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How I consistently accomplish my goals

When I was in school, I was the standard nerd looser: fat, never made it with the ladies, bad grades in sports and good grades in everything else. In my free time, I’d rather spend time playing videogames alone than with other people or doing any form of physical activities.

Fast-forward many years, and a few weeks ago I completed my first street race, successfully running 5 km in under 30 min:

Fábio Fortkamp finishing a race

What allowed me to do this is that completing a 5 km race was of one of my goals for this year, and I’ve developed a system to effectively review and achieve my goals.

This post is about this system.

Why goal setting is important

I’m slightly obsessed with goal setting because this forces me to focus time on things that are important. It’s very easy to spend time working on whatever seems urgent or even interesting right now, without getting long term value out of these activities.

As a practical example, I love studying programming, and I often fantasize about droping many of my projects and dedicating myself to studying open CS courses. However, being a world-renowmed programmer isn’t one of my goals, while being the best researcher I can be is. Studying programming in depth may help, but I have to balance this with other important skills, like keeping up with the literature, writing quality papers, studying theory; taking time out of these activities to dedicate myself only to programming, as interesting as it sounds, might be actually detrimental to my goals. Hence, I resist such urges and remind myself that I have more important things to do.

Music is another example of activity that was almost completely eliminated from my life as part of these exercises. Whenever I brainstorm my goals, “being a musician” never comes out. I learned the keyboard and the guitar when I was younger, but I can’t justify any time invested into it. Same thinking as with programming: it would certainly be fun re-learning to play the guitar, or even learning a new instrument, but this requires time to be extracted from more valuable activities. Having a solid lifelong relationship with my fiancée is top-priority, so I’d rather spend time on activies that help with that (such as cooking nice dinners, watching movies, traveling). I can also exercise my creativity by reading and writing — “being a writer” is definitely a goal of mine!

Routines to do reviews

My system for tracking goals comes from three main resources:

  1. The book Vida Organizada, by Thais Godinho (in Portuguese; an English translation of the title would be Organized Life). I was already familiar with David Allen’s GTD method, but this opened my mind to a top-down approach of setting up projects: first, think about what you to accomplish in life; then, break this vision into things you can accomplish this year, this month, this week, until you can define day-to-day projects that will ultimately make you achieve the broader goals
  2. Getting Results the Agile Way, a poorly-written book with a strong emphasis on simplifying task lists. David Allen advises against setting priorities for a day or week because they will inevitably change, but this book teached me to do it anyway in the simplest form: for any time frame, select 3 main goals, and work first on that.
  3. The work of Kourosh Dini in general, especially his emphasis on routines.

As I will describe, these goals are set, tracked and updated regularly, and instead of just wishing to do so I actually have calendar appointments. I have a special calendar in Google Calendar named Habits, and I have periodical all-day appointments that serve as reminders to what I would like to do in certain times of the year. This will become clearer in the next section.

Goals by horizons

Broad goals

The first time I seriously did the exercise of imagining myself when I’m 100 years old was after I read the Vida Organizada book, and it was the beginning of my goal-setting system. Thais is a GTD master trainer, and in the GTD system we have horizons of focus:

  • Life principles, things that we want to cultivate through our entire life
  • Vision, a scenario in which we see ourselves in the span of 5-10 years
  • Goals, things we want to accomplish in the next 2-3 years

So the first step in setting goals is doing a giant brainstorming and writing down your principles, your vision and your goals. In your deathbed, what do you want to have accomplished, so that you will have lived a happy life? And to do that, how should you be in 5 years? And to do that, what must you do in the next two years?

I like mind maps for this kind of exercise, and I use MindMeister for creating mind maps. I like the free form of brainstorming these broader goals, and I agree with Thais that it’s an apt analogy that we can use mind maps to map our life. My broader goals are reviewed at my Annual Review, which is a routine I like to do by December 27-28th every year. I open this mind map, I check to see if I agree with these principles and vision, and I update my short-term goals. For instance, in 2016 I set up my two-year goals, and so in the end of 2017 I will track how these goals arere going and what should I change in my life to really accomplish them by the end of 2018.

Mind map in Mind Meister for tracking goals

The important thing to distinguish these broader goals from other levels is that are very free and “dream”-like. There is nothing SMART about them, and they are just things I want to do: defend my PhD thesis, get married, buy a house, start a family, become a published author.

Things become more specific when I define my annual goals — which brings me to the next section.

Annual goals

As part of my Annual Review, I sit down and think about long and short term goals. To think of goals in increments in two years gives me plenty of time to plan; however, as the year begins, we can break these goal into more manageable things. We all read things about how New Year’s Resolutions are bound to fail because they are too vague and are not followed by a specific plan; but I still like the ritual of thinking about year that is beginning.

That’s why I’ve adopted a simplification: I simply set 3 outcomes for the year, based on my two-year goals. For instance: when I did this exercise in 2016, I realized that in two years I want to complete my PhD; this is very broad thing that can’t be done in one year, but what can I do that will help with that? Well, I can aim for publishing at least four papers in journals or conferences this year (current status: one published, one accepted for a conference, one with my supervisors for corrections and another one being planned).

Because annual goals are much more simple, straight to the point, and actually accomplishable, I’ve being using Todoist for this sort of thing. I have a “project” called Outcomes for the year, in which I have 3 tasks represeting my desired outcomes. I have to confess: I felt an enourmous pleasure checking out the box for my task/goal of “Completing a 5 km race”.

My Todoist Projects for tracking goals

In addition to the Annual Review, I like to track these outcomes (together with the broader goals) in a Season Review, which I do quarterly. While in the annual review I dream big, in the season review I mainly check on things and plan accordingly. I might even update my yearly outcomes. For instance, in my last seasonal review I noticed that I had an annual goal that was completely out of sync with my current life, and so I changed to something that I actually can do this year and that still contributes to my life vision.

And that is one key to this whole system: you cannot be afraid of changing goals and questioning your original plans. They are a map, not a strict algorithm. For instance, completing the race was not related to any life principles, but it was something I really wanted to do this year. Upon reflection, I realized that being fit and healthy is an important value to me, and thus my mind map was updated accordingly.

One last thing about annual goals: I think it’s important to include multiple areas of focus. I’m in a phase where I really need to focus on my career — I’m entering my last year as a PhD and I’m in the middle of an external stay in Denmark — so two of my goals are professional-related. But I included one very personal goal — namely, completing the race — to make sure I advance on other projects as well. If I already had a more stable job, I would possibly include other areas: family, home and personal projects etc.

Monthly goals

This is an area where I still need to improve. Similar to my annual outcomes, I like to set monthly outcomes, but many times I’ve encountered a problem: a month is at the same time too long, so I feel I can do a lot of things (there are 25 working days!), and too short, so I’m always a little bit stressed when the month is ending and I haven’t done all I wanted. But anyways, here is my system.

Some day in the last week of a month, I sit down and plan the next month in my Monthly Review. I look at my calendar and my list of projects, to see what needs to be completed; being in the academic world the critical deadlines are papers to submit to conferences and presentations to deliver at various events, but I also need to advance on things what will reflect on the conclusion of my thesis in 2018. I brainstorm all outcomes, answering this question: “if the next month ends, what would make me feel like it was a good month?”.

Inspired by the previously mentioned Getting Results the Agile Way, I’m experimenting with Must, Should, Could priorization, but I don’t think it’s very effective. The important thing is that I have a list in Todoist called Outcomes for the month (see figure above) in which I list all this monthly goals, and because a month has that weird length I cannot reduced to 3 outcomes.

The monthly goals are reviewed weekly, during my Weekly Review. Based on my monthly goals, I set up my…

Weekly goals

At this point, I find a week the perfect time frame to plan things. I already know what I can accomplish in a week, because I know my habits and I don’t have a crazy schedule with lots of appointments. The Weekly Review is a centerpiece of the GTD method and I will not go into its details in this post; my point here is that planning the next week is how my close my weekly review and consequently how I finish my work week. When I’m done with that, I feel ready to freshly start a new week.

Based on my monthly outcomes, I set up 3 goals for the next week; and every day, I work on projects that will contribute with these three goals. If the week goes extremely well and I accomplish these goals before Friday, I set up new ones. In addition, what seems important on Monday may have to give room to other things on Wednesday. The main point of this system is to avoid a situation where on a given day I have a laundry list of things to do, but I have no idea which are the most important. Plans are worthless, but planning is everything.

Also, because I may have multiple monthly goals, I may alternate between them in different weeks. For instance, if I have several professional outcomes to accomplish, some financial problems to solve and other personal projects, then on the first week I will choose three of them and try to advance the most I can do; on the following week, I will start attacking other outcomes. And naturally, if an outcome has a strict deadline (like submitting a paper), I will insert next actions with due dates in Todoist, and then even if it’s not one of my weekly outcomes I will deal with that on the required day.

For reasons of habit, my weekly goals are listed in an Evernote note, where I maintain a rough plan for the week, including a very basic meal plan and some miscellaneous notes.

Conclusions

So there you have it. Every year, every quarter, every month and every week I set goals for the next period. I am so serious about this that I have calendar events to remind myself to do these reviews at certain days:

  • Every year, in my Annual Review, I think about my short- and long-term goals, and I set 3 outcomes for the year to come
  • Every three months, when the season changes, I do my Season Review, where I check to see how my goals and yearly outcomes are going and if I need to change something
  • Every month, I do my Monthly Review, where I decide my monthly outcomes that will lead to my annual goals
  • Every week I do the Weekly Review, where I actually manage my day-to-day projects, focusing on three weekly goals that will contribute to the higher-levels goals. Ultimately, every day I focus on advancing on three projects, and because of all these reviews I can be sure that they are not a waste of time.

If you don’t believe me, take the advice from CGP Grey: reviewing goals is the key to a successful life.

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Como o Todoist se tornou líder de mercado: dando valor às pessoas

Hoje tivemos um grande evento de gestão no laboratório e tive algumas discussões (amigáveis) sobre priorizar as pessoas e não o produto, mesmo quando se fala no Desenvolvimento de Produtos. Ao chegar em casa, é bom ver que o fundador do Todoist concorda comigo num excelente artigo de reflexão:

Uma das coisas que mais me orgulho não é os produtos que criamos, mas o quão incríveis são as pessoas que juntamos do mundo todo. Sua empresa é quem a compõe. Ponto final.

Eu já falei várias vezes aqui que ainda sou inexperiente profissionalmente e que estou no começo da minha carreira, mas me permito ter algumas opiniões fortes, e esta é uma delas: a prioridade número 1 de qualquer projeto deve ser o crescimento pessoal e profissional de cada um, e o produto se torna consequência.

Como eu organizo minhas atividades diárias com Todoist

Em uma das últimas postagens, falei como uso o Trello para gerenciar meus projetos, monitar os grandes resultados que quero atingir numa escala de algumas semanas a alguns meses. Entretanto, o meu sistema de tarefas precisa de um segundo aplicativo: Todoist. Se o Trello me permite visualizar todas as coisas que tenho para fazer nessa semana ou nesse mês, o Todoist me ajuda a visualizar o que tenho para fazer hoje.

Para ser bem sincero, o Todoist foi uma escolha um tanto forçada. Quando eu usava apenas dispositivos Apple, usava exclusivamente o OmniFocus, o melhor gerenciador de tarefas que já usei mas que é exclusivo para macOS e iOS. Em 2015, precisei trocar de smartphone, e em 2016 de computador, e os preços abusivos da Apple me levaram a diversificar meus gadgets. Sem poder usar OmniFocus, procurei alternativas, e achei no Todoist um sistema que funciona.

A influência do OmniFocus, porém, me seguiu para o uso do Todoist, principalmente o guia Creating Flow with Omnifocus (2 ed.), de Kourosh Dini, que já citei várias vezes aqui. Tentei incorporar muitas das suas dicas com os recursos disponíveis no Todoist, principalmente o uso de rotinas, conforme vou explorar nesse texto.

Organizando tarefas no Todoist

Estrutura de uma tarefa no Todoist

Entender como tarefas são organizadas dentro do Todoist é fundamental para entender a lógica do meu sistema. Não é meu objetivo aqui ensinar os leitores a usar o aplicativo; recomendo a ajuda oficial ou os excelentes textos e vídeos da Thais Godinho do Vida Organizada para um tour mais completo e mais introdutório.

No Todoist, você insere tarefas e as organiza em listas (que o Todoist em si chama de projetos, mas que a Thais Godinho certeiramente explicou ser mais simples considerar como listas ou pastas). Por exemplo, aqui está a minha lista de errands, com todas as voltas que eu tenho para fazer:

Minha lista de voltas no Todoist

Cada tarefa pode ter um prazo (due date) — repare nas datas à direita das tarefas. Essa estrutura de nome e prazo para cada tarefa é a primeira base do meu sistema.

(A propósito, no meu uso de sites e aplicativos tendo a misturar inglês e português. Não estranhem.)

Tarefas recorrentes

Ainda relacionado ao exemplo das voltas a fazer, suponhamos que eu queira anotar no meu sistema uma tarefa de “Ir à feira”, que tem de ser feita toda quarta-feira por ser o dia de feira no meu bairro. Isso é uma tarefa recorrente, um dos principais recursos do Todoist. Você pode configurar tarefas com frequências variadas de repetição, de maneira que, quando você marca uma tarefa como feita, ela não some do seu sistema, mas recebe a nova data automaticamente. Por exemplo, se hoje é quarta e eu completo “Ir à feira” na minha lista de voltas (que tinha um prazo para hoje), o prazo muda para quarta que vem. Uma explicação completa de como configurar esses prazos recorrentes pode ser encontrada aqui.

Hoje

Uma das partes principais do aplicativo é a sua tela de Hoje (Today). Quando você exibe essa tela, dentre todas as tarefas de todas as suas listas, apenas as que você marcou como “para ser feitas hoje” vão aparecer. Esse fato é fundamental para entender a dinâmica de como uso o Todoist para gerenciar minhas atividades diárias, como vou detalhar mais na frente.

Meus projetos no Todoist

Como falei anteriormente, as tarefas no Todoist são divididas em listas chamadas de projetos. Para referência, eis aqui as minhas principais listas:

Meus projetos no Todoist

O leitor pode notas a minha lista de errands que expliquei anteriormente. Também pode notar, conforme ressaltado pelo exemplo de Land and Sea, que as listas podem conter outras listas.

Land and Sea

O nome Land and Sea (Terra e Mar) vem (adivinhem de onde?) de Creating Flow…, que citei no começo deste texo. Este é um conjunto de listas que funciona como um verdadeiro “mapa” da minha vida, tanto que até usei um emoji correspondente no nome do projeto. As tarefas que estão nessas listas são as realmente importantes de cumprir.

Os projetos de Outcomes for the Year and Outcomes for the Month são listas das minhas metas para o ano e para o mês e são assunto para outro post.

Channels

A minha lista de Channels é o coração do meu sistema, e também é uma adaptação de Creating Flow….

No último post, detalhei que eu tenho um quadro no Trello chamado Dashboard, que mostra todos os meus projetos atuais. Aquele post foi escrito quando ainda estava de férias; para referência atualizada, aqui está o meu quadro hoje, numa semana em que estou trabalhando mais ativamente no meu doutorado:

Meu quadro Dashboard no Trello, atualizado

No outro post também falei que os projetos são divididos em listas que chamei de Channels, e que iria explicar futuramente o significado disso— chegou a hora!

Ler os livros e os posts de Kourosh Dini teve um profundo impacto na minha maneira de trabalhar e de encarar a vida de uma maneira geral. Primeiramente, ele me ensinou que existem dois tipos básicos de tarefas: as concretas e as criativas. As tarefas concretas são aquelas perfeitas de serem colocadas numa lista tradicional de tarefas (como prega o método GTD): “Entregar relatório para Prof. assinar”, “Comprar caderno novo na papelaria”, “Telefonar para clínica para marcar médico” etc. Na terminologia de Dini, essas tarefas concretas tem uma visão clara: você consegue visualizar todos os passos necessários para completar a sua intenção.

As tarefas criativas são aquelas que tem uma visão não muito clara. Por exemplo, se eu tenho um projeto “Escrever resumo para congresso X”, qual o próximo passo (ou próxima ação, como diz o GTD)? Pode ser “baixar template no site do Congresso”, mas eu duvido que alguém sente para trabalhar, baixe um arquivo, e vá fazer alguma outra coisa da sua lista de tarefas, já que esta aqui está “completa”. Após baixar o template, você sabe que existem outros passos, mas a sua visão de como completar esse projeto fica mais turva. Você pode querer fazer um brainstorming do que vai incluir, ou procurar nos seus arquivos alguma figura para analisar, ou simplesmente tentar escrever um parágrafo. Mais importante, as tarefas são criadas à medida que você trabalha nesse seu projeto.

Dini argumenta, pela sua experiência de psiquiatra, músico, e escritor, que a melhor maneira de trabalhar com tarefas criativas é criar rotinas. Ou seja, em vez de incluir as tarefas individuais do projeto do resumo na sua lista de tarefas, inclua uma tarefa com algum nome como “Desenvolver resumo para congresso X”, e que seja diária. Isso garante um ciclo de desenvolvimento e de luta contra a procrastinação: você se permite cada dia trabalhar um pouco em algum projeto a cada dia, porque tem a certeza de que vai trabalhar nele todo santo dia.

Na imagem acima, repare que apenas o primeiro projeto de cada canal tem uma etiqueta verde, indicando que ele está ativo. No meu projeto Channels no Todoist, eu tenho três tarefas recorrentes, uma para cada projeto ativo de cada canal no Trello, representando então canais de atenção (i.e. para onde direciono a minha atenção diariamente):

Projeto Channels no Todoist

Cada tarefa tem uma frequencia configurada para todo dia útil (as cores vermelhas são um recurso da versão Premium no Todoist, marcando as tarefas como prioridade 1; elas apenas servem para chamar mais a atenção e o leitor não precisa se preocupar com isso). As tarefas também contem um link para o cartão no Trello correspondente, de maneira que eu possa clicar no nome da tarefa e abrir a página no Trello. O Todoist permite você inserir um link em uma tarefa com a seguinte sintaxe:

{link} ({Nome da tarefa})

onde você substitui o que está entre {} pelo campo correspondente. Os parênteses são necessários para garantir a formatação.

Uma nota sobre o fraseamento das tarefas: eu acho que o verbo Develop, “desenvolver”, é um belo convite ao trabalho.

Outros projetos de Land and Sea

Além dos projetos de metas e dos canais de atenção, o leitor pode visualizar que eu tenho alguns outros projetos. Vamos a uma breve explicação.

Projeto Languages no Todoist

Ainda não está 100% certo, mas é bastante provável que eu vá cumprir um estágio de Doutorado Sanduíche na Dinamarca. Tenho então uma tarefa diária para estudar dinamarquês, com um link para o curso desse idioma no Duolingo. Não vai garantir que eu seja fluente, e já fui informado que lá todos costumam falar inglês, mas certamente vai ajudar e resolver algumas situação na vida lá (além de ser bom para desviar a cabeça de assuntos termodinâmicos).

O conceito de Touch the Keys é outro que Kourosh Dini explica com maestria, em especial do seu último curso, Zen & The Art of Work. Um estudante de piano, mesmo que não consiga praticar num dado dia, deve pelo menos tocar as teclas do instrumento e fazer soar ao menos uma nota, para não perder o ritmo. A ideia é ser um pouco mais leve que os canais de atenção; se não der tempo de dedicar muitos minutos ou horas, que seja apenas alguns minutos, para não perder o hábito.

Projeto de gerenciar finanças no Todoist

falei sobre finanças aqui no blog, e ando testando com a rotina de dedicar uns 90 minutos às sextas-feiras para cuidar das minhas finanças: monitorar meus investimentos (e tomar algumas ações), ler algum texto correspondente, atualizar o YNAB.

No ano passado, já tinha tentando implementar isso e percebi que não consegui manter por muito tempo, pois sempre tinha algo mais importante para fazer. Nesse ano, reorganzei meu sistema de canais de trabalho, então vamos ver como me saio em 2017.

Projeto de gerenciar FabioFortkamp.com no Todoist

Outro exemplo de uma tarefa Tocar nas teclas. Sobre a eficácia: notaram como houve um aumento na frequência dos posts nas últimas semanas, fruto do pequeno e regular trabalho?

A segunda tarefa é um teste que ando fazendo, inspirado em *31 Days to Build a Better Blog: no primeiro dia de cada mês, rever os últimos posts publicados e fazer um brainstorming de novos posts onde eu possa extender minhas ideias.

Projeto com rotinas variadas no Todoist

Por fim, algumas rotinas meio aleatórias. Por exemplo, às quintas-feiras tenho uma reunião do meu grupo de pesquisa, então tenho uma tarefa de preparar a minha apresentação. Também tenho uma outra tarefa recorrente para minha Revisão Semanal nas sextas-feiras, uma para assistir algum vídeo do supra-citado Zen & The Art of Work, etc.

Outros projetos

Os outros projetos são bem simples e não valem uma explicação muito detalhada:

  • Maintenance são as tarefas “logísticas”, separadas por frequência. Pagar as contas que não estão em débito automático, planejar os presentes que tenho que comprar regularmente, cuidar da nossa horta na varanda.
  • Meu projeto Next Actions são tarefas avulsas, como marcar uma consulta ou pesquisar a data de algum evento.
  • VB é o código que uso para meu apartamento, e ali estão tarefas de limpeza.
  • Como já falei, tenho uma lista de voltas, errands
  • Agenda é onde marco as tarefas que tem de ser tratadas especificamente com alguém (como meu orientador ou meus pais)
  • Waiting é uma lista de todas as coisas pelo qual estou esperando resposta (encomendas que estou esperando, artigos a serem corrigidos)
  • Someday guarda uma coleção de coisas a se fazer algum dia, como passeios. Esta lista está desorganizada, e na verdade eu gerencio melhor esse tipo de coisa com mapas mentais.

Minha tela de Hoje e minha rotina diária

Não consigo expressar o quanto esse sistema me permite me concentrar melhor e gerenciar meu estresse. Aparentemente a população é dividida em dois grandes grupos, e eu faço parte daquele que paralisa sob pressão. Eu me conheço e sei que não consigo funcionar vendo que tenho mil tarefas na minha lista de afazeres.

Com todo o sistema descrito acima, a minha tela de Hoje no Todoist tem essa simplicidade:

Minha tela de Hoje no Todoist

A cada dia, então eu sei que tenho três grandes projetos a trabalhar, e mais algumas pequenas tarefas avulsas que vão surgindo (como uma necessidade urgente de comprar algo que faltou em casa, por exemplo). De manhã, eu trabalho no meu primeiro canal de atenção, que eu já preencho com os projetos mais intensos; abro a lista no Trello, vejo o que preciso fazer, e trabalho de maneira concentrada. Se há tempo, faço alguns exercícios de Dinamarquês. Após o almoço, escrevo um pouco para FabioFortkamp.com e trabalho no segundo item por umas duas horas, quando paro para fazer algum lanche leve e descansar um pouco. Ao final do dia, dedico-me às atividades do canal 3, geralmente por volta de 45-60 minutos; justamente por isso que esse canal é reservado a coisas mais pessoais ou tarefas administrativas do doutorado.

Terminadas as três grandes tarefas, eu vou para academia e depois para casa, onde descanso, cuido da casa, passo um tempo com minha noiva. No dia seguinte, as tarefas vão estar esperando por mim. Nos finais de semana, descanso.

O leitor pode pensar que esse sistema cria amarras na minha rotina, quando na verdade ele dá mais liberdade. Por exemplo, se eu tiver algum evento ou compromisso após o almoço, não vou ter tempo para me dedicar ao canal 2. Eu fico tranquilo em relação a isso, porque tenho então a certeza de que no dia seguinte já vou retormar o trabalho.

E quando um projeto é concluído? Esse é o outro lado da configuração dos canais como filas de projetos. Se um projeto é completado (e.g. o tal resumo do congresso foi submetido), eu:

  • Arquivo o cartão correspondente no Todoist
  • Configuro o próximo projeto na fila com uma etiqueta verde
  • Deleto a tarefa antiga no Todoist
  • Crio uma nova tarefa no projeto Channels, com um link para o cartão do novo projeto, e com a mesma frequência diária, começando no dia seguinte.

Vou repetir: não consigo expressar o quando esta cadência de trabalho diário me ajuda a completar meus projetos.

Alguma dúvida, sugestão, ou crítica: deixem nos comentários!