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Você tem noção de escalas?

Em Four Thousand Weeks, Oliver Burkeman faz o alerta de que o ser humano típico vive apenas 4000 semanas em toda a vida, e conta que as pessoas (para quem ele perguntou de maneira não-científica) largamente sobre-estimam o tempo de vida numa unidade não-usual como “semanas”.

Como professor de engenharia, isso me faz pensar na noção de escalas, uma habilidade essencial de engenheiros que leva anos a desenvolver propriamente (eu mesmo estou longe de ter uma noção perfeita). Todo mundo sabe que 1000 ˚C é quente, mas e outras unidades e dimensões?

Ao considerar um equipamento que entrega 100 W de potência, você imediatamente consegue pensar no que é isso? É o consumo de uma lâmpada média.

Um compressor de geladeira consome algo em torno de 1/5 de HP – você tem noção de que isso é 200 vezes menor que o motor de um carro? (tudo isso são valores típicos).

O que é 60 km? É a distância que se percorre em 1 h de carro, com uma velocidade média de 60 km/h (que envolveria você trafegar por uma cidade em velocidades baixas, pegar uma rodovia a mais de 100 km/h, e depois entrar em outra cidade).

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Uma breve reflexão sobre “não ter tempo”

Uma das ideias valiosas de 168 Hours, de Laura Vanderkam, é que o nosso uso do tempo não diz respeito ao tempo em si, mas a prioridades. Num exemplo tão ingênuo quanto bom, você diz que não tempo para limpar sua casa — mas e se alguém lhe oferecesse muito dinheiro por isso, você não iria… arranjar tempo?

Ontem pude comprovar o quanto isso é verdadeiro na prática. Minha esposa pediu ajuda para um projeto pessoal, e minha reação instintiva foi dizer “eu não tenho tempo agora”. Porém, logo pensei no que tinha lido nesse livro. E sempre que eu faço uma lista de prioridades na vida, minha esposa sempre está no topo da lista. Eu jurei solenemente cuidar dela até o dia da minha morte. E o tempo é o mesmo para todo mundo e para qualquer tarefa… Eu não tenho tempo para ajudá-la, mas tenho tempo para qualquer outra coisa que eu iria fazer na hora? Como, se justamente ela é minha prioridade?

Felizmente, consegui ajudá-la. Espero, daqui para a frente, incorporar mais essa ideia daqui para a frente. Eu nunca vou “ter tempo”, ou pelo menos ter mais tempo que eu tenho agora. Se eu quero fazer alguma coisa, basta eu fazer uma escolha consciente.

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A importância de se trabalhar com timers

Quando estou trabalhando, o aplicativo mais importante do meu smartphone é este:

Aplicativo padrão de timer no Android

Quem costuma trabalhar no mesmo ambiente que eu certamente deve achar que eu sou meio louco. Devem pensar “por que diabos o celular dele fica apitando várias vezes ao dia? E o que é pior, ele desliga o apito e parece não fazer nada de importante, como lembrar de ligar para alguém ou tomar um remédio; muitas vezes ele continua trabalhando!”.

O “apito” do smartphone é o sinal do timer1 terminado. É o sinal de que a minha sessão de trabalho terminou, e que preciso então começar a fechar essa tarefa em questão. Se estou trabalhando em um paper, quando o alarme toca é o meu sinal para fazer uma rápida última revisão, anotar no card no Trello correspondente a esse artigo o ponto onde parei e quais os próximos passos, e marcar no Todoist a tarefa como concluída. É também um lembrete para levantar, alongar, beber uma água.

É por isso que sempre quando começo uma sessão de trabalho — em português vulgar, quando sento para trabalhar em alguma coisa — eu vejo o tempo que tenho disponível e coloco um timer apropriado. Trabalhar sem o relógio avançando é um convite para distrações, porque o seu cérebro entende que tem todo o tempo do mundo, e portanto antes de começar a montar aquela apresentação você pode gastar uma hora pesquisando o template PowerPoint mais bonito. Quando há um limite para o tempo que você se permite dedicar a alguma coisa, você aprende a respeitar melhor os seus minutos e foca no essencial.

Em outro post, descrevi que uso a tela Hoje do Todoist como uma lista de coisas a fazer. Nesse contexto, o uso de um timer é essencial para eliminar a angústia quanto à falta de tempo para fazer tudo que aparece numa lista como essa. Você seleciona a primeira tarefa da lista e trabalha por, digamos, duas horas; então para, descansa um pouco e começa a trabalhar na segunda, e assim por diante. Você tem o controle de quanto tempo cada tarefa vai durar. Para máxima eficácia, é bom trabalhar com rotinas, conforme descrevi no último texto; se não deu tempo de terminar o que você queria fazer no tempo estipulado, você se dá por satisfeito porque sabe que no dia seguinte vai poder continuar. Para um aprofundamento fantástico sobre o uso de um alarme e de rotinas recomendo fortemente o curso Zen & The Art of Work, de Kourosh Dini.

Se o nobre leitor se acha muito desorganizado e tem dificuldades de concentração, acho que a melhor maneira de começar a trabalhar com timers é a técnica Pomodoro, sobre o qual se encontra farto material online (a começar pelo site oficial do método). Nessa técnica, você sempre trabalha em blocos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de descanso, o que acho um bom arranjo para os iniciantes. Quando você se torna mais avançado e percebe que conseguiria se manter focado e trabalhando profundamente por mais tempo que os 25 minutos, pode ser mais flexível e adotar tempos diferentes para situações diferentes (outra obra de Kourosh Dini, Workflow Mastery, foi muito influente para mim nesse conceito). Se você tem uma reunião em 40 minutos, precisa colocar um lembrete para daqui a alguns minutos, enquanto que se tem a manhã toda pode dedicar um tempo maior.

Pessoalmente, dentro do que os compromissos me permitem, gosto de trabalhar em blocos de 60-90 minutos, mesmo que tenha mais tempo que isso, para poder periodicamente levantar, beber uma água, dar uma alongada, ir ao banheiro. O próprio Cal Newport adverte que essas pausas são imprescindíveis, desde que você não as use para dar uma espiadinha no Facebook ou fazer outra atividade que arruine sua concentração.

Um último detalhe prático, e outra coisa que aprendi com o já citado curso Zen…: nunca colocar o alarme para o tempo exato disponível. Por exemplo, se você tem uma hora para trabalhar (porque tem de sair para almoçar, por exemplo), coloque um lembrete para 40-45 minutos, para ter tempo de “fechar a sessão”, como falei no início do texto: organizar os seus materiais, atualizar as suas listas de projetos e de ações e fazer uma transição calma para a sua próxima atividade.

Sugiro aos leitores que experimentem essa técnica, e comentem aqui se já usam algum método similar e como tem sido.

  1. Não consigo achar uma tradução apropriada para timer. Acho que o equivalente em português seria “cronômetro”, mas um cronômetro conta o tempo crescente (i.e. quanto tempo leva para fazer alguma coisa), enquanto que um timer conta o tempo decrescente (i.e. tenho exatamente uma hora para fazer isso). Outra palavra, “temporizador”, talvez seria mais próxima do sentido real, mas é uma palavra de pouco uso em geral, e talvez mais restrita a circuitos eletrônicos. No fim das contas, como sempre, eu deveria ter perguntado à minha noiva tradutora. ↩
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Como eu organizo minhas atividades diárias com Todoist

Em uma das últimas postagens, falei como uso o Trello para gerenciar meus projetos, monitar os grandes resultados que quero atingir numa escala de algumas semanas a alguns meses. Entretanto, o meu sistema de tarefas precisa de um segundo aplicativo: Todoist. Se o Trello me permite visualizar todas as coisas que tenho para fazer nessa semana ou nesse mês, o Todoist me ajuda a visualizar o que tenho para fazer hoje.

Para ser bem sincero, o Todoist foi uma escolha um tanto forçada. Quando eu usava apenas dispositivos Apple, usava exclusivamente o OmniFocus, o melhor gerenciador de tarefas que já usei mas que é exclusivo para macOS e iOS. Em 2015, precisei trocar de smartphone, e em 2016 de computador, e os preços abusivos da Apple me levaram a diversificar meus gadgets. Sem poder usar OmniFocus, procurei alternativas, e achei no Todoist um sistema que funciona.

A influência do OmniFocus, porém, me seguiu para o uso do Todoist, principalmente o guia Creating Flow with Omnifocus (2 ed.), de Kourosh Dini, que já citei várias vezes aqui. Tentei incorporar muitas das suas dicas com os recursos disponíveis no Todoist, principalmente o uso de rotinas, conforme vou explorar nesse texto.

Organizando tarefas no Todoist

Estrutura de uma tarefa no Todoist

Entender como tarefas são organizadas dentro do Todoist é fundamental para entender a lógica do meu sistema. Não é meu objetivo aqui ensinar os leitores a usar o aplicativo; recomendo a ajuda oficial ou os excelentes textos e vídeos da Thais Godinho do Vida Organizada para um tour mais completo e mais introdutório.

No Todoist, você insere tarefas e as organiza em listas (que o Todoist em si chama de projetos, mas que a Thais Godinho certeiramente explicou ser mais simples considerar como listas ou pastas). Por exemplo, aqui está a minha lista de errands, com todas as voltas que eu tenho para fazer:

Minha lista de voltas no Todoist

Cada tarefa pode ter um prazo (due date) — repare nas datas à direita das tarefas. Essa estrutura de nome e prazo para cada tarefa é a primeira base do meu sistema.

(A propósito, no meu uso de sites e aplicativos tendo a misturar inglês e português. Não estranhem.)

Tarefas recorrentes

Ainda relacionado ao exemplo das voltas a fazer, suponhamos que eu queira anotar no meu sistema uma tarefa de “Ir à feira”, que tem de ser feita toda quarta-feira por ser o dia de feira no meu bairro. Isso é uma tarefa recorrente, um dos principais recursos do Todoist. Você pode configurar tarefas com frequências variadas de repetição, de maneira que, quando você marca uma tarefa como feita, ela não some do seu sistema, mas recebe a nova data automaticamente. Por exemplo, se hoje é quarta e eu completo “Ir à feira” na minha lista de voltas (que tinha um prazo para hoje), o prazo muda para quarta que vem. Uma explicação completa de como configurar esses prazos recorrentes pode ser encontrada aqui.

Hoje

Uma das partes principais do aplicativo é a sua tela de Hoje (Today). Quando você exibe essa tela, dentre todas as tarefas de todas as suas listas, apenas as que você marcou como “para ser feitas hoje” vão aparecer. Esse fato é fundamental para entender a dinâmica de como uso o Todoist para gerenciar minhas atividades diárias, como vou detalhar mais na frente.

Meus projetos no Todoist

Como falei anteriormente, as tarefas no Todoist são divididas em listas chamadas de projetos. Para referência, eis aqui as minhas principais listas:

Meus projetos no Todoist

O leitor pode notas a minha lista de errands que expliquei anteriormente. Também pode notar, conforme ressaltado pelo exemplo de Land and Sea, que as listas podem conter outras listas.

Land and Sea

O nome Land and Sea (Terra e Mar) vem (adivinhem de onde?) de Creating Flow…, que citei no começo deste texo. Este é um conjunto de listas que funciona como um verdadeiro “mapa” da minha vida, tanto que até usei um emoji correspondente no nome do projeto. As tarefas que estão nessas listas são as realmente importantes de cumprir.

Os projetos de Outcomes for the Year and Outcomes for the Month são listas das minhas metas para o ano e para o mês e são assunto para outro post.

Channels

A minha lista de Channels é o coração do meu sistema, e também é uma adaptação de Creating Flow….

No último post, detalhei que eu tenho um quadro no Trello chamado Dashboard, que mostra todos os meus projetos atuais. Aquele post foi escrito quando ainda estava de férias; para referência atualizada, aqui está o meu quadro hoje, numa semana em que estou trabalhando mais ativamente no meu doutorado:

Meu quadro Dashboard no Trello, atualizado

No outro post também falei que os projetos são divididos em listas que chamei de Channels, e que iria explicar futuramente o significado disso— chegou a hora!

Ler os livros e os posts de Kourosh Dini teve um profundo impacto na minha maneira de trabalhar e de encarar a vida de uma maneira geral. Primeiramente, ele me ensinou que existem dois tipos básicos de tarefas: as concretas e as criativas. As tarefas concretas são aquelas perfeitas de serem colocadas numa lista tradicional de tarefas (como prega o método GTD): “Entregar relatório para Prof. assinar”, “Comprar caderno novo na papelaria”, “Telefonar para clínica para marcar médico” etc. Na terminologia de Dini, essas tarefas concretas tem uma visão clara: você consegue visualizar todos os passos necessários para completar a sua intenção.

As tarefas criativas são aquelas que tem uma visão não muito clara. Por exemplo, se eu tenho um projeto “Escrever resumo para congresso X”, qual o próximo passo (ou próxima ação, como diz o GTD)? Pode ser “baixar template no site do Congresso”, mas eu duvido que alguém sente para trabalhar, baixe um arquivo, e vá fazer alguma outra coisa da sua lista de tarefas, já que esta aqui está “completa”. Após baixar o template, você sabe que existem outros passos, mas a sua visão de como completar esse projeto fica mais turva. Você pode querer fazer um brainstorming do que vai incluir, ou procurar nos seus arquivos alguma figura para analisar, ou simplesmente tentar escrever um parágrafo. Mais importante, as tarefas são criadas à medida que você trabalha nesse seu projeto.

Dini argumenta, pela sua experiência de psiquiatra, músico, e escritor, que a melhor maneira de trabalhar com tarefas criativas é criar rotinas. Ou seja, em vez de incluir as tarefas individuais do projeto do resumo na sua lista de tarefas, inclua uma tarefa com algum nome como “Desenvolver resumo para congresso X”, e que seja diária. Isso garante um ciclo de desenvolvimento e de luta contra a procrastinação: você se permite cada dia trabalhar um pouco em algum projeto a cada dia, porque tem a certeza de que vai trabalhar nele todo santo dia.

Na imagem acima, repare que apenas o primeiro projeto de cada canal tem uma etiqueta verde, indicando que ele está ativo. No meu projeto Channels no Todoist, eu tenho três tarefas recorrentes, uma para cada projeto ativo de cada canal no Trello, representando então canais de atenção (i.e. para onde direciono a minha atenção diariamente):

Projeto Channels no Todoist

Cada tarefa tem uma frequencia configurada para todo dia útil (as cores vermelhas são um recurso da versão Premium no Todoist, marcando as tarefas como prioridade 1; elas apenas servem para chamar mais a atenção e o leitor não precisa se preocupar com isso). As tarefas também contem um link para o cartão no Trello correspondente, de maneira que eu possa clicar no nome da tarefa e abrir a página no Trello. O Todoist permite você inserir um link em uma tarefa com a seguinte sintaxe:

{link} ({Nome da tarefa})

onde você substitui o que está entre {} pelo campo correspondente. Os parênteses são necessários para garantir a formatação.

Uma nota sobre o fraseamento das tarefas: eu acho que o verbo Develop, “desenvolver”, é um belo convite ao trabalho.

Outros projetos de Land and Sea

Além dos projetos de metas e dos canais de atenção, o leitor pode visualizar que eu tenho alguns outros projetos. Vamos a uma breve explicação.

Projeto Languages no Todoist

Ainda não está 100% certo, mas é bastante provável que eu vá cumprir um estágio de Doutorado Sanduíche na Dinamarca. Tenho então uma tarefa diária para estudar dinamarquês, com um link para o curso desse idioma no Duolingo. Não vai garantir que eu seja fluente, e já fui informado que lá todos costumam falar inglês, mas certamente vai ajudar e resolver algumas situação na vida lá (além de ser bom para desviar a cabeça de assuntos termodinâmicos).

O conceito de Touch the Keys é outro que Kourosh Dini explica com maestria, em especial do seu último curso, Zen & The Art of Work. Um estudante de piano, mesmo que não consiga praticar num dado dia, deve pelo menos tocar as teclas do instrumento e fazer soar ao menos uma nota, para não perder o ritmo. A ideia é ser um pouco mais leve que os canais de atenção; se não der tempo de dedicar muitos minutos ou horas, que seja apenas alguns minutos, para não perder o hábito.

Projeto de gerenciar finanças no Todoist

Já falei sobre finanças aqui no blog, e ando testando com a rotina de dedicar uns 90 minutos às sextas-feiras para cuidar das minhas finanças: monitorar meus investimentos (e tomar algumas ações), ler algum texto correspondente, atualizar o YNAB.

No ano passado, já tinha tentando implementar isso e percebi que não consegui manter por muito tempo, pois sempre tinha algo mais importante para fazer. Nesse ano, reorganzei meu sistema de canais de trabalho, então vamos ver como me saio em 2017.

Projeto de gerenciar FabioFortkamp.com no Todoist

Outro exemplo de uma tarefa Tocar nas teclas. Sobre a eficácia: notaram como houve um aumento na frequência dos posts nas últimas semanas, fruto do pequeno e regular trabalho?

A segunda tarefa é um teste que ando fazendo, inspirado em *31 Days to Build a Better Blog: no primeiro dia de cada mês, rever os últimos posts publicados e fazer um brainstorming de novos posts onde eu possa extender minhas ideias.

Projeto com rotinas variadas no Todoist

Por fim, algumas rotinas meio aleatórias. Por exemplo, às quintas-feiras tenho uma reunião do meu grupo de pesquisa, então tenho uma tarefa de preparar a minha apresentação. Também tenho uma outra tarefa recorrente para minha Revisão Semanal nas sextas-feiras, uma para assistir algum vídeo do supra-citado Zen & The Art of Work, etc.

Outros projetos

Os outros projetos são bem simples e não valem uma explicação muito detalhada:

  • Maintenance são as tarefas “logísticas”, separadas por frequência. Pagar as contas que não estão em débito automático, planejar os presentes que tenho que comprar regularmente, cuidar da nossa horta na varanda.
  • Meu projeto Next Actions são tarefas avulsas, como marcar uma consulta ou pesquisar a data de algum evento.
  • VB é o código que uso para meu apartamento, e ali estão tarefas de limpeza.
  • Como já falei, tenho uma lista de voltas, errands
  • Agenda é onde marco as tarefas que tem de ser tratadas especificamente com alguém (como meu orientador ou meus pais)
  • Waiting é uma lista de todas as coisas pelo qual estou esperando resposta (encomendas que estou esperando, artigos a serem corrigidos)
  • Someday guarda uma coleção de coisas a se fazer algum dia, como passeios. Esta lista está desorganizada, e na verdade eu gerencio melhor esse tipo de coisa com mapas mentais.

Minha tela de Hoje e minha rotina diária

Não consigo expressar o quanto esse sistema me permite me concentrar melhor e gerenciar meu estresse. Aparentemente a população é dividida em dois grandes grupos, e eu faço parte daquele que paralisa sob pressão. Eu me conheço e sei que não consigo funcionar vendo que tenho mil tarefas na minha lista de afazeres.

Com todo o sistema descrito acima, a minha tela de Hoje no Todoist tem essa simplicidade:

Minha tela de Hoje no Todoist

A cada dia, então eu sei que tenho três grandes projetos a trabalhar, e mais algumas pequenas tarefas avulsas que vão surgindo (como uma necessidade urgente de comprar algo que faltou em casa, por exemplo). De manhã, eu trabalho no meu primeiro canal de atenção, que eu já preencho com os projetos mais intensos; abro a lista no Trello, vejo o que preciso fazer, e trabalho de maneira concentrada. Se há tempo, faço alguns exercícios de Dinamarquês. Após o almoço, escrevo um pouco para FabioFortkamp.com e trabalho no segundo item por umas duas horas, quando paro para fazer algum lanche leve e descansar um pouco. Ao final do dia, dedico-me às atividades do canal 3, geralmente por volta de 45-60 minutos; justamente por isso que esse canal é reservado a coisas mais pessoais ou tarefas administrativas do doutorado.

Terminadas as três grandes tarefas, eu vou para academia e depois para casa, onde descanso, cuido da casa, passo um tempo com minha noiva. No dia seguinte, as tarefas vão estar esperando por mim. Nos finais de semana, descanso.

O leitor pode pensar que esse sistema cria amarras na minha rotina, quando na verdade ele dá mais liberdade. Por exemplo, se eu tiver algum evento ou compromisso após o almoço, não vou ter tempo para me dedicar ao canal 2. Eu fico tranquilo em relação a isso, porque tenho então a certeza de que no dia seguinte já vou retormar o trabalho.

E quando um projeto é concluído? Esse é o outro lado da configuração dos canais como filas de projetos. Se um projeto é completado (e.g. o tal resumo do congresso foi submetido), eu:

  • Arquivo o cartão correspondente no Todoist
  • Configuro o próximo projeto na fila com uma etiqueta verde
  • Deleto a tarefa antiga no Todoist
  • Crio uma nova tarefa no projeto Channels, com um link para o cartão do novo projeto, e com a mesma frequência diária, começando no dia seguinte.

Vou repetir: não consigo expressar o quando esta cadência de trabalho diário me ajuda a completar meus projetos.

Alguma dúvida, sugestão, ou crítica: deixem nos comentários!

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O tal balanço entre a vida pessoal e a profissional

Thais Godinho entrega um de seus melhores textos:

Fazer as pazes com a sua vida pessoal e profissional começa entendendo que não existem duas vidas diferentes, mas uma única vida com diversas áreas de foco que você vai aprendendo a equilibrar. Afinal, seu trabalho no escritório é tão importante quanto a sua saúde, seus cuidados com a casa, com a família, suas horas de lazer, de sono, tudo. Então nada deve ser negligenciado em detrimento de outra coisa.

Talvez por sempre ter sido um estudante profissional, nunca entendi muito a ênfase em separar a vida pessoal do profissional. Quando eu fazia disciplinas, achava tão normal ter de estudar para uma prova no final de semana quanto ir ao médico às 15:00 de uma quinta-feira. Também nunca concordei com ideias como usar listas ou mesmo aplicativos de tarefas diferentes para casa e para o trabalho; se você está em um dia de trabalho, preparando uma apresentação, mas a conta do condomínio vence hoje, você precisa ir ao banco resolver isso e ponto. Você não pode simplesmente ignorar uma área de foco da sua vida enquanto trabalha em outra.

Como falei em outro texto, ter tempo para dormir, comer e exercitar é como você começa a organizar sua agenda. Se o seu estilo de vida não lhe permite achar tempo para fazer exercícios físicos, acredito fortemente que é hora de achar outro estilo de vida. Se você não se exercita, vai ficar doente, acima do peso, e sem energia; consequentemente, não vai conseguir trabalhar. Da mesma maneira, enquanto trabalha, precisa arranjar tempo para comer lanches saudáveis; a sua saúde não é um compartimento completamente separado do seu trabalho, já que tudo diz respeito à pessoa você.

Em Eat That Frog!, Brian Tracy traz um exemplo muito interessante: o tal “balanço” entre a vida pessoal e profissional é como um equilibrista sobre uma corda bamba — você precisa se equilibrar o tempo todo para não cair. Como diz a Thais Godinho, a chave para “fazer as pazes entre o pessoal e o profissional” é a organização: possivelmente priorizar, em um dia de trabalho, as tarefas que lhe geram receita, mas nunca negligenciar completamente as suas outras responsabilidades.

A organização faz maravilhas. Como vou evidenciar em outros textos, eu me sinto muito OK encaixando uma hora por dia para resolver assuntos ditos “pessoais”, assim como não me importo em pegar um bom livro sobre “trabalho” para ler à beira do mar.

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Como eu uso o Trello para gerenciar meus projetos

Em um link recente, comentei a ideia de que “um sistema de produtividade simples não é suficiente”. Apesar de eu já ter tentado, a ideia de começar cada dia selecionando 3 Tarefas Mais Importantes e ignorando todo o resto simplesmente não funciona. Eu conheço o meu modo de trabalhar e sei que preciso de uma maneira de visualizar tudo que tenho para fazer, desde projetos pequenos e mundanos aos maiores e mais importantes.

No último post dessa série em que discuto gerenciamento de tempo, falei de três conceitos básicos: projeto, sessão de trabalho e tarefas. Também falei que a noção fundamental é a de projeto, por representar um resultado que você quer alcançar. “Comprar um presente de aniversário” é um projeto, assim como “Terminar primeiro rascunho do paper X”, “Criar apresentação para reunião importante na data Y” e “Planejar viagem Z”.

A minha principal ferramenta para gerenciar projetos é o Trello. A minha escolha por esse aplicativo foi bem orgânica; eu e meu co-orientador Jaime estávamos discutindo opções para gerenciar o nosso grupo de pesquisa e resolvemos testar o Trello, do qual ambos tínhamos ouvido falar. Para minimizar o uso de aplicativos, resolvi começar a usá-lo para meus projetos pessoais, e me surpreendi positivamente com o quanto ele ajuda na minha produtividade.

O problema de gerenciamento de projetos

Repare que estou usando o termo Gerenciamento de Projetos de forma bem solta, sem muita relação com o campo acadêmico, tema de MBAs e afins. Por “gerenciar projetos” eu quero dizer simplesmente visualizar o que preciso fazer no curto prazo (escala de alguns meses). Para cada projeto, quero saber o que é preciso fazer, qual o seu prazo e onde estão armazenados as informações e os arquivos importantes.

Estrutura básica do meu sistema no Trello

O Trello é um sistema composto de 3 módulos básicos: quadros, listas e cartões. Quando comecei a pesquisar dicas de como usar o Trello para gerenciar projetos e tarefas, notei que existem maneiras muito diferentes de combinar essas três estruturas. O que vou descrever a seguir é a minha maneira, a que mais faz sentido para mim:

  • no meu sistema, quadros são macro-áreas;
  • dentro de cada quadro, cada cartão representa um projeto;
  • as listas são grupos de projetos.

Quadros

Os quadros (boards) são a principal maneira de visualizar informação no Trello. Geralmente, quando você está no aplicativo web, está vendo um dos seus quadros. O meu quadro principal se chama Dashboard, nome (e conceito) roubados de Creating Flow with OmniFocus (2. ed), de Kourosh Dini:

Meu quadro Dashboad no Trello

Como falei, cada cartão (os pequenos retângulos brancos que o leitor vê na figura) representa um único projeto, e os cartões estão separados em listas. Explicarei o sistema de Channels em outro posts, mas o leitor pode apenas entender que são grupos de projetos. Tenho o costume de colocar etiquetas (labels) nos projetos da Dashboard como um sistema binário: verde significa que o projeto está ativo (i.e. estou trabalhando cotidianamente nele), vermelho que ele está suspenso por enquanto.

O simples ato de abrir o quadro e ver essas listas já me dá uma visão panorâmica das minhas responsabilidades profissionais e pessoais. Repare na diversidade típica de projetos: um paper a ser escrito, livros a serem lidos e analisados, exames médicos a serem feitos, preparativos para um potencial Doutorado Sanduíche que vou realizar em 2017.

Cartões no Trello

Cada cartão no Trello pode ser ser aberto, exibindo mais informações. Como exemplo, o cartão do meu projeto de ler Deep Work, de Cal Newport, é assim:

Um exemplo de cartão de projeto no Trello

No campo de descrição do cartão, gosto de colocar informações que me ajudam a me orientar, totalmente inspirados em um Webinário da Thais Godinho sobre Planejamento de Projetos segundo o GTD. Logo abaixo existe uma checklist de tudo que preciso fazer para cumprir o resultado esperado do projeto. Na parte da direita existem alguns botões, como um labels para inserir a etiqueta verde, um para configurar um prazo (due date), entre outros.

Outros exemplos de quadros, listas e cartões

Como um outro exemplo de quadro, recentemente comecei a organizar melhor meus projetos para esse blog:

Meu quadro FabioFortkamp.com no Trello

Aqui a estrutura está um pouco mais solta. Tenho uma lista de projetos específicos (como um para implementar algumas ideias desse livro que comprei há muito tempo) e uma lista de miscelânia: um cartão para ideias de posts que tenho, outro como uma lista de coisas a fazer periodicamente (como ler os blos que sigo, compartilhar meus posts no Twitter etc.).

Tenho também um quadro para o nosso grupo de pesquisa, que não vou compartilhar. Mas a estrutura é parecida, embora mais complexa. Como sou o principal “gerente” desse quadro, tento manter a relação de um cartão por projeto. Temos listas de papers em preparação, listas de projetos específicos para cada membro do grupo e uma lista de log com os projetos já completados.

Meta-projetos

Um pequeno truque que se tornou essencial é “linkar” projetos. Cada quadro e cada cartão possuem um link único que pode ser aberto no navegador. Na minha Dashboard o leitor reparou que existe um cartão sobre um paper que estou escrevendo. Esse cartão contém apenas um link para o cartão principal, dentro do quadro do nosso grupo de pesquisa:

Um exemplo de cartão com link no Trello

Isso me permite, quando estou trabalhando na Dashboard, visualizar compromissos profissionais e pessoais. Além disso, este quadro é privado, enquanto que o quadro do nosso grupo de pesquisa têm meus colegas como “membros”. Assim, o cartão principal do paper (seguindo a mesma estrutura do cartão de Deep Work que apresentei antes) pode ser visualizado pelos meus colegas, mas eu gerencio esse projeto através do meu quadro privado.

Experimentando o Trello

O Trello é grátis nos seus recursos básicos (como todos esses que descrevi). Se o leitor quiser experimentar, peço que usem esse link, para que eu ganhe um mês da versão profissional (e o aplicativo continua sendo de graça para vocês). E peço também que deixem dúvidas nos comentários, pois pretendo abordar mais o uso desse aplicativo em posts futuros.

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Quando um sistema de produtividade simples não é suficiente

Cal Newport adverte contra métodos de produtividade simples demais, como o conceito da MIT (Most Important Task), em que você faz a sua tarefa absolutamente mais importante pela manhã, antes de sucumbir ao caos do resto do dia. Segundo Newport, você deve se blindar contra esse caos o dia inteiro, lutando contra as distrações para proteger cada minuto do seu tempo.

Eu conheci esse conceito através de Leo Babauta e seu blog Zen Habits, e houve uma época me considerei um “adepto”. Com o tempo, reconheci que precisava de sistemas mais complexos; hoje eu tenho listas no Todoist, calendários específicos para rotinas, lembretes variados, tudo para me guiar a fazer meu trabalho.

Por outro lado, considero que a ênfase do método MIT não é fazer uma grande tarefa pela manhã e depois chutar o balde: é garantir que você faça algo importante logo que começa a trabalhar. O T da sigla é do plural tasks (tarefas); idealmente, depois de fazer uma tarefa importante você faz outra tarefa bem importante, e depois outra. Coisas urgentes mas que não fazem crescer seus objetivos ficam relegadas para o final do dia.

Como dizem que Einstein disse: “você deve tornar as coisas tão simples quanto possível, mas não mais simples”.

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Spotify como ferramenta de trabalho

Há algumas semanas, em parte tentando economizar e parte como um exercício de penitência, eu cancelei minha assinatura do Spotify.

Existem duas situações principais em que uso o Spotify:

  1. Na esteira da academia
  2. Trabalhando

O primeiro foi fácil de resolver. Eu tenho uma seleção razoável de músicas na minha conta no iTunes, que podem ser exportadas para o app do Google Play Music no meu Moto X. Como essas músicas já foram compradas, eu não gastaria nada a mais para ouvi-las, e ficaria sem a possibilidade de experimentar música nova a cada dia, que era uma minúscula privação a que eu estava disposto a me submeter. Ou eu podia simplesmente escutar algum bom podcast.

Já a segunda situação foi bem mais difícil, e foi o que me motivou a assinar o Spotify de volta.

O Spotify já não é mais um luxo para mim, mas uma das minhas ferramentas de trabalho mais importantes. Se você tiver a chance de me observar no laboratório onde trabalho, frequentemente vai me ver com fones de ouvido, lendo, escrevendo ou programando. Além de ajudar a isolar parte do barulho de equipamentos e conversas e de servir como um sinal de “não perturbe”, a música efetivamente me ajuda a me concentrar. Não qualquer música, naturalmente, mas algo instrumental, clássico, calmo. Minhas playlists favoritas são:

Uma situação que tem se tornado típica é escutar a essas playlist mesmo longe do computador. De fato, o que me fez assinar de volta foi uma viagem que fiz a um congresso; estava levando material impresso para estudar e sabia que ir escutando música ia fazer diferença, e a conta Free do Spotify não permite sincronizar as músicas com celular para ouvir offline (como eu estaria no avião). Acredite: os trajetos de avião ficaram bem mais produtivos com algumas das playlistas acima a postos no meu bolso.

Para usar os termos do post anterior, escutar esse tipo de música é parte essencial das minhas sessões de trabalho.

O Spotify também é um excelente exemplo da diferença entre custo e valor. O Spotify me custa pouco (de tal forma que o valor economizado com o cancelamento da assinatura ia ter pouco impacto nos meus objetivos financeiros) mas me traz muito valor. Como Gustavo Cerbasi falou num vídeo recente, o importante não é simplesmente cortar gastos, mas cortar aquilo que não contribui na sua qualidade de vida. Como um exemplo de situação oposta, recentemente cancelei minha assinatura em um daqueles Clubes de Cerveja: por mais que seja interessante, eu achava que estava gastando muito dinheiro e não encontrava satisfação (frequentemente recebia cervejas que não eram do meu gosto, por exemplo). Economizar esse valor mensal foi uma decisão fácil.

E o leitor, costuma ouvir música enquanto trabalha? Tem algum estilo preferido? Respondam nos comentários!

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Como eu gerencio meu tempo: projetos, sessões de trabalho, tarefas

À medida que vamos discutindo gerenciamento de tempo, é importante definirmos alguns conceitos básicos para que a linguagem seja a mesma.

Projetos

Para mim, o conceito fundamental do gerenciamento do tempo é o de projeto. Numa visão simples, um projeto é um resultado que você quer alcançar. É um passo rumo às metas que você define em diferentes horizontes de tempo, conforme discutimos em outro post. Você vai decompondo as suas metas em estágios, até chegar em um projeto que você conseguiria completar em alguns meses.

Por exemplo, para ficar num exemplo pessoal e atual, uma das minha metas mais importantes é defender o meu doutorado daqui a dois anos. O que preciso fazer para chegar até lá? Para que o leitor entenda, minha tese envolve parte de um projeto inovador de um refrigerador magnético. Um dos subcomponentes é o ímã que vai operar esse sistema, então aí temos a primeira decomposição: para defender meu doutorado, preciso “projetar o ímã”. Entretanto, isso ainda é algo muito geral, abrangente e difícil de visualizar, e precisamos decompor melhor essa visão. Uma tarefa referente ao projeto do ímã, após ter feito toda uma revisão da literatura, é propor uma solução e executar simulações numéricas para ver se ele vai atender aos requisitos — e temos mais uma deconstrução: “executar simulações da solução proposta de ímã”, ainda muito geral (vamos simular variando quais parâmetros?). Após alguns testes, surge-me a ideia: escolher faixas para os principais parâmetros (as dimensões, as propriedades dos materiais, o número e a forma das partes que formam o ímã), executar as simulações e plotar os resultados para essas faixas; “criar gráficos mostrando campo magnético obtido em função dos principais parâmetros” se torna um projeto. Por que parar aí? Porque eu consigo imaginar os passos individuais que me levam a este projeto, e consigo imaginar como vai ser o resultado final, físico: uma série de gráficos que eu possa analisar e discutir com meu grupo de pesquisa.

Para a metodologia GTD, projeto também é uma definição importante: é tudo que demanda 2 ou mais passos para ser executado. Acho essa definiçãomais ou menos equivalente à minha; eu só gosto mais de focar na questão de que resultados queremos com esses 2 ou mais passos (tenha em mente, porém, que a definição do “Resultado Esperado” é uma etapa importante da organização de projetos segundo o GTD).

Eu considero essa definição a mais básica porque gerenciar o tempo, para mim, é gerenciar e organizar os projetos que vão me levar às minhas metas de vida. Conforme falei no outro post, essa visão de organizar as suas tarefas “de cima para baixo” mudou bastante a minha percepção de tempo. Futuramente vou falar mais detalhadamente de como organizo meus projetos.

Sessões de trabalho

De maneira agora bastante diferente da metologia de GTD (e de muitos métodos de gerenciamento de trabalho), para mim a definição lógica seguinte à de projetos é da sessão de trabalho. Os meus projetos não são realizados/completados de maneira solta e livre, mas quando eu (para usar um jargão bem sofisticado) “sento e trabalho”. É esse ato de sentar e pôr a minha capacidade de pensar a serviço de algum projeto que é o que estou chamando de sessão de trabalho.

Eu nunca tinha parado para pensar nessa questão de formalizar a sessão de trabalho até ler Workflow Mastery, de Kourosh Dini. O autor define a sessão como “o tempo, espaço e atenção usados para desenvolver um fluxo de trabalho”. A componente de atenção é particularmente importante; em futuros textos, vamos investigar muito a fundo a relação entre gerenciar a sua atenção e gerenciar o seu tempo. Se, num sessão de trabalho, é desejável você trabalhar com o máximo de atenção (para aumentar a qualidade do que você faz durante essa sessão), então, como argumenta Dini, é interessante você se preparar antes da sessão, impedindo que a sua atenção seja roubada durante. Por exemplo, se você precisa estudar um documento importante (um livro, um artigo, até um contrato), o simples ato de deixar à vista algo que remeta você a uma procupação (como aquele formulário que você precisa preencher, ou uma lista de exercícios de uma disciplina, ou até mesmo um simples objeto que você só precisa guardar) pode arruinar a sua concentração.

Em textos futuros, pretendo explorar mais a fundo a maneira como eu abordo sessões de trabalho; por agora, fica essa reflexão de que, para avançar em algum projeto, você precisa criar um conjunto de condições que, quando organizadas, elas formam uma sessão de trabalho.

Pessoalmente, encaro sessões de trabalho como ferramentas para realizar projetos, e aí está a minha principal divergência com a metodologia GTD. No GTD, aprendemos que devemos trabalhar por contextos: idealmente, você teria uma lista de coisas que têm de fazer ao computador, e quando estiver ao computador trabalharia somente nessas tarefas; você também pode ter uma lista para fazer em casa, e quando estiver em casa se concentraria só nessas tarefas. Para mim, essa mentalidade não reflete em nada como eu trabalho. O maior problema é que eu não procuro trabalho baseado no contexto em que estou, eu procuro formar o contexto baseado no trabalho (em algum projeto) que eu quero fazer.

Uma visão similar é encontrada nesse post de Kourosh Dini: ao começar o dia, você tem a chance de planejá-lo baseado nas sessões de trabalho a que quer se dedicar. Se estou em casa e vejo que tenho um projeto importante a desenvolver mas que requer que eu esteja no laboratório, muitas vezes faz mais sentido ir até lá em vezes de “trabalhar pelo contexto de casa”; as atividades que eu poderia adiantar em casa possivelmente não vão contribuir tanto para meus projetos importantes (e minhas metas) quanto aquelas que eu poderia estar fazendo se fosse para o laboratório.

Para uma outra visão sobre planejamento do dia, com essa noção de sessões apenas implícita, esse post de Cal Newport (sempre ele) tem me influenciado bastante.

Tarefas

Uma tarefa é a atividade que pode ser realizada numa sessão de trabalho. “Pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa simples de desenvolver: eu subo até a sala dele, bato na porta, pego a assinatura e volto para minha sala; assim, “pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa que poderia ir numa lista de tarefas para o dia de hoje, sem precisar quebrar em sub-passos como “pegar elevador”, “bater na porta” etc.

Mas “Trabalhar no rascunho do artigo X” também é uma tarefa. Se quero trabalhar no artigo X, sento na frente do computador, abro os arquivos correspondentes e vejo de onde parei. À medida que vou escrevendo, vou percebendo outras “tarefas” relacionadas, como criar uma figura explicativa, ou procurar a referência para tal informação, mas todas elas são desenvolvidas dentro de uma sessão de trabalho, principalmente porque você delimita um tempo e um espaço. Eu começo sentado ao computador, mas depois me levanto para pegar um livro na prateleira; então reviso o capítulo que queria, escrevo uma breve análise no tal artigo, e assim continuo. Quando acho que fez o suficiente pelo dia, eu completo a tarefa de trabalhar no artigo, mesmo que não tenha terminado o artigo em si.

Em próximos textos, vou explicar que o problema fundamental para quem tem de criar as próprias listas de tarefas é a mistura entre esses dois extremos do que entende-se por “tarefas”.

Sugestões de ações

No primeiro texto dessa série, sugerir algumas ações que o leitor podia tomar se quiser tentar se organizar de forma similar a mim. Aqui vão mais algumas dicas relacionadas a esse texto de hoje:

  1. Revise as suas metas de curto prazo, i.e. que você quer realizar em até dois anos. Agora tente chegar numa lista de projetos que você pode executar agora (e terminar em alguns meses) que vão levar a essas metas.
  2. No começo de cada dia, tome um tempo para planejar: que tarefas você quer realizar hoje? Quais são os projetos prioritários que você quer fazer avançar hoje? E como vai encaixar no seu dia sessões de trabalho para elas?
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Resultados que a organização traz

A Thais Godinho publicou um ótimo post sobre os resultados que a organização (e por consequência a produtividade e a gerência do tempo) trouxe a ela.

Lembrar do nosso último texto como foi um livro dela que me abriu mais a cabeça sobre essa abordagem “de cima para baixo” em relação à definição de tarefas: comece pensando naquilo que você quer alcançar ao fim da vida, pense em como isso pode ser alcançado daqui a 5 ou 10 anos, e quebre em pequenos projetos que você vai conduzindo ao longo de 1 ou 2 anos.

Perceba também no texto da Thais um outro tema que vamos abordar cada vez mais aqui (inspirando por algumas leituras que ando fazendo): a importância do trabalho duro. Se eu quero me diferenciar e conseguir coisas que os outros não conseguem (como fazer um bom doutorado, no tempo regulamentar, ter artigos publicados e entrar logo em uma boa universidade), preciso fazer coisas que os outros não fazem, ao trabalhar mais e melhor.