Como eu organizo minhas atividades diárias com Todoist

Em uma das últimas postagens, falei como uso o Trello para gerenciar meus projetos, monitar os grandes resultados que quero atingir numa escala de algumas semanas a alguns meses. Entretanto, o meu sistema de tarefas precisa de um segundo aplicativo: Todoist. Se o Trello me permite visualizar todas as coisas que tenho para fazer nessa semana ou nesse mês, o Todoist me ajuda a visualizar o que tenho para fazer hoje.

Para ser bem sincero, o Todoist foi uma escolha um tanto forçada. Quando eu usava apenas dispositivos Apple, usava exclusivamente o OmniFocus, o melhor gerenciador de tarefas que já usei mas que é exclusivo para macOS e iOS. Em 2015, precisei trocar de smartphone, e em 2016 de computador, e os preços abusivos da Apple me levaram a diversificar meus gadgets. Sem poder usar OmniFocus, procurei alternativas, e achei no Todoist um sistema que funciona.

A influência do OmniFocus, porém, me seguiu para o uso do Todoist, principalmente o guia Creating Flow with Omnifocus (2 ed.), de Kourosh Dini, que já citei várias vezes aqui. Tentei incorporar muitas das suas dicas com os recursos disponíveis no Todoist, principalmente o uso de rotinas, conforme vou explorar nesse texto.

Organizando tarefas no Todoist

Estrutura de uma tarefa no Todoist

Entender como tarefas são organizadas dentro do Todoist é fundamental para entender a lógica do meu sistema. Não é meu objetivo aqui ensinar os leitores a usar o aplicativo; recomendo a ajuda oficial ou os excelentes textos e vídeos da Thais Godinho do Vida Organizada para um tour mais completo e mais introdutório.

No Todoist, você insere tarefas e as organiza em listas (que o Todoist em si chama de projetos, mas que a Thais Godinho certeiramente explicou ser mais simples considerar como listas ou pastas). Por exemplo, aqui está a minha lista de errands, com todas as voltas que eu tenho para fazer:

Cada tarefa pode ter um prazo (due date) — repare nas datas à direita das tarefas. Essa estrutura de nome e prazo para cada tarefa é a primeira base do meu sistema.

(A propósito, no meu uso de sites e aplicativos tendo a misturar inglês e português. Não estranhem.)

Tarefas recorrentes

Ainda relacionado ao exemplo das voltas a fazer, suponhamos que eu queira anotar no meu sistema uma tarefa de “Ir à feira”, que tem de ser feita toda quarta-feira por ser o dia de feira no meu bairro. Isso é uma tarefa recorrente, um dos principais recursos do Todoist. Você pode configurar tarefas com frequências variadas de repetição, de maneira que, quando você marca uma tarefa como feita, ela não some do seu sistema, mas recebe a nova data automaticamente. Por exemplo, se hoje é quarta e eu completo “Ir à feira” na minha lista de voltas (que tinha um prazo para hoje), o prazo muda para quarta que vem. Uma explicação completa de como configurar esses prazos recorrentes pode ser encontrada aqui.

Hoje

Uma das partes principais do aplicativo é a sua tela de Hoje (Today). Quando você exibe essa tela, dentre todas as tarefas de todas as suas listas, apenas as que você marcou como “para ser feitas hoje” vão aparecer. Esse fato é fundamental para entender a dinâmica de como uso o Todoist para gerenciar minhas atividades diárias, como vou detalhar mais na frente.

Meus projetos no Todoist

Como falei anteriormente, as tarefas no Todoist são divididas em listas chamadas de projetos. Para referência, eis aqui as minhas principais listas:

O leitor pode notas a minha lista de errands que expliquei anteriormente. Também pode notar, conforme ressaltado pelo exemplo de Land and Sea, que as listas podem conter outras listas.

Land and Sea

O nome Land and Sea (Terra e Mar) vem (adivinhem de onde?) de Creating Flow…, que citei no começo deste texo. Este é um conjunto de listas que funciona como um verdadeiro “mapa” da minha vida, tanto que até usei um emoji correspondente no nome do projeto. As tarefas que estão nessas listas são as realmente importantes de cumprir.

Os projetos de Outcomes for the Year and Outcomes for the Month são listas das minhas metas para o ano e para o mês e são assunto para outro post.

Channels

A minha lista de Channels é o coração do meu sistema, e também é uma adaptação de Creating Flow….

No último post, detalhei que eu tenho um quadro no Trello chamado Dashboard, que mostra todos os meus projetos atuais. Aquele post foi escrito quando ainda estava de férias; para referência atualizada, aqui está o meu quadro hoje, numa semana em que estou trabalhando mais ativamente no meu doutorado:

No outro post também falei que os projetos são divididos em listas que chamei de Channels, e que iria explicar futuramente o significado disso— chegou a hora!

Ler os livros e os posts de Kourosh Dini teve um profundo impacto na minha maneira de trabalhar e de encarar a vida de uma maneira geral. Primeiramente, ele me ensinou que existem dois tipos básicos de tarefas: as concretas e as criativas. As tarefas concretas são aquelas perfeitas de serem colocadas numa lista tradicional de tarefas (como prega o método GTD): “Entregar relatório para Prof. assinar”, “Comprar caderno novo na papelaria”, “Telefonar para clínica para marcar médico” etc. Na terminologia de Dini, essas tarefas concretas tem uma visão clara: você consegue visualizar todos os passos necessários para completar a sua intenção.

As tarefas criativas são aquelas que tem uma visão não muito clara. Por exemplo, se eu tenho um projeto “Escrever resumo para congresso X”, qual o próximo passo (ou próxima ação, como diz o GTD)? Pode ser “baixar template no site do Congresso”, mas eu duvido que alguém sente para trabalhar, baixe um arquivo, e vá fazer alguma outra coisa da sua lista de tarefas, já que esta aqui está “completa”. Após baixar o template, você sabe que existem outros passos, mas a sua visão de como completar esse projeto fica mais turva. Você pode querer fazer um brainstorming do que vai incluir, ou procurar nos seus arquivos alguma figura para analisar, ou simplesmente tentar escrever um parágrafo. Mais importante, as tarefas são criadas à medida que você trabalha nesse seu projeto.

Dini argumenta, pela sua experiência de psiquiatra, músico, e escritor, que a melhor maneira de trabalhar com tarefas criativas é criar rotinas. Ou seja, em vez de incluir as tarefas individuais do projeto do resumo na sua lista de tarefas, inclua uma tarefa com algum nome como “Desenvolver resumo para congresso X”, e que seja diária. Isso garante um ciclo de desenvolvimento e de luta contra a procrastinação: você se permite cada dia trabalhar um pouco em algum projeto a cada dia, porque tem a certeza de que vai trabalhar nele todo santo dia.

Na imagem acima, repare que apenas o primeiro projeto de cada canal tem uma etiqueta verde, indicando que ele está ativo. No meu projeto Channels no Todoist, eu tenho três tarefas recorrentes, uma para cada projeto ativo de cada canal no Trello, representando então canais de atenção (i.e. para onde direciono a minha atenção diariamente):

Cada tarefa tem uma frequencia configurada para todo dia útil (as cores vermelhas são um recurso da versão Premium no Todoist, marcando as tarefas como prioridade 1; elas apenas servem para chamar mais a atenção e o leitor não precisa se preocupar com isso). As tarefas também contem um link para o cartão no Trello correspondente, de maneira que eu possa clicar no nome da tarefa e abrir a página no Trello. O Todoist permite você inserir um link em uma tarefa com a seguinte sintaxe:

{link} ({Nome da tarefa})

onde você substitui o que está entre {} pelo campo correspondente. Os parênteses são necessários para garantir a formatação.

Uma nota sobre o fraseamento das tarefas: eu acho que o verbo Develop, “desenvolver”, é um belo convite ao trabalho.

Outros projetos de Land and Sea

Além dos projetos de metas e dos canais de atenção, o leitor pode visualizar que eu tenho alguns outros projetos. Vamos a uma breve explicação.

Ainda não está 100% certo, mas é bastante provável que eu vá cumprir um estágio de Doutorado Sanduíche na Dinamarca. Tenho então uma tarefa diária para estudar dinamarquês, com um link para o curso desse idioma no Duolingo. Não vai garantir que eu seja fluente, e já fui informado que lá todos costumam falar inglês, mas certamente vai ajudar e resolver algumas situação na vida lá (além de ser bom para desviar a cabeça de assuntos termodinâmicos).

O conceito de Touch the Keys é outro que Kourosh Dini explica com maestria, em especial do seu último curso, Zen & The Art of Work. Um estudante de piano, mesmo que não consiga praticar num dado dia, deve pelo menos tocar as teclas do instrumento e fazer soar ao menos uma nota, para não perder o ritmo. A ideia é ser um pouco mais leve que os canais de atenção; se não der tempo de dedicar muitos minutos ou horas, que seja apenas alguns minutos, para não perder o hábito.

Já falei sobre finanças aqui no blog, e ando testando com a rotina de dedicar uns 90 minutos às sextas-feiras para cuidar das minhas finanças: monitorar meus investimentos (e tomar algumas ações), ler algum texto correspondente, atualizar o YNAB.

No ano passado, já tinha tentando implementar isso e percebi que não consegui manter por muito tempo, pois sempre tinha algo mais importante para fazer. Nesse ano, reorganzei meu sistema de canais de trabalho, então vamos ver como me saio em 2017.

Outro exemplo de uma tarefa Tocar nas teclas. Sobre a eficácia: notaram como houve um aumento na frequência dos posts nas últimas semanas, fruto do pequeno e regular trabalho?

A segunda tarefa é um teste que ando fazendo, inspirado em *31 Days to Build a Better Blog: no primeiro dia de cada mês, rever os últimos posts publicados e fazer um brainstorming de novos posts onde eu possa extender minhas ideias.

Por fim, algumas rotinas meio aleatórias. Por exemplo, às quintas-feiras tenho uma reunião do meu grupo de pesquisa, então tenho uma tarefa de preparar a minha apresentação. Também tenho uma outra tarefa recorrente para minha Revisão Semanal nas sextas-feiras, uma para assistir algum vídeo do supra-citado Zen & The Art of Work, etc.

Outros projetos

Os outros projetos são bem simples e não valem uma explicação muito detalhada:

• Maintenance são as tarefas “logísticas”, separadas por frequência. Pagar as contas que não estão em débito automático, planejar os presentes que tenho que comprar regularmente, cuidar da nossa horta na varanda.
• Meu projeto Next Actions são tarefas avulsas, como marcar uma consulta ou pesquisar a data de algum evento.
• VB é o código que uso para meu apartamento, e ali estão tarefas de limpeza.
• Como já falei, tenho uma lista de voltas, errands
• Agenda é onde marco as tarefas que tem de ser tratadas especificamente com alguém (como meu orientador ou meus pais)
• Waiting é uma lista de todas as coisas pelo qual estou esperando resposta (encomendas que estou esperando, artigos a serem corrigidos)
• Someday guarda uma coleção de coisas a se fazer algum dia, como passeios. Esta lista está desorganizada, e na verdade eu gerencio melhor esse tipo de coisa com mapas mentais.

Minha tela de Hoje e minha rotina diária

Não consigo expressar o quanto esse sistema me permite me concentrar melhor e gerenciar meu estresse. Aparentemente a população é dividida em dois grandes grupos, e eu faço parte daquele que paralisa sob pressão. Eu me conheço e sei que não consigo funcionar vendo que tenho mil tarefas na minha lista de afazeres.

Com todo o sistema descrito acima, a minha tela de Hoje no Todoist tem essa simplicidade:

A cada dia, então eu sei que tenho três grandes projetos a trabalhar, e mais algumas pequenas tarefas avulsas que vão surgindo (como uma necessidade urgente de comprar algo que faltou em casa, por exemplo). De manhã, eu trabalho no meu primeiro canal de atenção, que eu já preencho com os projetos mais intensos; abro a lista no Trello, vejo o que preciso fazer, e trabalho de maneira concentrada. Se há tempo, faço alguns exercícios de Dinamarquês. Após o almoço, escrevo um pouco para FabioFortkamp.com e trabalho no segundo item por umas duas horas, quando paro para fazer algum lanche leve e descansar um pouco. Ao final do dia, dedico-me às atividades do canal 3, geralmente por volta de 45-60 minutos; justamente por isso que esse canal é reservado a coisas mais pessoais ou tarefas administrativas do doutorado.

Terminadas as três grandes tarefas, eu vou para academia e depois para casa, onde descanso, cuido da casa, passo um tempo com minha noiva. No dia seguinte, as tarefas vão estar esperando por mim. Nos finais de semana, descanso.

O leitor pode pensar que esse sistema cria amarras na minha rotina, quando na verdade ele dá mais liberdade. Por exemplo, se eu tiver algum evento ou compromisso após o almoço, não vou ter tempo para me dedicar ao canal 2. Eu fico tranquilo em relação a isso, porque tenho então a certeza de que no dia seguinte já vou retormar o trabalho.

E quando um projeto é concluído? Esse é o outro lado da configuração dos canais como filas de projetos. Se um projeto é completado (e.g. o tal resumo do congresso foi submetido), eu:

• Arquivo o cartão correspondente no Todoist
• Configuro o próximo projeto na fila com uma etiqueta verde
• Deleto a tarefa antiga no Todoist
• Crio uma nova tarefa no projeto Channels, com um link para o cartão do novo projeto, e com a mesma frequência diária, começando no dia seguinte.

Vou repetir: não consigo expressar o quando esta cadência de trabalho diário me ajuda a completar meus projetos.

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