visão simples, um projeto é um resultado que você quer alcançar. É um passo rumo às metas que você define em diferentes horizontes de tempo, conforme discutimos em outro post. Você vai decompondo as suas metas em estágios, até chegar em um projeto que você conseguiria completar em alguns meses.

Por exemplo, para ficar num exemplo pessoal e atual, uma das minha metas mais importantes é defender o meu doutorado daqui a dois anos. O que preciso fazer para chegar até lá? Para que o leitor entenda, minha tese envolve parte de um projeto inovador de um refrigerador magnético. Um dos subcomponentes é o ímã que vai operar esse sistema, então aí temos a primeira decomposição: para defender meu doutorado, preciso “projetar o ímã”. Entretanto, isso ainda é algo muito geral, abrangente e difícil de visualizar, e precisamos decompor melhor essa visão. Uma tarefa referente ao projeto do ímã, após ter feito toda uma revisão da literatura, é propor uma solução e executar simulações numéricas para ver se ele vai atender aos requisitos — e temos mais uma deconstrução: “executar simulações da solução proposta de ímã”, ainda muito geral (vamos simular variando quais parâmetros?). Após alguns testes, surge-me a ideia: escolher faixas para os principais parâmetros (as dimensões, as propriedades dos materiais, o número e a forma das partes que formam o ímã), executar as simulações e plotar os resultados para essas faixas; “criar gráficos mostrando campo magnético obtido em função dos principais parâmetros” se torna um projeto. Por que parar aí? Porque eu consigo imaginar os passos individuais que me levam a este projeto, e consigo imaginar como vai ser o resultado final, físico: uma série de gráficos que eu possa analisar e discutir com meu grupo de pesquisa.

Para a metodologia GTD, projeto também é uma definição importante: é tudo que demanda 2 ou mais passos para ser executado. Acho essa definiçãomais ou menos equivalente à minha; eu só gosto mais de focar na questão de que resultados queremos com esses 2 ou mais passos (tenha em mente, porém, que a definição do “Resultado Esperado” é uma etapa importante da organização de projetos segundo o GTD).

Eu considero essa definição a mais básica porque gerenciar o tempo, para mim, é gerenciar e organizar os projetos que vão me levar às minhas metas de vida. Conforme falei no outro post, essa visão de organizar as suas tarefas “de cima para baixo” mudou bastante a minha percepção de tempo. Futuramente vou falar mais detalhadamente de como organizo meus projetos.

Sessões de trabalho

De maneira agora bastante diferente da metologia de GTD (e de muitos métodos de gerenciamento de trabalho), para mim a definição lógica seguinte à de projetos é da sessão de trabalho. Os meus projetos não são realizados/completados de maneira solta e livre, mas quando eu (para usar um jargão bem sofisticado) “sento e trabalho”. É esse ato de sentar e pôr a minha capacidade de pensar a serviço de algum projeto que é o que estou chamando de sessão de trabalho.

Eu nunca tinha parado para pensar nessa questão de formalizar a sessão de trabalho até ler Workflow Mastery, de Kourosh Dini. O autor define a sessão como “o tempo, espaço e atenção usados para desenvolver um fluxo de trabalho”. A componente de atenção é particularmente importante; em futuros textos, vamos investigar muito a fundo a relação entre gerenciar a sua atenção e gerenciar o seu tempo. Se, num sessão de trabalho, é desejável você trabalhar com o máximo de atenção (para aumentar a qualidade do que você faz durante essa sessão), então, como argumenta Dini, é interessante você se preparar antes da sessão, impedindo que a sua atenção seja roubada durante. Por exemplo, se você precisa estudar um documento importante (um livro, um artigo, até um contrato), o simples ato de deixar à vista algo que remeta você a uma procupação (como aquele formulário que você precisa preencher, ou uma lista de exercícios de uma disciplina, ou até mesmo um simples objeto que você só precisa guardar) pode arruinar a sua concentração.

Em textos futuros, pretendo explorar mais a fundo a maneira como eu abordo sessões de trabalho; por agora, fica essa reflexão de que, para avançar em algum projeto, você precisa criar um conjunto de condições que, quando organizadas, elas formam uma sessão de trabalho.

Pessoalmente, encaro sessões de trabalho como ferramentas para realizar projetos, e aí está a minha principal divergência com a metodologia GTD. No GTD, aprendemos que devemos trabalhar por contextos: idealmente, você teria uma lista de coisas que têm de fazer ao computador, e quando estiver ao computador trabalharia somente nessas tarefas; você também pode ter uma lista para fazer em casa, e quando estiver em casa se concentraria só nessas tarefas. Para mim, essa mentalidade não reflete em nada como eu trabalho. O maior problema é que eu não procuro trabalho baseado no contexto em que estou, eu procuro formar o contexto baseado no trabalho (em algum projeto) que eu quero fazer.

Uma visão similar é encontrada nesse post de Kourosh Dini: ao começar o dia, você tem a chance de planejá-lo baseado nas sessões de trabalho a que quer se dedicar. Se estou em casa e vejo que tenho um projeto importante a desenvolver mas que requer que eu esteja no laboratório, muitas vezes faz mais sentido ir até lá em vezes de “trabalhar pelo contexto de casa”; as atividades que eu poderia adiantar em casa possivelmente não vão contribuir tanto para meus projetos importantes (e minhas metas) quanto aquelas que eu poderia estar fazendo se fosse para o laboratório.

Para uma outra visão sobre planejamento do dia, com essa noção de sessões apenas implícita, esse post de Cal Newport (sempre ele) tem me influenciado bastante.

Tarefas

Uma tarefa é a atividade que pode ser realizada numa sessão de trabalho. “Pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa simples de desenvolver: eu subo até a sala dele, bato na porta, pego a assinatura e volto para minha sala; assim, “pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa que poderia ir numa lista de tarefas para o dia de hoje, sem precisar quebrar em sub-passos como “pegar elevador”, “bater na porta” etc.

Mas “Trabalhar no rascunho do artigo X” também é uma tarefa. Se quero trabalhar no artigo X, sento na frente do computador, abro os arquivos correspondentes e vejo de onde parei. À medida que vou escrevendo, vou percebendo outras “tarefas” relacionadas, como criar uma figura explicativa, ou procurar a referência para tal informação, mas todas elas são desenvolvidas dentro de uma sessão de trabalho, principalmente porque você delimita um tempo e um espaço. Eu começo sentado ao computador, mas depois me levanto para pegar um livro na prateleira; então reviso o capítulo que queria, escrevo uma breve análise no tal artigo, e assim continuo. Quando acho que fez o suficiente pelo dia, eu completo a tarefa de trabalhar no artigo, mesmo que não tenha terminado o artigo em si.

Em próximos textos, vou explicar que o problema fundamental para quem tem de criar as próprias listas de tarefas é a mistura entre esses dois extremos do que entende-se por “tarefas”.

Sugestões de ações

No primeiro texto dessa série, sugerir algumas ações que o leitor podia tomar se quiser tentar se organizar de forma similar a mim. Aqui vão mais algumas dicas relacionadas a esse texto de hoje:

  1. Revise as suas metas de curto prazo, i.e. que você quer realizar em até dois anos. Agora tente chegar numa lista de projetos que você pode executar agora (e terminar em alguns meses) que vão levar a essas metas.
  2. No começo de cada dia, tome um tempo para planejar: que tarefas você quer realizar hoje? Quais são os projetos prioritários que você quer fazer avançar hoje? E como vai encaixar no seu dia sessões de trabalho para elas?