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Como eu gerencio meu tempo: projetos, sessões de trabalho, tarefas

À medida que vamos discutindo gerenciamento de tempo, é importante definirmos alguns conceitos básicos para que a linguagem seja a mesma.

Projetos

Para mim, o conceito fundamental do gerenciamento do tempo é o de projeto. Numa visão simples, um projeto é um resultado que você quer alcançar. É um passo rumo às metas que você define em diferentes horizontes de tempo, conforme discutimos em outro post. Você vai decompondo as suas metas em estágios, até chegar em um projeto que você conseguiria completar em alguns meses.

Por exemplo, para ficar num exemplo pessoal e atual, uma das minha metas mais importantes é defender o meu doutorado daqui a dois anos. O que preciso fazer para chegar até lá? Para que o leitor entenda, minha tese envolve parte de um projeto inovador de um refrigerador magnético. Um dos subcomponentes é o ímã que vai operar esse sistema, então aí temos a primeira decomposição: para defender meu doutorado, preciso “projetar o ímã”. Entretanto, isso ainda é algo muito geral, abrangente e difícil de visualizar, e precisamos decompor melhor essa visão. Uma tarefa referente ao projeto do ímã, após ter feito toda uma revisão da literatura, é propor uma solução e executar simulações numéricas para ver se ele vai atender aos requisitos — e temos mais uma deconstrução: “executar simulações da solução proposta de ímã”, ainda muito geral (vamos simular variando quais parâmetros?). Após alguns testes, surge-me a ideia: escolher faixas para os principais parâmetros (as dimensões, as propriedades dos materiais, o número e a forma das partes que formam o ímã), executar as simulações e plotar os resultados para essas faixas; “criar gráficos mostrando campo magnético obtido em função dos principais parâmetros” se torna um projeto. Por que parar aí? Porque eu consigo imaginar os passos individuais que me levam a este projeto, e consigo imaginar como vai ser o resultado final, físico: uma série de gráficos que eu possa analisar e discutir com meu grupo de pesquisa.

Para a metodologia GTD, projeto também é uma definição importante: é tudo que demanda 2 ou mais passos para ser executado. Acho essa definiçãomais ou menos equivalente à minha; eu só gosto mais de focar na questão de que resultados queremos com esses 2 ou mais passos (tenha em mente, porém, que a definição do “Resultado Esperado” é uma etapa importante da organização de projetos segundo o GTD).

Eu considero essa definição a mais básica porque gerenciar o tempo, para mim, é gerenciar e organizar os projetos que vão me levar às minhas metas de vida. Conforme falei no outro post, essa visão de organizar as suas tarefas “de cima para baixo” mudou bastante a minha percepção de tempo. Futuramente vou falar mais detalhadamente de como organizo meus projetos.

Sessões de trabalho

De maneira agora bastante diferente da metologia de GTD (e de muitos métodos de gerenciamento de trabalho), para mim a definição lógica seguinte à de projetos é da sessão de trabalho. Os meus projetos não são realizados/completados de maneira solta e livre, mas quando eu (para usar um jargão bem sofisticado) “sento e trabalho”. É esse ato de sentar e pôr a minha capacidade de pensar a serviço de algum projeto que é o que estou chamando de sessão de trabalho.

Eu nunca tinha parado para pensar nessa questão de formalizar a sessão de trabalho até ler Workflow Mastery, de Kourosh Dini. O autor define a sessão como “o tempo, espaço e atenção usados para desenvolver um fluxo de trabalho”. A componente de atenção é particularmente importante; em futuros textos, vamos investigar muito a fundo a relação entre gerenciar a sua atenção e gerenciar o seu tempo. Se, num sessão de trabalho, é desejável você trabalhar com o máximo de atenção (para aumentar a qualidade do que você faz durante essa sessão), então, como argumenta Dini, é interessante você se preparar antes da sessão, impedindo que a sua atenção seja roubada durante. Por exemplo, se você precisa estudar um documento importante (um livro, um artigo, até um contrato), o simples ato de deixar à vista algo que remeta você a uma procupação (como aquele formulário que você precisa preencher, ou uma lista de exercícios de uma disciplina, ou até mesmo um simples objeto que você só precisa guardar) pode arruinar a sua concentração.

Em textos futuros, pretendo explorar mais a fundo a maneira como eu abordo sessões de trabalho; por agora, fica essa reflexão de que, para avançar em algum projeto, você precisa criar um conjunto de condições que, quando organizadas, elas formam uma sessão de trabalho.

Pessoalmente, encaro sessões de trabalho como ferramentas para realizar projetos, e aí está a minha principal divergência com a metodologia GTD. No GTD, aprendemos que devemos trabalhar por contextos: idealmente, você teria uma lista de coisas que têm de fazer ao computador, e quando estiver ao computador trabalharia somente nessas tarefas; você também pode ter uma lista para fazer em casa, e quando estiver em casa se concentraria só nessas tarefas. Para mim, essa mentalidade não reflete em nada como eu trabalho. O maior problema é que eu não procuro trabalho baseado no contexto em que estou, eu procuro formar o contexto baseado no trabalho (em algum projeto) que eu quero fazer.

Uma visão similar é encontrada nesse post de Kourosh Dini: ao começar o dia, você tem a chance de planejá-lo baseado nas sessões de trabalho a que quer se dedicar. Se estou em casa e vejo que tenho um projeto importante a desenvolver mas que requer que eu esteja no laboratório, muitas vezes faz mais sentido ir até lá em vezes de “trabalhar pelo contexto de casa”; as atividades que eu poderia adiantar em casa possivelmente não vão contribuir tanto para meus projetos importantes (e minhas metas) quanto aquelas que eu poderia estar fazendo se fosse para o laboratório.

Para uma outra visão sobre planejamento do dia, com essa noção de sessões apenas implícita, esse post de Cal Newport (sempre ele) tem me influenciado bastante.

Tarefas

Uma tarefa é a atividade que pode ser realizada numa sessão de trabalho. “Pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa simples de desenvolver: eu subo até a sala dele, bato na porta, pego a assinatura e volto para minha sala; assim, “pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa que poderia ir numa lista de tarefas para o dia de hoje, sem precisar quebrar em sub-passos como “pegar elevador”, “bater na porta” etc.

Mas “Trabalhar no rascunho do artigo X” também é uma tarefa. Se quero trabalhar no artigo X, sento na frente do computador, abro os arquivos correspondentes e vejo de onde parei. À medida que vou escrevendo, vou percebendo outras “tarefas” relacionadas, como criar uma figura explicativa, ou procurar a referência para tal informação, mas todas elas são desenvolvidas dentro de uma sessão de trabalho, principalmente porque você delimita um tempo e um espaço. Eu começo sentado ao computador, mas depois me levanto para pegar um livro na prateleira; então reviso o capítulo que queria, escrevo uma breve análise no tal artigo, e assim continuo. Quando acho que fez o suficiente pelo dia, eu completo a tarefa de trabalhar no artigo, mesmo que não tenha terminado o artigo em si.

Em próximos textos, vou explicar que o problema fundamental para quem tem de criar as próprias listas de tarefas é a mistura entre esses dois extremos do que entende-se por “tarefas”.

Sugestões de ações

No primeiro texto dessa série, sugerir algumas ações que o leitor podia tomar se quiser tentar se organizar de forma similar a mim. Aqui vão mais algumas dicas relacionadas a esse texto de hoje:

  1. Revise as suas metas de curto prazo, i.e. que você quer realizar em até dois anos. Agora tente chegar numa lista de projetos que você pode executar agora (e terminar em alguns meses) que vão levar a essas metas.
  2. No começo de cada dia, tome um tempo para planejar: que tarefas você quer realizar hoje? Quais são os projetos prioritários que você quer fazer avançar hoje? E como vai encaixar no seu dia sessões de trabalho para elas?
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Orar como exercício de produtividade

Vou fazer algo que acho que nunca fiz aqui, que é citar a Bíblia:

Então Jesus falou a seus discípulos: “[…] Quanto a vocês, não fiquem procurando o que vão comer e o que vão beber. Não fiquem inquietos. Porque são os pagãos deste mundo que procuram tudo isso. O Pai bem sabe que vocês têm necessidade dessas coisas. Portanto, busquem o Reino dele, e Deus dará a vocês essas coisas em acréscimo.” (Lc 12, 29-31)

Pode ser estranho estudar um assunto como produtividade, porque corre-se o risco de entrar num círculo vicioso: você gasta tanto tempo estudando como cumprir tarefas de maneira rápida e organizada que não sobra tempo para cumprir as suas tarefas de fato. Com o tempo, desde que li A Arte de Fazer Acontecer pela primeira vez, amadureci e percebi que é sim importante estudar e tentar ser organizado, mas que existem muitas nuances que escapam das dicas tradicionais como “mantenha uma lista de tarefas” ou “deslique as notificações do celular”.

Para mim, ser produtivo significa fazer o melhor doutorado do mundo (ambicioso eu, não?), publicar artigos de qualidade e defender minha Tese no prazo, ao mesmo tempo que eu não passe noites e fins de semana sem fim trabalhando e consiga aproveitar os momentos em que não estou trabalhando. Eu quero ter a liberdade de assistir um filme com minha noiva sem ficar pensando se não deveria estar adiantando aquela tarefa, e quero ter a certeza de vou chegar nas vésperas da minha defesa e não vou surtar porque “deveria ter feito tanta coisa”.

Primariamente, as coisas que me impedem de ser produtivo são aquelas que destroem minha atenção e minha concentração. Se não consigo me concentrar em um dado dia, não vou conseguir escrever, nem revisar um artigo, nem realizar simulações dos meus problemas de engenharia, nem criar nada de relevante. Se não consigo fazer isso ao longo de vários dias de trabalho, vou ter de compensar isso de alguma forma lá na frente e nos momentos que eram para ser de descanso. Ou seja, se quero ser (e me sentir) produtivo, preciso aprender a controlar minha atenção e ser capaz de manter o foco, regularmente, durante os dias e horários de trabalho.

Por isso, ao longo das últimas semanas, eu tenho descoberto que a religião é uma das melhores ferramentas de produtividade.


Nos últimos meses, eu e minha noiva temos participado das Oficinas de Oração e Vida, que são grupos católicos onde se aprendem técnicas para orar mais profundamente. Uma das bases das técnicas é a Sagrada Meia Hora, onde somos convidados a separar trinta minutos diários para sentar, com calma e concentração, abrir a Bíblia e lê-la profundamente, meditar, orar e conversar com Deus. É uma experiência realmente transformadora, porque traz a experiência religioso para o cotidiano, em vez de ficar relegada às missas aos domingos e ocasiões festivas.

Para mim, o melhor horário para cumprir a Sagrada Meia Hora é de manhã cedo, logo que acordo (e acordando um pouco mais cedo, se necessário), porque é quando minha mente está mais calma. E foi numa dessas sessões que me deparei com a passagem que citei acima, e ao meditá-la tive uma revelação. Eu percebi o quanto que, desde que comecei a frequentar as Oficinas de Oração e Vida, sinto-me mais produtivo, porque me sinto mais calmo. Logo de manhã cedo, eu já desabafo minhas angústias e minhas preocupações, muitas vezes escrevendo-as em forma de oração, e isso se reflete na minha capacidade de me concentrar ao longo do dia. A oração também me ajuda a esquecer alguns problemas profissionais, a relevar conflitos com colegas, a esquecer arrependimentos.

Na passagem acima, subsititua “comer” e “beber” por “fazer”, “alcançar”, “cumprir”, e a mensagem torna-se mais clara. Ao buscar Deus, ao orar regularmente, ao exercer o bem, ao esquecer as mágoas, criamos uma estrutura de vida tal que outras coisas boas começam a acontecer conosco — e isso é Ele nos dando em acréscimo.


Não estou tentando evangelizar ninguém (apenas, caso o leitor seja católico, recomendo fortemente experimentar as Oficinas). Tente trocar a experiência da oração por outra, como uma simples meditação, ou uma leitura de algum livro inspirador e significativo, ou uma forma de trabalho voluntário. Meu ponto é: tão importante quanto conferir o calendário regularmente é saber cuidar da sua mente, saber resolver conflitos internos. Por mais que muitas vezes tenhamos a imagem de “máquinas de criar resultados” para nós, no fundo somos apenas humanos e queremos apenas viver melhor.