O poder de ter as manhãs dedicadas inteiramente ao trabalho

Cal Newport defende tratar as manhãs em “modo de monge”: sem reuniões, emails, Twitter, conversas. Acordar e ir trabalhar da maneira mais profunda possível.

Esse é um dos motivos que me fazem não gostar de fazer exercícios de manhã. Recentemente testei a estratégia de acordar cedo e ir para academia (honestamente, para ficar livre disso), mas a abandonei em favor do meu antigo hábito de fazer exercícios ao final do dia de trabalho. Praticar atividades físicas de manhã pode ser muito bom, mas para o meu estilo de trabalhar essa rotina mais atrapalha que ajuda, porque alonga muito o intervalo de tempo entre acordar e começar a trabalhar. Ainda acho que demoro muito tempo nas atividades matinais, mas isso eu vou ajustando. Eu sei que consigo me concentrar muito melhor quando começo a trabalhar cedo, além da sensação fantástica de ir almoçar já tenho produzido muita coisa.

E é por isso que eu tento implorar (ultimamente com sucesso) para que as reuniões do nosso grupo de pesquisa sejam de tarde. Nada arruina mais o dia que começá-lo com reuniões1.


  1. Aos meus colegas, desculpem a sinceridade. 
Advertisements

A importância de se trabalhar com timers

Quando estou trabalhando, o aplicativo mais importante do meu smartphone é este:

Aplicativo padrão de timer no Android

Quem costuma trabalhar no mesmo ambiente que eu certamente deve achar que eu sou meio louco. Devem pensar “por que diabos o celular dele fica apitando várias vezes ao dia? E o que é pior, ele desliga o apito e parece não fazer nada de importante, como lembrar de ligar para alguém ou tomar um remédio; muitas vezes ele continua trabalhando!”.

O “apito” do smartphone é o sinal do timer1 terminado. É o sinal de que a minha sessão de trabalho terminou, e que preciso então começar a fechar essa tarefa em questão. Se estou trabalhando em um paper, quando o alarme toca é o meu sinal para fazer uma rápida última revisão, anotar no card no Trello correspondente a esse artigo o ponto onde parei e quais os próximos passos, e marcar no Todoist a tarefa como concluída. É também um lembrete para levantar, alongar, beber uma água.

É por isso que sempre quando começo uma sessão de trabalho — em português vulgar, quando sento para trabalhar em alguma coisa — eu vejo o tempo que tenho disponível e coloco um timer apropriado. Trabalhar sem o relógio avançando é um convite para distrações, porque o seu cérebro entende que tem todo o tempo do mundo, e portanto antes de começar a montar aquela apresentação você pode gastar uma hora pesquisando o template PowerPoint mais bonito. Quando há um limite para o tempo que você se permite dedicar a alguma coisa, você aprende a respeitar melhor os seus minutos e foca no essencial.

Em outro post, descrevi que uso a tela Hoje do Todoist como uma lista de coisas a fazer. Nesse contexto, o uso de um timer é essencial para eliminar a angústia quanto à falta de tempo para fazer tudo que aparece numa lista como essa. Você seleciona a primeira tarefa da lista e trabalha por, digamos, duas horas; então para, descansa um pouco e começa a trabalhar na segunda, e assim por diante. Você tem o controle de quanto tempo cada tarefa vai durar. Para máxima eficácia, é bom trabalhar com rotinas, conforme descrevi no último texto; se não deu tempo de terminar o que você queria fazer no tempo estipulado, você se dá por satisfeito porque sabe que no dia seguinte vai poder continuar. Para um aprofundamento fantástico sobre o uso de um alarme e de rotinas recomendo fortemente o curso Zen & The Art of Work, de Kourosh Dini.

Se o nobre leitor se acha muito desorganizado e tem dificuldades de concentração, acho que a melhor maneira de começar a trabalhar com timers é a técnica Pomodoro, sobre o qual se encontra farto material online (a começar pelo site oficial do método). Nessa técnica, você sempre trabalha em blocos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de descanso, o que acho um bom arranjo para os iniciantes. Quando você se torna mais avançado e percebe que conseguiria se manter focado e trabalhando profundamente por mais tempo que os 25 minutos, pode ser mais flexível e adotar tempos diferentes para situações diferentes (outra obra de Kourosh Dini, Workflow Mastery, foi muito influente para mim nesse conceito). Se você tem uma reunião em 40 minutos, precisa colocar um lembrete para daqui a alguns minutos, enquanto que se tem a manhã toda pode dedicar um tempo maior.

Pessoalmente, dentro do que os compromissos me permitem, gosto de trabalhar em blocos de 60-90 minutos, mesmo que tenha mais tempo que isso, para poder periodicamente levantar, beber uma água, dar uma alongada, ir ao banheiro. O próprio Cal Newport adverte que essas pausas são imprescindíveis, desde que você não as use para dar uma espiadinha no Facebook ou fazer outra atividade que arruine sua concentração.

Um último detalhe prático, e outra coisa que aprendi com o já citado curso Zen…: nunca colocar o alarme para o tempo exato disponível. Por exemplo, se você tem uma hora para trabalhar (porque tem de sair para almoçar, por exemplo), coloque um lembrete para 40-45 minutos, para ter tempo de “fechar a sessão”, como falei no início do texto: organizar os seus materiais, atualizar as suas listas de projetos e de ações e fazer uma transição calma para a sua próxima atividade.

Sugiro aos leitores que experimentem essa técnica, e comentem aqui se já usam algum método similar e como tem sido.


  1. Não consigo achar uma tradução apropriada para timer. Acho que o equivalente em português seria “cronômetro”, mas um cronômetro conta o tempo crescente (i.e. quanto tempo leva para fazer alguma coisa), enquanto que um timer conta o tempo decrescente (i.e. tenho exatamente uma hora para fazer isso). Outra palavra, “temporizador”, talvez seria mais próxima do sentido real, mas é uma palavra de pouco uso em geral, e talvez mais restrita a circuitos eletrônicos. No fim das contas, como sempre, eu deveria ter perguntado à minha noiva tradutora. 

Como o Todoist se tornou líder de mercado: dando valor às pessoas

Hoje tivemos um grande evento de gestão no laboratório e tive algumas discussões (amigáveis) sobre priorizar as pessoas e não o produto, mesmo quando se fala no Desenvolvimento de Produtos. Ao chegar em casa, é bom ver que o fundador do Todoist concorda comigo num excelente artigo de reflexão:

Uma das coisas que mais me orgulho não é os produtos que criamos, mas o quão incríveis são as pessoas que juntamos do mundo todo. Sua empresa é quem a compõe. Ponto final.

Eu já falei várias vezes aqui que ainda sou inexperiente profissionalmente e que estou no começo da minha carreira, mas me permito ter algumas opiniões fortes, e esta é uma delas: a prioridade número 1 de qualquer projeto deve ser o crescimento pessoal e profissional de cada um, e o produto se torna consequência.

História das Equações de Maxwell

Não posso deixar de usar o meu blog para linkar para este fantástico ensaio com um breve histórico das equações de Maxwell.

Para os totalmente leigos, as Equações de Maxwell são um conjunto de equações que decreve o comportamento de campos elétricos e magnéticos. Junto com algumas relações auxiliares, como as relações constitutivas (que descrevem a propriedade de materiais) e a Lei de Lorentz (que explica as forças elétricas e magnéticas), a teoria de Maxwell descreve como a corrente sai da tomada e alimenta a sua televisão e também por que o ímã gruda na sua geladeira (mas não na esquadria de alumínio).

Desde 2015, minha vida profissional é dedicada a estudar a resolver as Equações de Maxwell. A todos os acadêmicos que lêem este blog, um conselho: não tenham medo de se debruçar profundamente sobre uma teoria. Sim, eu tive de voltar a estudar muito cálculo vetorial, revisar métodos de soluções de equações diferenciais, ler artigos e livros, e nada disso foi “perda de tempo”. Hoje meu trabalho envolve muito mais simulações numéricas que soluções analíticas de equações, mas as Equações de Maxwell continuam presentes — apenas é um computador que está resolvendo-as. E todo o trabalho gasto na teoria rende dividendos agora, porque quando eu vejo o resultado da simulação eu sei como ele deveria se comportar, e tenho uma ideia do que é preciso fazer se quero que o resultado seja de um determinado jeito. Nunca dêem ouvidos àquelas pessoas que dizem que não é preciso estudar Cálculo ou Física porque as simulações de computador fazem tudo por você.

O que me chama a atenção também é o esforço de Oliver Heaviside em transformar as Equações de Maxwell na forma vetorial; que belo exemplo de trabalho profundo e de como a disposição em “se isolar do mundo e atacar uma atividade intelectual realmente difícil quando necessário” (como falei no outro texto) pode causar um impacto muito grande.

Por que substituí o Spotify pelo Google Play Music

Se você me visitar em minha mesa de trabalho, provavelmente vai me encontrar com um fone de ouvido escutando a algum tipo de música instrumental, pelo simples fato de que eu não consigo trabalhar sem música. Escutar a compositores clássicos ou a faixas mais eletrônicas ou meditativas serve como um sinal para meu cérebro de que é hora de engajar em trabalho profundo e ajuda a me isolar de conversas e ruídos de máquinas (fundamental se você passa os dias em um laboratório).

Até o final do ano de 2016, minha escolha para isso era o Spotify, em parte graças à sua extensa coleção de playlists de “foco” (as minhas preferidas estão descritas no link anterior) e de outros gêneros — no Spotify, as playlists são “cidadãs de primeira classe” (como diriam os programadores) e descobrir e escutar seleções interessantes é o grande ponto forte desse serviço.

Mas…

Não me lembro exatamente como descobri isso, mas há alguns meses percebi que o Google tinha o seu próprio serviço de streaming de música, o Google Play Music, e que ele tinha um recurso muito interessante: você pode fazer upload das músicas que você tem em mp3 no seu computador e importar músicas do iTunes (o que chamou muito a atenção para mim, que ainda era usuário Mac). Os álbuns que eu tinha digitalizado (da minha época adolescente de comprar CDs físicos) ou comprado via iTunes Stores podiam fazer parte da minha biblioteca, juntamente com o próprio acervo do Play Music, e eu podia escutar a todas essas músicas indiferentemente no computador ou no meu smartphone Android.

Na época, fiquei muito interessado, mas ao mesmo decepcionado com as playlists do Play Music. O que era tão fácil e presente no Spotify parecia que estava escondido na interface nada amigável do serviço do Google (“Como assim não há dezenas de playlists de música clássica para eu escolher?”). Depois do mês de teste, abandonei o serviço; continuei com o aplicativo instalado no celular para ouvir a alguns álbuns que eu tinha já adicionado e que não estavam no acervo ao Spotify (felizmente, você não precisa assinar a versão paga do Play Music para escutar as suas próprias músicas, até certo limite) .

Esse ponto negativo perdeu muito de importância no final do ano passado, quando o Spotify anunciou os seus []novos termos de uso, que seguem a tendência de todas as start-ups e empresas baseadas na web de ficarem cada vez mais assustadores e sedentos de informação pessoal. Eu normalmente não me importo com isso (e sei que estamos trocando privacidade por conforto), mas achei que uma explícita menção a uma “quebra de sigilo bancário” era um pouco demais, mesmo que não tenha validade legal nenhuma.

E é por isso que desde o começo do ano tenho usado o Google Play Music como meu único serviço de música por streaming. Como já falei, o recurso de permitir upload das suas próprias músicas é um grande diferencial, e encontrei um substituto muito interessante das playlists (embora elas existam no Play Music): as rádios de artistas e álbuns.

De tanto escutar a música para foco no Spotify, já conheço alguns artistas e álbuns interessantes, em particular de trilhas sonoras de filmes. Ao selecionar um álbum no Play Music, você pode escutar a uma “estação de rádio” apenas com músicas e artistas relacionados ao álbum em questão, e você ainda pode dizer se gostou ou não de cada faixa que estiver escutando (imagino que, se não agora, isso vai alimentar algum mecanismo de inteligência artificial para lhe mostrar apenas o que você vai gostar, bem do jeito Google de ser). Aqui vão algumas sugestões:

Uma última dica: uma grande desvantagem do serviço do Google são os apps: o aplicativo para Android tem uma navegação um tanto confusa (mas funciona bem) e não existe programa oficial para desktop, mas o Google Play Music Desktop Player tem sido muito usado, principalmente por permitir usar as teclas de Play/Pause e de volume que alguns teclados possuem. Recomendo!

Resenha: Deep Work

No seu livro anterior, So Good They Can’t Ignore You (que já resenhei), Cal Newport defende que a satisfação profissional é derivada não do clássico “fazer o que se ama”, mas de três características básicas: criatividade, autonomia e impacto. Se você conseguir um trabalho onde consiga exercer essas três coisas, provavelmente conseguirá ser feliz no trabalho. Mas empregos que ofereçam essas vantagens são raros, e então você precisa se tornar raro e valioso; o chefe só vai lhe permitir ter horários flexíveis (um indicativo de controle) se ele tiver certeza de que você consegue cumprir suas tarefas. Newport usa o termo capital de carreira: você acumula habilidades que o tornam “tão bom que eles não possam ignorá-lo”, e as troca pelas condições de trabalho que deseja.

Embora em So Good Newport aborde maneiras de você acumular capital de carreira, o seu mais recente livro, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World é uma continuação natural do anterior, no sentido em que mostra mais maneiras de como desenvolver as habilidades profissionais necessárias. A pergunta a ser respondida é: o que você precisa fazer no seu dia-a-dia de trabalho para crescer profissionalmente, tornar-se realmente bom no que faz, ter o sucesso do subtítulo?

A resposta: trabalho — mas não qualquer tipo de trabalho. Se você quer se tornar raro e valioso, precisa aprender a trabalhar profundamente.


O cerne teórico básico de Deep Work é que parece haver uma grandeza na nossa mente, uma forma de energia mental ligada à atenção e à concentração, que é um recurso finito mas recarregável. Newport cita estudos que mostram que é impossível para alguém se manter num estado de concentração máxima o dia todo, pois o cérebro cansa. Não é surpreendente o fato de que, após uma sessão de estudo muito intenso, queiramos fazer algo mais leve, como ver vídeos no YouTube. Isso faz com que seja necessário sermos seletivos com aquilo em pomos a nossa atenção; mesmo uma atividade mundana como mandar emails consome um pouco dessa energia, e reduz a nossa capacidade de concentração quando vamos fazer algo importante depois.

Como o leitor ou leitora costuma trabalhar? Quando o leitor senta no computador (assumindo um trabalho “do conhecimento” típico), consegue se concentrar realmente na tarefa em mãos, ou mantém um olho no documento na sua frente, outro no aba do Facebook no navegador e os ouvidos atentos aos apitos do WhatsApp? Por causa do efeito citado no parágrafo anterior, na segunda situação a sua capacidade cognitiva está sendo dividida entre o seu trabalho, realmente importante, e as outras distrações. Corolário: se você dedicasse essa mesma concentração total apenas à sua tarefa principal, esta receberia mais atenção, e provavelmente seria melhor executada.

Ao enfatizar este ponto ao longo do livro, Cal Newport se diferencia de muitos autores de produtividade que propagandeiam toda sorte de hacks, aplicativos e sistemas complexos. Essas coisas são marginais se você não consegue desenvolver o trabalho profundo do título: dedicar-se a alguma atividade complexa, por horas a fio, num ambiente sem distrações, em alguma atividade que gere valor (e lhe permita desenvolver o seu capital de carreira). O oposto do trabalho profundo é o trabalho raso: aquele tipo de trabalho logístico, muitas vezes obrigatório para se manter o emprego, que não requer muita atenção mas que também não gera nada de muito importante. Coisas como responder emails, participar de reuniões sem sentido, preencher formulários, atualizar planilhas.

O livro é dividido em duas partes. Na primeira, o autor oferece uma motivação. Conta casos de pessoas famosas como Carl Jung, Richard Feynman e Bill Gates, e também anônimos, para mostrar que pessoas de sucesso tem uma característica em comum: elas não se importam em se isolar do mundo e atacar uma atividade intelectual realmente difícil quando necessário. Também mostra por que esse tipo de comportamento é raro; é difícil combater a impressão de que se você passou a tarde respondendo a emails foi bastante produtivo, enquanto que se passou dois dias estudando um artigo muito difícil, mas não tem nada para mostrar, você perdeu tempo. Além disso, Newport argumenta (com certa razão) que a economia desse início de século XXI é um tecnopólio, onde tudo que é tecnológico é bom e tudo que é analógico é ruim, onde somos ensinados pela propaganda a “nos conectar” e fazer check-in a cada vez que vamos na padaria.

Na segunda parte do livro, vemos quatro regras para imergir no trabalho profundo — a propósito, bem como em So Good…, Newport não faz questão nenhuma de esconder que ele é um professor universitário e cunha regras, leis, hipóteses. Estas regras derivam da finitude da energia mental que mencionei antes. Por exemplo, uma das dicas é formar rituais de trabalho profundo, como definir um local e horário para você trabalhar profundamente; o autor dá um exemplo de um doutorando que começou a trabalhar enquanto terminava a sua pesquisa, e que começou a acordar mais cedo para trabalhar na tese como primeira atividade do dia, antes da agitação do trabalho. Quando forma esses hábitos, não gasta a sua força de vontade (que também é uma reserva mental limitada no dia) tomando decisões de quando e onde trabalhar, e tem mais concentração disponível para trabalhar.

O lado mais “controverso” do livro certamente é sua crítica às redes sociais. Newport argumenta que, para você aprender a se concentrar profundamente, precisa treinar o cérebro a perder o vício em distrações, tanto que um dos capítulos é chamado Abrace o tédio (Embrace boredom). Se, ao chegar em casa, você passar todo o seu tempo ficando com raiva dos textões no Facebook, vai deixar de recarregar a sua capacidade de concentração. A analogia é da atenção como um músculo que precisa ser exercitado, então quanto menos você tirar o celular do bolso a cada minuto ocioso, mais vai aprender a manter o foco em uma só coisa, como necessário durante uma sessão de trabalho.

Para uma ideia tão simples como “aprender a se concentrar”, Deep Work foi um livro muito mais difícil de ler que pensei. Um dos seus poucos problemas é a densidade não-uniforme de explicações. Quando o autor fala das vantagens “filosóficas” do trabalho profundo, Newport usa apenas de dois livros como base, e a explicação parece um pouco forçada; efeito semelhante aparece quando o autor tenta aplicar as Disciplinas de Execução no trabalho profundo, numa seção que poderia ter sido cortada de tão superficial. Por outro lado, em algumas seções Newport tenta trazer mais profundidade que o necessário, como quando ele estabelece técnicas para abandonar as redes sociais.

Antes de ler o livro, eu já me considerava uma pessoa que consegue se concentrar profundamente, mas o livro me ensinou a perceber muitas nuances, principalmente à sua ênfase em experimentar o tédio e deixar o cérebro divagar livremente (como exemplo pessoal, parei de escutar podcasts a cada momento livre para começar a “meditar produtivamente”, como Newport ensina). Acho que todo trabalhador do conhecimento pode aprender muita coisa com Deep Work — aprender a trabalhar melhor e a gerar mais valor.

Como eu organizo minhas atividades diárias com Todoist

Em uma das últimas postagens, falei como uso o Trello para gerenciar meus projetos, monitar os grandes resultados que quero atingir numa escala de algumas semanas a alguns meses. Entretanto, o meu sistema de tarefas precisa de um segundo aplicativo: Todoist. Se o Trello me permite visualizar todas as coisas que tenho para fazer nessa semana ou nesse mês, o Todoist me ajuda a visualizar o que tenho para fazer hoje.

Para ser bem sincero, o Todoist foi uma escolha um tanto forçada. Quando eu usava apenas dispositivos Apple, usava exclusivamente o OmniFocus, o melhor gerenciador de tarefas que já usei mas que é exclusivo para macOS e iOS. Em 2015, precisei trocar de smartphone, e em 2016 de computador, e os preços abusivos da Apple me levaram a diversificar meus gadgets. Sem poder usar OmniFocus, procurei alternativas, e achei no Todoist um sistema que funciona.

A influência do OmniFocus, porém, me seguiu para o uso do Todoist, principalmente o guia Creating Flow with Omnifocus (2 ed.), de Kourosh Dini, que já citei várias vezes aqui. Tentei incorporar muitas das suas dicas com os recursos disponíveis no Todoist, principalmente o uso de rotinas, conforme vou explorar nesse texto.

Organizando tarefas no Todoist

Estrutura de uma tarefa no Todoist

Entender como tarefas são organizadas dentro do Todoist é fundamental para entender a lógica do meu sistema. Não é meu objetivo aqui ensinar os leitores a usar o aplicativo; recomendo a ajuda oficial ou os excelentes textos e vídeos da Thais Godinho do Vida Organizada para um tour mais completo e mais introdutório.

No Todoist, você insere tarefas e as organiza em listas (que o Todoist em si chama de projetos, mas que a Thais Godinho certeiramente explicou ser mais simples considerar como listas ou pastas). Por exemplo, aqui está a minha lista de errands, com todas as voltas que eu tenho para fazer:

Minha lista de voltas no Todoist

Cada tarefa pode ter um prazo (due date) — repare nas datas à direita das tarefas. Essa estrutura de nome e prazo para cada tarefa é a primeira base do meu sistema.

(A propósito, no meu uso de sites e aplicativos tendo a misturar inglês e português. Não estranhem.)

Tarefas recorrentes

Ainda relacionado ao exemplo das voltas a fazer, suponhamos que eu queira anotar no meu sistema uma tarefa de “Ir à feira”, que tem de ser feita toda quarta-feira por ser o dia de feira no meu bairro. Isso é uma tarefa recorrente, um dos principais recursos do Todoist. Você pode configurar tarefas com frequências variadas de repetição, de maneira que, quando você marca uma tarefa como feita, ela não some do seu sistema, mas recebe a nova data automaticamente. Por exemplo, se hoje é quarta e eu completo “Ir à feira” na minha lista de voltas (que tinha um prazo para hoje), o prazo muda para quarta que vem. Uma explicação completa de como configurar esses prazos recorrentes pode ser encontrada aqui.

Hoje

Uma das partes principais do aplicativo é a sua tela de Hoje (Today). Quando você exibe essa tela, dentre todas as tarefas de todas as suas listas, apenas as que você marcou como “para ser feitas hoje” vão aparecer. Esse fato é fundamental para entender a dinâmica de como uso o Todoist para gerenciar minhas atividades diárias, como vou detalhar mais na frente.

Meus projetos no Todoist

Como falei anteriormente, as tarefas no Todoist são divididas em listas chamadas de projetos. Para referência, eis aqui as minhas principais listas:

Meus projetos no Todoist

O leitor pode notas a minha lista de errands que expliquei anteriormente. Também pode notar, conforme ressaltado pelo exemplo de Land and Sea, que as listas podem conter outras listas.

Land and Sea

O nome Land and Sea (Terra e Mar) vem (adivinhem de onde?) de Creating Flow…, que citei no começo deste texo. Este é um conjunto de listas que funciona como um verdadeiro “mapa” da minha vida, tanto que até usei um emoji correspondente no nome do projeto. As tarefas que estão nessas listas são as realmente importantes de cumprir.

Os projetos de Outcomes for the Year and Outcomes for the Month são listas das minhas metas para o ano e para o mês e são assunto para outro post.

Channels

A minha lista de Channels é o coração do meu sistema, e também é uma adaptação de Creating Flow….

No último post, detalhei que eu tenho um quadro no Trello chamado Dashboard, que mostra todos os meus projetos atuais. Aquele post foi escrito quando ainda estava de férias; para referência atualizada, aqui está o meu quadro hoje, numa semana em que estou trabalhando mais ativamente no meu doutorado:

Meu quadro Dashboard no Trello, atualizado

No outro post também falei que os projetos são divididos em listas que chamei de Channels, e que iria explicar futuramente o significado disso— chegou a hora!

Ler os livros e os posts de Kourosh Dini teve um profundo impacto na minha maneira de trabalhar e de encarar a vida de uma maneira geral. Primeiramente, ele me ensinou que existem dois tipos básicos de tarefas: as concretas e as criativas. As tarefas concretas são aquelas perfeitas de serem colocadas numa lista tradicional de tarefas (como prega o método GTD): “Entregar relatório para Prof. assinar”, “Comprar caderno novo na papelaria”, “Telefonar para clínica para marcar médico” etc. Na terminologia de Dini, essas tarefas concretas tem uma visão clara: você consegue visualizar todos os passos necessários para completar a sua intenção.

As tarefas criativas são aquelas que tem uma visão não muito clara. Por exemplo, se eu tenho um projeto “Escrever resumo para congresso X”, qual o próximo passo (ou próxima ação, como diz o GTD)? Pode ser “baixar template no site do Congresso”, mas eu duvido que alguém sente para trabalhar, baixe um arquivo, e vá fazer alguma outra coisa da sua lista de tarefas, já que esta aqui está “completa”. Após baixar o template, você sabe que existem outros passos, mas a sua visão de como completar esse projeto fica mais turva. Você pode querer fazer um brainstorming do que vai incluir, ou procurar nos seus arquivos alguma figura para analisar, ou simplesmente tentar escrever um parágrafo. Mais importante, as tarefas são criadas à medida que você trabalha nesse seu projeto.

Dini argumenta, pela sua experiência de psiquiatra, músico, e escritor, que a melhor maneira de trabalhar com tarefas criativas é criar rotinas. Ou seja, em vez de incluir as tarefas individuais do projeto do resumo na sua lista de tarefas, inclua uma tarefa com algum nome como “Desenvolver resumo para congresso X”, e que seja diária. Isso garante um ciclo de desenvolvimento e de luta contra a procrastinação: você se permite cada dia trabalhar um pouco em algum projeto a cada dia, porque tem a certeza de que vai trabalhar nele todo santo dia.

Na imagem acima, repare que apenas o primeiro projeto de cada canal tem uma etiqueta verde, indicando que ele está ativo. No meu projeto Channels no Todoist, eu tenho três tarefas recorrentes, uma para cada projeto ativo de cada canal no Trello, representando então canais de atenção (i.e. para onde direciono a minha atenção diariamente):

Projeto Channels no Todoist

Cada tarefa tem uma frequencia configurada para todo dia útil (as cores vermelhas são um recurso da versão Premium no Todoist, marcando as tarefas como prioridade 1; elas apenas servem para chamar mais a atenção e o leitor não precisa se preocupar com isso). As tarefas também contem um link para o cartão no Trello correspondente, de maneira que eu possa clicar no nome da tarefa e abrir a página no Trello. O Todoist permite você inserir um link em uma tarefa com a seguinte sintaxe:

{link} ({Nome da tarefa})

onde você substitui o que está entre {} pelo campo correspondente. Os parênteses são necessários para garantir a formatação.

Uma nota sobre o fraseamento das tarefas: eu acho que o verbo Develop, “desenvolver”, é um belo convite ao trabalho.

Outros projetos de Land and Sea

Além dos projetos de metas e dos canais de atenção, o leitor pode visualizar que eu tenho alguns outros projetos. Vamos a uma breve explicação.

Projeto Languages no Todoist

Ainda não está 100% certo, mas é bastante provável que eu vá cumprir um estágio de Doutorado Sanduíche na Dinamarca. Tenho então uma tarefa diária para estudar dinamarquês, com um link para o curso desse idioma no Duolingo. Não vai garantir que eu seja fluente, e já fui informado que lá todos costumam falar inglês, mas certamente vai ajudar e resolver algumas situação na vida lá (além de ser bom para desviar a cabeça de assuntos termodinâmicos).

O conceito de Touch the Keys é outro que Kourosh Dini explica com maestria, em especial do seu último curso, Zen & The Art of Work. Um estudante de piano, mesmo que não consiga praticar num dado dia, deve pelo menos tocar as teclas do instrumento e fazer soar ao menos uma nota, para não perder o ritmo. A ideia é ser um pouco mais leve que os canais de atenção; se não der tempo de dedicar muitos minutos ou horas, que seja apenas alguns minutos, para não perder o hábito.

Projeto de gerenciar finanças no Todoist

falei sobre finanças aqui no blog, e ando testando com a rotina de dedicar uns 90 minutos às sextas-feiras para cuidar das minhas finanças: monitorar meus investimentos (e tomar algumas ações), ler algum texto correspondente, atualizar o YNAB.

No ano passado, já tinha tentando implementar isso e percebi que não consegui manter por muito tempo, pois sempre tinha algo mais importante para fazer. Nesse ano, reorganzei meu sistema de canais de trabalho, então vamos ver como me saio em 2017.

Projeto de gerenciar FabioFortkamp.com no Todoist

Outro exemplo de uma tarefa Tocar nas teclas. Sobre a eficácia: notaram como houve um aumento na frequência dos posts nas últimas semanas, fruto do pequeno e regular trabalho?

A segunda tarefa é um teste que ando fazendo, inspirado em *31 Days to Build a Better Blog: no primeiro dia de cada mês, rever os últimos posts publicados e fazer um brainstorming de novos posts onde eu possa extender minhas ideias.

Projeto com rotinas variadas no Todoist

Por fim, algumas rotinas meio aleatórias. Por exemplo, às quintas-feiras tenho uma reunião do meu grupo de pesquisa, então tenho uma tarefa de preparar a minha apresentação. Também tenho uma outra tarefa recorrente para minha Revisão Semanal nas sextas-feiras, uma para assistir algum vídeo do supra-citado Zen & The Art of Work, etc.

Outros projetos

Os outros projetos são bem simples e não valem uma explicação muito detalhada:

  • Maintenance são as tarefas “logísticas”, separadas por frequência. Pagar as contas que não estão em débito automático, planejar os presentes que tenho que comprar regularmente, cuidar da nossa horta na varanda.
  • Meu projeto Next Actions são tarefas avulsas, como marcar uma consulta ou pesquisar a data de algum evento.
  • VB é o código que uso para meu apartamento, e ali estão tarefas de limpeza.
  • Como já falei, tenho uma lista de voltas, errands
  • Agenda é onde marco as tarefas que tem de ser tratadas especificamente com alguém (como meu orientador ou meus pais)
  • Waiting é uma lista de todas as coisas pelo qual estou esperando resposta (encomendas que estou esperando, artigos a serem corrigidos)
  • Someday guarda uma coleção de coisas a se fazer algum dia, como passeios. Esta lista está desorganizada, e na verdade eu gerencio melhor esse tipo de coisa com mapas mentais.

Minha tela de Hoje e minha rotina diária

Não consigo expressar o quanto esse sistema me permite me concentrar melhor e gerenciar meu estresse. Aparentemente a população é dividida em dois grandes grupos, e eu faço parte daquele que paralisa sob pressão. Eu me conheço e sei que não consigo funcionar vendo que tenho mil tarefas na minha lista de afazeres.

Com todo o sistema descrito acima, a minha tela de Hoje no Todoist tem essa simplicidade:

Minha tela de Hoje no Todoist

A cada dia, então eu sei que tenho três grandes projetos a trabalhar, e mais algumas pequenas tarefas avulsas que vão surgindo (como uma necessidade urgente de comprar algo que faltou em casa, por exemplo). De manhã, eu trabalho no meu primeiro canal de atenção, que eu já preencho com os projetos mais intensos; abro a lista no Trello, vejo o que preciso fazer, e trabalho de maneira concentrada. Se há tempo, faço alguns exercícios de Dinamarquês. Após o almoço, escrevo um pouco para FabioFortkamp.com e trabalho no segundo item por umas duas horas, quando paro para fazer algum lanche leve e descansar um pouco. Ao final do dia, dedico-me às atividades do canal 3, geralmente por volta de 45-60 minutos; justamente por isso que esse canal é reservado a coisas mais pessoais ou tarefas administrativas do doutorado.

Terminadas as três grandes tarefas, eu vou para academia e depois para casa, onde descanso, cuido da casa, passo um tempo com minha noiva. No dia seguinte, as tarefas vão estar esperando por mim. Nos finais de semana, descanso.

O leitor pode pensar que esse sistema cria amarras na minha rotina, quando na verdade ele dá mais liberdade. Por exemplo, se eu tiver algum evento ou compromisso após o almoço, não vou ter tempo para me dedicar ao canal 2. Eu fico tranquilo em relação a isso, porque tenho então a certeza de que no dia seguinte já vou retormar o trabalho.

E quando um projeto é concluído? Esse é o outro lado da configuração dos canais como filas de projetos. Se um projeto é completado (e.g. o tal resumo do congresso foi submetido), eu:

  • Arquivo o cartão correspondente no Todoist
  • Configuro o próximo projeto na fila com uma etiqueta verde
  • Deleto a tarefa antiga no Todoist
  • Crio uma nova tarefa no projeto Channels, com um link para o cartão do novo projeto, e com a mesma frequência diária, começando no dia seguinte.

Vou repetir: não consigo expressar o quando esta cadência de trabalho diário me ajuda a completar meus projetos.

Alguma dúvida, sugestão, ou crítica: deixem nos comentários!

Resenha de fone: Sennheiser HD 202

A minha noiva diz que eu tenho fones de ouvido demais.

Isto tem dois motivos principais: primeiramente, eu tenho diferentes fones para diferentes situações; em segundo lugar, entre os meus muitos talentos, o de quebrar fios de fones de ouvido é um dos mais pronunciados. Como consequência, comprar um fone de ouvido não é algo raro, e sempre que isso acontece fica uma dúvida: comprar o que já conheço ou experimentar um novo?

Para resolver esta questão, vou tentar formar o hábito de resenhar os fones de ouvido que eu tenho e os que futuramente vou comprar (e eu já vou assumir de cara que vou comprar novos fones), para minha referência e para quem estiver procurando opiniões.

Um aviso muito importante para evitar críticas: eu não sou um audiófilo de modo algum. Não tenho interesse em perceber nuances escondidas em músicas ou em mais ou menos graves. Quero um fone bom, que me permita ouvir músicas e podcasts com uma qualidade minimamente razoável

Fone over-the-ear, com cabo

Como falei, tenho diferentes fones para diferentes contextos. O fone que vou resenhar é o meu fone do tipo over-the-ear, com cabo, um fone que uso unicamente quando estou trabalhando no meu computador no laboratório. Pessoalmente, não consigo me imaginar usando um fone tão grande quanto esse na rua, porque acho que chama muito a atenção. Justamente por esse motivo, tenho poucos requisitos em relação a ele: ele precisa ser confortável e ter boa qualidade sonora, e o seu aspecto estético não conta nenhum ponto da minha experiência de uso.

Senheiser HD 202

A minha escolha para esta categoria é o Sennheiser HD 202:

Fone Sennheiser HD 202

Para ser bem sincero, não lembro muito bem como cheguei a esse modelo específico, mas a história é mais ou menos essa: um colega que é bem mais aficcionado em equipamentos de áudio me recomendou a marca Sennheiser, da qual já tinha ouvido falar; acho que só fui procurar modelos numa faixa de preço que eu aceitasse pagar. Nesse modelo, em junho de 2015, paguei R$129,90.

Vamos analisar algumas principais características que afetam o meu uso diário.

Conforto

É comum eu passar 90 minutos ininterruptos com o fone na cabeça, então conforto é uma das principais características para mim. A minha situação tem um detalhe que pode não afetar a todo mundo: pode ser extremamente desconfortável usar fones over-the-ear com óculos (já que o fone pode pressionar a orelha de encontro à haste dos óculos).

Quando comprei-o, achava ele um pouco desconfortável; agora, 19 meses depois, acho que ele já se moldou ao formato e tamanho (avantajado, segundo meu amigo André) da minha cabeça. As almofadas sobre os fones são bastante confortáveis e envolvem toda a orelha, ao mesmo tempo em que isolam um pouco do som ambiente (outra característica essencial para mim, que quero me isolar do barulho e conversas externas).
O formato das almofadas também minimiza um pouco o impacto dos óculos.

Inegavelmente, quando tiro o fone, sinto um certo alívio, mas consigo ficar numa sessão de 60-90 minutos concentrado, sem me incomodar com o aperto.

Qualidade do material

Como falei acima, esse fone tem 19 meses de uso. Praticamente todo dia eu ponho e tiro-o da cabeça, então isto já é uma evidência da resistência à fadiga do plástico que forma a estrutura.

Acho as almofadas nos alto-falantes e no topo do fone bastante confortáveis, e elas passam a impressão de um material bem-acabado.

Esse é um fone que fica permanentemente em cima da minha mesa no laboratório, então o cabo é pouco frequentemente dobrado ou solicitado de alguma forma; isso, aliado à aparente qualidade do material, faz com ele tenha durado o seu tempo de uso sem quebrar (para os meus padrões de fone de ouvido, um recorde).

Qualidade de som

Para as minhas exigências, a qualidade de som é perfeita. O leitor tenha em mente que eu só uso o Sennheiser HD 202 praticamente para ouvir música instrumental para concentração e algum vídeo ocasional, então não estou interessado em ouvir algum baixo imperceptível. O que posso dizer e que pode ser meio óbvio é que consigo sim escutar muitos detalhes que passam despercebidos com aqueles fones de ouvido intra-auriculares.

Conclusões

De maneira geral, o fone Sennheiser HD 202 é um das minhas peças de tecnologia favoritas. O material é resistente, a qualidade de som é ótima, o preço é bem acessível. A essas alturas, considero impossível trabalhar na minha sala (onde circulam algumas pessoas e onde frequentemente muitos equipamentos barulhentos estão ligados) sem ele.

Acho que o ponto que pode afastar algumas pessoas é a sua estética bem masculina e seca. Se o leitor ou leitora não liga para isso, recomendo.

O tal balanço entre a vida pessoal e a profissional

Thais Godinho entrega um de seus melhores textos:

Fazer as pazes com a sua vida pessoal e profissional começa entendendo que não existem duas vidas diferentes, mas uma única vida com diversas áreas de foco que você vai aprendendo a equilibrar. Afinal, seu trabalho no escritório é tão importante quanto a sua saúde, seus cuidados com a casa, com a família, suas horas de lazer, de sono, tudo. Então nada deve ser negligenciado em detrimento de outra coisa.

Talvez por sempre ter sido um estudante profissional, nunca entendi muito a ênfase em separar a vida pessoal do profissional. Quando eu fazia disciplinas, achava tão normal ter de estudar para uma prova no final de semana quanto ir ao médico às 15:00 de uma quinta-feira. Também nunca concordei com ideias como usar listas ou mesmo aplicativos de tarefas diferentes para casa e para o trabalho; se você está em um dia de trabalho, preparando uma apresentação, mas a conta do condomínio vence hoje, você precisa ir ao banco resolver isso e ponto. Você não pode simplesmente ignorar uma área de foco da sua vida enquanto trabalha em outra.

Como falei em outro texto, ter tempo para dormir, comer e exercitar é como você começa a organizar sua agenda. Se o seu estilo de vida não lhe permite achar tempo para fazer exercícios físicos, acredito fortemente que é hora de achar outro estilo de vida. Se você não se exercita, vai ficar doente, acima do peso, e sem energia; consequentemente, não vai conseguir trabalhar. Da mesma maneira, enquanto trabalha, precisa arranjar tempo para comer lanches saudáveis; a sua saúde não é um compartimento completamente separado do seu trabalho, já que tudo diz respeito à pessoa você.

Em Eat That Frog!, Brian Tracy traz um exemplo muito interessante: o tal “balanço” entre a vida pessoal e profissional é como um equilibrista sobre uma corda bamba — você precisa se equilibrar o tempo todo para não cair. Como diz a Thais Godinho, a chave para “fazer as pazes entre o pessoal e o profissional” é a organização: possivelmente priorizar, em um dia de trabalho, as tarefas que lhe geram receita, mas nunca negligenciar completamente as suas outras responsabilidades.

A organização faz maravilhas. Como vou evidenciar em outros textos, eu me sinto muito OK encaixando uma hora por dia para resolver assuntos ditos “pessoais”, assim como não me importo em pegar um bom livro sobre “trabalho” para ler à beira do mar.

O contraste entre livros fáceis/difíceis e interessantes/entediantes

Austin Kleon traz uma fantástica citação de Jorge Luis Borges (tradução livre minha):

Acredito que a frase ‘leitura obrigatória’ é uma contradição em termos; a leitura não deveria ser obrigatória… Se um livro lhe entedia, abandone-o; não o leia apenas ele é famoso, não o leia porque é moderno, não leia um livro porque ele é velho… Se um livro é entediante a você, não leia; aquele livro não foi escrito para você. A leitura deveria ser uma forma de felicidade, e por isso eu aconselharia a todos os possíveis leitores do meu testamento — o qual eu não planejo escrever — eu os aconselharia a ler muito, e não ficarem intimidados por reputações de autores, a continuar a procurar por felicidade pessoal, satisfação pessoal. É a única maneira de ler.

Eu admitidamente tenho um comportamento estranho com livros. Pessoas muito próximas de mim dizem que eu só leio sobre produtividade. Para tentar contra-balancear esta tendência, tento me concentrar em ler livros de ficção à noite e nos finais de semana, mas aí minha família é unânime em dizer que eu só leio livros “cabeça”. Para o leitor ter uma ideia, no momento estou lendo O Cristo Recrucificado, de Nikos Kazantzákis, que parece interessante, mas não posso dizer que vou para a cama ansioso por ler esse livro, como é quando eu leio algum livro d’As Crônicas de Gelo e Fogo.

Por influência de Como Ler Livros, cobro-me para ler livros ditos importantes para aprender alguma coisa, mesmo que eles sejam difíceis e/ou chatos. O próprio livro que citei acima foi achado em uma coleção de livros “clássicos” na casa de praia da família. Sempre que pego um livro assim para ler, esforço-me para conseguir ler até o final, porque afinal gente inteligente lê livros clássicos; mas quando desisto, sinto-me culpado. Se então leio algum livro mais fácil e mais interessante, acho que estou perdendo tempo.

Essa mentalidade do devemos ler livros famosos naturalmente tem sua importância, já que esses “grandes livros da humanidade” tem muito a ensinar. Porém, existe um detalhe escondido, abordado por Cal Newport em seu excelente Deep Work: aprender algo extremamente difícil pode ser extremamente prazeroso. Como um exemplo atual, estou lendo uma tese de doutorado sobre projeto de ímas, que é uma das coisas mais desafiadores que já li — só que a cada dia, quando começo a trabalhar, estou ansioso para dominar essa tese e aprender mais. Também sempre tive prazer em ler as obras de José Saramago, com seus parágrafos que ocupam 5 páginas.

Borges identificou a palavra-chave: tédio. O livro pode ser difícil, mas não pode ser entediante. Aliás, mesmo livros fáceis, daqueles escritos para serem logo adaptados para o cinema, podem ser bastante entediantes. Sim, devemos procurar ler os grandes livros, mas “nem todos foram escritos para nós”. Devemos ler aqueles que sejam tão desafiadores que nos motivem a querer ler mais, como mostrei no parágrafo anterior. Existem milhões de livros com coisas a me ensinar; é só procurar, e às vezes eles estão nas prateleiras de best-sellers.