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Iluminado no Todoist

Acho que vocês, leitores, compartilham da minha jornada em ser mais produtivo, pois é nesse blog que eu documento minha batalha para fazer melhor minhas tarefas.

Não que quantidade de tarefas seja algo significativo, mas com o tempo aprendi a filtrar o que coloco no Todoist como significativo para mim. Cada vez que eu completo uma tarefa, alguma coisa melhorou na minha vida.

Quem sabe isso me motiva a colocar mais tarefas relacionadas a este blog (incluindo meus truques para usar Todoist)…

Usando mapas mentais para planejar papers

Entenderam?

Sempre me espanta que mais pessoas não usem mapas mentais para planejar papers (e outros documentos escritos). É só a minha cabeça que contém ideias confusas demais e que precisam ser organizadas de alguma forma?

A imagem acima é do excelente MindNode (que eu acesso através do serviço Setapp), que infelizmente só existe para dispositivos Apple. Para Windows (para qualquer plataforma, na verdade), há o também bom MindMeister.

Meu fluxo de ficar desenvolvendo ideias até elas assumirem uma forma mais definida é totalmente influenciada pelo Presentations Field Guide, do David Sparks, e pelo episódio maravilhosamente chamado de Cooking Ideas do seu podcast Mac Power Users.

O que eu faço quando trabalho em casa

Trabalhando em casa? Você deve ficar vendo Netflix, ou só dormindo, ou fazendo coisas inúteis!

Errado.

Primeiro, eu aproveito o sol e vou correr numa praça repleta de bebês também aproveitando o sol, para me lembrar da beleza da vida (principalmente depois de ter ido a um velório) e para clarear minha mente com tantos projetos profissionais em andamento.

Depois, eu aproveito o silêncio completo e faço um inventário de todas as pessoas cujo trabalho eu preciso acompanhar — e então pesquiso e testo a melhor maneira de fazer isso.

Então, eu almoço uma comida caseira com minha esposa vendo Friends — porque eu tenho o direito de ser feliz.

Em seguida, tomando um bom chá, eu testo um novo app de tomar notas — porque aprender e escrever sobre o que eu aprendi é a minha maior habilidade, e o que eu mais então.

Finalmente, eu brinco de canetinhas para me ajudar a entender o que eu preciso formular matematicamente (e implementar em um programa de computador) para um dos meus projetos profissionais.

Em março, eu estou sem redes sociais e sem outras tecnologias digitais. E isso tem me feito ficar muito mais calmo e mais focado.

O que mais tem causado efeitos benéficos foi ter saído de grupos de WhatsApp. Olhando agora com essa perspectiva de quem está fora, percebo o WhatsApp como um simples substituto de SMS via WiFi que saiu totalmente de controle. Naturalmente, eu perco informações, mas as realmente importantes acabam chegando a mim, sem prejuízo da minha vida como um todo. A Thais Godinho, recentemente, fez ótima reflexão sobre isso. 

Falando nisso: eu parei de ler blogs, mas resisti a cancelar minhas diversas newsletters, porque são leituras que aprecio muito — e foi de onde tirei o link acima. Estou enganando a mim mesmo?

Também tenho aumentado muito a minha capacidade de gerar ideias ao caminhar sem escutar podcasts e audiolivros — esse tempo em solidão e silêncio, aliás, era um dos benefícios que eu estava mais buscando.

Última observação: agora que não tenho por que pegar o celular a cada momento de tédio, eu estou chocado como absolutamente todos à minha volta fazem isso o tempo todo…

 

Como usar seu calendário de maneira efetiva

Há algumas semanas, tivemos uma discussão generalizada aqui no laboratório. De minha parte, reconheço que errei em vários pontos: fui grosso com outras pessoas, perdi a calma, e agi em prol maior dos meus interesses em relação ao do meu grupo de pesquisa. E esse episódio horrível foi agravado por uma falha pontual na minha organização: eu esqueci-me de adicionar um lembrete para uma arrumação de salas no meu calendário, o que me impediu de ajudar meus colegas durante esse evento.

A questão é: como não estava no meu calendário, não estava no meu radar, e na prática é como se esse evento não existisse no espaço-tempo. Ao mesmo tempo, muitas pessoas me consideram uma pessoa bastante organizada; o meu calendário é justamente o método que uso para me lembrar de coisas importantes. No espírito do post onde falo sobre como agendo minhas metas, pensei em complementar, mostrando o que eu coloco no meu calendário e como, na minha opinião, a leitora pode usá-lo de maneira mais efetiva.


A Thais Godinho, nesse ótimo vídeo, fala sobre como ela coloca “informações importantes” no calendário, e não só compromissos fixos. E esse é o grande pulo do gato, originado do sistema GTD: seu calendário não serve apenas para eventos, mas pera lembretes gerais. No meu Google Calendar, tenho um calendário específico de Informações para o dia

Screenshot de calendário do dia 28, mostrando item "Entregas Natuorganics"

Toda quinta-feira é o dia de entregas da Natuorganics. Ao final do dia, quando eu reviso meu calendário, eu me lembro desse fato e então, ao chegar em casa, confiro com o porteiro se foi entregue corretamente.

Outras informações que entram no meu calendário:

  • Datas de vencimento de contas (para eu verificar se há saldo na conta/cartão, e também para facilitar a busca por informações, se eu quiser saber quando vence tal assinatura
Lembretes no calendário mostrando data de vencimento da Assinatura HBO Go, Domingo e Segunda de Carnaval, Aniversário da minha amiga Amanda e outros lembretes diversos
  • Aniversários (como na imagem acima). Em vez de depender do Facebook, que tal, a cada vez que você souber que é aniversário de alguém, você colocar um lembrete no calendário, para repetir anualmente, e que seja o seu sistema de lembrar e mandar parabéns (de maneira mais pessoal, e não numa torrente de mensagens similares)?
  • Aniversários de casamento/namoro. Minha capacidade de lembrar da datas exatas, na minha visão, não reflete meu amor pela minha esposa; minha capacidade de planejar uma surpresa/viagem/jantar com antecedência, reflete.
  • Rotinas de trabalho. Essa dica eu tirei desse excelente curso do Kourosh Dini, e consiste em definir lembretes semanais para trabalhar num tipo de tarefa. Na imagem abaixo, toda quinta é o dia em que eu preparo a nossa reunião (“Kata”) semanal e o dia em que eu, preferencialmente, faço coisas exclusivas do meu laboratório (falar com alguém, resolver algo na secretaria/administração etc).
Lembretes no calendário para conferir tarefas do meu laboratório e preparar nossa reunião semanal
  • Rotinas mais mundanas como trajetos e, acreditem se quiser, dormir. Para entender melhor, ouçam esse episódio do Cortex, mas a ideia é ter uma visão muito clara no calendário do que é realmente tempo livre e do que parece, mas não é, totalmente livre.

E, claro, entram no meu calendário eventos como consultas e reuniões, além de um calendário compartilhado com minha esposa com eventos sociais. Como o leitor pode ver acima, eu uso cores que já estão gravadas na minha memória de maneira a identificar claramente o que é um compromisso marcado, o que são informações, o que são rotinas mais “livres” etc.

E agora, os comentários abaixo estão abertos para os leitores me chamarem de maluco ou, idealmente, de me sugerirem mais métodos de organizar meu calendário…

2019, o ano da intencionalidade

Baseado no último episódio de Cortex, eis o meu tema para esse ano: 2019 vai ser o ano da intencionalidade para mim.

Eu me considero uma pessoa bastante organizada e produtividade, e recentemente listei algumas coisas que me ajudaram nesse processo, em particular durante o ano de 2018. Como já deve ter ficado claro, no ano passado eu aprendi a lutar contra a depressão e a levar a vida com mais calma e simplicidade.

Em 2019, está na hora de levar isso ao próximo nível. Com ajuda do método Bullet Journal, quero aprender a refletir mais sobre minhas ações, ser mais intencional no meu dia a dia e registrar melhor meus dias. Não apenas completar próximas ações, mas garantir que elas estejam de acordo com minhas metas reais.

Não é isso que é produtividade?

Como montei meu Home Office ao estilo GTD

No meu último post sobre GTD (em inglês devido ao meu experimento de tentar converter esse blog para o inglês), eu falei por que aprender GTD. Em resumo: esse método me ajudou a me recuperar de um período muito estressante e de prazos perdidos e começar uma época de grandes realizações com menos estresse. As conclusões atingidas naquele post se propagaram: depois daquilo, eu me casei, terminei de escrever uma Tese de Doutorado (atualmente em edição), consegui ser aprovado no Programa de Talentos para Inovação, tudo isso enquanto curto a vida de maneira geral.

O método GTD preconiza 5 hábitos para você processar todo tipo de informação que chega na sua vida e transformá-la em itens acionáveis. Entretando, David Allen diz no livro oficial que, antes de começar a se aventurar no método, é bom ter todas as ferramentas disponíveis. De fato, uma das ideias do livro com que eu mais me identifico é essa: a perda de produtividade por não ter uma caneta ou uma pasta de plástico à disposição é enorme. Assim, eu fiz os meus esforços para montar um Home Office de maneira bem funcional. Admito que o que vou descrever não é perfeito, e que estou sempre tentando melhorar. Como falei no último post, esse tipo de texto é só uma maneira de eu mostrar meu trabalho.

E para quem não tem Home Office?

Vou ser o primeiro a declarar: eu sou incrivelmente privilegiado por morar num apartamento onde posso montar meu Home Office. Sei também que ele irá sumir quando vier o primeiro filho, e fico muito tranquilo com isso. Mas, já que tenho essa oportunidade, tento aproveitá-la da melhor maneira, e trabalho muito frequentemente em casa.

O que vou descrever aqui se aplica a qualquer ambiente de trabalho, na verdade, e vou incluir fotos do meu “ambiente secundário”, no laboratório onde trabalho. Aposto que, se a leitora for um trabalhadora do conhecimento (i.e. não braçal) deve ter uma mesa para si em algum lugar da empresa.

Se não tiver acesso a isso, vale a pena organizar a ideia de ter uma escrivaninha que caiba em algum cômodo da sua casa. David Allen toca muito na importância de ter um ambiente próprio para “controlar a sua vida”. Faça aos poucos. Na Dinamarca, eu morava em uma kitinete de 49 m² com minha esposa, e meu Home Office era um canto da mesa que já existia no local:

Home Office na Dinamarca

Uma mesa funcional

Falando agora realmente do meu Home Office, é assim que eu vejo ao sentar para trabalhar:

Home Office vista frontal

O primeiro detalhe que eu espero que fique muito visível é que o ambiente está pronto para eu trabalhar. Meu laptop está instalado numa posição boa, o monitor está bem ajustado, o conjunto mouse/teclado/Magic Trackpad está numa posição confortável, meu caderno de anotações está a postos, as caixas de som estão bem posicionadas.

À direita, o leitor vê a minha impressora, e se preciso lidar com papel, tudo está ao alcance da mão: grampeador, régua, fita, canetas, clipes, post-its, blocos de papel.

Outro item de suma importância é um conjunto de “bandejas” para acomodar papéis e outros objetos:

Bandejas no Home Office

A bandeja de cima é o que o método GTD classifica como uma caixa de entrada: itens aleatórios sobre os quais não dediquei atenção ainda. Sempre que eu chego em casa com correspondência ou algo físico a que eu precise dedicar atenção (nem que seja guardar num lugar especial), eu coloco na bandeja, para posterior processamento. O mesmo vale para qualquer pedaço de papel no qual eu tenha escrito alguma coisa que precisa ser transformada em outra coisa.

Na gaveta do meio, entram os Materiais de Suporte a Projetos, i.e., tudo que eu precise usar para projetos ativos na minha vida. Ali estão folders de conferência que preciso estudar com atenção, ingressos para shows já comprados, papers a ler.

Na gaveta de baixo, estão materiais de anotação. Uma cópia do excelente Roube como um artista: o Diário e um bloco de notas.

Aposto que o leitor há de concordar que isso é melhor que ter papeis jogados sobre a mesa.

Como comparação, aqui vai uma foto da minha mesa na Universidade. Parte da minha personalidade nerd é querer ter ambientes consistentes em diferentes lugares.

Estação de trabalho na universidade

E nas gavetas?

Naturalmente, nem tudo cabe na superfície da mesa. Minha incrível esposa organizou minhas gavetas, mantendo sempre o princípio de ter todo tipo de pequenos acessórios à mão. Na primeira gaveta mantenho itens frequentemente acessados ou coisas mais avulsas:

Gaveta no escritório com itens avulsos ou frequentemente acessados

(Detalhe especial para a rotuladora, uma das minhas melhores aquisições recentes).

Na segunda, estão suprimentos, como uma meia dúzia de elásticos e pastas vazias para usar sempre que quiser arquivar…

Gaveta no Home Office com suplementos de escritório

… algo na minha gaveta de documentos:

Gaveta no Home Office com pastas de documentos

Conclusões

Sim, querido leitor: eu gosto de ter tudo à mão e organizado. Com um ambiente robusto assim, fica muito mais fácil desenvolver os hábitos de produtividade.

Mas me digam: o que acharam do meu setup?

Como gerenciar uma agenda caótica

O Thomas Frank, cujo canal do YouTube eu adoro, recentemente publicou um vídeo sobre como gerenciar sua agenda em tempos caóticos. Embora o vídeo não seja ruim, para mim faltam dicas realmente eficazes.

Como alguém que está a dois dias de casar, a uma semana de uma viagem internacional e a um mês de defender uma tese de doutorado, essas são as minhas dicas para quem quer gerenciar uma agenda caótica.

Use um calendário e uma lista de tarefas

A sua mente normalmente já é ruim para se lembrar de tudo que tem de fazer; quando há coisas demais a fazer, essa situação só piora.

Não importa a sua profissão, você precisa de um calendário. O Google Calendar é grátis, excelente e tem aplicativos para qualquer plataforma. Além disso, bons programas de calendário podem se conectar a ele. No macOS, estou experimentando o BusyCal; no iOS, meu favorito é o Fantastical, embora o próprio app do Google Calendar não seja ruim.

Sistemas de calendário em geral fazem diferenciação entre eventos regulares, com horário marcado, e eventos “de dia todo” — esse último é ótimo para colocar simples lembretes.

Para começo de conversa, todos os seus compromissos têm de estar no seu calendário. Quanto eu digo todos, eu quero dizer inclusive:

  • Consultas de qualquer tipo
  • Aulas de qualquer tipo
  • Lembretes para vencimentos para contas
  • Jantares e almoços com a família
  • Lembretes para fazer check-in para viagens
  • Lembretes para aniversários de outras pessoas
  • Tempos de deslocamento para compromissos

Eu admito que pode ser demais, mas no meu calendário estão também eventos como “dormir” e “almoçar”. Pode parecer loucura, mas isso garante que eu, ao examinar e planejar um dia, eu possa imediatamente ver quais os meus horários realmente livres. Eu uso um sistema de cores que me permite identificar quais são os compromissos realmente marcados (principalmente se envolverem outras pessoas), quais são apenas meus hábitos e quais são apenas “desejos” meus de fazer alguma coisa (como correr em um determinado horário.

Você precisa também de uma lista de tarefas. Como já falei aqui, eu uso o Todoist. Se a sua agenda está realmente caótica, não se preocupe muito em organizar suas tarefas por “projetos” ou “contextos” (embora isso seja muito útil, e pretendo continuar falando sobre GTD aqui). Insira tarefas que não tenham horário ou dia predefinido (que entrariam no calendário), adicione prazos (se realmente existirem)

Nos intervalos entre seus muitos compromissos, examine regularmente o calendário e sua lista de tarefas, e assim a chance de você se perder no meio do caos diminui bastante.

Nota: sim, você pode gerenciar esse tipo de coisa com uma agenda de papel. Eu apenas acho conveniente usar esses serviços por eu estar sempre perto de um computador ou de um celular e tudo ser sincronizado entre todos os meus dispositivos.

Priorize o essencial mas mantenha seus compromissos

Como falei, vou casar daqui a dois dias, mas mesmo assim hoje fui ao meu laboratório entregar um material para meu colega, simplesmente porque eu havia assumido esse compromisso. Mesma coisa para minhas Oficinas de Oração e Vida — por mais que eu esteja cheio de coisas para fazer, isso não muda o fato de que a cada semana eu tenho 15 pessoas esperando que eu as ajude a orar melhor.

Claro que, para haver tempo para fazer tudo, eu tive de abandonar alguns compromissos, como algumas reuniões nas quais eu não era tão essencial assim. Também ajuda o fato de que eu já sabia que seria assim faz tempo, então adiantei muito minha Tese no mês passado e mantive a serenidade quando passei dias sem escrever nada, quando a agenda começou a ficar lotada. Voltando a falar do Todoist, só recebe prazo o que realmente precisa ser feito em determinado dia.

Não esqueça do corpo e da mente

Sim, estou no meio do caos, mas eu medito todo dia (usando o ótimo Headspace), oro todo dia por no mínimo trinta minutos, e entre os compromissos que eu abandono (como falei no item anterior) não estão minha corrida e a musculação.

Cair na tentação de parar completamente de fazer exercícios pela falta de tempo é uma péssima ideia: o sedentarismo só vai deixar com menos energia.


E o leitor, como mantém o controle como a agenda pega fogo?