What to do on moments of despair

Despair, noun:

utter loss of hope

We all feel a little bit of despair some times. I’m not talking about “I’ll fail my test tomorrow” problems, but real life situations. You discover you have a health problem, someone in your family dies, your partner loses her job. Or it can be something really small; you simply did something wrong and you feel terrible about it.

What should you do on moments of despair?

I have many defects: I complain way too much, I’m too strict with my routines, I’m not as polite with strangers as I’d wish. But I have one great quality: in moments of despair, I don’t resort to drinking, or gambling, or any other addiction. My first instinct when I feel really, really bad, is to pray.

It might seem strange for a nerd/productivity blogger like me to write this kind of post, but I’m feeling a great urge to share this message. My main goal with this blog is to help others, and there are times when an app, a book or a time-management technique won’t do it. And besides, if you really want to see a link between spirituality and productivity, consider that your mind is your work tool, and hence everything that you do to keep yourself in a state of calm is beneficial. Despair is not.

It’s been recently the one-year anniversary of my grandmother’s death. Prayer was fundamental in that time, because it made me realize how little control I had: apart from yelling at the doctors to do more to help her (which I’m glad I didn’t), there was absolutely nothing I could do to prevent her death. She was old, she got sick, and then she was gone. But she had lived such a wonderful and fulfilling life, so her mission on Earth was accomplished. Despair would not help with anything, so I simply accepted the fact and became in peace.

One of the advantages of living abroad and attending Mass in another language is learning a new array of songs, and recently I listened to a wonderful piece called Lift up your hands. The central message summarizes what I’m trying to say with this little text: there is hope! There was someone who came down from heaven and teached us that God is not there to punish us, but to love us unconditionally. He will always be on our side.

So my advice for this post is this: when you feel bad, talk to God. It should be obvious by now that I’m Catholic, but I would guess that this message applies to other religions. Open yourself. Try this: write a letter to Him, stating everything you are feeling. If you’ve failed with someone, write an apology as if you were talking to this person, but asking first God for forgiveness. If a tragedy happened, be humble enough to realize there’s nothing you can do, and then ask for help. And in situations like this, stop thinking that you don’t deserve this, and that you should be in a better position — we know nothing about why these things happen! Open the Bible and see how many people came to Jesus asking for help, and how many times He replied: “I want you to be free/healed/resurrected” — not because these people deserved anything (we simply can’t know that), but because of God’s infinite goodness and forgiveness.

Believe me, realizing our smallness can be liberating: no matter what happens, you simply hold the hand of God and move on. Soon you will see that there are things you can do, and you begin to attack the problem as a capable human being, without being consumed by despair. But the first step might be to pray.

And of course, if the problem seems too big, and if praying doesn’t help with anything, you might need medical assistance, so don’t hesitate in seeking it.

One more thing.

I talked about opening yourself to God when you feel bad, but please don’t forget to say thanks when that feeling vanishes. Your wife got a new job? Excellent; now realize that’s also the fruit of God goodness and pray accordingly. I find chanting Psalms to be particularly useful in moments of joy.

If you are Christian, and even more if you are Catholic, refer to your local Parish to see if they offer Life and Prayer Workshops (available in many countries), where you learn how to pray and talk to God in these various situations. I was attending these workshops when my grandmother passed way, and I don’t know how I would react if it weren’t for them. These are truly life-changing experiences. I cannot recommend them enough.

Speaking from personal experience, the moments when I’m feeling better are the moments where I am the most intimate to God. And that is more important than talking about goals.


How I consistently accomplish my goals

When I was in school, I was the standard nerd looser: fat, never made it with the ladies, bad grades in sports and good grades in everything else. In my free time, I’d rather spend time playing videogames alone than with other people or doing any form of physical activities.

Fast-forward many years, and a few weeks ago I completed my first street race, successfully running 5 km in under 30 min:

Fábio Fortkamp finishing a race

What allowed me to do this is that completing a 5 km race was of one of my goals for this year, and I’ve developed a system to effectively review and achieve my goals.

This post is about this system.

Why goal setting is important

I’m slightly obsessed with goal setting because this forces me to focus time on things that are important. It’s very easy to spend time working on whatever seems urgent or even interesting right now, without getting long term value out of these activities.

As a practical example, I love studying programming, and I often fantasize about droping many of my projects and dedicating myself to studying open CS courses. However, being a world-renowmed programmer isn’t one of my goals, while being the best researcher I can be is. Studying programming in depth may help, but I have to balance this with other important skills, like keeping up with the literature, writing quality papers, studying theory; taking time out of these activities to dedicate myself only to programming, as interesting as it sounds, might be actually detrimental to my goals. Hence, I resist such urges and remind myself that I have more important things to do.

Music is another example of activity that was almost completely eliminated from my life as part of these exercises. Whenever I brainstorm my goals, “being a musician” never comes out. I learned the keyboard and the guitar when I was younger, but I can’t justify any time invested into it. Same thinking as with programming: it would certainly be fun re-learning to play the guitar, or even learning a new instrument, but this requires time to be extracted from more valuable activities. Having a solid lifelong relationship with my fiancée is top-priority, so I’d rather spend time on activies that help with that (such as cooking nice dinners, watching movies, traveling). I can also exercise my creativity by reading and writing — “being a writer” is definitely a goal of mine!

Routines to do reviews

My system for tracking goals comes from three main resources:

  1. The book Vida Organizada, by Thais Godinho (in Portuguese; an English translation of the title would be Organized Life). I was already familiar with David Allen’s GTD method, but this opened my mind to a top-down approach of setting up projects: first, think about what you to accomplish in life; then, break this vision into things you can accomplish this year, this month, this week, until you can define day-to-day projects that will ultimately make you achieve the broader goals
  2. Getting Results the Agile Way, a poorly-written book with a strong emphasis on simplifying task lists. David Allen advises against setting priorities for a day or week because they will inevitably change, but this book teached me to do it anyway in the simplest form: for any time frame, select 3 main goals, and work first on that.
  3. The work of Kourosh Dini in general, especially his emphasis on routines.

As I will describe, these goals are set, tracked and updated regularly, and instead of just wishing to do so I actually have calendar appointments. I have a special calendar in Google Calendar named Habits, and I have periodical all-day appointments that serve as reminders to what I would like to do in certain times of the year. This will become clearer in the next section.

Goals by horizons

Broad goals

The first time I seriously did the exercise of imagining myself when I’m 100 years old was after I read the Vida Organizada book, and it was the beginning of my goal-setting system. Thais is a GTD master trainer, and in the GTD system we have horizons of focus:

  • Life principles, things that we want to cultivate through our entire life
  • Vision, a scenario in which we see ourselves in the span of 5-10 years
  • Goals, things we want to accomplish in the next 2-3 years

So the first step in setting goals is doing a giant brainstorming and writing down your principles, your vision and your goals. In your deathbed, what do you want to have accomplished, so that you will have lived a happy life? And to do that, how should you be in 5 years? And to do that, what must you do in the next two years?

I like mind maps for this kind of exercise, and I use MindMeister for creating mind maps. I like the free form of brainstorming these broader goals, and I agree with Thais that it’s an apt analogy that we can use mind maps to map our life. My broader goals are reviewed at my Annual Review, which is a routine I like to do by December 27-28th every year. I open this mind map, I check to see if I agree with these principles and vision, and I update my short-term goals. For instance, in 2016 I set up my two-year goals, and so in the end of 2017 I will track how these goals arere going and what should I change in my life to really accomplish them by the end of 2018.

Mind map in Mind Meister for tracking goals

The important thing to distinguish these broader goals from other levels is that are very free and “dream”-like. There is nothing SMART about them, and they are just things I want to do: defend my PhD thesis, get married, buy a house, start a family, become a published author.

Things become more specific when I define my annual goals — which brings me to the next section.

Annual goals

As part of my Annual Review, I sit down and think about long and short term goals. To think of goals in increments in two years gives me plenty of time to plan; however, as the year begins, we can break these goal into more manageable things. We all read things about how New Year’s Resolutions are bound to fail because they are too vague and are not followed by a specific plan; but I still like the ritual of thinking about year that is beginning.

That’s why I’ve adopted a simplification: I simply set 3 outcomes for the year, based on my two-year goals. For instance: when I did this exercise in 2016, I realized that in two years I want to complete my PhD; this is very broad thing that can’t be done in one year, but what can I do that will help with that? Well, I can aim for publishing at least four papers in journals or conferences this year (current status: one published, one accepted for a conference, one with my supervisors for corrections and another one being planned).

Because annual goals are much more simple, straight to the point, and actually accomplishable, I’ve being using Todoist for this sort of thing. I have a “project” called Outcomes for the year, in which I have 3 tasks represeting my desired outcomes. I have to confess: I felt an enourmous pleasure checking out the box for my task/goal of “Completing a 5 km race”.

My Todoist Projects for tracking goals

In addition to the Annual Review, I like to track these outcomes (together with the broader goals) in a Season Review, which I do quarterly. While in the annual review I dream big, in the season review I mainly check on things and plan accordingly. I might even update my yearly outcomes. For instance, in my last seasonal review I noticed that I had an annual goal that was completely out of sync with my current life, and so I changed to something that I actually can do this year and that still contributes to my life vision.

And that is one key to this whole system: you cannot be afraid of changing goals and questioning your original plans. They are a map, not a strict algorithm. For instance, completing the race was not related to any life principles, but it was something I really wanted to do this year. Upon reflection, I realized that being fit and healthy is an important value to me, and thus my mind map was updated accordingly.

One last thing about annual goals: I think it’s important to include multiple areas of focus. I’m in a phase where I really need to focus on my career — I’m entering my last year as a PhD and I’m in the middle of an external stay in Denmark — so two of my goals are professional-related. But I included one very personal goal — namely, completing the race — to make sure I advance on other projects as well. If I already had a more stable job, I would possibly include other areas: family, home and personal projects etc.

Monthly goals

This is an area where I still need to improve. Similar to my annual outcomes, I like to set monthly outcomes, but many times I’ve encountered a problem: a month is at the same time too long, so I feel I can do a lot of things (there are 25 working days!), and too short, so I’m always a little bit stressed when the month is ending and I haven’t done all I wanted. But anyways, here is my system.

Some day in the last week of a month, I sit down and plan the next month in my Monthly Review. I look at my calendar and my list of projects, to see what needs to be completed; being in the academic world the critical deadlines are papers to submit to conferences and presentations to deliver at various events, but I also need to advance on things what will reflect on the conclusion of my thesis in 2018. I brainstorm all outcomes, answering this question: “if the next month ends, what would make me feel like it was a good month?”.

Inspired by the previously mentioned Getting Results the Agile Way, I’m experimenting with Must, Should, Could priorization, but I don’t think it’s very effective. The important thing is that I have a list in Todoist called Outcomes for the month (see figure above) in which I list all this monthly goals, and because a month has that weird length I cannot reduced to 3 outcomes.

The monthly goals are reviewed weekly, during my Weekly Review. Based on my monthly goals, I set up my…

Weekly goals

At this point, I find a week the perfect time frame to plan things. I already know what I can accomplish in a week, because I know my habits and I don’t have a crazy schedule with lots of appointments. The Weekly Review is a centerpiece of the GTD method and I will not go into its details in this post; my point here is that planning the next week is how my close my weekly review and consequently how I finish my work week. When I’m done with that, I feel ready to freshly start a new week.

Based on my monthly outcomes, I set up 3 goals for the next week; and every day, I work on projects that will contribute with these three goals. If the week goes extremely well and I accomplish these goals before Friday, I set up new ones. In addition, what seems important on Monday may have to give room to other things on Wednesday. The main point of this system is to avoid a situation where on a given day I have a laundry list of things to do, but I have no idea which are the most important. Plans are worthless, but planning is everything.

Also, because I may have multiple monthly goals, I may alternate between them in different weeks. For instance, if I have several professional outcomes to accomplish, some financial problems to solve and other personal projects, then on the first week I will choose three of them and try to advance the most I can do; on the following week, I will start attacking other outcomes. And naturally, if an outcome has a strict deadline (like submitting a paper), I will insert next actions with due dates in Todoist, and then even if it’s not one of my weekly outcomes I will deal with that on the required day.

For reasons of habit, my weekly goals are listed in an Evernote note, where I maintain a rough plan for the week, including a very basic meal plan and some miscellaneous notes.


So there you have it. Every year, every quarter, every month and every week I set goals for the next period. I am so serious about this that I have calendar events to remind myself to do these reviews at certain days:

  • Every year, in my Annual Review, I think about my short- and long-term goals, and I set 3 outcomes for the year to come
  • Every three months, when the season changes, I do my Season Review, where I check to see how my goals and yearly outcomes are going and if I need to change something
  • Every month, I do my Monthly Review, where I decide my monthly outcomes that will lead to my annual goals
  • Every week I do the Weekly Review, where I actually manage my day-to-day projects, focusing on three weekly goals that will contribute to the higher-levels goals. Ultimately, every day I focus on advancing on three projects, and because of all these reviews I can be sure that they are not a waste of time.

If you don’t believe me, take the advice from CGP Grey: reviewing goals is the key to a successful life.

How to get compliments from someone you admire

(Nota: esse texto está em inglês como parte de um experimento. Por favor, digam-me nos comentários o que acharam)

I had been postponing this task for months. It’s weird, since one of the things I was most excited to do here in Denmark was to be able to talk in person to him, but my shyness was taking control of me, as usual. But I finally sent an email:

Hey, I’ve got some ideas I would like to discuss with you, if you have time.

And he had time. He, in the case, is one of the researchers I admire the most in the world. Since beginning my PhD, I’ve devoured his thesis, I’ve read all his papers, and I even wrote a paper myself largely based on his work. He is one of the definitive references in our field — magnet design for magnetic refrigeration, if you want to know —, and every publication in this area for the last decade cites one or many of his works.

But more important, he is such a nice person.

So here I was, talking to him. I have spent the last two years working on my own magnet design and my own theories. I combined his ideas with concepts from one of his students, plus some other works, and I devised a design methodology that, I believe, has great potential. But I needed his opinion.

He was impressed. Multiple times he said: “I’ve never thought of that” and “Very nice work”. Within minutes we were brainstorming ideas for a joint publication.

I’m a mechanical engineer. Until two years ago I didn’t know anything about magnetism, and now I am talking to an expert in magnet design as equal. How did I get to this point?

The answer, of course, is deep work. Hard, distraction-free work.

One of the greatest insights of my proposed methodology (which needs much testing and is far from finished, I should emphasize) was taken from the thesis of the student of him I talked about. I spent months where I was dedicating whole days to reading it, page after page multiple times, until I could finally understand all concepts. And when I was done, I had to re-teach myself Java, and then spend some other months studying the API from the program we use to do the magnet simulations, so that so I could implement all these ideas. And then I had to test, and fix bugs, and create plots.

Progress was slow, and many times I felt I was actually wasting time. I should be just using other language, or doing the simulations manually, just generating results faster. But if I had done that, I wouldn’t be here, getting compliments from someone I admire.

I’ve said this before, but I’ll repeat: PhD students cannot be afraid of deep diving into theories, even the most fundamental of them. Two years ago I had to buy a (undergraduate level) book on electromagnetism, so that I could understand how currents generate magnetic fields, and how to calculate them — I even did the exercises! Yes, it is a challenge, because we all have meetings, presentations, papers, reports, deadlines. But in the same way as you make time to prepare for a meeting and other time-sensitive things, you have to make time for studying hard things. Study productivity, wake up earlier, stop working with one eye on WhatsApp, live a healthier lifestyle (so that you have the energy to work throughout the day).

Believe me, it’s worth it.

A minha rotina matinal

Eu me sinto meio tolo sendo mais um blogueiro que fala da minha rotina matinal, mas em nome da documentação do meu trabalho, aqui vai.

Thomas Frank hilariamente toca num ponto sensível sobre a obsessão por rotinas matinais: logo cai-se no perigo que achar que, se você não acordar às 4 da manhã e não fizer todo dia as mesmas 100 atividades na mesma ordem e no mesmo horário, nunca vai ter sucesso.

Para usar a terminologia newportiana, geralmente essas dicas são dadas por quem já tem capital de carreira suficiente (mesmo que sejam jovens) para conseguirem ter bastante liberdade de trabalho. Para os outros, que têm obrigações de local e horário, é irreal achar que vai ser possível encaixar meditação, atividades físicas, leitura, escrita de um diário e todas essas dicas comuns de rotinas matinais no intervalo de tempo entre acordar e sair de casa.

O principal ponto da rotina matinal é ajudar na produtividade. Como diz David Allen na nova edição de A Arte de Fazer Acontecer, é um objetivo nobre querer ser produtivo porque, se o que temos a fazer é desagradável, podemos concluir de maneira mais rápida se formos produtivos; e se for uma tarefa interessante, podemos nos dedicar a fazer o melhor trabalho possível com o tempo disponível. E como o próprio Allen defende, e eu rotineiramente comprovo, o requisito fundamental para a produtividade é o estado calmo e relaxado da mente. A rotina matinal é apenas isso: um maneira de começar o dia de maneira mais calma. Os dias em que as manhãs são tumultuadas tendem a ser os menos produtivos, porque justamente eu não tive tempo de me acalmar e começar o dia.

A minha rotina, enfim

Para sermos bem claros em relação ao contexto: essa é a rotina matinal de um estudante de doutorado que mora na Dinamarca, em um studio pequeno e provisório, junto com sua noiva, e tem de fazer um trajeto de trem de uma hora todos os dias. No total, entre acordar e sair de casa eu levo uma hora e vinte minutos. Essa é a rotina que tenho executado de maneira sólida no último mês, e tem três partes principais:

  1. Necessidades básicas
  2. Preparação para o dia
  3. Planejamento do dia

Necessidades básicas

Na faculdade fiz uma disciplina horrível que só me ensinou uma coisa: a pirâmide de Maslow de necessidades humanas. Na base da pirâmide estão as necessidades básicas, e é assim que eu começo o dia:

  1. Logo que acordar, tomar água (por isso a minha garrafa sempre está comigo)
  2. Abluções (sem entrar em detalhes)
  3. Exercício leve (algo somente para “ativar as juntas”; geralmente faço 10 flexões e 10 abdominais)
  4. Café da manhã de verdade

A inspiração para esses passos veio do app The Fabulous, que usei por pouco tempo antes de decidir que não valia a pena pagar. Mas o objetivo é bem básico: garantir que eu esteja hidratado, alongado e nutrido.

Uma nota sobre a parte de exercício: essa não é a minha atividade física principal. Para não gastar muito tempo de manhã, geralmente faço meus treinos de corrida no final da tarde, quando volto para casa. Prefiro fazer nesse horário para dar um descanso ao meu cérebro após um dia de trabalho, mas agora que estamos acordando bem mais cedo por causa do horário de trabalho da minha noiva, vou repensar isso e experimentar correr de manhã. Mas como falei, essa rotina de que tenho falado aqui é a minha atual, que vem seguido no último mês.

Preparação para o dia

Por preparação quero dizer as atividades básicas para garantir que eu possa sair de casa de maneira tranquila:

  1. Vestir-me (naturalmente)
  2. Encher a minha garrafa de água
  3. Separar os meus lanches do dia (frutas, nozes, sanduíches, bolos etc)
  4. Pensar no que vamos jantar e se é preciso comprar alguma coisa

Sobre as duas últimas tarefas: eu tento me alimentar bem e, quando estava no Brasil, ia regularmente à nutricionista. Por conta disso, tenho o costume de, aos finais de semana, sentar por uns minutos e pensar no que vou comer ao longo da semana, para garantir o máximo de diversidade. Por isso, antes de sair de caso tento pensar em que lanches preciso levar para a universidade. O planejamento das refeições inclui pensar nos jantares, tarefa que minha noiva fica muito feliz em deixar para mim, e assim todo dia eu consulto o nosso “menu” apenas para conferir se é preciso comprar alguma coisa na volta para casa.

Planejamento do dia

Os dois últimos itens são essenciais para garantir que eu possa sair de casa. Sinceramente falando, esta etapa de planejamento pode ser feito no trabalho ou até mesmo no trem, mas tento sempre fazer em casa para garantir que eu esteja 100% pronto ao cruzar a porta.

A grande inspiração para a minha rotina de planejamento diário veio de (quem mais?) Cal Newport. O propósito é tomar decisões conscientes sobre o que vou fazer e em que horário. E, relendo o supracitado A Arte de Fazer Acontecer, começo com uma revisão básica do dia segundo o GTD.

Aqui estão os passos:

  1. Conferir e processar todas as minhas inboxes de tarefas: Todoist, anotações em papel, coisas que guardei no Evernote (mas não email) — para detalhes sobre processamento de tarefas, consulte esse texto da Thais
  2. Conferir calendário para compromissos do dia
  3. Conferir calendário para ações do dia — coisas que só posso fazer hoje, como “comprar coisas fresquinhas para café da manhã de amanhã”
  4. Conferir calendário para lembretes gerais (e.g. “hoje é o prazo para submeter o artigo ao tal congresso”)
  5. Conferir próximas ações que tem prazo para hoje (“mandar mensagem para Fulano confirmando presença no evento de sábado”) — novamente, veja a diferença entre as ações pontuais do calendário e próximas ações
  6. Conferir as minhas metas da semana (mais sobre isso em posts futuros)
  7. Conferir minha Dashboard no Trello e ver quais os meus projetos mais importantes
  8. Com base em todos os itens acima, definir as metas para o dia e planejar dia hora a hora

O resultado final desse planejamento é um plano para o meu dia. Eu sempre carrego um caderno comigo, e nele sigo o esquema de Newport e crio uma mini-agenda para cada hora. No final, escrevo as minhas metas para o dia de hoje: três tarefas principais que, se completadas, fazem com que o dia seja considerado um sucesso. Com isso tenho sempre uma visão panorâmica do que devo fazer, e não preciso ficar consultando o Todoist ou o Trello. A minha notação para essas tarefas é uma versão simplificada do Bullet Journal

Uma página de planejamento do dia no meu caderno

Perdoem a qualidade da imagem, a letra feia e o caderno bagunçado, mas eu quis mostrar como é uma página real de planejamento. A parte em branco à direita da agenda e a parte livre na base da folha servem como uma área de anotações rápidas, geralmente criadas no meio de alguma atividade. Quando acabo a tarefa em questão, revejo e processo essas anotações em um formato mais permamente, colocando tarefas no Todoist, criando pequenas notas no Evernote etc.

Quando crio o meu plano do dia, isto significa que estou pronto para trabalhar. Já sei tudo que há para fazer, já limpei as minhas caixas de entrada, já garanti que estou trabalhando em coisas importantes. Posso pegar o trem, e quando chegar no trabalho basta revisar qual a primeira coisa a se fazer, colocar uma música e comecar a me engajar nas minhas tarefas.

Uma checklist no Evernote

Como falei, o objetivo de uma rotina relativamente longa assim é garantir que eu comece a trabalhar num estado calmo e relaxado. Então, justamente para que eu não esqueça nada e atinja esse estado, eu tenho uma checklist no Evernote onde detalho todos esses passos. Muitas destas atividades já se tornaram um hábito, mas consulto essa lista como um mecanismo de segurança.

Se o leitor não tem uma conta no Evernote, pode criar uma aqui1. E para os que já tem uma conta então, podem baixar essa checklist aqui.

E o leitor, tem alguma rotina ou hábitos para a parte da manhã que ajudam a preparar para o dia? Contem-me nos comentários!

  1. Esse link permite ao leitor criar uma conta grátis no Evernote, com direito a um mês da opção Premium. Para cada leitor que se registrar esse link, eu ganho pontos que posso trocar por meses de assinatura da versão paga. Resumindo: se o leitor quiser experimentar o Evernote, ao usar esse link não há nenhum custo envolvido e você ainda pode ajudar o seu blogueiro favorito. 

O impacto da falta de carro na produtividade

Há uma observação aparentemente comum entre brasileiros que moram na Dinamarca: a vida aqui é mais calma. Não é uma quesão de impressão, ou de simplesmente concordar com o que os outros pensam; como já falei outras vezes, eu efetivamente me sinto mais calmo e produtivo, e naturalmente, tenho todo o interesse do mundo em descobrir como incorporar essa mentalidade quando voltar ao Brasil. Por isso não estranham os recentes (e provavelmente futuros) registros das minhas observações e aprendizados aqui.

Mas por que a vida aqui é mais calma? Existem muitos fatores, mas há um que acho que é fundamental: dirigir. Ou melhor, não dirigir.

O principal argumento meu para provar que o hábito de dirigir acaba com o estado calmo que é fundamental para a produtividade é a observação de que eu me sinto especialmente calmo nos extremos do dia de trabalho, ao contrário do que acontecia no Brasil — quando era justamente nesses momentos em que eu andava de carro. Claro, no meio do dia de trabalho eu posso me sentir cansado ou frustrado com coisas que não certo, mas os períodos de trajetos casa-universidade são agora momentos de relaxamento. Eu simplesmente pego o trem (de preferência no mesmo horário), fico sentado a viagem inteira, e posso fazer o que quiser: ler, escutar podcasts, perder tempo no Twitter, pegar o meu computador e escrever (como estou fazendo precisamente agora), ou simplesmente descansar e pensar na vida.

No Brasil, quando ia de carro para o trabalho, os trajetos eram sinônimo de estresse. Filas crônicas, motoristas mal educadados, e o eterno problema de achar vaga na UFSC 1. Eu chegava para trabalhar estressado, o que certamente atrapalhava a produtividade, e voltava para casa estressado, quando deveria estar relaxado.

Naturalmente, os menos ingênuos podem vir correndo comentar que a realidade de transporte no Brasil é muito diferente que na Dinamarca, mas fico me perguntando se não temos um excesso de conceitos pré-formados. Em relação à nossa total falta de estrutura para ciclistas não tenho como comentar (ao contrário de Copenhague, que é uma cidade feita para ciclistas), mas os trems também atrasam ocasionalmente, as áreas mais afastadas não tem a mesma cobertura de transporte público que o centro da cidade, e andar de trem e metrô aqui é caríssimo. Mas as pessoas que não podem fazer o trajeto de bicicleta (especialmente se for muito longe) ainda preferem o transporte público a andar de carro.

O que acho que eu posso levar para o Brasil é uma mudança de mentalidade. Primeiramente, aproveitar o fato de que moro perto da universidade e evitar andar de carro durante os dias de semana nos horários de pico a todo custo. Segundo, reclamar menos e planejar mais. Se aqui eu consigo carregar uma mesa de cozinha no ônibus (embora reconhecidamente não seja a coisa mais fácil do mundo), por que no Brasil o “padrão” parece ser usar o carro ao menor indicativo de que é preciso carregar alguma coisa? E se aqui eu planejo cuidadosamente que ônibus e trens pegar, por que no Brasil eu logo penso “dá muito trabalho, vou ter de pegar dois ônibus, e vai demorar horrores”? O meu trajeto diário aqui também demora horrores, mas esse não é tempo perdido, como falei. Seja para descansar a cabeça ou para ler um livro, o tempo dentro de um ônibus pode rendar muita coisa.

O que é tempo duplamente perdido é o tempo de ficar sentado nas filas de Florianópolis, somado ao tempo para parar de reclamar do estacionamento cheio e começar a trabalhar.

  1. Confesso que um dos meus maiores choques ao chegar aqui foi ver a quantidade de vagas para carro não utilizadas na Universidade aqui 

O Sedentário Digital

Se o leitor, como eu, tem uma queda por blogs e podcasts de produtividade, deve ter notado que existe uma corrente crescente nos últimos anos: o das pessoas que pregam os benefícios do escritório móvel e viver basicamente do trabalho online. Trabalhe de qualquer lugar! Aproveite a liberdade e trabalhe em cafés, em casa, em parques, de preferência alternando a cada dia. E vá além: viaje muito, passe um ano em cada país, desde que você tenha conexão com a internet.

O que há de errado com isso? Absolutamente nada. Para algumas pessoas, como a Bia Kunze ou o Federico Viticci, poder trabalhar de qualquer lugar é uma necessidade. Para outras é apenas um estilo de vida bem interessante, pessoas que juram ter sua criatividade e produtividade em geral aumentasas quando alternam entre ambientes.

Mas o que eu aprendi na Dinamarca é que eu definitivamente não sou assim, e aprendi que também não há nada de errado com isso.

Nesse um mês que estou aqui, completado enquanto escrevo essas palavras, tenho me sentido produtivo, calmo, e organizado como nunca, e naturalmente pretendo explorar FabioFortkamp.com para discutir os porquês. No último texto, já falei um pouco sobre os hábitos de almoço, e como a prática de um almoço mais simples, rápido e leve faz com que a tarde seja um período de trabalho quase equivalente à manhã. Mas naturalmente existem muitos outros fatores, e um deles é a observação de como os meus dias estão mais estruturados aqui.

Como era no Brasil: por eu morar relativamente perto da Universidade, ia a pé quase todos os dias, então podia sair a hora que quisesse. E muitas vezes trabalhava de casa, seduzido por aquele estilo de vida que descrevi no começo, o que era bom mas trazia problemas: os almoços vendo House of Cards se alongavam demais, a necessidade de fazer algo relacionado à casa fazia com que eu procrastinasse nas tarefas de trabalho, a falta de horário fixo alimentava a tentação de dormir até mais tarde e por consequência começar a trabalhar mais tarde.

Aqui na Dinamarca, eu não tenho esse luxo. Na minha casa provisória aqui, também não tenho o conforto do meu apartamente em Florianópolis: um conjunto bom de monitor, teclado e mouse, uma cadeira boa, um Home Office propriamente. E o meu trabalho na Universidade daqui envolve mais interação com outras pessoas e mais trabalho prático de laboratório. Aqui, eu preciso ir para a Universidade todo dia, e isso é bom. Morando muito mais longe do trabalho, isso significa que preciso pegar o mesmo trem todos os dias (caso contrário vou chegar de 15 a 30 minutos depois do que gostaria), o que significa que preciso sair de casa todo dia no mesmo horário. E todo dia, no mesmo horário, eu chego na minha sala, e começo a trabalhar. Para não chegar mais tarde do que gostaria em casa, todo dia pego o mesmo trem de volta, e no trajeto eu volto para a minha vida pessoal. Essa rotina funciona.

Eu e minha noiva já discutimos infelizmente um bom número de vezes sobre como sou muito apegado a rotinas e gosto de horários fixos para tudo (e muitas vezes fico irritado quando algo do plano). Aprender a relaxar e ser mais flexível é algo que preciso melhorar, tanto na minha vida pessoal quanto na profissional, mas isso não me impede de querer achar pelo menos a dose ideal de estrutura e rotina aos meus dias para maximizar a minha produtividade. Vez por outra posso abandonar meus planos e fazer algo que parece muito interessante (como o próprio David Allen diz, às vezes ser produtivo significa simplesmente seguir a sua intuição), mas eu sempre vou preferir que a maioria dos meus dias seja previsível. Eu não estou sozinho: John Grisham escreve todos os dias no mesmo lugar, tomando o mesmo café na mesma caneca, a maioria dos grandes intelectuais tinha suas rotinas, Cal Newport discute esse assunto em Deep Work, Gustave Flaubert disse aquela famosa citação “Seja regular e ordeiro na sua vida para que você possa ser violento e criativo no seu trabalho”.

Como falei, mesmo se quisesse, não poderia ser completamente um nômade digital, já que preciso estar fisicamente na Universidade para a maioria das coisas. Mas o ponto é: mesmo se eu pudesse, não tenho certeza de que iria optar por ser assim. Eu poderia dedicar alguns dias a ir trabalhar de alguma biblioteca, ou de um café, ou mesmo tentar a partir de casa, para as tarefas que envolvem apenas meu computador (como ler e escrever artigos); porém, a rotina de estar todo dia no mesmo lugar me convida a me concentrar no meu trabalho.

E, como eu falei, não há nada de errado em ser assim.

Será que nossos hábitos de almoço estão matando a nossa produtividade?

Eu vim para a Dinamarca basicamente por um motivo só: aprender, no sentido mais geral da palavra. Durante a própria preparação para vir aqui, aprendi muitas coisa — a ser mais organizado, a ser mais humilde, a reconhecer que as coisas não dependem só de mim. E agora estou aqui para aprender muito mais, tanto do lado pessoal quanto profissional.

Oficialmente, vim para cá para aprender a fazer ciência, mas o que não contei para todo mundo é que isso tem dois lados, e quero mergulhar em ambos. Sim, quero aprender a fazer ciência, fazendo parte do grupo líder na minha área de refrigeração magnética, aprendendo novas técnicas e estando ao lado de pesquisadores que admiro. Mas também quero aprender a fazer ciência — e entender por que, afinal, esses dinamarqueses são tão mais produtivos que nós.

A pergunta que lanço no título é apenas a impressão do meu primeiro mês de trabalho, mas é uma provocação válida. Essa experiência deixou o primeiro choque cultural em mim, e acho que precisamos conversar sobre nossos hábitos de almoço.

Como é no Brasil: no mesmo horário, todos os trabalhadores saem para almoçar em restaurantes a quilo, comendo a comida tipicamente brasileira: arroz, feijão, um pedaço grande de carne e alguma salada. Por causa do mesmo horário de almoço para todos e do pequeno número de restaurantes — aliado ao fato de que nenhum restaurante jamais pensou em colocar dois buffets para otimizar a logística —, as filas são imensas e a hora de almoço logo vira noventa minutos. E a qualidade e quantidade de comida dita o cenário conhecido: depois do almoço, todos voltam pesados ao trabalho, dizendo que não conseguem fazer nada até as 4 da tarde, quanto então se preparam para esperar o fim do expediente.

Como (aparentemente) é na Dinamarca: o almoço típico é o smørrebrød, um sanduíche aberto, feito com um pão bastante integral, coberto com recheios simples mas com substância: patês, carnes defumadas, queijos. Por causa das fibras do pão e das proteínas que se colocam em cima, o almoço consegue ser ao mesmo tempo leve e suficiente. A “hora de almoço” é na verdade 15 minutos de almoço com uma conversa casual na sala de reuniões do escritório, seguido de 10 minutos para arrumar tudo, seguido da volta ao trabalho (que é realmente uma volta ao trabalho porque ninguém tem de digerir arroz e feijão).

O que aprendemos disso? Como falei, é apenas uma experiência de um mês, mas que suspeito que vai ser reforçada nos próximos meses.

Eu não sou nutricionista, então não posso comentar nada sobre o quão saudável é esse hábito de essencialmente comer pão todo dia, por mais que seja integral e cheio de fibras (se algum dos meus leitores for nutricionsita, por favor, comente!). Na dúvida, tento usar o bom senso: fazer pequenos lanches regulares, manter uma rotina regular de exercícios, comer frutas e saladas tanto quanto possível, e variar ao máximo as minhas outras refeições (comendo iogurte ou ovos no café da manhã, e uma porção moderada de carboidrato+proteína+salada de noite). O que posso dizer é que me sinto mais leve ao longo do dia, e desde que cheguei aqui não tive nenhum problema digestivo.

Desde que morei na Alemanha, a principal impressão que tenho dos europeus em relação ao trabalho é que eles tem um respeito profundo pelo tempo e pelo dinheiro. O horário de trabalho é um horário para trabalhar, para que sim, possa-se sair do trabalho às 16:00 para aproveitar a família e a primavera e verão europeus. Se existe um hábito que impede isso — como no caso de almoços pesados —, por que continuar a fazer isso?

O que você pode fazer?

Já deve estar ficando claro que uma das minhas mais recentes obsessões é a intersecção entre a religião e a produtividade. Como já falei aqui, os momentos em que mais oro, em que mais estou em harmonia com Deus e com minha própria espiritualidade, são justamente os momentos em que mais me sinto produtivo. Isso obviamente não é nenhuma mágica; como um trabalhador do conhecimento, minha mente é meu instrumento de trabalho, então se minha mente está sã (o que se consegue com a prática regular da oração), então meu trabalho vai bem.

A experiência de organizar uma estadia de 6 meses na Dinamarca colocou todos os meus nervos à prova. Eu me considero uma pessoa insensível, mas nesse período de dois meses tive mais crises de choro que todo o resto da minha vida adulta. Claramente, eu precisava de ajuda, e três frentes me ajudaram:

  1. A oração cada vez mais intensa
  2. O tratamento psicológico
  3. A organização mais refinada

O que me supreendeu é que essas três frentes convergiram para o mesmo ponto, a mesma pergunta a ser feita:

O que você pode fazer?

Quando você aprende a se perguntar e a responder a essa pergunta, a nossa vida só tem uma direção — de melhora.

Já falei em outro texto que sou ligado a um movimento da Igreja Católica chamado Oficinas de Oração e Vida. Na ocasião do falecimento da minha avó, as Oficinas me ajudaram a me levantar da queda. Nas Oficinas se ensina a orar, e orando se aprende a viver. Entre as muitas modalidades de oração que se ensinam nas oficinas, a mais transformadora (para mim, pessoalmente) é a Oração do Abandono, cuja ideia é tão simples quanto difícil: para um dado problema, aja até onde conseguir agir, mas aceite que a partir você não pode fazer mais nada, e se entregue (abandone-se) nas mãos do Pai.

O fundador das Oficinas, Frei Ignácio Larrañaga, dá o perfeito exemplo de Maria de Nazaré: quando o anjo anunciou que ela, uma pobre jovem que nem casada era, ficaria grávida por ação de Deus, que respondeu ela? “Faça-se a Tua vontade. De acordo.” (parafraseando Frei Ignácio em um de seus brilhantes textos)1. Trinta e três anos depois, ao pé da Cruz, não se vê em nenhum dos Quatro Evangelhos a cena de Maria desesperada, ou tentando lutar com os soldados romanos. Ela simplesmente aceitou o inevitável.

Exemplo mais mundano e prático, relacionado à minha vida: uma das etapas mais estressantes da organização do Doutorado Sanduíche foi a busca por moradia. O mercado de imóveis na Dinamarca, eu logo aprendi, é extremamente desbalanceado para o lado dos proprietários: é muito mais fácil para um senhorio achar inquilinos que para inquilinos acharem moradia. Os meses de preparação para a viagem envolveram então muitos emails sem resposta sobre anúncios em sites de classificados, a tal ponto que a duas semanas da viagem ainda não tínhamos onde morar. Mas o que eu podia fazer? Posso mandar mais alguns emails. E o que mais? Posso contratar um serviço de relocação para estrangeiros, para que eles ajudem na procura (pagando por isso, naturalmente). E o que mais? Posso solicitar ajuda da Universidade lá. E o que mais? Posso contactar meus futuros colegas para ver se eles sabem de alguma coisa. E o que mais? Posso procurar em grupos do Facebook se alguém está anunciando alguma coisa. E o que mais? Nada — e é a partir daí que eu me abandono. Eu já fiz tudo que podia fazer, tudo que estava ao meu alcance, agora só posso depositar minha esperança no Pai e esperar por uma resposta positiva. E Ele cumpre; na última sexta-feira finalmente assinei o contrato de aluguel para nossa futura residência em terras nórdicas.

Um erro de percepção comum na Oração do Abandono é achar que é pura desistência, mas observe no exemplo do parágrafo anterior a quantidade de ações que podem ser tomadas antes de se abandonar. Não é um ato de acomodação, mas de humildade; fazer tudo ao alcance, mas reconhecer que a partir daí nós não temos mais poder. Falei há pouco do falecimento da minha avó; afora ir gritar aos médicos para fazerem alguma coisa, não havia nada a fazer para a salvar a vida dela. Minha querida avó tinha simplesmente chego ao fim da caminhada na Terra, e não há nada ao meu alcance que possa mudar isso. E isso não traz sofrimento, mas paz.

Nos seus textos sobre o Abandono, Frei Ignácio fala que a falta dessa prática leva à loucura. Quantas vezes o leitor se pegou remoendo um episódio passado, pensando “eu não devia ter falado aquilo”, ou “se eu fosse mais organizado, não teria perdido aquele prazo”, ou “deveria ter estudado mais”, ou “que desperdício de dinheiro essa compra”? Agora pare para pensar, e reflita: não é mesmo uma loucura? Se você sai de uma reunião estressado e arrependido de uma frase ruim, já aconteceu, e nada vai mudar isso.

Agora, essas experiências podem ser usadas para o bem, se você transforma esses erros num aprendizado. E é aí que a ajuda psicológica que mencionei me ajudou a me acalmar. Sim, por relaxamento eu perdi a chance de alugar um aparamento e que poderia ter resolvido essa questão há muito tempo; e sim, por desconhecer o processo de visto, minha esposa ainda está esperando o resultado do processo dela dela. Mas como falei, é loucura ficar remoendo isso. É melhor perguntar: que aprendi disso? Resposta: aprendi a ser mais ágil na hora de reservar o apartamento, e a correr mais riscos controlados sem ter 100% de certeza de que o local é bom. Aprendi a ser sempre o mais conservador possível quando se trata de imigração, e que se há um motivo para um país frear a entrada de imigrantes eles vão usá-lo. E muitos outros aprendizados que tento registrar no meu diário para futura referência.

Mas veja como isso se conecta com a Oração do Abandono. Esses “aprendizados” que a minha terapeuta sugeriu enxergar valem apenas para ações futuras, e eu continuo sem poder alterar o passado. Mas o ato de refletir sobre as coisas ruins que acontecem pode ajudar na parte de “fazer o que posso fazer” do Abandono, para que no futuro eu preciso recorrer menos a Deus nas horas de desespero, e possa agradecê-Lo mais pelas coisas boas.

O Abandono tem duas partes, portanto. Diante de um problema, você precisa analisar se ele tem solução. Caso negativo, já disse, não há o que fazer, a não ser aprender o que pode ser feito diferente da próxima vez, e entregar-se à vontade de Deus. Mas caso positivo, é hora de agir.

Já mencionei em um post anterior que essa mesma experiência de ir para a Dinamarca, com muitos prazos interrelacionados, fez-me questionar o meu sistema de produtividade. A terceira parte da busca por ajuda que mencionei no começo do texto foi então justamente tentar aprender como posso melhorar, perder menos prazos e ficar mais relaxado. E achei que uma boa maneira seria ler analiticamente a nova edição de um livro que já resenhei aqui, A Arte de Fazer Acontecer. E logo no primeiro capítulo já notei um paralelo muito forte entre o método GTD (tema do livro) e o Abandono, que é a pergunta do título desse texto: o que você pode fazer?

Neste primeiro capítulo de A Arte de Fazer Acontecer, aprendi que o método tem um cerne básico:

  1. identificar o que você quer fazer ou alcançar
  2. definir o que você poder fazer, de imediato
  3. tirar essas coisas da sua cabeça e organizar num sistema que você possa consultar

O segundo passo é a chave. Um dos conceitos mais brilhantes do método é o da próxima ação, que é definir a próxima coisa concreta que você pode fazer em direção a um resultado. No caso da busca por moradia que citei antes, “mandar emails sobre moradia” é certamente muito abstrato (por onde começo?), mas “entrar no site X e ver os novos anúncios de moradia” é algo bem mais palpável. E de fato, uma mudança que tomei nas últimas semanas foi definir ações mais granulares, tanto nos meus cartões no Trello quanto nas minhas listas no Todoist, de maneira que a cada vez que eu consultar esses aplicativos eu tenha uma visão muito clara de todas as coisa que eu posso fazer. E não por acaso, nessas últimas semanas os preparativos para viagem aceleraram, ao mesmo tempo em que meus projetos pendentes aqui no Brasil foram sendo concluídos.

A grande moral da história é que, por mais responsabilidades e interesses que tenhamos, cada um de nós é uma pessoa, individual, e não “múltiplos eus”. Eu não sou cristão apenas aos domingos das 18:00 às 19:00, quando vou à Missa. E também não sou um estudante de doutorado de segunda à sexta durante o horário comercial, e estudante de produtividade aos fins de semana. Tudo está interligado. Eu tento aprender a me organizar melhor para que a minha vida seja mais suave e eu consigo cumprir meus objetivos. Se acontece algo de ruim, eu peço ajuda a Deus ou simplesmente me abandono n’Ele. Se acontece de bom, eu Lhe agradeço. Se é uma semana cheia de compromissos na Igreja, como no caso da Semana Santa, eu uso da organização para garantir que haja tempo para eu ir aos serviços.

Esse é um daqueles textos que eu escrevo porque precisam ser escritos. Essas coisas de que falei aqui me ajudam, e espero que possam ajudar mais gente.

  1. Se a essa altura o leitor já estiver interessado pelas Oficinas, procure a sua paróquia e veja se as Oficinas já se instalaram aí. 

Como um padre usa a tecnologia

Eu não uso mais os produtos da Apple, mas esse episódio do podcast Mac Power Users com o Padre Gabriel Mosher é fantástico. Como alguém que se interessa profundamente pela intersecção da religião com outros aspectos da vida, fico muito fascinado pelo pragmatismo do Father Gabriel: não se trata de “pecado” ou de um “luxo excessivo”, e sim de usar a tecnologia para se fazer o trabalho da melhor maneira possível. Se esse trabalho é preparar homilias e administrar uma paróquia, coisas que fazem a diferença na vida de muitas pessoas, é mais importante ainda ser eficiente e eficaz.

Mesmo se você não se interessa nada por Apple, vale a pena ouvir o episódio só pela definição de que ser padre é como “ser um pai solteiro que administra quatro empresas ao mesmo tempo”.

Padre Gabriel também apareceu nesse episódio do Systematic, igualmente interessante. E falando em podcasts, preciso atualizar a minha lista de podcasts favoritos. Em breve.

(E depois de se recuperarem do choque de ver dois posts em dois dias seguidos aqui, após um hiato de dois meses, podem voltar à sua vida normal).

Como o trabalho raso pode ocupar todo o dia

Cal Newport estava certo.

As últimas semanas se provaram um dos períodos mais estressantes que já vivi. Como já falei aqui outras vezes, no próximo mês estou indo fazer Doutorado Sanduíche na Dinamarca, e isso vem com uma carga virtualmente infinita de tarefas administrativas: coletar documentação para visto, pesquisar passagens, procurar moradia. O problema é que, por mais que essas tarefas levem a um objetivo de carreira importante, elas são apenas exemplos de tarefas rasas — tarefas logísticas que não agregam valor.

Por favor, não pensem que quando falo “não agregam valor” esteja menosprezando a importância dessa experiência. O meu ponto é que é o trabalho que vai ser feito que importa, e o que é feito aqui é apenas burocracia necessária. Meu futuro profissional está muito ligado às publicações e networking que resultarem de lá, mas não tem relação nenhuma com a habilidade de conseguir bons horários de vôo ou de ter uma pasta com todos os documentos organizados. Além disso, há muita coisa do meu doutorado a ser feita aqui no Brasil que acaba deixada de lado por conta de todos essas pendências.

Digo que Newport estava certo por que percebi que o que ele fala é verdade: se deixarmos, o trabalho raso ocupa todo o nosso tempo. Sem perceber, eu passei dias e mais dias fazendo voltas e trocando emails com consulados e imobiliárias, e pouquíssimo tempo fazendo ciência, que é o que sou pago para fazer.

Como consertar? Não posso voltar ao passado, mas posso deixar um alerta a mim e aos leitores: é preciso tomar muito cuidado com a organização de seus projetos e tarefas especialmente nos tempos mais caóticos. Por mais que haja muita coisa para fazer em relação à minha viagem, e que ela seja uma prioridade, ela não pode — e nem precisa — ocupar o dia inteiro. Logo eu, que escrevi sobre rotinas e canais de atenção, deixei que um canal eclipsasse os outros.

Olhando em retrospecto, acho que essa experiência serviu de teste a este meu sistema no Todoist. As milhares de coisas a fazer ficaram eclipsadas em um canal genérico “Organizar viagem para Dinamarca”, o que me dificultou a visualização das tarefas e prazos. Se eu soubesse exatamente o que precisava ser feito em relação à minha viagem a cada dia (por exemplo, se semana que vem é a entrevista do visto, então hoje tenho de ver isso, amanhã aquilo), poderia executar essas coisas de uma vez, cumprindo as minhas obrigações de prazo mais sensível, e então reservar algum tempo a um projeto de trabalho profundo.

Eu sei que os leitores já se surpreenderam que eu voltei a postar um texto aqui depois de dois meses. Mas não se surpreendam novamente se daqui a algum tempo (preferencialmente menor que dois meses) eu postar um sistema de tarefas bastante modificado.