Arquivo da tag: produtividade

Abrindo e fechando sempre os mesmos programas

Sempre que vou iniciar uma sessão de trabalho — em bom português, sentar para trabalhar — em algum projeto de programação ou escrita de um artigo, há uma série de ações repetitivas:

  1. Usando o terminal de comando, navego até a pasta do projeto em questão
  2. Obtenho a última versão do projeto no GitHub
  3. Abro os arquivos de LaTeX no Emacs e os programas em Python no Visual Studio Code
  4. Abro o Sourcetree, para gerenciar as modificações que eu vou fazendo
  5. Abro arquivos de referência (PDF de alguma documentação, por exemplo)

Ao longo da minha sessão, vou trabalhando, e periodicamente usando o supra-citado Sourcetree para registrar o que vou fazendo. Nesse período, invariavelmente meu celular está em modo Não perturbe e estou escutando a trilha sonora de algum filme, série ou jogo no Deezer.

Quando termino de trabalhar, por cansaço ou por ter de fazer outra atividade, também há série de atividades repetitivas:

  1. Fecho todos os arquivos abertos no começo
  2. Sincronizo minha versão atual do trabalho com a versão no GitHub.

Esse ciclo de abrir programas – trabalhar – fechar programas se repete algumas vezes ao longo de dia, de maneira que criei um sistema de automação dessas tarefas. Já falei aqui sobre como escrevi minha tese de maneira eficiente, onde automatizei algumas tarefas; o sistema que descrevo neste post é mais geral.

Um aviso: este post é bastante técnico e requer o uso do terminal de comando, em particular o sistema Git for Windows, que instala a shell Bash e muitos utiliários como programas nativos do Windows; para macOS e Linux, Bash e aplicativos de terminal já estão instalados. Se você se interesse por computação científica e quer aprender mais, existem muitos tutoriais disponíveis sobre como usar e configurar Bash, o meu canal preferido no YouTube para esse assunto é o do Corey Schafer. Os exemplos que vão mostrar aqui se aplicam a Windows, e minha configuração está disponível no GitHub.

Mesmo que o leitor não esteja familiarizado com nada disso, pode ler para tentar entender como eu automatizo algumas tarefas e ter ideias para facilitar a sua vida.

A base do meu sistema é um pequeno utilitário Bash chamado prm, que permite definir “procedimentos” de “começar” e “parar” um projeto.

Vamos a um exemplo prático. No momento estou trabalhando em um paper sobre perfis magnéticos para refrigeradores magnéticos. Após instalar prm usando as instruções do repositório, crio um projeto no terminal usando:

prm add pprof

pprof é uma abreviação de “paper profiles” (é assim que meu cérebro funciona). Esse comando cria dois scripts, em uma pasta padrão do prm (que pode ser mudada) abre-os no editor de texto padrão.

O primeiro script,start.sh, define o que é feito ao começar a trabalhar no projeto:

O segundo script, stop.sh, é executado quando termino de trabalhar no projeto:

No script acima, cf é uma função que fecha um arquivo no Emacs, que está definida em ~/.bash_profile.

e closew é um comando que fecha janelas usando AutoHotKey:

que é definido como um atalho na forma (dentro de .bash_profile).

alias closew="AutoHotkey path/to/closewindow.ahk"

Como toda automação, apesar de exigir um pouco de trabalho, estes hacks facilitam muito o trabalho e deixam minha mente livre para se concentrar no que é necessário. Por exemplo, quando quero começar a trabalhar no paper, abro uma janela do Git Bash e digito:

prm start pprof

e tudo fica pronto na minha frente. Mais importante que a abertura dos programas, no entendo, é o recado ao meu cérebro, quando digito o comando acima, de que é hora de começar a trabalhar no paper.

Quando é hora de parar, digito

prm stop pprof

e tudo se fecha, deixando meu computador pronto para outras tarefas.

Iluminado no Todoist

Acho que vocês, leitores, compartilham da minha jornada em ser mais produtivo, pois é nesse blog que eu documento minha batalha para fazer melhor minhas tarefas.

Não que quantidade de tarefas seja algo significativo, mas com o tempo aprendi a filtrar o que coloco no Todoist como significativo para mim. Cada vez que eu completo uma tarefa, alguma coisa melhorou na minha vida.

Quem sabe isso me motiva a colocar mais tarefas relacionadas a este blog (incluindo meus truques para usar Todoist)…

Usando mapas mentais para planejar papers

Entenderam?

Sempre me espanta que mais pessoas não usem mapas mentais para planejar papers (e outros documentos escritos). É só a minha cabeça que contém ideias confusas demais e que precisam ser organizadas de alguma forma?

A imagem acima é do excelente MindNode (que eu acesso através do serviço Setapp), que infelizmente só existe para dispositivos Apple. Para Windows (para qualquer plataforma, na verdade), há o também bom MindMeister.

Meu fluxo de ficar desenvolvendo ideias até elas assumirem uma forma mais definida é totalmente influenciada pelo Presentations Field Guide, do David Sparks, e pelo episódio maravilhosamente chamado de Cooking Ideas do seu podcast Mac Power Users.

O que eu faço quando trabalho em casa

Trabalhando em casa? Você deve ficar vendo Netflix, ou só dormindo, ou fazendo coisas inúteis!

Errado.

Primeiro, eu aproveito o sol e vou correr numa praça repleta de bebês também aproveitando o sol, para me lembrar da beleza da vida (principalmente depois de ter ido a um velório) e para clarear minha mente com tantos projetos profissionais em andamento.

Depois, eu aproveito o silêncio completo e faço um inventário de todas as pessoas cujo trabalho eu preciso acompanhar — e então pesquiso e testo a melhor maneira de fazer isso.

Então, eu almoço uma comida caseira com minha esposa vendo Friends — porque eu tenho o direito de ser feliz.

Em seguida, tomando um bom chá, eu testo um novo app de tomar notas — porque aprender e escrever sobre o que eu aprendi é a minha maior habilidade, e o que eu mais então.

Finalmente, eu brinco de canetinhas para me ajudar a entender o que eu preciso formular matematicamente (e implementar em um programa de computador) para um dos meus projetos profissionais.

Em março, eu estou sem redes sociais e sem outras tecnologias digitais. E isso tem me feito ficar muito mais calmo e mais focado.

O que mais tem causado efeitos benéficos foi ter saído de grupos de WhatsApp. Olhando agora com essa perspectiva de quem está fora, percebo o WhatsApp como um simples substituto de SMS via WiFi que saiu totalmente de controle. Naturalmente, eu perco informações, mas as realmente importantes acabam chegando a mim, sem prejuízo da minha vida como um todo. A Thais Godinho, recentemente, fez ótima reflexão sobre isso. 

Falando nisso: eu parei de ler blogs, mas resisti a cancelar minhas diversas newsletters, porque são leituras que aprecio muito — e foi de onde tirei o link acima. Estou enganando a mim mesmo?

Também tenho aumentado muito a minha capacidade de gerar ideias ao caminhar sem escutar podcasts e audiolivros — esse tempo em solidão e silêncio, aliás, era um dos benefícios que eu estava mais buscando.

Última observação: agora que não tenho por que pegar o celular a cada momento de tédio, eu estou chocado como absolutamente todos à minha volta fazem isso o tempo todo…

 

Como usar seu calendário de maneira efetiva

Há algumas semanas, tivemos uma discussão generalizada aqui no laboratório. De minha parte, reconheço que errei em vários pontos: fui grosso com outras pessoas, perdi a calma, e agi em prol maior dos meus interesses em relação ao do meu grupo de pesquisa. E esse episódio horrível foi agravado por uma falha pontual na minha organização: eu esqueci-me de adicionar um lembrete para uma arrumação de salas no meu calendário, o que me impediu de ajudar meus colegas durante esse evento.

A questão é: como não estava no meu calendário, não estava no meu radar, e na prática é como se esse evento não existisse no espaço-tempo. Ao mesmo tempo, muitas pessoas me consideram uma pessoa bastante organizada; o meu calendário é justamente o método que uso para me lembrar de coisas importantes. No espírito do post onde falo sobre como agendo minhas metas, pensei em complementar, mostrando o que eu coloco no meu calendário e como, na minha opinião, a leitora pode usá-lo de maneira mais efetiva.


A Thais Godinho, nesse ótimo vídeo, fala sobre como ela coloca “informações importantes” no calendário, e não só compromissos fixos. E esse é o grande pulo do gato, originado do sistema GTD: seu calendário não serve apenas para eventos, mas pera lembretes gerais. No meu Google Calendar, tenho um calendário específico de Informações para o dia

Screenshot de calendário do dia 28, mostrando item "Entregas Natuorganics"

Toda quinta-feira é o dia de entregas da Natuorganics. Ao final do dia, quando eu reviso meu calendário, eu me lembro desse fato e então, ao chegar em casa, confiro com o porteiro se foi entregue corretamente.

Outras informações que entram no meu calendário:

  • Datas de vencimento de contas (para eu verificar se há saldo na conta/cartão, e também para facilitar a busca por informações, se eu quiser saber quando vence tal assinatura
Lembretes no calendário mostrando data de vencimento da Assinatura HBO Go, Domingo e Segunda de Carnaval, Aniversário da minha amiga Amanda e outros lembretes diversos
  • Aniversários (como na imagem acima). Em vez de depender do Facebook, que tal, a cada vez que você souber que é aniversário de alguém, você colocar um lembrete no calendário, para repetir anualmente, e que seja o seu sistema de lembrar e mandar parabéns (de maneira mais pessoal, e não numa torrente de mensagens similares)?
  • Aniversários de casamento/namoro. Minha capacidade de lembrar da datas exatas, na minha visão, não reflete meu amor pela minha esposa; minha capacidade de planejar uma surpresa/viagem/jantar com antecedência, reflete.
  • Rotinas de trabalho. Essa dica eu tirei desse excelente curso do Kourosh Dini, e consiste em definir lembretes semanais para trabalhar num tipo de tarefa. Na imagem abaixo, toda quinta é o dia em que eu preparo a nossa reunião (“Kata”) semanal e o dia em que eu, preferencialmente, faço coisas exclusivas do meu laboratório (falar com alguém, resolver algo na secretaria/administração etc).
Lembretes no calendário para conferir tarefas do meu laboratório e preparar nossa reunião semanal
  • Rotinas mais mundanas como trajetos e, acreditem se quiser, dormir. Para entender melhor, ouçam esse episódio do Cortex, mas a ideia é ter uma visão muito clara no calendário do que é realmente tempo livre e do que parece, mas não é, totalmente livre.

E, claro, entram no meu calendário eventos como consultas e reuniões, além de um calendário compartilhado com minha esposa com eventos sociais. Como o leitor pode ver acima, eu uso cores que já estão gravadas na minha memória de maneira a identificar claramente o que é um compromisso marcado, o que são informações, o que são rotinas mais “livres” etc.

E agora, os comentários abaixo estão abertos para os leitores me chamarem de maluco ou, idealmente, de me sugerirem mais métodos de organizar meu calendário…

2019, o ano da intencionalidade

Baseado no último episódio de Cortex, eis o meu tema para esse ano: 2019 vai ser o ano da intencionalidade para mim.

Eu me considero uma pessoa bastante organizada e produtividade, e recentemente listei algumas coisas que me ajudaram nesse processo, em particular durante o ano de 2018. Como já deve ter ficado claro, no ano passado eu aprendi a lutar contra a depressão e a levar a vida com mais calma e simplicidade.

Em 2019, está na hora de levar isso ao próximo nível. Com ajuda do método Bullet Journal, quero aprender a refletir mais sobre minhas ações, ser mais intencional no meu dia a dia e registrar melhor meus dias. Não apenas completar próximas ações, mas garantir que elas estejam de acordo com minhas metas reais.

Não é isso que é produtividade?

Como montei meu Home Office ao estilo GTD

No meu último post sobre GTD (em inglês devido ao meu experimento de tentar converter esse blog para o inglês), eu falei por que aprender GTD. Em resumo: esse método me ajudou a me recuperar de um período muito estressante e de prazos perdidos e começar uma época de grandes realizações com menos estresse. As conclusões atingidas naquele post se propagaram: depois daquilo, eu me casei, terminei de escrever uma Tese de Doutorado (atualmente em edição), consegui ser aprovado no Programa de Talentos para Inovação, tudo isso enquanto curto a vida de maneira geral.

O método GTD preconiza 5 hábitos para você processar todo tipo de informação que chega na sua vida e transformá-la em itens acionáveis. Entretando, David Allen diz no livro oficial que, antes de começar a se aventurar no método, é bom ter todas as ferramentas disponíveis. De fato, uma das ideias do livro com que eu mais me identifico é essa: a perda de produtividade por não ter uma caneta ou uma pasta de plástico à disposição é enorme. Assim, eu fiz os meus esforços para montar um Home Office de maneira bem funcional. Admito que o que vou descrever não é perfeito, e que estou sempre tentando melhorar. Como falei no último post, esse tipo de texto é só uma maneira de eu mostrar meu trabalho.

E para quem não tem Home Office?

Vou ser o primeiro a declarar: eu sou incrivelmente privilegiado por morar num apartamento onde posso montar meu Home Office. Sei também que ele irá sumir quando vier o primeiro filho, e fico muito tranquilo com isso. Mas, já que tenho essa oportunidade, tento aproveitá-la da melhor maneira, e trabalho muito frequentemente em casa.

O que vou descrever aqui se aplica a qualquer ambiente de trabalho, na verdade, e vou incluir fotos do meu “ambiente secundário”, no laboratório onde trabalho. Aposto que, se a leitora for um trabalhadora do conhecimento (i.e. não braçal) deve ter uma mesa para si em algum lugar da empresa.

Se não tiver acesso a isso, vale a pena organizar a ideia de ter uma escrivaninha que caiba em algum cômodo da sua casa. David Allen toca muito na importância de ter um ambiente próprio para “controlar a sua vida”. Faça aos poucos. Na Dinamarca, eu morava em uma kitinete de 49 m² com minha esposa, e meu Home Office era um canto da mesa que já existia no local:

Home Office na Dinamarca

Uma mesa funcional

Falando agora realmente do meu Home Office, é assim que eu vejo ao sentar para trabalhar:

Home Office vista frontal

O primeiro detalhe que eu espero que fique muito visível é que o ambiente está pronto para eu trabalhar. Meu laptop está instalado numa posição boa, o monitor está bem ajustado, o conjunto mouse/teclado/Magic Trackpad está numa posição confortável, meu caderno de anotações está a postos, as caixas de som estão bem posicionadas.

À direita, o leitor vê a minha impressora, e se preciso lidar com papel, tudo está ao alcance da mão: grampeador, régua, fita, canetas, clipes, post-its, blocos de papel.

Outro item de suma importância é um conjunto de “bandejas” para acomodar papéis e outros objetos:

Bandejas no Home Office

A bandeja de cima é o que o método GTD classifica como uma caixa de entrada: itens aleatórios sobre os quais não dediquei atenção ainda. Sempre que eu chego em casa com correspondência ou algo físico a que eu precise dedicar atenção (nem que seja guardar num lugar especial), eu coloco na bandeja, para posterior processamento. O mesmo vale para qualquer pedaço de papel no qual eu tenha escrito alguma coisa que precisa ser transformada em outra coisa.

Na gaveta do meio, entram os Materiais de Suporte a Projetos, i.e., tudo que eu precise usar para projetos ativos na minha vida. Ali estão folders de conferência que preciso estudar com atenção, ingressos para shows já comprados, papers a ler.

Na gaveta de baixo, estão materiais de anotação. Uma cópia do excelente Roube como um artista: o Diário e um bloco de notas.

Aposto que o leitor há de concordar que isso é melhor que ter papeis jogados sobre a mesa.

Como comparação, aqui vai uma foto da minha mesa na Universidade. Parte da minha personalidade nerd é querer ter ambientes consistentes em diferentes lugares.

Estação de trabalho na universidade

E nas gavetas?

Naturalmente, nem tudo cabe na superfície da mesa. Minha incrível esposa organizou minhas gavetas, mantendo sempre o princípio de ter todo tipo de pequenos acessórios à mão. Na primeira gaveta mantenho itens frequentemente acessados ou coisas mais avulsas:

Gaveta no escritório com itens avulsos ou frequentemente acessados

(Detalhe especial para a rotuladora, uma das minhas melhores aquisições recentes).

Na segunda, estão suprimentos, como uma meia dúzia de elásticos e pastas vazias para usar sempre que quiser arquivar…

Gaveta no Home Office com suplementos de escritório

… algo na minha gaveta de documentos:

Gaveta no Home Office com pastas de documentos

Conclusões

Sim, querido leitor: eu gosto de ter tudo à mão e organizado. Com um ambiente robusto assim, fica muito mais fácil desenvolver os hábitos de produtividade.

Mas me digam: o que acharam do meu setup?