Resenha: A Arte de Fazer Acontecer

Se eu fizer uma lista dos 5 livros mais importantes que já li, eu teria
um bocado de trabalho escolhendo 4 deles. A Arte de Fazer Acontecer,
de David Allen, teria de estar lá.

Eu li esse livro na edição portuguesa (lançada com o título de Fazer
Bem as Coisas, na época em que eu morava em Portgual, mas linkei
para a edição brasileira para o leitor ter mais fácil acesso e porque
acredito que a mensagem é independente da linguagem.

O livro de David Allen é conhecido no mundo todo por ter introduzido o
método GTD, ou Getting Things Done (por isso é fácil ver a obra ser
chamada de GTD book ou algo assim), provavelmente o mais famoso método
de produtividade pessoal. Este não é um post sobre GTD, e sim sobre
o livro, mas vou tentar introduzir o leitor no assunto.

A filosofia GTD

Allen começa o livro introduzindo o leitor ao conceito fundamental do
método: a nossa mente é feita para executar tarefas, e não para
guardar informação, e precisamos gerenciá-la para garantir isso.

Para o autor, o gerenciamento do tempo não existe, pois todos temos 24
horas por dia. Não podemos fazer 5 minutos durarem mais que isso.
Podemos, sim, controlar a nossa atenção, o nosso foco, as nossas
prioridades.

Nossas vidas contêm muitas áreas de interesse. Se você está sentado para
escrever um relatório pensando nas compras de Natal, você está perdendo
tempo. Você não está terminando seu relatório e nem comprando os
presentes. A preocupação está consumindo sua energia.

Ao longo da primeira parte, o autor escreve a toda hora sobre a
importância de ter a “mente como água”, de “gerenciar a informação”, de
ter a “mente sob controle”. Seu estilo é bastante claro, direto, e sua
ênfase nos pontos cruciais ajuda a guiar o leitor. Allen também
demonstra gosto por citações motivacionais que pouco acrescentam à
mensagem do livro, mas servem como ilustração (com algumas exceções de
mensagens realmente boas, como a frase de Horácio “Governe a sua mente
ou ela o governará” ou o provérbio grego “O início é a metade de todas
as ações”).

A mente é ruim para armazenar e acessar informação; o autor inclusive
usa um exemplo interessante. Se a sua mente tratasse informação de
maneira verdadeiramente inteligente, você automaticamente lembraria de
tudo que tem de comprar cada vez que entrasse numa loja. Ou então pense
no seguinte (exemplo meu): já notou o esforço que você tem de fazer para
lembrar do nome de um livro? A sua mente não propicia um mecanismo de
acesso. Numa analogia muito interessante, Allen compara o cérebro à
memória RAM: de curta capacidade, ótimo para memórias recentes e
aleatórias. Seu cérebro não é um disco rígido (ou um SSD, num exemplo
mais atual).

O grande problema é que, quando você usa a mente para isso (armazenar
informação), você tende a ter a necessidade de executar suas tarefas no
momento em que elas chegam à sua cabeça. Você está concentrado em algum
projeto quando um colega chega e pede um documento. Você pára tudo que
está fazendo e busca o documento. Quando volta ao projeto, já perdeu
toda a linha de raciocínio. E esse tipo de situação ocorre dezenas de
vezes por dia.

Você precisa de um sistema.

O método GTD

Depois de explicar e ilustrar os conceitos fundamentais (controle,
gerenciamento de informação, ansiedade, preocupações), Allen expõe o seu
método. É a sua solução ao problema do gerenciamento da mente.
Basicamente, o princípio é separar a ação da organização.

Quando você está fazendo algo, seja relacionado ao seu trabalho (como
preparar uma apresentação) ou à sua vida pessoal (como montar um
armário), você se concentra nisso. Quando chega uma interrupção, você
não pára e parte para outra atividade. Você anota a pendência numa
caixa de entrada e continua o seu trabalho.

Ao longo de um dia, você vai acumular muitas pendências – resultados de
interrupções, lembranças que vieram à sua mente, emails, pedidos do
chefe, telefonemas. Então, periodicamente (sem interromper seu
trabalho), você separa um tempo para organizar essa informação. Eventos
com horas marcadas vão para o calendário. Ideias e tarefas que não podem
ser realizadas agora vão para uma lista apropriada (por exemplo, você
mantém uma lista dos idiomas que quer aprender). E coisas mais imediatas
são divididas em subtarefas, com ênfase na próxima ação que você tem
de executar. “Comprar um presente” é algo bastante genérico; “pesquisar
o preço daquele livro” é algo mais simples e que pode ser feito em
poucos minutos, e que ajuda na tarefa da compra do livro.

Quando você estabele uma rotina de organização (por exemplo, todo dia,
após o trabalho, você organiza todas as suas pendências), você cria um
sistema de confiança. No exemplo anterior, ao receber o pedido de um
documento do seu colega, você não pára para procurar o documento; você
toma 5 segundos para simplesmente anotar esse pedido. Na sua revisão,
você adiciona esse pedido à lista de tarefas. Na próxima ocasião em que
você estiver concentrado nas suas tarefas, esse pedido acabará sendo
executado.

A lista de próximas ações ajuda também a livrar a mente da tarefa de
decidir. No seu horário de trabalho, você se dedica simplesmente a
fazer; você não perde tempo pensando o que deveria fazer porque está
tudo numa lista que você está seguindo. Lembre-se: você não deve gastar
seu tempo e sua concentração se organizando. Você deve separar um
pequeno tempo para manter o seu sistema, de maneira a usar a maior parte
do seu dia para produzir.

Como falei, não quero descrever o sistema GTD em detalhes porque isso
seria prestar um desserviço ao livro. Meu objetivo é incentivar o leitor
a lê-lo. O que posso adiantar é que o método descreve muitos outros
aspectos, por exemplo:

• Como organizar seus projetos (e a definição de projeto do autor é
  muito interessante)
• Como gerenciar tarefas que precisam ser delegadas a outros
• Como separar tarefas imediatas (“Ligar e marcar revisão do carro”) e
  futuras (“aprender francês”)

Outro ponto muito positivo de A Arte de Fazer Acontecer é que ele
salienta o tempo todo que não existe a ferramenta universal para aplicar
o método; cada pessoa deve achar a que melhor se adapta ao seu estilo.
Você pode manter as suas listas num caderno simples ou num aplicativo
altamente sofisticado; pouco importa. E não vou nem dizer qual sistema
eu uso nesse texto para me manter fiel a essa postura do livro. Num
futuro post talvez eu explique o meu sistema.

O autor é bastante didático, abusa de exemplos (e a sua alternância
entre casos profissionais e pessoais ajuda muito) e usa muitos diagramas
explicativos. Não é difícil entender porque esse livro se tornou um
sucesso.

Como esse livro me ajudou

Eu tenho uma atividade “profissional” principal, que é meu mestrado em
engenharia. Tenho projetos pessoais: esse blog, um romance que estou
escrevendo (!), coisas que quero aprender. E tenho tarefas regulares:
comprar presentes, gerenciar minhas finanças, cuidar do carro. Tarefas
mundanas mas que precisam ser feitas.

Eu não vivo para isso, e acredito que ninguém o faça. As melhores coisas
da vida são os momentos em que estamos em companhia das pessoas
importantes ou em que estamos fazendo coisas que nos dão prazer:
caminhando na praia, lendo um bom livro, rindo de um filme.

Ser organizado, e ter um sistema como o GTD como guia, permite-me
aproveitar esses momentos. Durante a semana, eu sigo a minha lista de
tarefas e avanço nos meus projetos, e, a cada dia, eu tomo um tempo para
me organizar. “Tudo bem, hoje terminei o relatório; o que preciso fazer
amanhã?”. “Sempre quis começar um blog; vou dedicar um tempo essa semana
para pesquisar opções de hospedagem”. “Meus exames chegaram; deixe eu
anotar o telefone do médico para marcar o retorno.”. A ênfase do livro
de anotar tudo mudou completamente meus conceitos de organização.

Eu posso passar o fim de semana todo fazendo o que gosto porque sei que,
quando a segunda-chegar, a minha lista de próximas ações vai estar
atualizada, meu calendário vai estar configurado e meus projetos vão
estar encaminhados. O meu sistema de confiança está funcional. Todas as
minhas pendências estão em algum lugar, livrando a minha mente.

E isso é a melhor parte de ser produtivo.