Como eu organizo minhas atividades diárias com Todoist

Em uma das últimas postagens, falei como uso o Trello para gerenciar meus projetos, monitar os grandes resultados que quero atingir numa escala de algumas semanas a alguns meses. Entretanto, o meu sistema de tarefas precisa de um segundo aplicativo: Todoist. Se o Trello me permite visualizar todas as coisas que tenho para fazer nessa semana ou nesse mês, o Todoist me ajuda a visualizar o que tenho para fazer hoje.

Para ser bem sincero, o Todoist foi uma escolha um tanto forçada. Quando eu usava apenas dispositivos Apple, usava exclusivamente o OmniFocus, o melhor gerenciador de tarefas que já usei mas que é exclusivo para macOS e iOS. Em 2015, precisei trocar de smartphone, e em 2016 de computador, e os preços abusivos da Apple me levaram a diversificar meus gadgets. Sem poder usar OmniFocus, procurei alternativas, e achei no Todoist um sistema que funciona.

A influência do OmniFocus, porém, me seguiu para o uso do Todoist, principalmente o guia Creating Flow with Omnifocus (2 ed.), de Kourosh Dini, que já citei várias vezes aqui. Tentei incorporar muitas das suas dicas com os recursos disponíveis no Todoist, principalmente o uso de rotinas, conforme vou explorar nesse texto.

Organizando tarefas no Todoist

Estrutura de uma tarefa no Todoist

Entender como tarefas são organizadas dentro do Todoist é fundamental para entender a lógica do meu sistema. Não é meu objetivo aqui ensinar os leitores a usar o aplicativo; recomendo a ajuda oficial ou os excelentes textos e vídeos da Thais Godinho do Vida Organizada para um tour mais completo e mais introdutório.

No Todoist, você insere tarefas e as organiza em listas (que o Todoist em si chama de projetos, mas que a Thais Godinho certeiramente explicou ser mais simples considerar como listas ou pastas). Por exemplo, aqui está a minha lista de errands, com todas as voltas que eu tenho para fazer:

Minha lista de voltas no Todoist

Cada tarefa pode ter um prazo (due date) — repare nas datas à direita das tarefas. Essa estrutura de nome e prazo para cada tarefa é a primeira base do meu sistema.

(A propósito, no meu uso de sites e aplicativos tendo a misturar inglês e português. Não estranhem.)

Tarefas recorrentes

Ainda relacionado ao exemplo das voltas a fazer, suponhamos que eu queira anotar no meu sistema uma tarefa de “Ir à feira”, que tem de ser feita toda quarta-feira por ser o dia de feira no meu bairro. Isso é uma tarefa recorrente, um dos principais recursos do Todoist. Você pode configurar tarefas com frequências variadas de repetição, de maneira que, quando você marca uma tarefa como feita, ela não some do seu sistema, mas recebe a nova data automaticamente. Por exemplo, se hoje é quarta e eu completo “Ir à feira” na minha lista de voltas (que tinha um prazo para hoje), o prazo muda para quarta que vem. Uma explicação completa de como configurar esses prazos recorrentes pode ser encontrada aqui.

Hoje

Uma das partes principais do aplicativo é a sua tela de Hoje (Today). Quando você exibe essa tela, dentre todas as tarefas de todas as suas listas, apenas as que você marcou como “para ser feitas hoje” vão aparecer. Esse fato é fundamental para entender a dinâmica de como uso o Todoist para gerenciar minhas atividades diárias, como vou detalhar mais na frente.

Meus projetos no Todoist

Como falei anteriormente, as tarefas no Todoist são divididas em listas chamadas de projetos. Para referência, eis aqui as minhas principais listas:

Meus projetos no Todoist

O leitor pode notas a minha lista de errands que expliquei anteriormente. Também pode notar, conforme ressaltado pelo exemplo de Land and Sea, que as listas podem conter outras listas.

Land and Sea

O nome Land and Sea (Terra e Mar) vem (adivinhem de onde?) de Creating Flow…, que citei no começo deste texo. Este é um conjunto de listas que funciona como um verdadeiro “mapa” da minha vida, tanto que até usei um emoji correspondente no nome do projeto. As tarefas que estão nessas listas são as realmente importantes de cumprir.

Os projetos de Outcomes for the Year and Outcomes for the Month são listas das minhas metas para o ano e para o mês e são assunto para outro post.

Channels

A minha lista de Channels é o coração do meu sistema, e também é uma adaptação de Creating Flow….

No último post, detalhei que eu tenho um quadro no Trello chamado Dashboard, que mostra todos os meus projetos atuais. Aquele post foi escrito quando ainda estava de férias; para referência atualizada, aqui está o meu quadro hoje, numa semana em que estou trabalhando mais ativamente no meu doutorado:

Meu quadro Dashboard no Trello, atualizado

No outro post também falei que os projetos são divididos em listas que chamei de Channels, e que iria explicar futuramente o significado disso— chegou a hora!

Ler os livros e os posts de Kourosh Dini teve um profundo impacto na minha maneira de trabalhar e de encarar a vida de uma maneira geral. Primeiramente, ele me ensinou que existem dois tipos básicos de tarefas: as concretas e as criativas. As tarefas concretas são aquelas perfeitas de serem colocadas numa lista tradicional de tarefas (como prega o método GTD): “Entregar relatório para Prof. assinar”, “Comprar caderno novo na papelaria”, “Telefonar para clínica para marcar médico” etc. Na terminologia de Dini, essas tarefas concretas tem uma visão clara: você consegue visualizar todos os passos necessários para completar a sua intenção.

As tarefas criativas são aquelas que tem uma visão não muito clara. Por exemplo, se eu tenho um projeto “Escrever resumo para congresso X”, qual o próximo passo (ou próxima ação, como diz o GTD)? Pode ser “baixar template no site do Congresso”, mas eu duvido que alguém sente para trabalhar, baixe um arquivo, e vá fazer alguma outra coisa da sua lista de tarefas, já que esta aqui está “completa”. Após baixar o template, você sabe que existem outros passos, mas a sua visão de como completar esse projeto fica mais turva. Você pode querer fazer um brainstorming do que vai incluir, ou procurar nos seus arquivos alguma figura para analisar, ou simplesmente tentar escrever um parágrafo. Mais importante, as tarefas são criadas à medida que você trabalha nesse seu projeto.

Dini argumenta, pela sua experiência de psiquiatra, músico, e escritor, que a melhor maneira de trabalhar com tarefas criativas é criar rotinas. Ou seja, em vez de incluir as tarefas individuais do projeto do resumo na sua lista de tarefas, inclua uma tarefa com algum nome como “Desenvolver resumo para congresso X”, e que seja diária. Isso garante um ciclo de desenvolvimento e de luta contra a procrastinação: você se permite cada dia trabalhar um pouco em algum projeto a cada dia, porque tem a certeza de que vai trabalhar nele todo santo dia.

Na imagem acima, repare que apenas o primeiro projeto de cada canal tem uma etiqueta verde, indicando que ele está ativo. No meu projeto Channels no Todoist, eu tenho três tarefas recorrentes, uma para cada projeto ativo de cada canal no Trello, representando então canais de atenção (i.e. para onde direciono a minha atenção diariamente):

Projeto Channels no Todoist

Cada tarefa tem uma frequencia configurada para todo dia útil (as cores vermelhas são um recurso da versão Premium no Todoist, marcando as tarefas como prioridade 1; elas apenas servem para chamar mais a atenção e o leitor não precisa se preocupar com isso). As tarefas também contem um link para o cartão no Trello correspondente, de maneira que eu possa clicar no nome da tarefa e abrir a página no Trello. O Todoist permite você inserir um link em uma tarefa com a seguinte sintaxe:

{link} ({Nome da tarefa})

onde você substitui o que está entre {} pelo campo correspondente. Os parênteses são necessários para garantir a formatação.

Uma nota sobre o fraseamento das tarefas: eu acho que o verbo Develop, “desenvolver”, é um belo convite ao trabalho.

Outros projetos de Land and Sea

Além dos projetos de metas e dos canais de atenção, o leitor pode visualizar que eu tenho alguns outros projetos. Vamos a uma breve explicação.

Projeto Languages no Todoist

Ainda não está 100% certo, mas é bastante provável que eu vá cumprir um estágio de Doutorado Sanduíche na Dinamarca. Tenho então uma tarefa diária para estudar dinamarquês, com um link para o curso desse idioma no Duolingo. Não vai garantir que eu seja fluente, e já fui informado que lá todos costumam falar inglês, mas certamente vai ajudar e resolver algumas situação na vida lá (além de ser bom para desviar a cabeça de assuntos termodinâmicos).

O conceito de Touch the Keys é outro que Kourosh Dini explica com maestria, em especial do seu último curso, Zen & The Art of Work. Um estudante de piano, mesmo que não consiga praticar num dado dia, deve pelo menos tocar as teclas do instrumento e fazer soar ao menos uma nota, para não perder o ritmo. A ideia é ser um pouco mais leve que os canais de atenção; se não der tempo de dedicar muitos minutos ou horas, que seja apenas alguns minutos, para não perder o hábito.

Projeto de gerenciar finanças no Todoist

falei sobre finanças aqui no blog, e ando testando com a rotina de dedicar uns 90 minutos às sextas-feiras para cuidar das minhas finanças: monitorar meus investimentos (e tomar algumas ações), ler algum texto correspondente, atualizar o YNAB.

No ano passado, já tinha tentando implementar isso e percebi que não consegui manter por muito tempo, pois sempre tinha algo mais importante para fazer. Nesse ano, reorganzei meu sistema de canais de trabalho, então vamos ver como me saio em 2017.

Projeto de gerenciar FabioFortkamp.com no Todoist

Outro exemplo de uma tarefa Tocar nas teclas. Sobre a eficácia: notaram como houve um aumento na frequência dos posts nas últimas semanas, fruto do pequeno e regular trabalho?

A segunda tarefa é um teste que ando fazendo, inspirado em *31 Days to Build a Better Blog: no primeiro dia de cada mês, rever os últimos posts publicados e fazer um brainstorming de novos posts onde eu possa extender minhas ideias.

Projeto com rotinas variadas no Todoist

Por fim, algumas rotinas meio aleatórias. Por exemplo, às quintas-feiras tenho uma reunião do meu grupo de pesquisa, então tenho uma tarefa de preparar a minha apresentação. Também tenho uma outra tarefa recorrente para minha Revisão Semanal nas sextas-feiras, uma para assistir algum vídeo do supra-citado Zen & The Art of Work, etc.

Outros projetos

Os outros projetos são bem simples e não valem uma explicação muito detalhada:

  • Maintenance são as tarefas “logísticas”, separadas por frequência. Pagar as contas que não estão em débito automático, planejar os presentes que tenho que comprar regularmente, cuidar da nossa horta na varanda.
  • Meu projeto Next Actions são tarefas avulsas, como marcar uma consulta ou pesquisar a data de algum evento.
  • VB é o código que uso para meu apartamento, e ali estão tarefas de limpeza.
  • Como já falei, tenho uma lista de voltas, errands
  • Agenda é onde marco as tarefas que tem de ser tratadas especificamente com alguém (como meu orientador ou meus pais)
  • Waiting é uma lista de todas as coisas pelo qual estou esperando resposta (encomendas que estou esperando, artigos a serem corrigidos)
  • Someday guarda uma coleção de coisas a se fazer algum dia, como passeios. Esta lista está desorganizada, e na verdade eu gerencio melhor esse tipo de coisa com mapas mentais.

Minha tela de Hoje e minha rotina diária

Não consigo expressar o quanto esse sistema me permite me concentrar melhor e gerenciar meu estresse. Aparentemente a população é dividida em dois grandes grupos, e eu faço parte daquele que paralisa sob pressão. Eu me conheço e sei que não consigo funcionar vendo que tenho mil tarefas na minha lista de afazeres.

Com todo o sistema descrito acima, a minha tela de Hoje no Todoist tem essa simplicidade:

Minha tela de Hoje no Todoist

A cada dia, então eu sei que tenho três grandes projetos a trabalhar, e mais algumas pequenas tarefas avulsas que vão surgindo (como uma necessidade urgente de comprar algo que faltou em casa, por exemplo). De manhã, eu trabalho no meu primeiro canal de atenção, que eu já preencho com os projetos mais intensos; abro a lista no Trello, vejo o que preciso fazer, e trabalho de maneira concentrada. Se há tempo, faço alguns exercícios de Dinamarquês. Após o almoço, escrevo um pouco para FabioFortkamp.com e trabalho no segundo item por umas duas horas, quando paro para fazer algum lanche leve e descansar um pouco. Ao final do dia, dedico-me às atividades do canal 3, geralmente por volta de 45-60 minutos; justamente por isso que esse canal é reservado a coisas mais pessoais ou tarefas administrativas do doutorado.

Terminadas as três grandes tarefas, eu vou para academia e depois para casa, onde descanso, cuido da casa, passo um tempo com minha noiva. No dia seguinte, as tarefas vão estar esperando por mim. Nos finais de semana, descanso.

O leitor pode pensar que esse sistema cria amarras na minha rotina, quando na verdade ele dá mais liberdade. Por exemplo, se eu tiver algum evento ou compromisso após o almoço, não vou ter tempo para me dedicar ao canal 2. Eu fico tranquilo em relação a isso, porque tenho então a certeza de que no dia seguinte já vou retormar o trabalho.

E quando um projeto é concluído? Esse é o outro lado da configuração dos canais como filas de projetos. Se um projeto é completado (e.g. o tal resumo do congresso foi submetido), eu:

  • Arquivo o cartão correspondente no Todoist
  • Configuro o próximo projeto na fila com uma etiqueta verde
  • Deleto a tarefa antiga no Todoist
  • Crio uma nova tarefa no projeto Channels, com um link para o cartão do novo projeto, e com a mesma frequência diária, começando no dia seguinte.

Vou repetir: não consigo expressar o quando esta cadência de trabalho diário me ajuda a completar meus projetos.

Alguma dúvida, sugestão, ou crítica: deixem nos comentários!

Resenha de fone: Sennheiser HD 202

A minha noiva diz que eu tenho fones de ouvido demais.

Isto tem dois motivos principais: primeiramente, eu tenho diferentes fones para diferentes situações; em segundo lugar, entre os meus muitos talentos, o de quebrar fios de fones de ouvido é um dos mais pronunciados. Como consequência, comprar um fone de ouvido não é algo raro, e sempre que isso acontece fica uma dúvida: comprar o que já conheço ou experimentar um novo?

Para resolver esta questão, vou tentar formar o hábito de resenhar os fones de ouvido que eu tenho e os que futuramente vou comprar (e eu já vou assumir de cara que vou comprar novos fones), para minha referência e para quem estiver procurando opiniões.

Um aviso muito importante para evitar críticas: eu não sou um audiófilo de modo algum. Não tenho interesse em perceber nuances escondidas em músicas ou em mais ou menos graves. Quero um fone bom, que me permita ouvir músicas e podcasts com uma qualidade minimamente razoável

Fone over-the-ear, com cabo

Como falei, tenho diferentes fones para diferentes contextos. O fone que vou resenhar é o meu fone do tipo over-the-ear, com cabo, um fone que uso unicamente quando estou trabalhando no meu computador no laboratório. Pessoalmente, não consigo me imaginar usando um fone tão grande quanto esse na rua, porque acho que chama muito a atenção. Justamente por esse motivo, tenho poucos requisitos em relação a ele: ele precisa ser confortável e ter boa qualidade sonora, e o seu aspecto estético não conta nenhum ponto da minha experiência de uso.

Senheiser HD 202

A minha escolha para esta categoria é o Sennheiser HD 202:

Fone Sennheiser HD 202

Para ser bem sincero, não lembro muito bem como cheguei a esse modelo específico, mas a história é mais ou menos essa: um colega que é bem mais aficcionado em equipamentos de áudio me recomendou a marca Sennheiser, da qual já tinha ouvido falar; acho que só fui procurar modelos numa faixa de preço que eu aceitasse pagar. Nesse modelo, em junho de 2015, paguei R$129,90.

Vamos analisar algumas principais características que afetam o meu uso diário.

Conforto

É comum eu passar 90 minutos ininterruptos com o fone na cabeça, então conforto é uma das principais características para mim. A minha situação tem um detalhe que pode não afetar a todo mundo: pode ser extremamente desconfortável usar fones over-the-ear com óculos (já que o fone pode pressionar a orelha de encontro à haste dos óculos).

Quando comprei-o, achava ele um pouco desconfortável; agora, 19 meses depois, acho que ele já se moldou ao formato e tamanho (avantajado, segundo meu amigo André) da minha cabeça. As almofadas sobre os fones são bastante confortáveis e envolvem toda a orelha, ao mesmo tempo em que isolam um pouco do som ambiente (outra característica essencial para mim, que quero me isolar do barulho e conversas externas).
O formato das almofadas também minimiza um pouco o impacto dos óculos.

Inegavelmente, quando tiro o fone, sinto um certo alívio, mas consigo ficar numa sessão de 60-90 minutos concentrado, sem me incomodar com o aperto.

Qualidade do material

Como falei acima, esse fone tem 19 meses de uso. Praticamente todo dia eu ponho e tiro-o da cabeça, então isto já é uma evidência da resistência à fadiga do plástico que forma a estrutura.

Acho as almofadas nos alto-falantes e no topo do fone bastante confortáveis, e elas passam a impressão de um material bem-acabado.

Esse é um fone que fica permanentemente em cima da minha mesa no laboratório, então o cabo é pouco frequentemente dobrado ou solicitado de alguma forma; isso, aliado à aparente qualidade do material, faz com ele tenha durado o seu tempo de uso sem quebrar (para os meus padrões de fone de ouvido, um recorde).

Qualidade de som

Para as minhas exigências, a qualidade de som é perfeita. O leitor tenha em mente que eu só uso o Sennheiser HD 202 praticamente para ouvir música instrumental para concentração e algum vídeo ocasional, então não estou interessado em ouvir algum baixo imperceptível. O que posso dizer e que pode ser meio óbvio é que consigo sim escutar muitos detalhes que passam despercebidos com aqueles fones de ouvido intra-auriculares.

Conclusões

De maneira geral, o fone Sennheiser HD 202 é um das minhas peças de tecnologia favoritas. O material é resistente, a qualidade de som é ótima, o preço é bem acessível. A essas alturas, considero impossível trabalhar na minha sala (onde circulam algumas pessoas e onde frequentemente muitos equipamentos barulhentos estão ligados) sem ele.

Acho que o ponto que pode afastar algumas pessoas é a sua estética bem masculina e seca. Se o leitor ou leitora não liga para isso, recomendo.

O tal balanço entre a vida pessoal e a profissional

Thais Godinho entrega um de seus melhores textos:

Fazer as pazes com a sua vida pessoal e profissional começa entendendo que não existem duas vidas diferentes, mas uma única vida com diversas áreas de foco que você vai aprendendo a equilibrar. Afinal, seu trabalho no escritório é tão importante quanto a sua saúde, seus cuidados com a casa, com a família, suas horas de lazer, de sono, tudo. Então nada deve ser negligenciado em detrimento de outra coisa.

Talvez por sempre ter sido um estudante profissional, nunca entendi muito a ênfase em separar a vida pessoal do profissional. Quando eu fazia disciplinas, achava tão normal ter de estudar para uma prova no final de semana quanto ir ao médico às 15:00 de uma quinta-feira. Também nunca concordei com ideias como usar listas ou mesmo aplicativos de tarefas diferentes para casa e para o trabalho; se você está em um dia de trabalho, preparando uma apresentação, mas a conta do condomínio vence hoje, você precisa ir ao banco resolver isso e ponto. Você não pode simplesmente ignorar uma área de foco da sua vida enquanto trabalha em outra.

Como falei em outro texto, ter tempo para dormir, comer e exercitar é como você começa a organizar sua agenda. Se o seu estilo de vida não lhe permite achar tempo para fazer exercícios físicos, acredito fortemente que é hora de achar outro estilo de vida. Se você não se exercita, vai ficar doente, acima do peso, e sem energia; consequentemente, não vai conseguir trabalhar. Da mesma maneira, enquanto trabalha, precisa arranjar tempo para comer lanches saudáveis; a sua saúde não é um compartimento completamente separado do seu trabalho, já que tudo diz respeito à pessoa você.

Em Eat That Frog!, Brian Tracy traz um exemplo muito interessante: o tal “balanço” entre a vida pessoal e profissional é como um equilibrista sobre uma corda bamba — você precisa se equilibrar o tempo todo para não cair. Como diz a Thais Godinho, a chave para “fazer as pazes entre o pessoal e o profissional” é a organização: possivelmente priorizar, em um dia de trabalho, as tarefas que lhe geram receita, mas nunca negligenciar completamente as suas outras responsabilidades.

A organização faz maravilhas. Como vou evidenciar em outros textos, eu me sinto muito OK encaixando uma hora por dia para resolver assuntos ditos “pessoais”, assim como não me importo em pegar um bom livro sobre “trabalho” para ler à beira do mar.

O contraste entre livros fáceis/difíceis e interessantes/entediantes

Austin Kleon traz uma fantástica citação de Jorge Luis Borges (tradução livre minha):

Acredito que a frase ‘leitura obrigatória’ é uma contradição em termos; a leitura não deveria ser obrigatória… Se um livro lhe entedia, abandone-o; não o leia apenas ele é famoso, não o leia porque é moderno, não leia um livro porque ele é velho… Se um livro é entediante a você, não leia; aquele livro não foi escrito para você. A leitura deveria ser uma forma de felicidade, e por isso eu aconselharia a todos os possíveis leitores do meu testamento — o qual eu não planejo escrever — eu os aconselharia a ler muito, e não ficarem intimidados por reputações de autores, a continuar a procurar por felicidade pessoal, satisfação pessoal. É a única maneira de ler.

Eu admitidamente tenho um comportamento estranho com livros. Pessoas muito próximas de mim dizem que eu só leio sobre produtividade. Para tentar contra-balancear esta tendência, tento me concentrar em ler livros de ficção à noite e nos finais de semana, mas aí minha família é unânime em dizer que eu só leio livros “cabeça”. Para o leitor ter uma ideia, no momento estou lendo O Cristo Recrucificado, de Nikos Kazantzákis, que parece interessante, mas não posso dizer que vou para a cama ansioso por ler esse livro, como é quando eu leio algum livro d’As Crônicas de Gelo e Fogo.

Por influência de Como Ler Livros, cobro-me para ler livros ditos importantes para aprender alguma coisa, mesmo que eles sejam difíceis e/ou chatos. O próprio livro que citei acima foi achado em uma coleção de livros “clássicos” na casa de praia da família. Sempre que pego um livro assim para ler, esforço-me para conseguir ler até o final, porque afinal gente inteligente lê livros clássicos; mas quando desisto, sinto-me culpado. Se então leio algum livro mais fácil e mais interessante, acho que estou perdendo tempo.

Essa mentalidade do devemos ler livros famosos naturalmente tem sua importância, já que esses “grandes livros da humanidade” tem muito a ensinar. Porém, existe um detalhe escondido, abordado por Cal Newport em seu excelente Deep Work: aprender algo extremamente difícil pode ser extremamente prazeroso. Como um exemplo atual, estou lendo uma tese de doutorado sobre projeto de ímas, que é uma das coisas mais desafiadores que já li — só que a cada dia, quando começo a trabalhar, estou ansioso para dominar essa tese e aprender mais. Também sempre tive prazer em ler as obras de José Saramago, com seus parágrafos que ocupam 5 páginas.

Borges identificou a palavra-chave: tédio. O livro pode ser difícil, mas não pode ser entediante. Aliás, mesmo livros fáceis, daqueles escritos para serem logo adaptados para o cinema, podem ser bastante entediantes. Sim, devemos procurar ler os grandes livros, mas “nem todos foram escritos para nós”. Devemos ler aqueles que sejam tão desafiadores que nos motivem a querer ler mais, como mostrei no parágrafo anterior. Existem milhões de livros com coisas a me ensinar; é só procurar, e às vezes eles estão nas prateleiras de best-sellers.

Como eu uso o Trello para gerenciar meus projetos

Em um link recente, comentei a ideia de que “um sistema de produtividade simples não é suficiente”. Apesar de eu já ter tentado, a ideia de começar cada dia selecionando 3 Tarefas Mais Importantes e ignorando todo o resto simplesmente não funciona. Eu conheço o meu modo de trabalhar e sei que preciso de uma maneira de visualizar tudo que tenho para fazer, desde projetos pequenos e mundanos aos maiores e mais importantes.

No último post dessa série em que discuto gerenciamento de tempo, falei de três conceitos básicos: projeto, sessão de trabalho e tarefas. Também falei que a noção fundamental é a de projeto, por representar um resultado que você quer alcançar. “Comprar um presente de aniversário” é um projeto, assim como “Terminar primeiro rascunho do paper X”, “Criar apresentação para reunião importante na data Y” e “Planejar viagem Z”.

A minha principal ferramenta para gerenciar projetos é o Trello. A minha escolha por esse aplicativo foi bem orgânica; eu e meu co-orientador Jaime estávamos discutindo opções para gerenciar o nosso grupo de pesquisa e resolvemos testar o Trello, do qual ambos tínhamos ouvido falar. Para minimizar o uso de aplicativos, resolvi começar a usá-lo para meus projetos pessoais, e me surpreendi positivamente com o quanto ele ajuda na minha produtividade.

O problema de gerenciamento de projetos

Repare que estou usando o termo Gerenciamento de Projetos de forma bem solta, sem muita relação com o campo acadêmico, tema de MBAs e afins. Por “gerenciar projetos” eu quero dizer simplesmente visualizar o que preciso fazer no curto prazo (escala de alguns meses). Para cada projeto, quero saber o que é preciso fazer, qual o seu prazo e onde estão armazenados as informações e os arquivos importantes.

Estrutura básica do meu sistema no Trello

O Trello é um sistema composto de 3 módulos básicos: quadros, listas e cartões. Quando comecei a pesquisar dicas de como usar o Trello para gerenciar projetos e tarefas, notei que existem maneiras muito diferentes de combinar essas três estruturas. O que vou descrever a seguir é a minha maneira, a que mais faz sentido para mim:

  • no meu sistema, quadros são macro-áreas;
  • dentro de cada quadro, cada cartão representa um projeto;
  • as listas são grupos de projetos.

Quadros

Os quadros (boards) são a principal maneira de visualizar informação no Trello. Geralmente, quando você está no aplicativo web, está vendo um dos seus quadros. O meu quadro principal se chama Dashboard, nome (e conceito) roubados de Creating Flow with OmniFocus (2. ed), de Kourosh Dini:

Meu quadro Dashboad no Trello

Como falei, cada cartão (os pequenos retângulos brancos que o leitor vê na figura) representa um único projeto, e os cartões estão separados em listas. Explicarei o sistema de Channels em outro posts, mas o leitor pode apenas entender que são grupos de projetos. Tenho o costume de colocar etiquetas (labels) nos projetos da Dashboard como um sistema binário: verde significa que o projeto está ativo (i.e. estou trabalhando cotidianamente nele), vermelho que ele está suspenso por enquanto.

O simples ato de abrir o quadro e ver essas listas já me dá uma visão panorâmica das minhas responsabilidades profissionais e pessoais. Repare na diversidade típica de projetos: um paper a ser escrito, livros a serem lidos e analisados, exames médicos a serem feitos, preparativos para um potencial Doutorado Sanduíche que vou realizar em 2017.

Cartões no Trello

Cada cartão no Trello pode ser ser aberto, exibindo mais informações. Como exemplo, o cartão do meu projeto de ler Deep Work, de Cal Newport, é assim:

Um exemplo de cartão de projeto no Trello

No campo de descrição do cartão, gosto de colocar informações que me ajudam a me orientar, totalmente inspirados em um Webinário da Thais Godinho sobre Planejamento de Projetos segundo o GTD. Logo abaixo existe uma checklist de tudo que preciso fazer para cumprir o resultado esperado do projeto. Na parte da direita existem alguns botões, como um labels para inserir a etiqueta verde, um para configurar um prazo (due date), entre outros.

Outros exemplos de quadros, listas e cartões

Como um outro exemplo de quadro, recentemente comecei a organizar melhor meus projetos para esse blog:

Meu quadro FabioFortkamp.com no Trello

Aqui a estrutura está um pouco mais solta. Tenho uma lista de projetos específicos (como um para implementar algumas ideias desse livro que comprei há muito tempo) e uma lista de miscelânia: um cartão para ideias de posts que tenho, outro como uma lista de coisas a fazer periodicamente (como ler os blos que sigo, compartilhar meus posts no Twitter etc.).

Tenho também um quadro para o nosso grupo de pesquisa, que não vou compartilhar. Mas a estrutura é parecida, embora mais complexa. Como sou o principal “gerente” desse quadro, tento manter a relação de um cartão por projeto. Temos listas de papers em preparação, listas de projetos específicos para cada membro do grupo e uma lista de log com os projetos já completados.

Meta-projetos

Um pequeno truque que se tornou essencial é “linkar” projetos. Cada quadro e cada cartão possuem um link único que pode ser aberto no navegador. Na minha Dashboard o leitor reparou que existe um cartão sobre um paper que estou escrevendo. Esse cartão contém apenas um link para o cartão principal, dentro do quadro do nosso grupo de pesquisa:

Um exemplo de cartão com link no Trello

Isso me permite, quando estou trabalhando na Dashboard, visualizar compromissos profissionais e pessoais. Além disso, este quadro é privado, enquanto que o quadro do nosso grupo de pesquisa têm meus colegas como “membros”. Assim, o cartão principal do paper (seguindo a mesma estrutura do cartão de Deep Work que apresentei antes) pode ser visualizado pelos meus colegas, mas eu gerencio esse projeto através do meu quadro privado.

Experimentando o Trello

O Trello é grátis nos seus recursos básicos (como todos esses que descrevi). Se o leitor quiser experimentar, peço que usem esse link, para que eu ganhe um mês da versão profissional (e o aplicativo continua sendo de graça para vocês). E peço também que deixem dúvidas nos comentários, pois pretendo abordar mais o uso desse aplicativo em posts futuros.

Reclamar da bolsa de pós-graduação é receita de infelicidade

Num evento recente, um colega que está terminando o mestrado me fez alguns questionamentos sobre a vida de doutorando. Dentre os vários assuntos discutidos, um em particular me chamou a atenção a tal ponto que achei que renderia um post interessante. A grosso modo, aqui está o pensamento do meu colega:

Um estudante de doutorado é antes de tudo um mestre, e portanto deveria ser remunerado como tal. Se a média dos salários de um engenheiro mestre que entra numa empresa de alto nível é X, então a bolsa de doutorado deveria ser próxima de X, principalmente se o doutorando trabalhar em projetos ligados a uma empressa desse tipo.

Vou falar para vocês, leitores, o que falei para ele:

Equiparar a bolsa de pós-graduação com o salário dos colegas que se formaram com você é uma receita garantida de infelicidade e frustração profissional.

Perdoem a minha possível arrogância, mas eu posso garantir a vocês que eu ganho muito menos do que a minha inteligência vale, porque eu não trabalho em nada diretamente rentável. Como diz Gustavo Cerbasi, quando você trabalha em uma corporação você está na verdade dedicando tempo a enriquecer os patrões, e recebe uma “indenização” na forma de salário por conta desse tempo gasto em benefício dos outros. Como assalariado, você contribui effetivamente para o produto ou serviço da sua empresa. Como pós-graduando, porém, você não está participando dos lucros de nenhuma empresa (nem mesmo das universidades); é muito difícil traçar uma linha direta entre um trabalho de pesquisa e o retorno financeiro para a universidade, agência de fomento ou empresa.

Portanto, um estudante de mestrado e doutorado investe tempo primariamente em si, na sua formação (palavras do meu amigo e co-orientador Jaime). A nossa bolsa é simplesmente um auxílio (como confirma esse texto bastante catastrofista da Galileu) que recebemos de agências de fomento ou mesmo de empresas por participar de projetos estratégicos a elas; a bolsa não é uma medida do nosso trabalho. Como consequência, também não temos benefícios trabalhistas nenhum, como férias, décimo-terceiro, vale-alimentação. Mas como já falei em outras vezes, isso vem com contra-partidas: eu posso manter o meu regime de trabalho, tenho todos os benefícios brasileiros de ser estudante e passo os dias estudando assuntos extremamente interessantes, ganhando o suficiente para viver de maneira confortável.

Sim, como falei, eu concordo que ganhamos pouco, que somos pouco valorizados, que é um absurdo as bolsas ficarem congeladas enquanto a inflação sobe. Também não morro de felicidade quando vejo meus colegas comprando carro e apartamento (nem todos, porque a economia do Brasil como um todo está mal). Mas isso não me abate, porque eu escolhi isso. Eu quero seguir a carreira acadêmica, por acreditar que ela é ideal para mim, e as pessoas à minha volta me apóiam; o doutorado é uma etapa transitória mas necessária, cheia de sacrifícios e de experiências boas rumo ao desafio de ser professor em uma boa universidade.

Num texto meio exagerado, o Prof. Matt Might diz que a vida de doutorado se assemelha à vida monástica, incluindo um voto de pobreza. Acredite em mim quando digo que os pós-graduandos mais infelizes e com menor chance de sucesso são aqueles que se deixam desmotivar porque acham que ganham pouco, enquanto que aqueles que tem mais sucesso depois são aqueles que abraçam esse período, com todos os seus desafios, sempre pensando nos objetivos finais.

Quando um sistema de produtividade simples não é suficiente

Cal Newport adverte contra métodos de produtividade simples demais, como o conceito da MIT (Most Important Task), em que você faz a sua tarefa absolutamente mais importante pela manhã, antes de sucumbir ao caos do resto do dia. Segundo Newport, você deve se blindar contra esse caos o dia inteiro, lutando contra as distrações para proteger cada minuto do seu tempo.

Eu conheci esse conceito através de Leo Babauta e seu blog Zen Habits, e houve uma época me considerei um “adepto”. Com o tempo, reconheci que precisava de sistemas mais complexos; hoje eu tenho listas no Todoist, calendários específicos para rotinas, lembretes variados, tudo para me guiar a fazer meu trabalho.

Por outro lado, considero que a ênfase do método MIT não é fazer uma grande tarefa pela manhã e depois chutar o balde: é garantir que você faça algo importante logo que começa a trabalhar. O T da sigla é do plural tasks (tarefas); idealmente, depois de fazer uma tarefa importante você faz outra tarefa bem importante, e depois outra. Coisas urgentes mas que não fazem crescer seus objetivos ficam relegadas para o final do dia.

Como dizem que Einstein disse: “você deve tornar as coisas tão simples quanto possível, mas não mais simples”.

Mais razões para se registrar o que se aprendeu

Becky Kane, escrevendo para o blog do Todoist, defende o uso de um diário para se registrar o que se aprende:

A chave para aprender é parar de consumir informações de forma passiva e começar a se envolver ativamente com as ideias. Pense num estudante que anota exatamente o que o professor fala. Agora compare com um estudante que faz um resumo usando as próprias palavras e depois liga as informações aos conceitos que aprendeu antes. Quem você acha que aprenderá mais?

Ultimamente tenho me deparado com muitas ideias (confira o último post) explorando a relação entre aprendizado e produtividade, algo em que acho que posso melhorar.

Já escrevi alguns textos sobre o hábito de se manter o diário. Desde que parei de usar os dispositivos da Apple, parei de usar o app Day One, o que por consequência me fez parar de manter esse hábito. No Android, tenho experimentado o app Journey, que tem me agradado bastante; espero que todos esses textos de que falo aqui me animem a escrever mais.

O que eu aprendi em 2016

Um dos meus posts preferidos entre os recentes da Thais Godinho, que tem me inspirado nas últimas semanas a usar mais o diário para reflexões de final de ano (e pergunte à minha noiva, eu ando bastante reflexivo nesses dias). Esse texto também me faz traçar conexões com duas ideias:

  • Esse vídeo do CGP Grey em que ele dá a sua versão do segredo de uma vida bem-sucedida: incorporar revisões constantes e corrigir o que não está dando certo na sua vida
  • Um método de gestão que temos testado no nosso grupo de pesquisa, onde as nossas reuniões semanais e mensais são todas estruturadas em torno do que aprendemos em uma reunião e outra. A sua implementação tem tido alguns problemas, mas vamos passar por um treinamento formal em breve, depois do que pretendo escrever um pouco mais a respeito. O que eu posso atestar agora é que relatar o que se aprendeu tem tornado mais visível os avanços da nossa equipe.

O Hacker Matemático

Texto muito interessante sobre como a matemática não é apenas uma ferramenta opcional para programadores, mas a base do conhecimento sobre computação. Gosto muito da parte em que o autor ressalta que os maiores picos de desenvolvimento tecnológico estão ligados ao uso avançado de matemática (nos dias de hoje, pense em Big Data, aprendizado de máquina etc).

Extendendo a análise à engenharia (o meu campo profissional), esse texto corrobora uma opinião muito forte minha: as disciplinas de matemática (Cálculo, Álgebra Linear) não são um ‘mal’ necessário, mas o alicerce da engenharia. Sei que isso pode provocar chuvas de comentários de estudantes de engenharia, que não entendem por que têm de passar por 4 (!) cursos de Cálculo (pelo menos na minha Universidade) antes de começar a fazer Engenharia de verdade, mas a maturidade nesse assunto vem com o tempo.

Eu sei que é estranho uma pessoa da minha idade falar desse modo, como se eu tivesse anos de experiência, por isso ressalto que essa é apenas uma opinião minha. Em favor do meu argumento, porém, há o fato de que todo o meu trabalho desde que me formei é estudar o que está sendo feito de mais avançado em engenharia (dentro das minhas áreas de estudo), e um padrão é muito evidente: os livros e artigos que mais impactam a comunidade científica estão recheados de matemática avançada. Porém, as principais ideias (não raramente derivadas de teoremas básicos do Cálculo) desses trabalhos não são abstrações; são resultados concretos, que podem ser aplicados no projeto de componentes de engenharia. A matemática ajuda a mostrar que esses resultados funcionam para uma variedade de situações.

O Cálculo também está por trás dos métodos de otimização, que são geralmente o ápice dos projetos de engenharia. Por consequência, são aquelas aulas e listas de Cálculo que ajudam engenheiros diariamente a projetar sistemas cada vez mais leves, mais potentes e mais energeticamente eficientes.

A matemática não “complica” a ciência e a engenharia; ela uniformiza e fornece uma linguagem universal.