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Forçando-me a seguir objetivos com Todoist

Eu falei recentemente que nesse mês eu tenho tentado ser mais intencional com meus objetivos para tentar vencer o estresse. Quero ter noção clara de que estou avançando no que quero avançar.

Em junho, eu me coloquei três objetivos:

  1. Submeter um paper que estava pendente da minha tese e vem sendo trabalhado há mais de um ano – para manter pelo menos a taxa de artigo publicado por ano (é muito pouco, mas é o mínimo, e vem sendo cumprido desde a minha defesa)
  2. Finalizar uma seção de um curso de Machine Learning da Udemy que tenho feito – porque esse é o assunto que mais me anima intelectualmente, e onde eu acho que pode estar a minha próxima fronteira de pesquisa (não são muitos engenheiros mecânicos falando disso)
  3. Finalizar os estudos e documentos para um Concurso para Professor Efetivo

E isso é além das minhas atividades rotineiras de professor (preparar aulas, corrigir trabalhos, planejar atividades, atender alunos etc).

Para me forçar a seguir esses objetivos, nada como as boas e velhas tarefas recorrentes no Todoist:

Não estranham a mistura de inglês com português

Eu tenho uma tarefa de aula para fazer – e isso é inadiável. Mas eu preciso escrever e pesquisar materiais para o Projeto Acadêmico para o Concurso, e preciso assistir um vídeo do curso. Mas eu “preciso” mesmo fazer essas duas coisas? Não – se eu não fizer, o mundo não vai acabar, e por isso elas não deveriam estar na minha lista de tarefas de hoje segundo o GTD, pois há o risco de eu me sobrecarregar.

Eu sei que não se deve fazer, mas eu prefiro me forçar, estimular-me a encarar essas tarefas prioritárias, e constantemente refletir – se não der tempo, paciência; eu marco as tarefas de aulas com as etiquetas de cada aula para saber o que é crítico.

Resultado? No dia 8 desse mês já cumpri dois dos objetivos acima, e posso me concentrar no concurso, sabendo que já avancei em objetivos de curto e médio prazo. Agora é evitar de querer colocar mais e mais objetivos no meu Todoist…

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Meu setup no Todoist: tarefas que podem ser feitas apenas com um iPhone

O que fazer nos 20 minutos até a aula começar?

Quando eu não tinha filho e trabalhava fora de casa, parecia que eu tinha todo o tempo do mundo. Agora, o maior segredo de produtividade que eu posso dar para recém-pais é ficar realmente bom em aproveitar pequenos espaços de tempo. Pode ser bastante difícil achar blocos de tempo de 2 horas para trabalho profundo.

Assim, eu tenho widgets do Todoist no meu iPhone que me mostram exatamente isso: coisas que eu posso fazer apenas com um iPhone, aproveitando uma janela aqui e outra ali:

No meu Todoist, eu tenho um “projeto” (na verdade uma lista) de Communications, onde eu ponho tarefas de mandar mensagens, emails e ligações. Tenho uma lista para tarefas do próprio iPhone, como explorar algum app. Tenho uma lista de Brainstorming, que posso fazer no iPhone pois tenho o MindNode instalado. Tenho uma lista de Reading, onde marco os livros digitais com uma etiqueta @Kindle. Tenho listas que chamo de Any-Device, geralmente pesquisas em geral que podem ser feitas em qualquer dispositivo.

O widget no topo mostra um filtro iPhone, que puxa tarefas desses lugares:

O caracter de * significa “qualquer caracter”; eu uso emoji nos meus nomes de projetos, e para não precisar copiar os emojis para esse filtro eu simplesmente coloco um asterisco. Assim, o filtro vai incluir todos os projetos (simbolizados por #) que começam com “iPhone”, OU (simbolizado por |) que começam com “Comm”, e assim por diante

O widget de baixo na outra imagem é simplesmente o meu projeto de leitura, como um estímulo ao meu Ano de Ler e Escrever.

Esses widgets são também usados em filas de espera, e é o meu pequeno segredo de produtividade.

O que a leitora achou dessa dica?

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Meu setup no Todoist: lista de estudos

Na sua teoria de fluxo, Mihaly Csikszentmihalyi fala que um dos fatores que fazem as pessoas encontrarem prazer no seu trabalho (sem se tornar workaholic) é adicionar variedade: você nunca fica entediado, ao mesmo tempo em que não têm uma atividade âncora na qual pode ficar viciado e não querer/conseguir fazer mais nada.

Ontem, falei de como ordeno minhas tarefas no Todoist para colocar as mais antigas no topo da lista. Aqui está a minha lista de tópicos a estudar, tanto para me preparar para concursos quanto para reforçar assuntos que preciso passar aos alunos:

A prioridade hoje parece resolver exercícios de Mecânica dos Fluidos – e repare como eu coloco etiquetas de assuntos (com cores diferentes) para identificar qual é o tópico da vez, e também para garantir a variedade de que falei: há tarefas de ler, e tarefas de resolver exercícios; há tarefas de várias áreas diferentes, que referenciam livros diferentes. Todo dia, quanto sento para estudar, há um desafio novo. Como professor de 5 disciplinas diferentes, isso me ajuda a ver conexões entre os tópicos.

Após resolver os dois exercícios no topo da lista, e tentando ser o mais específico na hora de resolver, imaginando como explicaria isso para algum aluno, eu decidi que está na hora de passar para uma próxima seção; então adiciono uma nova tarefa nessa lista – mas, por causa da ordenação, a nova tarefa foi para a parte de baixo deste projeto:

Assim, na próxima vez em que for estudar, vou descansar a cabeça de Mecânica dos Fluidos e me dedicar um pouco à Transferência de Calor. Na vez seguinte, vou estudar Termodinâmica. Eu nunca estou entediado e nunca hiper-especializado em um assunto apenas; quando chegar a vez de fazer algum concurso, eu não vou estar muito adiantado em um tópico e completamente atrasado em outro.

Eu roubei essa ideia em partes dos ótimos textos da Thais Godinho sobre ciclos de estudos. Espero que isso ajude a leitora a encontrar mais motivação e prazer ao estudar.

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Meu setup no Todoist: tarefas a fazer em um iPad

Não é deja vu: eu já escrevi sobre trabalhar com um iPad, incluindo quais apps uso, que tipo de tarefas dá para fazer, quais acessórios carrego comigo. Mas naquele texto eu prometi uma continuação falando do meu setup no Todoist: como sei no que trabalhar no iPad? Com um ano de atraso, aqui vai.

Vou tentar documentar uma sessão típica de trabalho. Neste mês de janeiro, estou tentando avançar em projetos profissionais importantes, sem estresse, nas minhas férias. Para evitar sobrecarga, eu foco em dois grandes projetos por dia: de manhã, estudar tópicos variados para concursos (e também para sempre me aprimorar), e de tarde em papers a serem publicados. Hoje à tarde, então, eu abri meu Todoist e abri minha etiqueta de Channel2, que é como chamo os meus projetos vespertinos:

Eu ordeno as tarefas com as mais antigas no topo, para evitar apenas fazer o mais urgente e esquecer tarefas que criei lá atrás. Após notar que realmente não há nada urgente, eu percebo que é preciso ler um artigo, e que esta tarefa está categorizada a ser feita no meu iPad Air. Eu sigo totalmente o conselho da Thais Godinho de usar o recurso de “projetos” do Todoist como na verdade “listas” genéricas. Os meus projetos são gerenciados no Trello.

Então, mãos à obra:

Eu leio, com toda a atenção, enquanto uma música de foco do Headspace fica tocando. Após ler o bendito artigo, tomar notas, refletir, sublinhar algumas passagens, eu decido que minha leitura está completa. Essas notas, porém, precisam ser processadas, isto é, virar notas no meu Zettelkasten e referências no artigo que estou escrevendo. No Todoist, eu crio uma nova tarefa a ser feita outra hora, mas em outro contexto:

Mas, se eu tenho tempo sobrando, ainda estou disposto a trabalhar, o que mais é possível fazer no iPad? Para aproveitar o contexto em que estou, eu tenho um filtro no Todoist onde listo tudo que é possível fazer no iPad:

Deixem nos comentários se querem saber como funciona esse filtro

Ok, parece que é hora de ler mais um outro documento, então vamos lá:

Dessa maneira, se meu computador está desligado, ou se estou em outro lugar que não o meu escritório, sempre há algo significativo a fazer com a ferramenta que tenho em mãos.

Querem ver mais posts sobre Todoist?

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Como preparo listas de exercícios

Ontem eu escrevi sobre como tenho continuamente melhorar no que eu faço. Uma parte essencial de ser um bom professor é dar boas oportunidades para os alunos praticarem o que aprendem na aula; em Engenharia, isso significa Listas de Exercícios.

Final de semana, estou quase lá

Na semana passada, ao revisar a quantidade enorme de trabalhos a corrigir e listas de exercícios a desenvolver, além da recorrência semanal de preparar aulas, eu decidi que a maneira mais efetiva de dar conta é simplesmente fazer um pouco a cada dia. Acima, o Todoist me lembra das pequenas tarefas a cumprir hoje: um capítulo a estudar, exercícios a preparar, uma aula a revisar. Este esquema deve se repetir todo dia deste mês, que está bem mais cheio que o normal, então só me resta respirar fundo e viver um dia cheio após o outro, sem abandonar as brincadeiras com meu filho, os filmes com minha esposa, as corridas, a meditação, a corrida (a prática musical de teclado tem sim ficado de lado).

Quando eu de fato vou trabalhar em cada lista, eu abro os livros da Bibliografia indicada e vou selecionando os exercícios que me chamam a atenção e que estão de acordo com os objetivos de cada curso. Muitas vezes eu modifico os enunciados para encorajar análises mais interessantes.

Para de fato escrever as listas, eu uso LaTeX, e um esquema que acho que tem sido efetivo é adicionar as respostas diretamente no arquivo, para os alunos verificarem os seus desenvolvimentos. Eu adoraria providenciar um Manual de Soluções completo para cada lista, mas as tarefas diárias acima não me permitem abraçar a responsabilidade adicional de digitar todas as soluções. Eu salvo as resoluções, tiradas dos manuais oficiais ou mesmo criadas por mim, para o caso dos alunos virem tirar dúvidas de algum item.

Este tem sido um grande melhoramento em relação ao semestre passado, quando eu admito que faltaram oportunidades para praticar. Essa rotina diária de estar envolvido com exercícios e trabalhos me faz ficar mais conectado com a rotina de estudo dos alunos e com a própria preparação de aulas.

Professores que lêem este blog, ou mesmo alunos meus: alguma sugestão de como melhorar esse processo?

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Como eu aproveito dias ruins

Sendo pai de um bebê, o meu dia começa de maneira perfeita quando eu consigo tomar café da manhã com calma, arrumar-me e planejar meu dia antes de ele acordar, para então poder me dedicar totalmente a ele. Hoje não foi um dia perfeito.

O problema de não ter esse tempo para mim é que tudo vai se deslocando muito na escala do tempo para mais tarde, comprimindo o tempo útil disponível. Eu não consigo ser multi-tarefa enquanto sou o responsável por vigiar um ser humano ativo e que ainda não tem medo de trancar o dedo nas gavetas, então só consigo começar a trabalhar quando existe outro adulto por perto que assuma a vigia.

Um corolário do meu transtorno de ansiedade é enxergar o desastre em todo. Já que o dia começou “errado”, então tudo vai dar errado, e não vou conseguir fazer nada de útil. Isso é natural de se pensar, mas não é lógico; em vez de correr para otimizar o tempo restante, eu fico paralisado por um atraso pequeno que de repente consome todo o tempo restante!

É nessas horas que o meu caderno me salva. Sempre é possível pensar: “o dia começou meio tumultuado, eu tenho algumas tarefas mundanas para resolver, como tornar hoje um dia de sucesso?”. Cada página de registro diário começa com uma lista de 3 MIT (Most Important Tasks).

Hoje eu tinha de preparar comidas, caso contrário ninguém aqui em casa teria o que comer; queria ligar para minha Vó pelo aniversário dela; e deveria trabalhar nas minhas aulas e materiais para o semestre que vai recomeçar.

Como diz a Thais Godinho, às vezes a maneira de avançar nos projetos é aproveitar as deixas das tarefas com prazo e trabalhar no mesmo contexto. Se eu tenho que “preparar comidas”, então vou entrar na mentalidade de “Abastecer geladeira e casa” (que foi exatamente o que escrevi no caderno), e aproveitar para revisar a despensa e fazer compras de mercado online. Se eu tinha que ligar para minha vó, vou limpar a minha lista de “tarefas de Comunicações” no Todoist:

(E de fato, ao final do dia eu cumpri todos esses itens).

Para finalizar o dia, estando mais tranquilo que muita coisa de relevante foi resolvida, finalizei uma lista de exercícios, e já coloquei tudo no Moodle.

Um dia que era para ser ruim se tornou cheio de coisas significativas. No meio de tudo isso dei almoço (recém-preparado) para o meu filho, corri com ele pela casa, fiz um pouco de exercício físico, orei, e ainda deu tempo de escrever esse post.

Sério, povo: manter um caderno para anotar tarefas, ter um sistema de contextos organizado, estudar métodos de produtividade – tudo isso vale a pena, eu prometo.

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Meu estilo de preparar e dar aulas

Falei no post anterior sobre como venho moldando minha rotina para preparar aulas, então pensei que seria interessante compartilhar exatamente como eu preparo e dou aulas.

Sei que soa ridículo alguém que começou a fazer isso há apenas um mês já estabelecer o seu “manual”, mas enfim, é tempo de quarentena e esse é o tempo que eu tenho para pensar em como eu faço as coisas.

Escolhendo no que trabalhar com Todoist

Com o meu alto volume de aulas (17 créditos), eu sempre sei que preciso estar trabalhando na preparação de aulas, mas como vou determinar qual disciplina eu vou preparar hoje?

Já falei aqui do meu sistema de canais de atenção, uma maneira de ter três projetos importantes entre os quais vou alternando meu foco (e, escrevendo isso, percebo preciso atualizar aquele post). Um desses projetos é concluir o semestre de aulas na Udesc, mas isso implica várias tarefas diferentes. No Todoist, tenho uma etiqueta para esse canal, e mais etiquetas adicionais para cada disciplina; se acabo uma tarefa da disciplina, muitas vezes já engato em ações da mesma área:

Captura de tela do Todoist, mostrando meu filtro "Channel 2" com todas as tarefas de preparar aulas
Assustado com o número de assuntos diferentes?

Todo dia, o Todoist me mostra as ações mais urgentes. Quando meu bebê está sendo bem cuidado pela mãe maravilhosa dele (ou, antes da quarentena, quando eu estava na minha sala na Udesc), eu sento para trabalhar, ligo o Deezer:

Captura de tela do Deezer, mostrando que ele me recomenda apenas playlists de música clássica e ambiente
Sim, Deezer, sua Inteligência Artificial conseguiu aprender os meus gostos

…e vou completando as tarefas da disciplina que é prioridade nesse momento.

Aulas analógicas…

Para mim, preparar aulas é um processo essencialmente analógico. Minha mesa de jantar fica tomada por livros, folhas de anotações, artigos impressos. Meu laptop está do lado com uma música e eventualmente com algum material de consulta, mas é na caneta que as ideias saem da minha cabeça.

Aos meus colegas engenheiros: saudades das aulas de Transferência de Calor?

Não só preparar, mas dar aulas também é um processo analógico. Minha aulas são praticamente todas em giz; é assim que eu lembro das melhores aulas que tive (mesmo durante o Mestrado e Doutorado), e é assim que são muitas das aulas que já assisti do MIT. Fora que, como descobri muito rápido, existe uma satisfação imensa em debulhar suas ideias em giz:

Naturalmente, esse tempo de quarentena muda tudo, e na Udesc estamos nos preparando para dar um grande número de aulas online. Nos meus primeiros testes preparando aulas para serem transmitidas pela internet, percebi que ainda é mais eficiente primeiro preparar aulas no papel, e depois passar para formatos digitais.

… com slides para complementar, com uma identidade visual fixa

Apesar do que acabei de escrever, ainda uso slides para complementar as aulas (mesmo as presenciais), apresentando fotos de componentes, gráficos mais complexos, resultados de artigos científicos. Posso estar muito enganado, mas acho que alcanço um bom balanço.

Para prepará-los, eu uso o Keynote da Apple. É mais leve que Powerpoint, tem estilos muito bonitos, e as animações são fáceis de configurar. Os textos do Teddy Svoronos tem me ajudado a pensar em como usar a tecnologia para dar aulas de maneira eficiente.

Falando em slides e no Keynote, algo que me ajuda meu cérebro a trocar de contexto cada vez que tenho de trabalhar em uma das minhas 5 disciplinas é criar uma identidade visual, com um tema do Keynote fixo para cada disciplina:

Automatizando o que precisa ser feito no computador

Quando de fato uso o computador, realizo várias tarefas: editar os slides de que falei acima, consultar arquivos em PDFs de livros e artigos, fazer cálculos e gráficos.

Para automatizar tudo isso, e para me ajudar a trocar de contexto, tenho usado o Bunch do Brett Terpstra. Esse é um aplicativo que fica na minha barra de menus:

A leitora consegue adivinhar qual código corresponde a qual disciplina na galeria de slides acima?

Quando eu seleciono um desses tópicos, acontecem várias coisas:

  • As janelas abertas de fecham para deixar um estado limpo no meu computador
  • O Finder abre na pasta da disciplina correspondente, de onde acesso os materiais complementares
  • O MindNode abre no mapa mental correspondente
  • O iTerm2 abre na pasta da disciplina, e ativa um ambiente Conda onde posso usar o CoolProp (para calcular propriedades termodinâmicas)
  • Para algumas disciplinas, já abro PDFs frequentemente acessados.

O Bunch requer certa experiência em programação para poder ser configurado; você cria arquivos com instruções para cada “projeto” do Bunch. A título de referência, aqui vai um desses arquivos que uso, com algumas informações mais sensíveis removidas:

# Comments start with a hash symbol, blank lines are ignored
# Use @@ to hide all visible apps. Usually used at the top of the file
# before launching the rest of the bunch
@@
# Include a line starting with a dash to open specific
# files in the app
# If the first file listed is "XX", all open windows
# for the app will be closed first
# Please check which is your MindNode folder and replace below
# Draq the folder into the Terminal and issue `pwd`to find out the current directory
MindNode
- ~/Library/Mobile Documents/<MindNode Folder>/Documents/Aulas ST1GEE1/Geração de Energia I.mindnode
Keynote
- ~/OneDrive/Udesc 2020-1 ST1GEE1/ST1GEE1 Aula 1.key
%Finder
- /Users/fabiofortkamp/OneDrive/Udesc 2020-1 ST1GEE1/
%iTerm
- ~/OneDrive/Udesc 2020-1 ST1GEE1/
Preview
- <PDF files to open, one per line>
view raw ST1GEE1.bunch hosted with ❤ by GitHub

Não economizar em livros

Eu gasto uma quantidade impublicável de dinheiro em livros de Engenharia, mas ter essa quantidade de material à disposição (o que quer dizer ter muita teoria e muitos exercícios) vale muita a pena; para disciplinas onde não há bons livros-texto, a tarefa mais difícil é justamente ficar coletando materiais aqui e ali.

Aqui a influência do meu orientador é muito visível: a coisa que mais me chama a atenção na sala dele é a estante carregada de livros. No meu apartamento alugado, tenho de dividir os livros em vários locais — principalmente para não sobrecarregar as prateleiras, que não foram feitas para um maníaco por livros como eu.

Sou fã dos livros do Çengel
Foto de pastas de plástico e alguma livros antigos
Eu adoro a minha etiquetadora
Foto de livros diversos sobre motores de combustão interna
O Fábio de alguns anos atrás, que nunca gostou de carros, não acreditaria que o Fábio de 2020 teria uma prateleira só de livros de motores

Fazer os alunos interagirem

Por fim, algo que aprendi rapidamente: uma maneira das aulas passarem mais rápido e torná-las mais interessantes é, a cada coisa “surpreendente” que eu falar, virar para a sala e perguntar: “por que isso acontece”? Muitos alunos realmente prestam atenção e conseguem responder da maneira que eu esperaria, o que é sempre gratificante.

E esse é o ponto: todo esse trabalho, toda essa rotina, alimenta um dos trabalhos mais gratificantes que Deus me deu: ensinar.

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Iluminado no Todoist

Acho que vocês, leitores, compartilham da minha jornada em ser mais produtivo, pois é nesse blog que eu documento minha batalha para fazer melhor minhas tarefas.

Não que quantidade de tarefas seja algo significativo, mas com o tempo aprendi a filtrar o que coloco no Todoist como significativo para mim. Cada vez que eu completo uma tarefa, alguma coisa melhorou na minha vida.

Quem sabe isso me motiva a colocar mais tarefas relacionadas a este blog (incluindo meus truques para usar Todoist)…

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Como gerenciar uma agenda caótica

O Thomas Frank, cujo canal do YouTube eu adoro, recentemente publicou um vídeo sobre como gerenciar sua agenda em tempos caóticos. Embora o vídeo não seja ruim, para mim faltam dicas realmente eficazes.

Como alguém que está a dois dias de casar, a uma semana de uma viagem internacional e a um mês de defender uma tese de doutorado, essas são as minhas dicas para quem quer gerenciar uma agenda caótica.

Use um calendário e uma lista de tarefas

A sua mente normalmente já é ruim para se lembrar de tudo que tem de fazer; quando há coisas demais a fazer, essa situação só piora.

Não importa a sua profissão, você precisa de um calendário. O Google Calendar é grátis, excelente e tem aplicativos para qualquer plataforma. Além disso, bons programas de calendário podem se conectar a ele. No macOS, estou experimentando o BusyCal; no iOS, meu favorito é o Fantastical, embora o próprio app do Google Calendar não seja ruim.

Sistemas de calendário em geral fazem diferenciação entre eventos regulares, com horário marcado, e eventos “de dia todo” — esse último é ótimo para colocar simples lembretes.

Para começo de conversa, todos os seus compromissos têm de estar no seu calendário. Quanto eu digo todos, eu quero dizer inclusive:

  • Consultas de qualquer tipo
  • Aulas de qualquer tipo
  • Lembretes para vencimentos para contas
  • Jantares e almoços com a família
  • Lembretes para fazer check-in para viagens
  • Lembretes para aniversários de outras pessoas
  • Tempos de deslocamento para compromissos

Eu admito que pode ser demais, mas no meu calendário estão também eventos como “dormir” e “almoçar”. Pode parecer loucura, mas isso garante que eu, ao examinar e planejar um dia, eu possa imediatamente ver quais os meus horários realmente livres. Eu uso um sistema de cores que me permite identificar quais são os compromissos realmente marcados (principalmente se envolverem outras pessoas), quais são apenas meus hábitos e quais são apenas “desejos” meus de fazer alguma coisa (como correr em um determinado horário.

Você precisa também de uma lista de tarefas. Como já falei aqui, eu uso o Todoist. Se a sua agenda está realmente caótica, não se preocupe muito em organizar suas tarefas por “projetos” ou “contextos” (embora isso seja muito útil, e pretendo continuar falando sobre GTD aqui). Insira tarefas que não tenham horário ou dia predefinido (que entrariam no calendário), adicione prazos (se realmente existirem)

Nos intervalos entre seus muitos compromissos, examine regularmente o calendário e sua lista de tarefas, e assim a chance de você se perder no meio do caos diminui bastante.

Nota: sim, você pode gerenciar esse tipo de coisa com uma agenda de papel. Eu apenas acho conveniente usar esses serviços por eu estar sempre perto de um computador ou de um celular e tudo ser sincronizado entre todos os meus dispositivos.

Priorize o essencial mas mantenha seus compromissos

Como falei, vou casar daqui a dois dias, mas mesmo assim hoje fui ao meu laboratório entregar um material para meu colega, simplesmente porque eu havia assumido esse compromisso. Mesma coisa para minhas Oficinas de Oração e Vida — por mais que eu esteja cheio de coisas para fazer, isso não muda o fato de que a cada semana eu tenho 15 pessoas esperando que eu as ajude a orar melhor.

Claro que, para haver tempo para fazer tudo, eu tive de abandonar alguns compromissos, como algumas reuniões nas quais eu não era tão essencial assim. Também ajuda o fato de que eu já sabia que seria assim faz tempo, então adiantei muito minha Tese no mês passado e mantive a serenidade quando passei dias sem escrever nada, quando a agenda começou a ficar lotada. Voltando a falar do Todoist, só recebe prazo o que realmente precisa ser feito em determinado dia.

Não esqueça do corpo e da mente

Sim, estou no meio do caos, mas eu medito todo dia (usando o ótimo Headspace), oro todo dia por no mínimo trinta minutos, e entre os compromissos que eu abandono (como falei no item anterior) não estão minha corrida e a musculação.

Cair na tentação de parar completamente de fazer exercícios pela falta de tempo é uma péssima ideia: o sedentarismo só vai deixar com menos energia.


E o leitor, como mantém o controle como a agenda pega fogo?

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How I consistently accomplish my goals

When I was in school, I was the standard nerd looser: fat, never made it with the ladies, bad grades in sports and good grades in everything else. In my free time, I’d rather spend time playing videogames alone than with other people or doing any form of physical activities.

Fast-forward many years, and a few weeks ago I completed my first street race, successfully running 5 km in under 30 min:

Fábio Fortkamp finishing a race

What allowed me to do this is that completing a 5 km race was of one of my goals for this year, and I’ve developed a system to effectively review and achieve my goals.

This post is about this system.

Why goal setting is important

I’m slightly obsessed with goal setting because this forces me to focus time on things that are important. It’s very easy to spend time working on whatever seems urgent or even interesting right now, without getting long term value out of these activities.

As a practical example, I love studying programming, and I often fantasize about droping many of my projects and dedicating myself to studying open CS courses. However, being a world-renowmed programmer isn’t one of my goals, while being the best researcher I can be is. Studying programming in depth may help, but I have to balance this with other important skills, like keeping up with the literature, writing quality papers, studying theory; taking time out of these activities to dedicate myself only to programming, as interesting as it sounds, might be actually detrimental to my goals. Hence, I resist such urges and remind myself that I have more important things to do.

Music is another example of activity that was almost completely eliminated from my life as part of these exercises. Whenever I brainstorm my goals, “being a musician” never comes out. I learned the keyboard and the guitar when I was younger, but I can’t justify any time invested into it. Same thinking as with programming: it would certainly be fun re-learning to play the guitar, or even learning a new instrument, but this requires time to be extracted from more valuable activities. Having a solid lifelong relationship with my wife is top-priority, so I’d rather spend time on activies that help with that (such as cooking nice dinners, watching movies, traveling). I can also exercise my creativity by reading and writing — “being a writer” is definitely a goal of mine!

Routines to do reviews

My system for tracking goals comes from three main resources:

  1. The book Vida Organizada, by Thais Godinho (in Portuguese; an English translation of the title would be Organized Life). I was already familiar with David Allen’s GTD method, but this opened my mind to a top-down approach of setting up projects: first, think about what you to accomplish in life; then, break this vision into things you can accomplish this year, this month, this week, until you can define day-to-day projects that will ultimately make you achieve the broader goals
  2. Getting Results the Agile Way, a poorly-written book with a strong emphasis on simplifying task lists. David Allen advises against setting priorities for a day or week because they will inevitably change, but this book teached me to do it anyway in the simplest form: for any time frame, select 3 main goals, and work first on that.
  3. The work of Kourosh Dini in general, especially his emphasis on routines.

As I will describe, these goals are set, tracked and updated regularly, and instead of just wishing to do so I actually have calendar appointments. I have a special calendar in Google Calendar named Habits, and I have periodical all-day appointments that serve as reminders to what I would like to do in certain times of the year. This will become clearer in the next section.

Goals by horizons

Broad goals

The first time I seriously did the exercise of imagining myself when I’m 100 years old was after I read the Vida Organizada book, and it was the beginning of my goal-setting system. Thais is a GTD master trainer, and in the GTD system we have horizons of focus:

  • Life principles, things that we want to cultivate through our entire life
  • Vision, a scenario in which we see ourselves in the span of 5-10 years
  • Goals, things we want to accomplish in the next 2-3 years

So the first step in setting goals is doing a giant brainstorming and writing down your principles, your vision and your goals. In your deathbed, what do you want to have accomplished, so that you will have lived a happy life? And to do that, how should you be in 5 years? And to do that, what must you do in the next two years?

I like mind maps for this kind of exercise, and I use MindMeister for creating mind maps. I like the free form of brainstorming these broader goals, and I agree with Thais that it’s an apt analogy that we can use mind maps to map our life. My broader goals are reviewed at my Annual Review, which is a routine I like to do by December 27-28th every year. I open this mind map, I check to see if I agree with these principles and vision, and I update my short-term goals. For instance, in 2016 I set up my two-year goals, and so in the end of 2017 I will track how these goals arere going and what should I change in my life to really accomplish them by the end of 2018.

Mind map in Mind Meister for tracking goals

The important thing to distinguish these broader goals from other levels is that are very free and “dream”-like. There is nothing SMART about them, and they are just things I want to do: defend my PhD thesis, get married, buy a house, start a family, become a published author.

Things become more specific when I define my annual goals — which brings me to the next section.

Annual goals

As part of my Annual Review, I sit down and think about long and short term goals. To think of goals in increments in two years gives me plenty of time to plan; however, as the year begins, we can break these goal into more manageable things. We all read things about how New Year’s Resolutions are bound to fail because they are too vague and are not followed by a specific plan; but I still like the ritual of thinking about year that is beginning.

That’s why I’ve adopted a simplification: I simply set 3 outcomes for the year, based on my two-year goals. For instance: when I did this exercise in 2016, I realized that in two years I want to complete my PhD; this is very broad thing that can’t be done in one year, but what can I do that will help with that? Well, I can aim for publishing at least four papers in journals or conferences this year (current status: one published, one accepted for a conference, one with my supervisors for corrections and another one being planned).

Because annual goals are much more simple, straight to the point, and actually accomplishable, I’ve being using Todoist for this sort of thing. I have a “project” called Outcomes for the year, in which I have 3 tasks represeting my desired outcomes. I have to confess: I felt an enourmous pleasure checking out the box for my task/goal of “Completing a 5 km race”.

My Todoist Projects for tracking goals

In addition to the Annual Review, I like to track these outcomes (together with the broader goals) in a Season Review, which I do quarterly. While in the annual review I dream big, in the season review I mainly check on things and plan accordingly. I might even update my yearly outcomes. For instance, in my last seasonal review I noticed that I had an annual goal that was completely out of sync with my current life, and so I changed to something that I actually can do this year and that still contributes to my life vision.

And that is one key to this whole system: you cannot be afraid of changing goals and questioning your original plans. They are a map, not a strict algorithm. For instance, completing the race was not related to any life principles, but it was something I really wanted to do this year. Upon reflection, I realized that being fit and healthy is an important value to me, and thus my mind map was updated accordingly.

One last thing about annual goals: I think it’s important to include multiple areas of focus. I’m in a phase where I really need to focus on my career — I’m entering my last year as a PhD and I’m in the middle of an external stay in Denmark — so two of my goals are professional-related. But I included one very personal goal — namely, completing the race — to make sure I advance on other projects as well. If I already had a more stable job, I would possibly include other areas: family, home and personal projects etc.

Monthly goals

This is an area where I still need to improve. Similar to my annual outcomes, I like to set monthly outcomes, but many times I’ve encountered a problem: a month is at the same time too long, so I feel I can do a lot of things (there are 25 working days!), and too short, so I’m always a little bit stressed when the month is ending and I haven’t done all I wanted. But anyways, here is my system.

Some day in the last week of a month, I sit down and plan the next month in my Monthly Review. I look at my calendar and my list of projects, to see what needs to be completed; being in the academic world the critical deadlines are papers to submit to conferences and presentations to deliver at various events, but I also need to advance on things what will reflect on the conclusion of my thesis in 2018. I brainstorm all outcomes, answering this question: “if the next month ends, what would make me feel like it was a good month?”.

Inspired by the previously mentioned Getting Results the Agile Way, I’m experimenting with Must, Should, Could priorization, but I don’t think it’s very effective. The important thing is that I have a list in Todoist called Outcomes for the month (see figure above) in which I list all this monthly goals, and because a month has that weird length I cannot reduced to 3 outcomes.

The monthly goals are reviewed weekly, during my Weekly Review. Based on my monthly goals, I set up my…

Weekly goals

At this point, I find a week the perfect time frame to plan things. I already know what I can accomplish in a week, because I know my habits and I don’t have a crazy schedule with lots of appointments. The Weekly Review is a centerpiece of the GTD method and I will not go into its details in this post; my point here is that planning the next week is how my close my weekly review and consequently how I finish my work week. When I’m done with that, I feel ready to freshly start a new week.

Based on my monthly outcomes, I set up 3 goals for the next week; and every day, I work on projects that will contribute with these three goals. If the week goes extremely well and I accomplish these goals before Friday, I set up new ones. In addition, what seems important on Monday may have to give room to other things on Wednesday. The main point of this system is to avoid a situation where on a given day I have a laundry list of things to do, but I have no idea which are the most important. Plans are worthless, but planning is everything.

Also, because I may have multiple monthly goals, I may alternate between them in different weeks. For instance, if I have several professional outcomes to accomplish, some financial problems to solve and other personal projects, then on the first week I will choose three of them and try to advance the most I can do; on the following week, I will start attacking other outcomes. And naturally, if an outcome has a strict deadline (like submitting a paper), I will insert next actions with due dates in Todoist, and then even if it’s not one of my weekly outcomes I will deal with that on the required day.

For reasons of habit, my weekly goals are listed in an Evernote note, where I maintain a rough plan for the week, including a very basic meal plan and some miscellaneous notes.

Conclusions

So there you have it. Every year, every quarter, every month and every week I set goals for the next period. I am so serious about this that I have calendar events to remind myself to do these reviews at certain days:

  • Every year, in my Annual Review, I think about my short- and long-term goals, and I set 3 outcomes for the year to come
  • Every three months, when the season changes, I do my Season Review, where I check to see how my goals and yearly outcomes are going and if I need to change something
  • Every month, I do my Monthly Review, where I decide my monthly outcomes that will lead to my annual goals
  • Every week I do the Weekly Review, where I actually manage my day-to-day projects, focusing on three weekly goals that will contribute to the higher-levels goals. Ultimately, every day I focus on advancing on three projects, and because of all these reviews I can be sure that they are not a waste of time.

If you don’t believe me, take the advice from CGP Grey: reviewing goals is the key to a successful life.