Inspirado por uma série de episódios anuais do Cortex, aqui está uma lista dos apps e programas que eu, um pesquisador de Engenharia, uso diariamente (para fins de trabalho):
iPhone
Drafts – quando você abre o Drafts, ele imediatamente abre uma página em branco, sem eu precisar explicitamente criar uma nova nota. A minha versão de “manter cartões de anotações” o tempo todo comigo conforme recomendado por David Allen e Anne Lamott;
Outlook – app de email que uso por nenhuma razão específico para usar e nenhuma razão específica para deixar de usar. Meu relacionamento com e-mails é o seguinte: eu abro regularmente, arquivo 90%, mando 5% para o Evernote, respondo os 2% rapidamente no iPhone, e deixo os outros 2% para responder com calma no PC;
Kindle – para sempre ter um livro à mão (e leio muito coisa técnica);
PCalc – porque eu sou engenheiro, e como todo bom engenheiro, uso com modo RPN;
NetNewsWire – sei que a internet diz para não acompanhar notícias, por isso vou consultando ao longo do dia meus blogs favoritos (muitos deles relacionados ao trabalho);
Forest – um app que faz crescer uma árvore no seu celular e, se você sai do app para consultar o Instagram, email, WhatsApp etc, a árvore morre. Bom para se concentrar!
Windows
Firefox – navegador que funciona tanto no Windows quando no iPhone, rápido e bom;
PyCharm – meu editor de Python, a linguagem que mais uso para meu trabalho;
AutoHotKey – para criar scripts de automação; por exemplo, tenho um script que muda a tecla de Caps Lock (inútil) para uma tecla de Ctrl (mais útil) melhor posicionada;
Submeter um paper que estava pendente da minha tese e vem sendo trabalhado há mais de um ano – para manter pelo menos a taxa de artigo publicado por ano (é muito pouco, mas é o mínimo, e vem sendo cumprido desde a minha defesa)
Finalizar uma seção de um curso de Machine Learning da Udemy que tenho feito – porque esse é o assunto que mais me anima intelectualmente, e onde eu acho que pode estar a minha próxima fronteira de pesquisa (não são muitos engenheiros mecânicos falando disso)
Finalizar os estudos e documentos para um Concurso para Professor Efetivo
E isso é além das minhas atividades rotineiras de professor (preparar aulas, corrigir trabalhos, planejar atividades, atender alunos etc).
Para me forçar a seguir esses objetivos, nada como as boas e velhas tarefas recorrentes no Todoist:
Não estranham a mistura de inglês com português
Eu tenho uma tarefa de aula para fazer – e isso é inadiável. Mas eu preciso escrever e pesquisar materiais para o Projeto Acadêmico para o Concurso, e preciso assistir um vídeo do curso. Mas eu “preciso” mesmo fazer essas duas coisas? Não – se eu não fizer, o mundo não vai acabar, e por isso elas não deveriam estar na minha lista de tarefas de hoje segundo o GTD, pois há o risco de eu me sobrecarregar.
Eu sei que não se deve fazer, mas eu prefiro me forçar, estimular-me a encarar essas tarefas prioritárias, e constantemente refletir – se não der tempo, paciência; eu marco as tarefas de aulas com as etiquetas de cada aula para saber o que é crítico.
Resultado? No dia 8 desse mês já cumpri dois dos objetivos acima, e posso me concentrar no concurso, sabendo que já avancei em objetivos de curto e médio prazo. Agora é evitar de querer colocar mais e mais objetivos no meu Todoist…
Quando eu não tinha filho e trabalhava fora de casa, parecia que eu tinha todo o tempo do mundo. Agora, o maior segredo de produtividade que eu posso dar para recém-pais é ficar realmente bomem aproveitar pequenos espaços de tempo. Pode ser bastante difícil achar blocos de tempo de 2 horas para trabalho profundo.
Assim, eu tenho widgets do Todoist no meu iPhone que me mostram exatamente isso: coisas que eu posso fazer apenas com um iPhone, aproveitando uma janela aqui e outra ali:
No meu Todoist, eu tenho um “projeto” (na verdade uma lista) de Communications, onde eu ponho tarefas de mandar mensagens, emails e ligações. Tenho uma lista para tarefas do próprio iPhone, como explorar algum app. Tenho uma lista de Brainstorming, que posso fazer no iPhone pois tenho o MindNode instalado. Tenho uma lista de Reading, onde marco os livros digitais com uma etiqueta @Kindle. Tenho listas que chamo de Any-Device, geralmente pesquisas em geral que podem ser feitas em qualquer dispositivo.
O widget no topo mostra um filtro iPhone, que puxa tarefas desses lugares:
O caracter de * significa “qualquer caracter”; eu uso emoji nos meus nomes de projetos, e para não precisar copiar os emojis para esse filtro eu simplesmente coloco um asterisco. Assim, o filtro vai incluir todos os projetos (simbolizados por #) que começam com “iPhone”, OU (simbolizado por |) que começam com “Comm”, e assim por diante
O widget de baixo na outra imagem é simplesmente o meu projeto de leitura, como um estímulo ao meu Ano de Ler e Escrever.
Esses widgets são também usados em filas de espera, e é o meu pequeno segredo de produtividade.
Na sua teoria de fluxo, Mihaly Csikszentmihalyi fala que um dos fatores que fazem as pessoas encontrarem prazer no seu trabalho (sem se tornar workaholic) é adicionar variedade: você nunca fica entediado, ao mesmo tempo em que não têm uma atividade âncora na qual pode ficar viciado e não querer/conseguir fazer mais nada.
Ontem, falei de como ordeno minhas tarefas no Todoist para colocar as mais antigas no topo da lista. Aqui está a minha lista de tópicos a estudar, tanto para me preparar para concursos quanto para reforçar assuntos que preciso passar aos alunos:
A prioridade hoje parece resolver exercícios de Mecânica dos Fluidos – e repare como eu coloco etiquetas de assuntos (com cores diferentes) para identificar qual é o tópico da vez, e também para garantir a variedade de que falei: há tarefas de ler, e tarefas de resolver exercícios; há tarefas de várias áreas diferentes, que referenciam livros diferentes. Todo dia, quanto sento para estudar, há um desafio novo. Como professor de 5 disciplinas diferentes, isso me ajuda a ver conexões entre os tópicos.
Após resolver os dois exercícios no topo da lista, e tentando ser o mais específico na hora de resolver, imaginando como explicaria isso para algum aluno, eu decidi que está na hora de passar para uma próxima seção; então adiciono uma nova tarefa nessa lista – mas, por causa da ordenação, a nova tarefa foi para a parte de baixo deste projeto:
Assim, na próxima vez em que for estudar, vou descansar a cabeça de Mecânica dos Fluidos e me dedicar um pouco à Transferência de Calor. Na vez seguinte, vou estudar Termodinâmica. Eu nunca estou entediado e nunca hiper-especializado em um assunto apenas; quando chegar a vez de fazer algum concurso, eu não vou estar muito adiantado em um tópico e completamente atrasado em outro.
Eu roubei essa ideia em partes dos ótimos textos da Thais Godinho sobre ciclos de estudos. Espero que isso ajude a leitora a encontrar mais motivação e prazer ao estudar.
Não é deja vu: eu já escrevi sobre trabalhar com um iPad, incluindo quais apps uso, que tipo de tarefas dá para fazer, quais acessórios carrego comigo. Mas naquele texto eu prometi uma continuação falando do meu setup no Todoist: como sei no que trabalhar no iPad? Com um ano de atraso, aqui vai.
Vou tentar documentar uma sessão típica de trabalho. Neste mês de janeiro, estou tentando avançar em projetos profissionais importantes, sem estresse, nas minhas férias. Para evitar sobrecarga, eu foco em dois grandes projetos por dia: de manhã, estudar tópicos variados para concursos (e também para sempre me aprimorar), e de tarde em papers a serem publicados. Hoje à tarde, então, eu abri meu Todoist e abri minha etiqueta de Channel2, que é como chamo os meus projetos vespertinos:
Eu ordeno as tarefas com as mais antigas no topo, para evitar apenas fazer o mais urgente e esquecer tarefas que criei lá atrás. Após notar que realmente não há nada urgente, eu percebo que é preciso ler um artigo, e que esta tarefa está categorizada a ser feita no meu iPad Air. Eu sigo totalmente o conselho da Thais Godinho de usar o recurso de “projetos” do Todoist como na verdade “listas” genéricas. Os meus projetos são gerenciados no Trello.
Então, mãos à obra:
Eu leio, com toda a atenção, enquanto uma música de foco do Headspace fica tocando. Após ler o bendito artigo, tomar notas, refletir, sublinhar algumas passagens, eu decido que minha leitura está completa. Essas notas, porém, precisam ser processadas, isto é, virar notas no meu Zettelkasten e referências no artigo que estou escrevendo. No Todoist, eu crio uma nova tarefa a ser feita outra hora, mas em outro contexto:
Mas, se eu tenho tempo sobrando, ainda estou disposto a trabalhar, o que mais é possível fazer no iPad? Para aproveitar o contexto em que estou, eu tenho um filtro no Todoist onde listo tudo que é possível fazer no iPad:
Deixem nos comentários se querem saber como funciona esse filtro
Ok, parece que é hora de ler mais um outro documento, então vamos lá:
Dessa maneira, se meu computador está desligado, ou se estou em outro lugar que não o meu escritório, sempre há algo significativo a fazer com a ferramenta que tenho em mãos.
Ontem eu escrevi sobre como tenho continuamente melhorar no que eu faço. Uma parte essencial de ser um bom professor é dar boas oportunidades para os alunos praticarem o que aprendem na aula; em Engenharia, isso significa Listas de Exercícios.
Final de semana, estou quase lá
Na semana passada, ao revisar a quantidade enorme de trabalhos a corrigir e listas de exercícios a desenvolver, além da recorrência semanal de preparar aulas, eu decidi que a maneira mais efetiva de dar conta é simplesmente fazer um pouco a cada dia. Acima, o Todoist me lembra das pequenas tarefas a cumprir hoje: um capítulo a estudar, exercícios a preparar, uma aula a revisar. Este esquema deve se repetir todo dia deste mês, que está bem mais cheio que o normal, então só me resta respirar fundo e viver um dia cheio após o outro, sem abandonar as brincadeiras com meu filho, os filmes com minha esposa, as corridas, a meditação, a corrida (a prática musical de teclado tem sim ficado de lado).
Quando eu de fato vou trabalhar em cada lista, eu abro os livros da Bibliografia indicada e vou selecionando os exercícios que me chamam a atenção e que estão de acordo com os objetivos de cada curso. Muitas vezes eu modifico os enunciados para encorajar análises mais interessantes.
Para de fato escrever as listas, eu uso LaTeX, e um esquema que acho que tem sido efetivo é adicionar as respostas diretamente no arquivo, para os alunos verificarem os seus desenvolvimentos. Eu adoraria providenciar um Manual de Soluções completo para cada lista, mas as tarefas diárias acima não me permitem abraçar a responsabilidade adicional de digitar todas as soluções. Eu salvo as resoluções, tiradas dos manuais oficiais ou mesmo criadas por mim, para o caso dos alunos virem tirar dúvidas de algum item.
Este tem sido um grande melhoramento em relação ao semestre passado, quando eu admito que faltaram oportunidades para praticar. Essa rotina diária de estar envolvido com exercícios e trabalhos me faz ficar mais conectado com a rotina de estudo dos alunos e com a própria preparação de aulas.
Professores que lêem este blog, ou mesmo alunos meus: alguma sugestão de como melhorar esse processo?
Sendo pai de um bebê, o meu dia começa de maneira perfeita quando eu consigo tomar café da manhã com calma, arrumar-me e planejar meu dia antes de ele acordar, para então poder me dedicar totalmente a ele. Hoje não foi um dia perfeito.
O problema de não ter esse tempo para mim é que tudo vai se deslocando muito na escala do tempo para mais tarde, comprimindo o tempo útil disponível. Eu não consigo ser multi-tarefa enquanto sou o responsável por vigiar um ser humano ativo e que ainda não tem medo de trancar o dedo nas gavetas, então só consigo começar a trabalhar quando existe outro adulto por perto que assuma a vigia.
Um corolário do meu transtorno de ansiedade é enxergar o desastre em todo. Já que o dia começou “errado”, então tudo vai dar errado, e não vou conseguir fazer nada de útil. Isso é natural de se pensar, mas não é lógico; em vez de correr para otimizar o tempo restante, eu fico paralisado por um atraso pequeno que de repente consome todo o tempo restante!
É nessas horas que o meu caderno me salva. Sempre é possível pensar: “o dia começou meio tumultuado, eu tenho algumas tarefas mundanas para resolver, como tornar hoje um dia de sucesso?”. Cada página de registro diário começa com uma lista de 3 MIT (Most Important Tasks).
Hoje eu tinha de preparar comidas, caso contrário ninguém aqui em casa teria o que comer; queria ligar para minha Vó pelo aniversário dela; e deveria trabalhar nas minhas aulas e materiais para o semestre que vai recomeçar.
Como diz a Thais Godinho, às vezes a maneira de avançar nos projetos é aproveitar as deixas das tarefas com prazo e trabalhar no mesmo contexto. Se eu tenho que “preparar comidas”, então vou entrar na mentalidade de “Abastecer geladeira e casa” (que foi exatamente o que escrevi no caderno), e aproveitar para revisar a despensa e fazer compras de mercado online. Se eu tinha que ligar para minha vó, vou limpar a minha lista de “tarefas de Comunicações” no Todoist:
(E de fato, ao final do dia eu cumpri todos esses itens).
Para finalizar o dia, estando mais tranquilo que muita coisa de relevante foi resolvida, finalizei uma lista de exercícios, e já coloquei tudo no Moodle.
Um dia que era para ser ruim se tornou cheio de coisas significativas. No meio de tudo isso dei almoço (recém-preparado) para o meu filho, corri com ele pela casa, fiz um pouco de exercício físico, orei, e ainda deu tempo de escrever esse post.
Sério, povo: manter um caderno para anotar tarefas, ter um sistema de contextos organizado, estudar métodos de produtividade – tudo isso vale a pena, eu prometo.
Sei que soa ridículo alguém que começou a fazer isso há apenas um mês já estabelecer o seu “manual”, mas enfim, é tempo de quarentena e esse é o tempo que eu tenho para pensar em como eu faço as coisas.
Escolhendo no que trabalhar com Todoist
Com o meu alto volume de aulas (17 créditos), eu sempre sei que preciso estar trabalhando na preparação de aulas, mas como vou determinar qual disciplina eu vou preparar hoje?
Já falei aqui do meu sistema de canais de atenção, uma maneira de ter três projetos importantes entre os quais vou alternando meu foco (e, escrevendo isso, percebo preciso atualizar aquele post). Um desses projetos é concluir o semestre de aulas na Udesc, mas isso implica várias tarefas diferentes. No Todoist, tenho uma etiqueta para esse canal, e mais etiquetas adicionais para cada disciplina; se acabo uma tarefa da disciplina, muitas vezes já engato em ações da mesma área:
Assustado com o número de assuntos diferentes?
Todo dia, o Todoist me mostra as ações mais urgentes. Quando meu bebê está sendo bem cuidado pela mãe maravilhosa dele (ou, antes da quarentena, quando eu estava na minha sala na Udesc), eu sento para trabalhar, ligo o Deezer:
Sim, Deezer, sua Inteligência Artificial conseguiu aprender os meus gostos
…e vou completando as tarefas da disciplina que é prioridade nesse momento.
Aulas analógicas…
Para mim, preparar aulas é um processo essencialmente analógico. Minha mesa de jantar fica tomada por livros, folhas de anotações, artigos impressos. Meu laptop está do lado com uma música e eventualmente com algum material de consulta, mas é na caneta que as ideias saem da minha cabeça.
Aos meus colegas engenheiros: saudades das aulas de Transferência de Calor?
Não só preparar, mas dar aulas também é um processo analógico. Minha aulas são praticamente todas em giz; é assim que eu lembro das melhores aulas que tive (mesmo durante o Mestrado e Doutorado), e é assim que são muitas das aulas que já assisti do MIT. Fora que, como descobri muito rápido, existe uma satisfação imensa em debulhar suas ideias em giz:
Naturalmente, esse tempo de quarentena muda tudo, e na Udesc estamos nos preparando para dar um grande número de aulas online. Nos meus primeiros testes preparando aulas para serem transmitidas pela internet, percebi que ainda é mais eficiente primeiro preparar aulas no papel, e depois passar para formatos digitais.
… com slides para complementar, com uma identidade visual fixa
Apesar do que acabei de escrever, ainda uso slides para complementar as aulas (mesmo as presenciais), apresentando fotos de componentes, gráficos mais complexos, resultados de artigos científicos. Posso estar muito enganado, mas acho que alcanço um bom balanço.
Para prepará-los, eu uso o Keynote da Apple. É mais leve que Powerpoint, tem estilos muito bonitos, e as animações são fáceis de configurar. Os textos do Teddy Svoronos tem me ajudado a pensar em como usar a tecnologia para dar aulas de maneira eficiente.
Falando em slides e no Keynote, algo que me ajuda meu cérebro a trocar de contexto cada vez que tenho de trabalhar em uma das minhas 5 disciplinas é criar uma identidade visual, com um tema do Keynote fixo para cada disciplina:
Automatizando o que precisa ser feito no computador
Quando de fato uso o computador, realizo várias tarefas: editar os slides de que falei acima, consultar arquivos em PDFs de livros e artigos, fazer cálculos e gráficos.
Para automatizar tudo isso, e para me ajudar a trocar de contexto, tenho usado o Bunch do Brett Terpstra. Esse é um aplicativo que fica na minha barra de menus:
A leitora consegue adivinhar qual código corresponde a qual disciplina na galeria de slides acima?
Quando eu seleciono um desses tópicos, acontecem várias coisas:
As janelas abertas de fecham para deixar um estado limpo no meu computador
O Finder abre na pasta da disciplina correspondente, de onde acesso os materiais complementares
O iTerm2 abre na pasta da disciplina, e ativa um ambiente Conda onde posso usar o CoolProp (para calcular propriedades termodinâmicas)
Para algumas disciplinas, já abro PDFs frequentemente acessados.
O Bunch requer certa experiência em programação para poder ser configurado; você cria arquivos com instruções para cada “projeto” do Bunch. A título de referência, aqui vai um desses arquivos que uso, com algumas informações mais sensíveis removidas:
This file contains bidirectional Unicode text that may be interpreted or compiled differently than what appears below. To review, open the file in an editor that reveals hidden Unicode characters.
Learn more about bidirectional Unicode characters
Eu gasto uma quantidade impublicável de dinheiro em livros de Engenharia, mas ter essa quantidade de material à disposição (o que quer dizer ter muita teoria e muitos exercícios) vale muita a pena; para disciplinas onde não há bons livros-texto, a tarefa mais difícil é justamente ficar coletando materiais aqui e ali.
Aqui a influência do meu orientador é muito visível: a coisa que mais me chama a atenção na sala dele é a estante carregada de livros. No meu apartamento alugado, tenho de dividir os livros em vários locais — principalmente para não sobrecarregar as prateleiras, que não foram feitas para um maníaco por livros como eu.
Sou fã dos livros do ÇengelEu adoro a minha etiquetadoraO Fábio de alguns anos atrás, que nunca gostou de carros, não acreditaria que o Fábio de 2020 teria uma prateleira só de livros de motores
Fazer os alunos interagirem
Por fim, algo que aprendi rapidamente: uma maneira das aulas passarem mais rápido e torná-las mais interessantes é, a cada coisa “surpreendente” que eu falar, virar para a sala e perguntar: “por que isso acontece”? Muitos alunos realmente prestam atenção e conseguem responder da maneira que eu esperaria, o que é sempre gratificante.
E esse é o ponto: todo esse trabalho, toda essa rotina, alimenta um dos trabalhos mais gratificantes que Deus me deu: ensinar.
Acho que vocês, leitores, compartilham da minha jornada em ser mais produtivo, pois é nesse blog que eu documento minha batalha para fazer melhor minhas tarefas.
Não que quantidade de tarefas seja algo significativo, mas com o tempo aprendi a filtrar o que coloco no Todoist como significativo para mim. Cada vez que eu completo uma tarefa, alguma coisa melhorou na minha vida.
Quem sabe isso me motiva a colocar mais tarefas relacionadas a este blog (incluindo meus truques para usar Todoist)…
O Thomas Frank, cujo canal do YouTube eu adoro, recentemente publicou um vídeo sobre como gerenciar sua agenda em tempos caóticos. Embora o vídeo não seja ruim, para mim faltam dicas realmente eficazes.
Como alguém que está a dois dias de casar, a uma semana de uma viagem internacional e a um mês de defender uma tese de doutorado, essas são as minhas dicas para quem quer gerenciar uma agenda caótica.
Use um calendário e uma lista de tarefas
A sua mente normalmente já é ruim para se lembrar de tudo que tem de fazer; quando há coisas demais a fazer, essa situação só piora.
Não importa a sua profissão, você precisa de um calendário. O Google Calendar é grátis, excelente e tem aplicativos para qualquer plataforma. Além disso, bons programas de calendário podem se conectar a ele. No macOS, estou experimentando o BusyCal; no iOS, meu favorito é o Fantastical, embora o próprio app do Google Calendar não seja ruim.
Sistemas de calendário em geral fazem diferenciação entre eventos regulares, com horário marcado, e eventos “de dia todo” — esse último é ótimo para colocar simples lembretes.
Para começo de conversa, todos os seus compromissos têm de estar no seu calendário. Quanto eu digo todos, eu quero dizer inclusive:
Consultas de qualquer tipo
Aulas de qualquer tipo
Lembretes para vencimentos para contas
Jantares e almoços com a família
Lembretes para fazer check-in para viagens
Lembretes para aniversários de outras pessoas
Tempos de deslocamento para compromissos
Eu admito que pode ser demais, mas no meu calendário estão também eventos como “dormir” e “almoçar”. Pode parecer loucura, mas isso garante que eu, ao examinar e planejar um dia, eu possa imediatamente ver quais os meus horários realmente livres. Eu uso um sistema de cores que me permite identificar quais são os compromissos realmente marcados (principalmente se envolverem outras pessoas), quais são apenas meus hábitos e quais são apenas “desejos” meus de fazer alguma coisa (como correr em um determinado horário.
Você precisa também de uma lista de tarefas. Como já falei aqui, eu uso o Todoist. Se a sua agenda está realmente caótica, não se preocupe muito em organizar suas tarefas por “projetos” ou “contextos” (embora isso seja muito útil, e pretendo continuar falando sobre GTD aqui). Insira tarefas que não tenham horário ou dia predefinido (que entrariam no calendário), adicione prazos (se realmente existirem)
Nos intervalos entre seus muitos compromissos, examine regularmente o calendário e sua lista de tarefas, e assim a chance de você se perder no meio do caos diminui bastante.
Nota: sim, você pode gerenciar esse tipo de coisa com uma agenda de papel. Eu apenas acho conveniente usar esses serviços por eu estar sempre perto de um computador ou de um celular e tudo ser sincronizado entre todos os meus dispositivos.
Priorize o essencial mas mantenha seus compromissos
Como falei, vou casar daqui a dois dias, mas mesmo assim hoje fui ao meu laboratório entregar um material para meu colega, simplesmente porque eu havia assumido esse compromisso. Mesma coisa para minhas Oficinas de Oração e Vida — por mais que eu esteja cheio de coisas para fazer, isso não muda o fato de que a cada semana eu tenho 15 pessoas esperando que eu as ajude a orar melhor.
Claro que, para haver tempo para fazer tudo, eu tive de abandonar alguns compromissos, como algumas reuniões nas quais eu não era tão essencial assim. Também ajuda o fato de que eu já sabia que seria assim faz tempo, então adiantei muito minha Tese no mês passado e mantive a serenidade quando passei dias sem escrever nada, quando a agenda começou a ficar lotada. Voltando a falar do Todoist, só recebe prazo o que realmente precisa ser feito em determinado dia.
Não esqueça do corpo e da mente
Sim, estou no meio do caos, mas eu medito todo dia (usando o ótimo Headspace), oro todo dia por no mínimo trinta minutos, e entre os compromissos que eu abandono (como falei no item anterior) não estão minha corrida e a musculação.
Cair na tentação de parar completamente de fazer exercícios pela falta de tempo é uma péssima ideia: o sedentarismo só vai deixar com menos energia.
E o leitor, como mantém o controle como a agenda pega fogo?
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