trello – FabioFortkamp.com

Nesse ano de 2021, eu quero me divertir mais, e isso significa escrever mais – principalmente para FabioFortkamp.com, que é a minha principal expressão criativa. No meu intuito de mostrar meu trabalho, eu planejei um post sobre como eu uso o Trello, a minha ferramenta de gerenciamento de projetos.

Porém, lendo o post onde eu descrevi em detalhes o meu sistema de filas de projetos, surpreendi-me em como tudo que escrevi lá ainda vale, e por isso recomendo a sua leitura para entender bem. Só fiz algumas adaptações de lá para cá.

Minhas listas atuais

O cerne do meu sistema de produtividade são dois canais de atenção: em um dado dia, eu tenho dois projetos principais em andamento, geralmente trabalhando em um de manhã e outro de tarde. Estas e todas as listas mostradas aqui estão em um quadro chamado Dashboard; se o leitor não consegue identificar, a imagem de fundo é uma mesa de controle de som.

Início do ano: tempo de preparar trabalhos e exercícios

Nesse início de ano, estou trabalhando um pouco em vários projetos ao mesmo tempo, por isso todos tem a etiqueta verde de “ativo”. Mas a ideia, baseada no exemplo acima, seria trabalhar todo dia na aula 6 de Refrigeração (REF0001) e na lista 2 de Máquinas Térmicas I (ST2MTE1); quando acabar o primeiro projeto, eu passo para o projetos das aulas 14 e 15 de Transferência de Calor e Massa I (TCM1001); quando acabar o segundo, eu passo para a planilha de avaliação dos seminários de REF0001, e assim por diante.

Obviamente que eu tenho mais projetos em paralelo:

Reparem que todo projeto começa com um verbo

Sim, eu mistura inglês com português; minha cabeça é caótica assim. A lista de Other projects, sinceramente, contém tudo que quero avançar mas que resisto a colocar como prioridade dos canais de atenção. São projetos do tipo “Comprar”, “Pesquisar”, “Testar”. No dia a dia, às vezes tenho alguns minutos disponíveis e pouca energia para trabalhar em aulas, então posso trabalhar nesses projetos (em um futuro post, vou detalhar como isso vai parar no Todoist).

Eu tenho também uma lista com coisas que só posso fazer no meu escritório na Universidade, usando materiais que estão lá.

A lista FabioFortkamp.com contém cartões com ideias de posts. Cada cartão contém tarefas de criar um mapa mental, escrever um rascunho, editar, publicar.

Isso é dizer o óbvio, mas eu sou bem nerd; tenho uma lista de projetos de leituras, que incluem tarefas para processar as notas que vou tomando e publicar textos aqui no blog.

Exemplo de cartão no Trello com projeto de leitura

Projetos que não podem andar por algum motivo ficam na lista On Hold:

Eu não crio todos esses cartões do zero, mas tenho uma lista de templates; repare na imagem acima o pequeno ícone que, quando selecionado, me permite escolher um cartão da lista abaixo. Essa lista é apenas organizacional; qualquer cartão do Trello pode ser transformado em template, e, na lista de templates, eu preciso transformar cada cartão em um modelo.

Por último, eu mantenho uma lista de projetos concluídos. O que significa o emoji? Foi uma dica do Vlad Campos. Crie uma lista que tenha esse emoji, arraste um cartão para ela e veja o que acontece.

Criando sistemas duráveis

Foi uma surpresa para mim o quanto uso o mesmo sistema há mais de 3 anos. Acho que o motivo disso é que esse sistema foi estudado; usa as bases do livro do GTD com outras dicas roubadas de outros sites e blogs.

Trocar de ferramenta é muito legal, e eu mesmo estava pensando em estudar alternativas para o Trello apenas pela novidade. Depois de ver o quão bem funciona, vou me dedicar a aprimorar o meu uso do Trello cada vez mais.

Em um link recente, comentei a ideia de que “um sistema de produtividade simples não é suficiente”. Apesar de eu já ter tentado, a ideia de começar cada dia selecionando 3 Tarefas Mais Importantes e ignorando todo o resto simplesmente não funciona. Eu conheço o meu modo de trabalhar e sei que preciso de uma maneira de visualizar tudo que tenho para fazer, desde projetos pequenos e mundanos aos maiores e mais importantes.

No último post dessa série em que discuto gerenciamento de tempo, falei de três conceitos básicos: projeto, sessão de trabalho e tarefas. Também falei que a noção fundamental é a de projeto, por representar um resultado que você quer alcançar. “Comprar um presente de aniversário” é um projeto, assim como “Terminar primeiro rascunho do paper X”, “Criar apresentação para reunião importante na data Y” e “Planejar viagem Z”.

A minha principal ferramenta para gerenciar projetos é o Trello. A minha escolha por esse aplicativo foi bem orgânica; eu e meu co-orientador Jaime estávamos discutindo opções para gerenciar o nosso grupo de pesquisa e resolvemos testar o Trello, do qual ambos tínhamos ouvido falar. Para minimizar o uso de aplicativos, resolvi começar a usá-lo para meus projetos pessoais, e me surpreendi positivamente com o quanto ele ajuda na minha produtividade.

O problema de gerenciamento de projetos

Repare que estou usando o termo Gerenciamento de Projetos de forma bem solta, sem muita relação com o campo acadêmico, tema de MBAs e afins. Por “gerenciar projetos” eu quero dizer simplesmente visualizar o que preciso fazer no curto prazo (escala de alguns meses). Para cada projeto, quero saber o que é preciso fazer, qual o seu prazo e onde estão armazenados as informações e os arquivos importantes.

Estrutura básica do meu sistema no Trello

O Trello é um sistema composto de 3 módulos básicos: quadros, listas e cartões. Quando comecei a pesquisar dicas de como usar o Trello para gerenciar projetos e tarefas, notei que existem maneiras muito diferentes de combinar essas três estruturas. O que vou descrever a seguir é a minha maneira, a que mais faz sentido para mim:

no meu sistema, quadros são macro-áreas;
dentro de cada quadro, cada cartão representa um projeto;
as listas são grupos de projetos.

Quadros

Os quadros (boards) são a principal maneira de visualizar informação no Trello. Geralmente, quando você está no aplicativo web, está vendo um dos seus quadros. O meu quadro principal se chama Dashboard, nome (e conceito) roubados de Creating Flow with OmniFocus (2. ed), de Kourosh Dini:

Meu quadro Dashboad no Trello

Como falei, cada cartão (os pequenos retângulos brancos que o leitor vê na figura) representa um único projeto, e os cartões estão separados em listas. Explicarei o sistema de Channels em outro posts, mas o leitor pode apenas entender que são grupos de projetos. Tenho o costume de colocar etiquetas (labels) nos projetos da Dashboard como um sistema binário: verde significa que o projeto está ativo (i.e. estou trabalhando cotidianamente nele), vermelho que ele está suspenso por enquanto.

O simples ato de abrir o quadro e ver essas listas já me dá uma visão panorâmica das minhas responsabilidades profissionais e pessoais. Repare na diversidade típica de projetos: um paper a ser escrito, livros a serem lidos e analisados, exames médicos a serem feitos, preparativos para um potencial Doutorado Sanduíche que vou realizar em 2017.

Cartões no Trello

Cada cartão no Trello pode ser ser aberto, exibindo mais informações. Como exemplo, o cartão do meu projeto de ler Deep Work, de Cal Newport, é assim:

Um exemplo de cartão de projeto no Trello

No campo de descrição do cartão, gosto de colocar informações que me ajudam a me orientar, totalmente inspirados em um Webinário da Thais Godinho sobre Planejamento de Projetos segundo o GTD. Logo abaixo existe uma checklist de tudo que preciso fazer para cumprir o resultado esperado do projeto. Na parte da direita existem alguns botões, como um labels para inserir a etiqueta verde, um para configurar um prazo (due date), entre outros.

Outros exemplos de quadros, listas e cartões

Como um outro exemplo de quadro, recentemente comecei a organizar melhor meus projetos para esse blog:

Meu quadro FabioFortkamp.com no Trello

Aqui a estrutura está um pouco mais solta. Tenho uma lista de projetos específicos (como um para implementar algumas ideias desse livro que comprei há muito tempo) e uma lista de miscelânia: um cartão para ideias de posts que tenho, outro como uma lista de coisas a fazer periodicamente (como ler os blos que sigo, compartilhar meus posts no Twitter etc.).

Tenho também um quadro para o nosso grupo de pesquisa, que não vou compartilhar. Mas a estrutura é parecida, embora mais complexa. Como sou o principal “gerente” desse quadro, tento manter a relação de um cartão por projeto. Temos listas de papers em preparação, listas de projetos específicos para cada membro do grupo e uma lista de log com os projetos já completados.

Meta-projetos

Um pequeno truque que se tornou essencial é “linkar” projetos. Cada quadro e cada cartão possuem um link único que pode ser aberto no navegador. Na minha Dashboard o leitor reparou que existe um cartão sobre um paper que estou escrevendo. Esse cartão contém apenas um link para o cartão principal, dentro do quadro do nosso grupo de pesquisa:

Um exemplo de cartão com link no Trello

Isso me permite, quando estou trabalhando na Dashboard, visualizar compromissos profissionais e pessoais. Além disso, este quadro é privado, enquanto que o quadro do nosso grupo de pesquisa têm meus colegas como “membros”. Assim, o cartão principal do paper (seguindo a mesma estrutura do cartão de Deep Work que apresentei antes) pode ser visualizado pelos meus colegas, mas eu gerencio esse projeto através do meu quadro privado.

Experimentando o Trello

O Trello é grátis nos seus recursos básicos (como todos esses que descrevi). Se o leitor quiser experimentar, peço que usem esse link, para que eu ganhe um mês da versão profissional (e o aplicativo continua sendo de graça para vocês). E peço também que deixem dúvidas nos comentários, pois pretendo abordar mais o uso desse aplicativo em posts futuros.