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Por um 2015 com foco

Deixem eu lhes contar um segredo, um defeito meu: eu adoro criar tarefas e odeio executá-las. Pior que isso, tendo a criar tarefas sem sentido, que se acumulam na minha lista de afazeres, e por vezes me sinto um robô clicando em botões, fazendo e lendo coisas que tomam tempo e sem ter ideia de por que eu comecei a ler aquilo em primeiro lugar.

Eu não sou muito de resoluções mágicas de ano novo, ainda mais quando são genéricas como “emagrecer” e “ganhar dinheiro”. Porém, acho que a virada do ano é uma época simbólica e propícia para reflexões, sendo uma época de feriados e recessos (principalmente no hemisfério sul). O ano de 2014 foi sem dúvida um ano misto; consolidei o meu relacionamento com minha namorada (estando com ela muito mais tempo que estive com qualquer outra menina) e tive uma grande conquista, que foi o meu mestrado, mas mesmo isso foi seguido de um período de incertezas quanto ao futuro profissional e sem renda nenhuma. Foi também um ano de muitas doenças e brigas na família. Por tudo isso, eu não posso negar que fico feliz que 2014 tenha ido embora.

Com o ano novo, é tempo então de rever objetivos e hábitos, principalmente aquele citado no início deste texto. Então, para começar, minha primeira prioridade é parar de criar tarefas desnecessárias. Em 2015, só vou dedicar tempo ao que realmente acrescenta para mim. Como diz o Prof. Cal Newport, o objetivo de um estudante de pós-graduação é fazer pesquisa de alta qualidade, e nada mais conta. Vou controlar meu tempo de ficar procurando livros e mais livros, pesquisando sobre linguagens de programação esotéricas, aprendendo tudo sobre algum programa de computador, e me dedicar às disciplinas e à minha pesquisa. É claro que um estudante de doutorado precisa também ter uma cabeça aberta e devanear um pouco, mas um tempo específico precisa ser criado para isso, e não tomar o dia todo.

Fora do doutorado, vou limitar o meu número de projetos. Se quero ler um livro e pesquisar mais sobre o assunto, mas tenho de levar o carro na oficina, procurar coisas para casa, comprar um presente de aniversário, não posso também assumir um projeto grande como começar um curso de idiomas ou trabalhar neste blog; é preciso fazer uma purga produtiva. E nada de ficar pesquisando apps à toa ou ficar zapeando à toa, sem objetivo.

Por último, vou tentar planejar mais minha agenda. Diz-se que uma tese (ou qualquer projeto grande) nunca é acabada, mas interrompida, e por isso não posso deixar isso ocupar todos os espaços da minha vida. Todo dia, antes de ir para casa, vou tentar criar um plano para o dia seguinte, limitando os tempos de execução, de maneira que eu me force a focar no que vai dar resultado, e ter tempo para minha vida pessoal. Eu sei, já é o terceiro link do Newport nesse texto de 500 palavras, mas a ideia de produtividade de agenda fixa me é muito atraente.

Acredito que só assim, com um mínimo de organização e o máximo de foco, é possível parar de pensar em metas e pensar em objetivos que são realizados naturalmente, fazendo-me ir melhor no meu doutorado e aproveitar melhor a minha vida pessoal.

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Um calendário para minha namorada

Aqui vai uma pequena dica de produtividade que comecei a testar recentemente e tem dado muitos bons resultados. Muitos programas de calendário, em especial o Google Calendar e o calendário do iCloud (o serviço que iPhones, iPads e Macs usam) permitem definir múltiplos calendários. Muitas pessoas recomendam então criar calendários baseado nas suas atividades, como um calendário para seus compromissos pessoais e outros para os de trabalho; a Bia Kunze inclusive recomendou isso num episódio recente (e excelente) do seu podcast.

Para mim isso não faz sentido. Eu tenho múltiplas áreas de responsabilidade, mas sou uma pessoa só. Se tenho uma consulta médica e uma reunião no mesmo horário, de que adianta marcar em dois calendários diferentes? Pode ser por eu não ter um “emprego” propriamente dito, mas não consigo me adaptar a esse raciocício. Durante uma semana eu tenho alguns compromissos, alguns são de família, outros são relacionados ao meu mestrado, outros são meus, mas tenho de atender a todos (caso contrário eles não estariam na minha agenda). Por isso, a ideia de múltiplos calendários nunca fez sentido. Até agora.

Recentemente passei por um quase problema. A minha namorada está envolvida em uma atividade profissional que envolve viagens a outra cidade em alguns dias específicos. Fui marcar com o meu orientador a data da minha defesa de mestrado, olhei no meu calendário e não havia nada no dia sugerido por ele; depois, porém, ao conversar com minha namorada, descobri que é um dia em que ela estará viajando. Como para mim é muito importante que ela esteja na minha defesa, existe uma falha na minha organização; se ela precisa estar presente em algum evento meu, eu preciso saber em que dias ela está livre, e não apenas eu. A tecnologia está dando uma informação falsa pra mim, e isto é inadmissível.

A solução foi definir um calendário para a minha namorada. Naturalmente que não marco todos os compromissos dela (isso seria assustador), mas marco os eventos importantes, como estas viagens. Nesses dias, embora eu esteja livre para os meus compromissos (consultas médicas, reuniões, levar o carro na oficina), não posso assumir compromissos que envolvam ela, como a dita defesa, ou festas, ou jantares. E é aí que o conceito de múltiplos calendários faz sentido.

Fantastical 2 multiple calendars

Viu? Os pontos em azul mostram o meu calendário (que é o padrão), e os em laranja os compromissos dela. Quando preciso marcar algo, tenho uma visão muito mais completa.

Um exemplo muito prático da tecnologia servindo a mim e não o contrário.

A propósito, o screenshot acima é do excelente Fantastical 2.

Simplifique sua vida: armários e gavetas

Esse é mais um texto da série “Simplifique sua vida”, na qual eu
narro minha jornada para eliminar o máximo possível de complicações,
seguindo as ideias do Simple Living Manifesto de Leo Babauta.

No último passo, falamos de simplificar nossos ambientes, limpando
principalmente nossas mesas, tirando distrações da nossa frente e
criando um ambiente mais limpo e propício ao trabalho.

Muitas das coisas que estavam ali foram parar nos seus armários e
gavetas, se você seguiu a minha sugestão de primariamente limpar as
superfícies visíveis. Estão num lugar acessível ainda, mas não
precisam ser acessados com frequência. Os seus armários então ficaram
mais cheios, principalmente se você já tinha bastante coisa guardada
neles. O próximo passo natural então é simplificá-los.

Na realidade estamos fazendo uma limpeza em dois passos. Primeiramente,
você fez o mais urgente, que é simplesmente tirar a tralha da sua vista;
isso deve ter facilitado o seu trabalho enormemente. Depois, com calma,
você precisa vasculhar o que sobrou e fazer uma seleção nesses itens,
precisa decidir o que fica guardado e onde. E para mim a regra mágica
que funciona é simples: se você acha que vai precisar, e não tem peso
legal, você não vai precisar
. Aquela camiseta de cor esquisita que
você acha que um dia, quando você comprar uma calça nova, vai cair bem?
Não vai. Aquela caixa com CDs de jogos de computador que você não joga
há dez anos mas continua guardando para o caso de uma vontade súbita de
matar a saudade? Você nunca vai jogar novamente. Aquele chaveiro feio
que você ganhou e tem pena de jogar fora para não magoar alguém? Essa
pessoa não precisa saber.

Documentos importantes, contratos, notas fiscais de itens caros, claro,
devem ser guardados.

Por que fazer isso? Simples: quando você precisar de algo realmente
importante, vai demorar mais tempo para encontrar. Encontrar aquele
sapato preferido no meio de um monte de tênis velhos demora. Encontrar
aquele livro que você relê quase todo ano no meio de muitos outros
que você sabe que nunca vai reler toma tempo. E, quando você gasta tempo
demais fazendo algo que não é sua prioridade, você está complicando
a sua vida, e nosso objetivo aqui é fazer o contrário.

Um outro aspecto importante é o que você pode fazer com todos esses
pertences. Pessoalmente, eu nunca jogo fora minhas roupas — eu dôo tudo.
Um casaco que está pequeno demais para mim pode aquecer alguém. Uma
camiseta de uma cor que eu não gosto pode fazer a alegria de outra
pessoa. E, infelizmente, roupas que eu não uso por estarem velhas podem
simplesmente ser a única opção de muita gente.

Uma etapa adicional de organização (e simplificação) é ter espaços bem
definidos para cada tipo de coisa (novamente, para minimizar o tempo de
procura). Quando você quiser aquele mouse antigo, deve saber qual a
gaveta onde está. Se quiser um livro da época de faculdade para
emprestar a alguém, deve saber em qual estante ele fica.

Esse é um passo que demorou um certo tempo para eu completar, mas devo
dizer que vale a pena. Na verdade, a nossa organização nunca vai ser
perfeita, por isso faça como eu e não se estresse: vá fazendo aos
poucos, quando não tiver nada mais importante para fazer.

Uma última dica: o Vida Organizada publicou um texto excelente com
regras básicas de organização, para você se inspirar e criar o próprio
sistema. Recomendo.

Em ação:

  • Percorra todas as suas coisas e dê um outro destino a tudo que não
    for absolutamente necessário
  • Faça uma lista das suas coisas que sobraram e dê destino certo:
    armários para roupas, uma gaveta para acessórios de informática,
    outra para documentos; um pedaço da estante para livros técnicos,
    outro para romances

Simplifique sua vida: ambientes

Esse é mais um texto da série “Simplifique sua vida”, na qual eu
narro minha jornada para eliminar o máximo possível de complicações,
seguindo as ideias do Simple Living Manifesto de Leo Babauta.

Limpar os ambientes tem dois efeitos, na minha experiência:

  1. Você questiona a necessidade de ter tanta coisa e se concentra em
    manter o essencial
  2. Você não se sente distraído com tanta poluição visual

Minha mesa aqui no laboratório onde faço mestrado era extremamente
bagunçada. Eu tinha pilhas de livros e papéis quase literalmente na
frente de mim. Hoje na minha mesa há:

  1. Um computador
  2. Uma pilha de papel para rascunho em cima de alguns poucos livros
    aleatórios
  3. Um porta-canetas
  4. Um violão em miniatura que ganhei da minha namorada

E devo dizer, a sensação de sentar numa mesa tão limpa é muito boa. Eu
posso trabalhar nas minhas simulações, ou escrever trechos da minha
dissertação, sem achar que tem um livro caindo em cima de mim.

Para simplificar nossa vida, é fundamental limpar nossos ambientes. Se
você se sente perdido no meio de tanta bagunça, e têm dificuldades para
encontrar espaço, é por que tem coisas demais. Você ter a coleção
inteira de livros de algum autor é muito bom, mas questione os custos
disso. Ter enfeites é bom, e melhora a qualidade do ambiente, mas
selecione alguns.

No meu quarto, há uma estante onde eu guardava (acredite) caixas de
cabos, teclados antigos, mouses etc. Chegava a ser cansativo acordar e
dar de cara com uma coleção de periféricos jogados numa prateleira. O que eu
fiz? Transferi essas coisas para um armário, que foi feito justamente
para guardar coisas aleatórias, e coloquei alguns livros naquele
ambiente (o que ajudou também a organizar um pouco minha prateleira
principal de livros).

A regra básica que funciona para mim é essa: superfícies abertas e
visíveis não foram feitas para armazenar seus pertences, a não ser que
eles tenham algum efeito decorativo
.

No seu excelente livro Workflow, Kourosh Dini fala em três
aspectos que um objeto deve ter:

  1. Estar disponível (i.e. existir)
  2. Estar acessível quando necessário
  3. Estar invisível quando desnecessário

Um livro em uma prateleira, em vez de em cima de uma mesa, pode estar
perfeitamente acessível, e ausente da nossa visão quando não precisamos
dele. Outro exemplo: as suas chaves num claviculário atrás da porta; não
está jogada em cima da mesa e está à disposição para quando vai precisar
dela, ao sair de casa. Esse é o ideal: alcançar estes três pilares de
organização. Tente aplicar esse conceito a todos os seus pertences.

Lembre-se: ter menos coisas materiais é muito bom. Ninguém vive na mesma
moradia por muito tempo, hoje em dia, então pense na hora de mudança.
Ter menos coisas também permite a você escolher morar num lugar
pequeno e com poucos armários.

Em ação

  1. Limpe suas mesas, prateleiras, estantes, enfim, todas as suas
    superfícies visíveis
  2. Se você tiver certeza de que precisa manter dos objetos que forem
    retirados, transfira-os para armários fechados, mas de forma
    organizada. Ponha papeis em caixas etiquetadas, dedique porções dos
    armários para coisas específicas, tenha uma gaveta para todos seus
    cabos/acessórios.

Eu não sou nenhum especialista em organização, estou justamente narando
a minha jornada para simplificar minha vida. Para dicas mais específicas
(e muito melhores), visite o blog Vida Organizada.