Como eu uso o Trello para gerenciar meus projetos

Em um link recente, comentei a ideia de que “um sistema de produtividade simples não é suficiente”. Apesar de eu já ter tentado, a ideia de começar cada dia selecionando 3 Tarefas Mais Importantes e ignorando todo o resto simplesmente não funciona. Eu conheço o meu modo de trabalhar e sei que preciso de uma maneira de visualizar tudo que tenho para fazer, desde projetos pequenos e mundanos aos maiores e mais importantes.

No último post dessa série em que discuto gerenciamento de tempo, falei de três conceitos básicos: projeto, sessão de trabalho e tarefas. Também falei que a noção fundamental é a de projeto, por representar um resultado que você quer alcançar. “Comprar um presente de aniversário” é um projeto, assim como “Terminar primeiro rascunho do paper X”, “Criar apresentação para reunião importante na data Y” e “Planejar viagem Z”.

A minha principal ferramenta para gerenciar projetos é o Trello. A minha escolha por esse aplicativo foi bem orgânica; eu e meu co-orientador Jaime estávamos discutindo opções para gerenciar o nosso grupo de pesquisa e resolvemos testar o Trello, do qual ambos tínhamos ouvido falar. Para minimizar o uso de aplicativos, resolvi começar a usá-lo para meus projetos pessoais, e me surpreendi positivamente com o quanto ele ajuda na minha produtividade.

O problema de gerenciamento de projetos

Repare que estou usando o termo Gerenciamento de Projetos de forma bem solta, sem muita relação com o campo acadêmico, tema de MBAs e afins. Por “gerenciar projetos” eu quero dizer simplesmente visualizar o que preciso fazer no curto prazo (escala de alguns meses). Para cada projeto, quero saber o que é preciso fazer, qual o seu prazo e onde estão armazenados as informações e os arquivos importantes.

Estrutura básica do meu sistema no Trello

O Trello é um sistema composto de 3 módulos básicos: quadros, listas e cartões. Quando comecei a pesquisar dicas de como usar o Trello para gerenciar projetos e tarefas, notei que existem maneiras muito diferentes de combinar essas três estruturas. O que vou descrever a seguir é a minha maneira, a que mais faz sentido para mim:

• no meu sistema, quadros são macro-áreas;
• dentro de cada quadro, cada cartão representa um projeto;
• as listas são grupos de projetos.

Quadros

Os quadros (boards) são a principal maneira de visualizar informação no Trello. Geralmente, quando você está no aplicativo web, está vendo um dos seus quadros. O meu quadro principal se chama Dashboard, nome (e conceito) roubados de Creating Flow with OmniFocus (2. ed), de Kourosh Dini:

Como falei, cada cartão (os pequenos retângulos brancos que o leitor vê na figura) representa um único projeto, e os cartões estão separados em listas. Explicarei o sistema de Channels em outro posts, mas o leitor pode apenas entender que são grupos de projetos. Tenho o costume de colocar etiquetas (labels) nos projetos da Dashboard como um sistema binário: verde significa que o projeto está ativo (i.e. estou trabalhando cotidianamente nele), vermelho que ele está suspenso por enquanto.

O simples ato de abrir o quadro e ver essas listas já me dá uma visão panorâmica das minhas responsabilidades profissionais e pessoais. Repare na diversidade típica de projetos: um paper a ser escrito, livros a serem lidos e analisados, exames médicos a serem feitos, preparativos para um potencial Doutorado Sanduíche que vou realizar em 2017.

Cartões no Trello

Cada cartão no Trello pode ser ser aberto, exibindo mais informações. Como exemplo, o cartão do meu projeto de ler Deep Work, de Cal Newport, é assim:

No campo de descrição do cartão, gosto de colocar informações que me ajudam a me orientar, totalmente inspirados em um Webinário da Thais Godinho sobre Planejamento de Projetos segundo o GTD. Logo abaixo existe uma checklist de tudo que preciso fazer para cumprir o resultado esperado do projeto. Na parte da direita existem alguns botões, como um labels para inserir a etiqueta verde, um para configurar um prazo (due date), entre outros.

Outros exemplos de quadros, listas e cartões

Como um outro exemplo de quadro, recentemente comecei a organizar melhor meus projetos para esse blog:

Aqui a estrutura está um pouco mais solta. Tenho uma lista de projetos específicos (como um para implementar algumas ideias desse livro que comprei há muito tempo) e uma lista de miscelânia: um cartão para ideias de posts que tenho, outro como uma lista de coisas a fazer periodicamente (como ler os blos que sigo, compartilhar meus posts no Twitter etc.).

Tenho também um quadro para o nosso grupo de pesquisa, que não vou compartilhar. Mas a estrutura é parecida, embora mais complexa. Como sou o principal “gerente” desse quadro, tento manter a relação de um cartão por projeto. Temos listas de papers em preparação, listas de projetos específicos para cada membro do grupo e uma lista de log com os projetos já completados.

Meta-projetos

Um pequeno truque que se tornou essencial é “linkar” projetos. Cada quadro e cada cartão possuem um link único que pode ser aberto no navegador. Na minha Dashboard o leitor reparou que existe um cartão sobre um paper que estou escrevendo. Esse cartão contém apenas um link para o cartão principal, dentro do quadro do nosso grupo de pesquisa:

Isso me permite, quando estou trabalhando na Dashboard, visualizar compromissos profissionais e pessoais. Além disso, este quadro é privado, enquanto que o quadro do nosso grupo de pesquisa têm meus colegas como “membros”. Assim, o cartão principal do paper (seguindo a mesma estrutura do cartão de Deep Work que apresentei antes) pode ser visualizado pelos meus colegas, mas eu gerencio esse projeto através do meu quadro privado.

Experimentando o Trello

O Trello é grátis nos seus recursos básicos (como todos esses que descrevi). Se o leitor quiser experimentar, peço que usem esse link, para que eu ganhe um mês da versão profissional (e o aplicativo continua sendo de graça para vocês). E peço também que deixem dúvidas nos comentários, pois pretendo abordar mais o uso desse aplicativo em posts futuros.