Acho que vocês, leitores, compartilham da minha jornada em ser mais produtivo, pois é nesse blog que eu documento minha batalha para fazer melhor minhas tarefas.
Não que quantidade de tarefas seja algo significativo, mas com o tempo aprendi a filtrar o que coloco no Todoist como significativo para mim. Cada vez que eu completo uma tarefa, alguma coisa melhorou na minha vida.
Quem sabe isso me motiva a colocar mais tarefas relacionadas a este blog (incluindo meus truques para usar Todoist)…
Eu me sinto meio tolo sendo mais um blogueiro que fala da minha rotina matinal, mas em nome da documentação do meu trabalho, aqui vai.
Thomas Frank hilariamente toca num ponto sensível sobre a obsessão por rotinas matinais: logo cai-se no perigo que achar que, se você não acordar às 4 da manhã e não fizer todo dia as mesmas 100 atividades na mesma ordem e no mesmo horário, nunca vai ter sucesso.
Para usar a terminologia newportiana, geralmente essas dicas são dadas por quem já tem capital de carreira suficiente (mesmo que sejam jovens) para conseguirem ter bastante liberdade de trabalho. Para os outros, que têm obrigações de local e horário, é irreal achar que vai ser possível encaixar meditação, atividades físicas, leitura, escrita de um diário e todas essas dicas comuns de rotinas matinais no intervalo de tempo entre acordar e sair de casa.
O principal ponto da rotina matinal é ajudar na produtividade. Como diz David Allen na nova edição de A Arte de Fazer Acontecer, é um objetivo nobre querer ser produtivo porque, se o que temos a fazer é desagradável, podemos concluir de maneira mais rápida se formos produtivos; e se for uma tarefa interessante, podemos nos dedicar a fazer o melhor trabalho possível com o tempo disponível. E como o próprio Allen defende, e eu rotineiramente comprovo, o requisito fundamental para a produtividade é o estado calmo e relaxado da mente. A rotina matinal é apenas isso: um maneira de começar o dia de maneira mais calma. Os dias em que as manhãs são tumultuadas tendem a ser os menos produtivos, porque justamente eu não tive tempo de me acalmar e começar o dia.
Para sermos bem claros em relação ao contexto: essa é a rotina matinal de um estudante de doutorado que mora na Dinamarca, em um studio pequeno e provisório, junto com sua noiva, e tem de fazer um trajeto de trem de uma hora todos os dias. No total, entre acordar e sair de casa eu levo uma hora e vinte minutos. Essa é a rotina que tenho executado de maneira sólida no último mês, e tem três partes principais:
Na faculdade fiz uma disciplina horrível que só me ensinou uma coisa: a pirâmide de Maslow de necessidades humanas. Na base da pirâmide estão as necessidades básicas, e é assim que eu começo o dia:
A inspiração para esses passos veio do app The Fabulous, que usei por pouco tempo antes de decidir que não valia a pena pagar. Mas o objetivo é bem básico: garantir que eu esteja hidratado, alongado e nutrido.
Uma nota sobre a parte de exercício: essa não é a minha atividade física principal. Para não gastar muito tempo de manhã, geralmente faço meus treinos de corrida no final da tarde, quando volto para casa. Prefiro fazer nesse horário para dar um descanso ao meu cérebro após um dia de trabalho, mas agora que estamos acordando bem mais cedo por causa do horário de trabalho da minha noiva, vou repensar isso e experimentar correr de manhã. Mas como falei, essa rotina de que tenho falado aqui é a minha atual, que vem seguido no último mês.
Por preparação quero dizer as atividades básicas para garantir que eu possa sair de casa de maneira tranquila:
Sobre as duas últimas tarefas: eu tento me alimentar bem e, quando estava no Brasil, ia regularmente à nutricionista. Por conta disso, tenho o costume de, aos finais de semana, sentar por uns minutos e pensar no que vou comer ao longo da semana, para garantir o máximo de diversidade. Por isso, antes de sair de caso tento pensar em que lanches preciso levar para a universidade. O planejamento das refeições inclui pensar nos jantares, tarefa que minha noiva fica muito feliz em deixar para mim, e assim todo dia eu consulto o nosso “menu” apenas para conferir se é preciso comprar alguma coisa na volta para casa.
Os dois últimos itens são essenciais para garantir que eu possa sair de casa. Sinceramente falando, esta etapa de planejamento pode ser feito no trabalho ou até mesmo no trem, mas tento sempre fazer em casa para garantir que eu esteja 100% pronto ao cruzar a porta.
A grande inspiração para a minha rotina de planejamento diário veio de (quem mais?) Cal Newport. O propósito é tomar decisões conscientes sobre o que vou fazer e em que horário. E, relendo o supracitado A Arte de Fazer Acontecer, começo com uma revisão básica do dia segundo o GTD.
Aqui estão os passos:
O resultado final desse planejamento é um plano para o meu dia. Eu sempre carrego um caderno comigo, e nele sigo o esquema de Newport e crio uma mini-agenda para cada hora. No final, escrevo as minhas metas para o dia de hoje: três tarefas principais que, se completadas, fazem com que o dia seja considerado um sucesso. Com isso tenho sempre uma visão panorâmica do que devo fazer, e não preciso ficar consultando o Todoist ou o Trello. A minha notação para essas tarefas é uma versão simplificada do Bullet Journal
Perdoem a qualidade da imagem, a letra feia e o caderno bagunçado, mas eu quis mostrar como é uma página real de planejamento. A parte em branco à direita da agenda e a parte livre na base da folha servem como uma área de anotações rápidas, geralmente criadas no meio de alguma atividade. Quando acabo a tarefa em questão, revejo e processo essas anotações em um formato mais permamente, colocando tarefas no Todoist, criando pequenas notas no Evernote etc.
Quando crio o meu plano do dia, isto significa que estou pronto para trabalhar. Já sei tudo que há para fazer, já limpei as minhas caixas de entrada, já garanti que estou trabalhando em coisas importantes. Posso pegar o trem, e quando chegar no trabalho basta revisar qual a primeira coisa a se fazer, colocar uma música e comecar a me engajar nas minhas tarefas.
Como falei, o objetivo de uma rotina relativamente longa assim é garantir que eu comece a trabalhar num estado calmo e relaxado. Então, justamente para que eu não esqueça nada e atinja esse estado, eu tenho uma checklist no Evernote onde detalho todos esses passos. Muitas destas atividades já se tornaram um hábito, mas consulto essa lista como um mecanismo de segurança.
Se o leitor não tem uma conta no Evernote, pode criar uma aqui1. E para os que já tem uma conta então, podem baixar essa checklist aqui.
E o leitor, tem alguma rotina ou hábitos para a parte da manhã que ajudam a preparar para o dia? Contem-me nos comentários!
Deixem eu lhes contar um segredo, um defeito meu: eu adoro criar tarefas e odeio executá-las. Pior que isso, tendo a criar tarefas sem sentido, que se acumulam na minha lista de afazeres, e por vezes me sinto um robô clicando em botões, fazendo e lendo coisas que tomam tempo e sem ter ideia de por que eu comecei a ler aquilo em primeiro lugar.
Eu não sou muito de resoluções mágicas de ano novo, ainda mais quando são genéricas como “emagrecer” e “ganhar dinheiro”. Porém, acho que a virada do ano é uma época simbólica e propícia para reflexões, sendo uma época de feriados e recessos (principalmente no hemisfério sul). O ano de 2014 foi sem dúvida um ano misto; consolidei o meu relacionamento com minha namorada (estando com ela muito mais tempo que estive com qualquer outra menina) e tive uma grande conquista, que foi o meu mestrado, mas mesmo isso foi seguido de um período de incertezas quanto ao futuro profissional e sem renda nenhuma. Foi também um ano de muitas doenças e brigas na família. Por tudo isso, eu não posso negar que fico feliz que 2014 tenha ido embora.
Com o ano novo, é tempo então de rever objetivos e hábitos, principalmente aquele citado no início deste texto. Então, para começar, minha primeira prioridade é parar de criar tarefas desnecessárias. Em 2015, só vou dedicar tempo ao que realmente acrescenta para mim. Como diz o Prof. Cal Newport, o objetivo de um estudante de pós-graduação é fazer pesquisa de alta qualidade, e nada mais conta. Vou controlar meu tempo de ficar procurando livros e mais livros, pesquisando sobre linguagens de programação esotéricas, aprendendo tudo sobre algum programa de computador, e me dedicar às disciplinas e à minha pesquisa. É claro que um estudante de doutorado precisa também ter uma cabeça aberta e devanear um pouco, mas um tempo específico precisa ser criado para isso, e não tomar o dia todo.
Fora do doutorado, vou limitar o meu número de projetos. Se quero ler um livro e pesquisar mais sobre o assunto, mas tenho de levar o carro na oficina, procurar coisas para casa, comprar um presente de aniversário, não posso também assumir um projeto grande como começar um curso de idiomas ou trabalhar neste blog; é preciso fazer uma purga produtiva. E nada de ficar pesquisando apps à toa ou ficar zapeando à toa, sem objetivo.
Por último, vou tentar planejar mais minha agenda. Diz-se que uma tese (ou qualquer projeto grande) nunca é acabada, mas interrompida, e por isso não posso deixar isso ocupar todos os espaços da minha vida. Todo dia, antes de ir para casa, vou tentar criar um plano para o dia seguinte, limitando os tempos de execução, de maneira que eu me force a focar no que vai dar resultado, e ter tempo para minha vida pessoal. Eu sei, já é o terceiro link do Newport nesse texto de 500 palavras, mas a ideia de produtividade de agenda fixa me é muito atraente.
Acredito que só assim, com um mínimo de organização e o máximo de foco, é possível parar de pensar em metas e pensar em objetivos que são realizados naturalmente, fazendo-me ir melhor no meu doutorado e aproveitar melhor a minha vida pessoal.
Por que você escova os dentes todo dia?
Você gostaria de pensar algo do tipo: “eu me preocupe com minha saúde
bucal, por isso assim que saio da mesa eu ponho um pouco de pasta de
dente na escova e escovo do jeito que o dentista ensinou”. Para você, é
uma ação completamente racional.
Não funciona assim. Você acaba de comer e vai escovar os dentes sem
pensar. É um hábito, uma ação já programada no seu cérebro, nas regiões
mais primitivas; você não tem controle.
O jornalista Charles Duhigg investiga essas ações automáticas em O
Poder do Hábito, um relato de casos famosos que contribuem para
nosso entendimento do assunto.
A grande ideia do livro é conectar três diferentes níveis de agrupamento
(um indivíduo, uma organização e uma sociedade) sob uma mesma ideia; o
livro em si segue essa divisão em três partes. Todos já ouvimos falar de
pessoas que pararam de fumar voluntariamente, de empresas que quase
foram à falência e de protestos que começam “do nada”; o grande ponto de
Duhigg é dizer que todas estas situações são frutos de hábitos.
Na primeira parte, vemos exemplos individuais, com o objetivo de explicar
a estrutura do hábito. O modelo proposto é o do loop do hábito,
composto de uma deixa, uma rotina, uma recompensa e um anseio. O
autor nos mostra exemplos de pessoas que tiveram danos cerebrais, e
ainda assim mantém os hábitos básicos (um paciente era incapaz de
indicar o caminho da cozinha de casa, segundos antes de ir lá buscar um
pote de biscoitos). Fala dos Alcóolicos Anônimos e seu programa de
mudança de rotinas. De como publicitários com conhecimentos de
psicologia (e do loop do hábito) estão nos fazendo ter o hábito de usar
pasta de dente (e como ainda não conseguiram fazer o mesmo com protetor
solar).
A segunda e a terceira parte são mais interessantes. Num capítulo de
leitura obrigatória, fala de como as empresas estão monitorando nossas
tendências de compras (spoiler alert para as mulheres: algumas
empresas estão estimando o seu ciclo menstrual para enviar os anúncios
certos no período certo). De como os médicos renomados ainda falham nas
cirurgias mais triviais, porque o hospital adquiriu maus hábitos de
falta de controle. De como a Starbucks se tornou o que é ao treinar os
funcionários a tratarem os clientes automaticamente, mimando os que
estão de bom humor e lidando com os desagradáveis.
No capítulo final e dedicado a polêmicas, Duhigg nos questiona o que
fazer quando os hábitos (ações inconscientes) de alguém leva ao
assassinato.
O livro é bom, não vou negar. A minha decepção particular é que, talvez
por falta de pesquisa, eu esperava um livro científico, um guia de
como mudar hábitos. O Poder do Hábito é uma grande reportagem, um
livro de história. Embora haja explicações científicas e um apêndice com
dicas sobre mudança de comportamento, esse não é o foco.
Porém, como falei, isso não desqualifica o livro, é apenas fruto de uma
concepção minha. Duhigg, sendo jornalista, escreve muito bem e sabe
conectar as histórias. Portanto, mesmo que você não aprenda nada de
prático, há muita informação interessante (e você pelo menos vai
questionar os seus hábitos).
FabioFortkamp.com