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Como eu uso o Trello para gerenciar meus projetos

Em um link recente, comentei a ideia de que “um sistema de produtividade simples não é suficiente”. Apesar de eu já ter tentado, a ideia de começar cada dia selecionando 3 Tarefas Mais Importantes e ignorando todo o resto simplesmente não funciona. Eu conheço o meu modo de trabalhar e sei que preciso de uma maneira de visualizar tudo que tenho para fazer, desde projetos pequenos e mundanos aos maiores e mais importantes.

No último post dessa série em que discuto gerenciamento de tempo, falei de três conceitos básicos: projeto, sessão de trabalho e tarefas. Também falei que a noção fundamental é a de projeto, por representar um resultado que você quer alcançar. “Comprar um presente de aniversário” é um projeto, assim como “Terminar primeiro rascunho do paper X”, “Criar apresentação para reunião importante na data Y” e “Planejar viagem Z”.

A minha principal ferramenta para gerenciar projetos é o Trello. A minha escolha por esse aplicativo foi bem orgânica; eu e meu co-orientador Jaime estávamos discutindo opções para gerenciar o nosso grupo de pesquisa e resolvemos testar o Trello, do qual ambos tínhamos ouvido falar. Para minimizar o uso de aplicativos, resolvi começar a usá-lo para meus projetos pessoais, e me surpreendi positivamente com o quanto ele ajuda na minha produtividade.

O problema de gerenciamento de projetos

Repare que estou usando o termo Gerenciamento de Projetos de forma bem solta, sem muita relação com o campo acadêmico, tema de MBAs e afins. Por “gerenciar projetos” eu quero dizer simplesmente visualizar o que preciso fazer no curto prazo (escala de alguns meses). Para cada projeto, quero saber o que é preciso fazer, qual o seu prazo e onde estão armazenados as informações e os arquivos importantes.

Estrutura básica do meu sistema no Trello

O Trello é um sistema composto de 3 módulos básicos: quadros, listas e cartões. Quando comecei a pesquisar dicas de como usar o Trello para gerenciar projetos e tarefas, notei que existem maneiras muito diferentes de combinar essas três estruturas. O que vou descrever a seguir é a minha maneira, a que mais faz sentido para mim:

  • no meu sistema, quadros são macro-áreas;
  • dentro de cada quadro, cada cartão representa um projeto;
  • as listas são grupos de projetos.

Quadros

Os quadros (boards) são a principal maneira de visualizar informação no Trello. Geralmente, quando você está no aplicativo web, está vendo um dos seus quadros. O meu quadro principal se chama Dashboard, nome (e conceito) roubados de Creating Flow with OmniFocus (2. ed), de Kourosh Dini:

Meu quadro Dashboad no Trello

Como falei, cada cartão (os pequenos retângulos brancos que o leitor vê na figura) representa um único projeto, e os cartões estão separados em listas. Explicarei o sistema de Channels em outro posts, mas o leitor pode apenas entender que são grupos de projetos. Tenho o costume de colocar etiquetas (labels) nos projetos da Dashboard como um sistema binário: verde significa que o projeto está ativo (i.e. estou trabalhando cotidianamente nele), vermelho que ele está suspenso por enquanto.

O simples ato de abrir o quadro e ver essas listas já me dá uma visão panorâmica das minhas responsabilidades profissionais e pessoais. Repare na diversidade típica de projetos: um paper a ser escrito, livros a serem lidos e analisados, exames médicos a serem feitos, preparativos para um potencial Doutorado Sanduíche que vou realizar em 2017.

Cartões no Trello

Cada cartão no Trello pode ser ser aberto, exibindo mais informações. Como exemplo, o cartão do meu projeto de ler Deep Work, de Cal Newport, é assim:

Um exemplo de cartão de projeto no Trello

No campo de descrição do cartão, gosto de colocar informações que me ajudam a me orientar, totalmente inspirados em um Webinário da Thais Godinho sobre Planejamento de Projetos segundo o GTD. Logo abaixo existe uma checklist de tudo que preciso fazer para cumprir o resultado esperado do projeto. Na parte da direita existem alguns botões, como um labels para inserir a etiqueta verde, um para configurar um prazo (due date), entre outros.

Outros exemplos de quadros, listas e cartões

Como um outro exemplo de quadro, recentemente comecei a organizar melhor meus projetos para esse blog:

Meu quadro FabioFortkamp.com no Trello

Aqui a estrutura está um pouco mais solta. Tenho uma lista de projetos específicos (como um para implementar algumas ideias desse livro que comprei há muito tempo) e uma lista de miscelânia: um cartão para ideias de posts que tenho, outro como uma lista de coisas a fazer periodicamente (como ler os blos que sigo, compartilhar meus posts no Twitter etc.).

Tenho também um quadro para o nosso grupo de pesquisa, que não vou compartilhar. Mas a estrutura é parecida, embora mais complexa. Como sou o principal “gerente” desse quadro, tento manter a relação de um cartão por projeto. Temos listas de papers em preparação, listas de projetos específicos para cada membro do grupo e uma lista de log com os projetos já completados.

Meta-projetos

Um pequeno truque que se tornou essencial é “linkar” projetos. Cada quadro e cada cartão possuem um link único que pode ser aberto no navegador. Na minha Dashboard o leitor reparou que existe um cartão sobre um paper que estou escrevendo. Esse cartão contém apenas um link para o cartão principal, dentro do quadro do nosso grupo de pesquisa:

Um exemplo de cartão com link no Trello

Isso me permite, quando estou trabalhando na Dashboard, visualizar compromissos profissionais e pessoais. Além disso, este quadro é privado, enquanto que o quadro do nosso grupo de pesquisa têm meus colegas como “membros”. Assim, o cartão principal do paper (seguindo a mesma estrutura do cartão de Deep Work que apresentei antes) pode ser visualizado pelos meus colegas, mas eu gerencio esse projeto através do meu quadro privado.

Experimentando o Trello

O Trello é grátis nos seus recursos básicos (como todos esses que descrevi). Se o leitor quiser experimentar, peço que usem esse link, para que eu ganhe um mês da versão profissional (e o aplicativo continua sendo de graça para vocês). E peço também que deixem dúvidas nos comentários, pois pretendo abordar mais o uso desse aplicativo em posts futuros.

Por Fábio Fortkamp

Pai do João Pedro, Marido da Maria Elisa, Professor do Departamento de Engenharia Mecânica da Universidade do Estado de Santa Catarina, católico devoto, nerd

6 respostas em “Como eu uso o Trello para gerenciar meus projetos”

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