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Como gerenciar uma agenda caótica

O Thomas Frank, cujo canal do YouTube eu adoro, recentemente publicou um vídeo sobre como gerenciar sua agenda em tempos caóticos. Embora o vídeo não seja ruim, para mim faltam dicas realmente eficazes.

Como alguém que está a dois dias de casar, a uma semana de uma viagem internacional e a um mês de defender uma tese de doutorado, essas são as minhas dicas para quem quer gerenciar uma agenda caótica.

Use um calendário e uma lista de tarefas

A sua mente normalmente já é ruim para se lembrar de tudo que tem de fazer; quando há coisas demais a fazer, essa situação só piora.

Não importa a sua profissão, você precisa de um calendário. O Google Calendar é grátis, excelente e tem aplicativos para qualquer plataforma. Além disso, bons programas de calendário podem se conectar a ele. No macOS, estou experimentando o BusyCal; no iOS, meu favorito é o Fantastical, embora o próprio app do Google Calendar não seja ruim.

Sistemas de calendário em geral fazem diferenciação entre eventos regulares, com horário marcado, e eventos “de dia todo” — esse último é ótimo para colocar simples lembretes.

Para começo de conversa, todos os seus compromissos têm de estar no seu calendário. Quanto eu digo todos, eu quero dizer inclusive:

Consultas de qualquer tipo
Aulas de qualquer tipo
Lembretes para vencimentos para contas
Jantares e almoços com a família
Lembretes para fazer check-in para viagens
Lembretes para aniversários de outras pessoas
Tempos de deslocamento para compromissos

Eu admito que pode ser demais, mas no meu calendário estão também eventos como “dormir” e “almoçar”. Pode parecer loucura, mas isso garante que eu, ao examinar e planejar um dia, eu possa imediatamente ver quais os meus horários realmente livres. Eu uso um sistema de cores que me permite identificar quais são os compromissos realmente marcados (principalmente se envolverem outras pessoas), quais são apenas meus hábitos e quais são apenas “desejos” meus de fazer alguma coisa (como correr em um determinado horário.

Você precisa também de uma lista de tarefas. Como já falei aqui, eu uso o Todoist. Se a sua agenda está realmente caótica, não se preocupe muito em organizar suas tarefas por “projetos” ou “contextos” (embora isso seja muito útil, e pretendo continuar falando sobre GTD aqui). Insira tarefas que não tenham horário ou dia predefinido (que entrariam no calendário), adicione prazos (se realmente existirem)

Nos intervalos entre seus muitos compromissos, examine regularmente o calendário e sua lista de tarefas, e assim a chance de você se perder no meio do caos diminui bastante.

Nota: sim, você pode gerenciar esse tipo de coisa com uma agenda de papel. Eu apenas acho conveniente usar esses serviços por eu estar sempre perto de um computador ou de um celular e tudo ser sincronizado entre todos os meus dispositivos.

Priorize o essencial mas mantenha seus compromissos

Como falei, vou casar daqui a dois dias, mas mesmo assim hoje fui ao meu laboratório entregar um material para meu colega, simplesmente porque eu havia assumido esse compromisso. Mesma coisa para minhas Oficinas de Oração e Vida — por mais que eu esteja cheio de coisas para fazer, isso não muda o fato de que a cada semana eu tenho 15 pessoas esperando que eu as ajude a orar melhor.

Claro que, para haver tempo para fazer tudo, eu tive de abandonar alguns compromissos, como algumas reuniões nas quais eu não era tão essencial assim. Também ajuda o fato de que eu já sabia que seria assim faz tempo, então adiantei muito minha Tese no mês passado e mantive a serenidade quando passei dias sem escrever nada, quando a agenda começou a ficar lotada. Voltando a falar do Todoist, só recebe prazo o que realmente precisa ser feito em determinado dia.

Não esqueça do corpo e da mente

Sim, estou no meio do caos, mas eu medito todo dia (usando o ótimo Headspace), oro todo dia por no mínimo trinta minutos, e entre os compromissos que eu abandono (como falei no item anterior) não estão minha corrida e a musculação.

Cair na tentação de parar completamente de fazer exercícios pela falta de tempo é uma péssima ideia: o sedentarismo só vai deixar com menos energia.

E o leitor, como mantém o controle como a agenda pega fogo?

Um calendário para minha namorada

Aqui vai uma pequena dica de produtividade que comecei a testar recentemente e tem dado muitos bons resultados. Muitos programas de calendário, em especial o Google Calendar e o calendário do iCloud (o serviço que iPhones, iPads e Macs usam) permitem definir múltiplos calendários. Muitas pessoas recomendam então criar calendários baseado nas suas atividades, como um calendário para seus compromissos pessoais e outros para os de trabalho; a Bia Kunze inclusive recomendou isso num episódio recente (e excelente) do seu podcast.

Para mim isso não faz sentido. Eu tenho múltiplas áreas de responsabilidade, mas sou uma pessoa só. Se tenho uma consulta médica e uma reunião no mesmo horário, de que adianta marcar em dois calendários diferentes? Pode ser por eu não ter um “emprego” propriamente dito, mas não consigo me adaptar a esse raciocício. Durante uma semana eu tenho alguns compromissos, alguns são de família, outros são relacionados ao meu mestrado, outros são meus, mas tenho de atender a todos (caso contrário eles não estariam na minha agenda). Por isso, a ideia de múltiplos calendários nunca fez sentido. Até agora.

Recentemente passei por um quase problema. A minha namorada está envolvida em uma atividade profissional que envolve viagens a outra cidade em alguns dias específicos. Fui marcar com o meu orientador a data da minha defesa de mestrado, olhei no meu calendário e não havia nada no dia sugerido por ele; depois, porém, ao conversar com minha namorada, descobri que é um dia em que ela estará viajando. Como para mim é muito importante que ela esteja na minha defesa, existe uma falha na minha organização; se ela precisa estar presente em algum evento meu, eu preciso saber em que dias ela está livre, e não apenas eu. A tecnologia está dando uma informação falsa pra mim, e isto é inadmissível.

A solução foi definir um calendário para a minha namorada. Naturalmente que não marco todos os compromissos dela (isso seria assustador), mas marco os eventos importantes, como estas viagens. Nesses dias, embora eu esteja livre para os meus compromissos (consultas médicas, reuniões, levar o carro na oficina), não posso assumir compromissos que envolvam ela, como a dita defesa, ou festas, ou jantares. E é aí que o conceito de múltiplos calendários faz sentido.

Viu? Os pontos em azul mostram o meu calendário (que é o padrão), e os em laranja os compromissos dela. Quando preciso marcar algo, tenho uma visão muito mais completa.

Um exemplo muito prático da tecnologia servindo a mim e não o contrário.

A propósito, o screenshot acima é do excelente Fantastical 2.