Como eu gerencio meu tempo: meus princípios básicos

Muitas pessoas costumam dizer que eu sou uma pessoa organizada, principalmente em relação ao meu tempo e minhas tarefas. Embora eu ache que tenho muito a melhorar a ainda sinta que desperdiço muito tempo, vou deixar minha modéstia de lado e reconhecer que pelo menos sou mais organizado que algumas pessoas. Por motivos estranhos até para mim, também tenho um interesse pelo assunto da produtividade e organização, sobre como fazer mais e melhor; em função disso, estudo bastante o assunto, testo com minhas próprias rotinas (a flexibilidade da carreira acadêmica permite isso), e provavelmente vem daí a impressão das pessoas de que sou mais organizado que a média.

Como abomino gurus de produtividade cuja maior realização é escrever sobre produtividade, vamos às minhas qualificações. Defendi um mestrado em Engenharia Mecânica, com um pequeno atraso, admito, mas com um trabalho considerado abrangente (incluindo a construção de uma bancada experimental e concepção de um modelo numérico) e elogiado pela banca, trabalho esse que já resultou um artigo publicado em um periódico importante. No meu doutorado, defendi meu Exame de Qualificação com menos de um mês de atraso do prazo regulamentar (algo raro, acreditem), e os resultados desse exame já foram convertidos em dois artigos enviados a congressos e um atualmente em preparação para um periódico importante na área. Paralelamente a essa parte profissional, arrumo tempo na minha rotina para esudar Alemão (lingua pelo qual sou apaixonado), escrever de maneira irregular mas contínua para esse blog, fazer exercícios regulares três vezes na semana. Durante um ano morei sozinho, e atualmente moro com minha namorada, então embutidas no meu dia-a-dia estão as atividades de manter e limpar a casa, fazer compras, preparar refeições todo dia. Ao chegar ao fim desse parágrafo, até eu estou suspreso com a quantidade de coisas que encaixo na minha rotina.

Vou começar com este texto uma série em FabioFortkamp.com documentando como eu, afinal, gerencio meu tempo. Como acabei de falar, acho sim que tenho algo a acrescentar ao tópico e se puder ajudar pelo menos uma pessoa que se ache muito desorganizado, ficarei feliz. A principal inspiração para essa série veio de uma excelente palestra de Randy Pausch, e o meu objetivo é eu mesmo fazer uma auto-avaliação e buscar sempre melhorar. Escrever, para mim, é melhor forma de pensar e de planejar.

Um aviso óbvio: para reforçar, sou estudante de doutorado; tenho macro-prazos a cumprir, mas não tenho horário fixo, e isso se reflete no que vou escrever a seguir. Como já vou aprofundar, um problema não-trivial que autônomos enfrentam é decidir o que fazer dia após dia e como dedicar tempo a cada uma das atividades. Talvez o leitor assalariado consiga adapatar algumas das ideias à sua própria rotina.

É outra coisa: se o leitor está querendo aprender a se organizar, mas tem dúvidas se eu sou a melhor fonte, não tome esses textos como sagrados. Observe as pessoas de sucesso na sua área: o que elas fazem? Continuamente eu estou observado as pessoas que admiro (até mesmo foram da minha área imediata), testando algumas ideias e, como vamos falar algumas vezes, incorporar rotinas de revisão e de feedback na sua vida é uma das bases do bom gerenciamento de tempo.

Comer, dormir, suar

Antes de chegar ao básico de como organizo meu tempo e minhas tarefas, precisamos tratar do nível mais básico de tudo (algo que Pausch também aborda): dormir, comer e fazer exercícios.

Você sabe, só não quer admitir: dormir umas poucas horas por dia não é sustentável. Claro que isso varia de pessoa para pessoa. Idealmente, gostaria de dormir 8 horas por dia, mas já me conheço e sei que dormir 7 por dia é sustentável (no sentido de que consigo ficar a semana toda dormindo apenas isso). Consigo dormir talvez três noites seguidas com 6 horas de sono, mas nitidamente noto diferença na minha energia no quarto dia. Assim, não adianta eu planejar trabalhar até altas horas da noite, se sei que meu corpo não vai aguentar. Isso de cara limita o tempo disponível que tenho para trabalhar. Para uma discussão sobre a prática (talvez extrema) de colocar dormir no seu calendário, ouça este excelente episódio do podcast Cortex.

Posso trabalhar todas as horas em que estou acordado? Não, porque preciso comer, e para isso preciso preparar comida. Isso embute um detalhe muito sutil: se não quero viver de caixas de lasanha, preciso levar em conta que, em alguns momentos da semana, preciso abdicar de trabalhar e mesmo de me divertir para cozinhar. E mais: preciso levar em conta que, nas quartas-feiras, vou começar a trabalhar mais tarde que o normal porque vou na feira de manhã, e contribui muito na minha qualidade de vida ter salada e frutas sempre na geladeira; além disso, mesmo que trabalhe bastante na semana, não posso passar o final de semana assistindo Netflix porque preciso preparar refeições para deixar prontas — ajuda muito na rotina ter sempre feijão e carnes ensopadas básicas no congelador, por exemplo, para descongelar num dia e comer no outro. Principalmente agora que estou morando com minha namorada, que leva almoço todo dia, é extremamente importante manter a rotina de descongelar e preparar refeições.

E eu também preciso fazer exercícios. É simples: tempo para ir na academia não é tempo disperdiçado; se preciso de mais tempo para cumprir algum prazo, preciso tirar de outra atividade, mas não de me exercitar. Quando machuquei a perna e fiquei algumas semanas sem me exercitar, foi muito claro como a minha produtividade caiu. Se eu não tivesse o privilégio de ter horários flexíveis, eu teria de embutir esse exercício ao longo do dia: ir a pé ou de bicicleta todo dia, procurar exercícios para fazer em casa, usar só a escada.

Enfatizo: sem saúde, é impossível ser organizado porque não há vida a organizar.

A importância de rotinas

Se existe algo que diferencia os meus colegas que tem sucesso daqueles que claramente patinam, é o horário de trabalho. Sim, é ótimo ter horários flexíveis, poder tomar um tempo maior para ir almoçar com meu pai, ou poder usar uma manhã para ir recepcionar meu primo no aeroporto, mas essas são situações especiais. Via de regra, eu estou trabalhando de segunda a sexta, das 8:30 às 17:30, e assim o fazem doutorandos e mestrandos que são sérios. Claro, existem aqueles que rendem muito mais de noite, e o privilégio de se ter horários flexíveis é ótimo para aproveitar isso, mas acho que é preciso ter muito cuidado. Em primeiro lugar, vamos tirar o elefante da sala: orientadores não amam alunos que chegam no laboratório só à tarde, mesmo que eles fiquem até tarde da noite. Em segundo lugar, pensar “tenho todo o tempo do mundo para fazer isso!” geralmente é seguido por “então posso ficar jogando mais um pouco”. Em terceiro, trabalhar de madrugada pode ser inútil se você precisa interagir com outras pessoas, que não compartilham dos seus hábitos. Para mim, sim, é ótimo ser flexível, mas horário de trabalho é para trabalhar.

Num post futuro, vou detalhar como estruturo meu dia, tendo em vista este esquema de horários. Mas ter uma rotina básica é um dos pontos de partida em como gerencio meu tempo.

O que é significativo

Minha filosofia geral quando se trata de gerenciamento de tempo é que tento sempre gastar tempo em coisas significativas. Esse é um dos principais conceitos que tirei do maravilhoso Workflow Mastery, de Kourosh Dini, que prega que nossa vida é melhorada quanto atribuímos significado ao que fazemos. No momento que agimos como robôs, apenas cumprindo ordens e apertando parafusos como Chaplin em Tempos Modernos, perdemos grandes oportunidades de ser felizes e desenvolver bom trabalho.

Um exemplo: eu tenho uma tarefa regular (mais sobre isso em outro post) de estudar Alemão toda terça e quinta. O Alemão é a minha terceira língua, estudei durante toda a faculdade, morei na Alemanha, e recentemente voltei a estudar para passar em um exame de proficiência exigido pelo meu Programa de Pós-Graduação. Por questões financeiras e de tempo, parei de fazer aulas depois de cumprir o tal exame, mas não parei de estudar. Para mim, falar alemão é significativo, e eu me orgulho de poder fazê-lo de maneira razoável. Não é vital saber alemão para o meu doutorado, mas certamente ajuda (já encontrei artigos e livros interessantes escritos em alemão e fiquei feliz de poder lê-los), e o processo de aprender outra língua movimenta o meu cerébro de uma maneira saudavelmente diversa de resolver modelos matemáticos. Então, eu regularmente dedico meu tempo e minha atenção a ler notícias e textos nessa língua, e eu o faço conscientemente.

Um outro exemplo: pela primeira vez em minha carreira, estou tendo de orientar o trabalho de alguém, que está fazendo Iniciação Científica comigo. Fiquei surpreso com o quando complexo pode ser sincronizar o trabalho de duas pessoas. Por conta disso, para montar nossos cronogramas (e inseri-loas no cronograma da nossa equipe de pesquisa), estou fazendo esse curso on-line de Microsoft Project (o software que a nossa equipe usa). É perda de tempo estudar Project? Não, porque eu vejo significado nisso. Durante a minha graduação, cometi o erro de achar que tudo que seja ligado à gestão é perda de tempo, mas agora que tenho mais responsabilidades vejo que saber o básico de gerenciamento de projetos é uma habilidade muito interessante para um aprendiz de pesquisador. Aprendendo a usar o Project, eu acho que posso coordenar melhor as atividades com o meu IC, posso fazer um melhor trabalho, e espero que ele tenha uma experiência melhor. Significativo, portanto.

Um terceiro exemplo não ligado ao trabalho: em um tempo livre à noite ou no final de semana, é melhor eu voltar a trabalhar em um artigo ou assistir Gilmore Girls com minha namorada (sim, eu sou um namorado bom assim)? Por definição, passar tempo de qualidade com minha namorada é algo bastante significativo (se não fosse, por que duas pessoas namorariam?). Se tive uma semana boa, e essa é a primeira oportunidade em algum tempo que temos de passar um tempo juntos sem nenhuma outra tarefa a fazer, não é muito difícil escolher ver o filme. Mesmo sabendo que eu poderia estar avançando no meu doutorado, eu tomo uma decisão consciente de ver o filme, porque sei que a vida não é só trabalho.

O que é perder tempo, então, para mim? É gastar tempo com o que não é significativo. Perceba que isso leva a algumas conclusões não-intuitivas. Algo que não traz significado para mim são congestionamentos, que me irritam bastante. Para evitar isso, eu vou caminhando para a Universidade em vez de carro, mesmo que às vezes demore mais tempo; o tempo que passo caminhando, muitas vezes ouvindo um podcast bom e pegando um solzinho de manhã, é mais significativo. Outro hábito não significativo é ficar lendo artigos aleatório na Folha, ou procurar vídeos quaisquer no YouTube, apenas para passar o tempo. Pegar A Dança dos Dragões para ler, se quero apenas relaxar um pouco, é mais significativo.

Tomar decisões com base no conceito de significado pode ser bastante libertador. Eu fazia parte de um grupo que propunha melhoramentos para o nosso laboratório, mas no momento em que deixei de ver significado naquilo, pedi para sair. Sim, era até pouco tempo, mas eu quero manter o meu tempo desperdiçado tão próximo de zero quanto possível.

De cima para baixo: definindo metas

Um última detalhe dessa visão mais global de como gerencio meu tempo e minha atividades é hábito que aprendi com o livro Vida Organizada, da Thais Godinho: começar a sua organização de cima para baixo.

Acabamos de ver que uma maneira de minimizar o desperdício de tempo é procurar sempre gastar tempo que o que é significativo. Porém, pode ser difícil distinguir o que é significativo no meio da correria, especialmente se você não tem plano de nenhum tipo. Um exemplo tipicamente nerd ao meu estilo: aprender uma nova linguagem de programação é perda de tempo? Como não sou programador profissional, aprender uma nova linguagem pode ser um hobby bastante interessante (imagino que menos para quem só faz isso o dia inteiro), mas que demanda tempo e energia. Dado que meu tempo é finito, será que aprender alguma linguagem é desperdício? Não é, se aprender esta linguagem está alinhado com meus objetivos.

Há uns dois anos, li o livro da Thais e fiz o exercício sugerido de definir metas para “100 anos” (i.e. como me imagino minha vida no final dela), de 5 anos e de 2 anos. A grande mágica é a desconstrução de metas impossíveis em planos de dois anos, que permitem maior flexibilidade que as infames resoluções de ano-novo. Não me sinto confortável compatilhando todas as minhas metas, mas posso dar um exemplo: não é segredo para ninguém que me conhece que quero me aposentar daqui a muitos anos como um professor renomado na minha área. Se quero isso daqui a 100 anos, o que posso fazer no médio prazo? Em 5 anos, para cumprir essa meta, preciso já ter passado em algum concurso para alguma universidade de qualidade. O que é necessário a curto prazo então para isso? Em dois anos (o “curto prazo” sugerido pela Thais e que acho que funciona muito bem), a contar de quando fiz esse plano, não vou conseguir defender meu doutorado e passar em um concurso, mas posso começar passando no Exame de Qualificação (o que já fiz) e publicando pelo menos um artigo, já que esse é um requisito básico para a defesa da Tese e um aspecto importante das provas de concurso. Então, presto: quaisquer ações que se direcionem a passar na Qualificação e em publicar artigos é bastante significativo porque contribui para esse projeto de longo prazo. Por isso que, como mencionei acima, abandonei o grupo de trabalho que propunha melhoramentos para o laboratório.

Parece tolo, mas através dessa mentalidade as metas que defini no início de 2015 com prazo até o fim de 2016 estão quase todas cumpridas. E, para isso fazer sentido, eu preciso periodicamente revisar essa “lista” (eu uso um mapa mental) de metas e verificar se o que que estou fazendo no momento se alinha com essas metas.

Um exemplo de projeto que abandonei porque não condizia com minhas metas: estudar piano. Eu fiz aula de teclado e violão quando mais jovem, e ao longo do mestrado flertei com a possibilidade de fazer aulas novamente, dessa vez de piano. Mas eu me conheço e sei que nunca vou ter a disciplina de me tornar um músico excelente, e eu não me enxergo como um excelente pianista no final da vida. Por mais que certamente seja interessante, não está alinhado com meus objetivos de vida, e por isso abandonei. Isso não é um exemplo de que “metas” só se aplicam ao trabalho. Eu conscientemente quero melhorar minhas habilidades na cozinha e gostaria de ser lembrado por isso quando morrer, por isso tenho tentado receber mais amigos aqui em casa. Para mim, é significativo dedicar-me a isso.

Também quero ser conhecido como escritos, e é por isso que estou escrevendo posts como esse.

Sugestões de ações

Como falei na introdução, não me considero um expert em produtividade e estou apenas documentando as minhas práticas, para eu continuamente avaliar o que dá certo e o que dá errado. Mesmo assim, se você leu esse texto e pensou “preciso fazer essas coisas que o Fábio”, aqui está uma lista de tarefas que recomendo:

  1. Examine a sua rotina e veja se você está dedicando tempo à sua saúde. Se você não faz exercício por falta de tempo, onde pode melhorar? Que outra atividade está tomando um tempo precioso?
  2. Leia o livro Vida Organizada, especialmente os primeiros capítulos. Imagine sua vida daqui a 100 anos; o que você quer realizar? Agora, o que pode fazer em um médio prazo para ir lá? E num curto prazo? Agora veja a suas atividades diárias; elas vão lhe levar a essa sua visão de vida? Visto de outra forma, você perde tempo que o que não significativo?
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