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Simplifique sua vida: monitore seu tempo

Esse é mais um texto da série “Simplifique sua vida”, na qual eu
narro minha jornada para eliminar o máximo possível de complicações,
seguindo as ideias do Simple Living Manifesto de Leo Babauta.

Uma vez que você já definiu suas prioridades e seus
compromissos, é hora de comparar a sua realidade aos seus objetivos.

Nosso cotidiano é uma infinidade de tempo perdido: trânsito, filas,
consultórios. Além disso, perdemos muito tempo fazendo coisas de que não
gostamos de forma ineficiente. Se você (como eu) odeia falar ao
telefone, vai naturalmente procrastinar na hora de fazer uma ligação:
vai misteriosamente demorar na hora de encontrar o número, vai
desistir no segundo toque alegando que ninguém atendeu…

Todos queremos gastar o mínimo de tempo possível fazendo coisas chatas e
o máximo fazendo aquilo que nos agrada. Para sobrar tempo para o que nos
interessa, é preciso então cortar o tempo que gastamos fazendo o que não
nos interessa. Mas por onde começar?

Nós na engenharia temos o hábito muito chato de querer medir, ou pelo
menos estimar, as coisas. É esse hábito que nos permite fazer nosso
trabalho. Como alguém pode projetar uma ponte sem saber qual o peso que
ela deve suportar? Como alguém pode criar algum meio de aumentar a
eficiência de um sistema sem saber a eficiência atual? Como alguém pode
projetar um sistema de refrigeração sem saber em qual temperatura o
sistema vai trabalhar? É preciso ter valores para algumas grandezas e
tomar decisões com base neles.

Portanto, se você quer eliminar o supérfluo, as atividades que estão
complicando sua vida, é preciso primeiro avaliar como você gasta seu
tempo e identificar os pontos problemáticos. Você talvez ache que gasta
tempo demais no trânsito, e então usa um caminho alternativo. Mesmo
assim você continua chegando atrasado. Então você mantém um registro dos
seus dias e descobre que demora duas horas para sair de casa de manhã. O
gargalo não é o deslocamento, mas o tempo que você demora no banho.

Em ação

Por um a três dias, mantenha uma folha de papel por perto (ou algum
aplicativo) e relate suas atividades: acordar, tomar café, tomar banho,
sair de casa, chegar no trabalho, responder emails, fazer o seu
trabalho, chegar em casa, fazer faxina, lavar a louça, assistir TV,
dormir.

Identifique as atividades nas quais você demora mais e veja se essa
situação está de acordo com os seus objetivos.

Preparação

Essas primeiras três etapas (identificar prioridades,
assumir compromissos e monitorar seu tempo) são as
etapas de preparação para nossa jornada rumo à simplificação. Agora você
já conhece as suas prioridades e como sua vida está em relação a elas.
Já sabe o que quer manter e o que quer simplificar. É hora de partir
para a ação.

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Simplifique sua vida: compromissos

Esse é mais um texto da série “Simplifique sua vida”, na qual eu
narro minha jornada para eliminar o máximo possível de complicações,
seguindo as ideias do Simple Living Manifesto de Leo Babauta.

Uma vez que você definiu as suas prioridades, é hora de identificar
seus compromissos.

Continuando no exemplo do texto anterior, você decidiu
que fotografia é uma prioridade. O que você precisa fazer, então, para
manter esse hobby? Precisa conservar suas lentes, aprender a usar um
programa de edição, manter a sua coleção organizada…

Pode parecer estranho ter compromissos em algo que deveria ser
simplesmente prazeroso. É uma questão de organização: você sabe que
gosta de sair e tirar fotos, mas para isso é preciso ter as suas lentes
em ordem quando precisar delas. Para aproveitar as partes boas, você
precisa cuidar de alguns detalhes pequenos.

Esse exercício é ótimo para identificar perdas de tempo, principalmente
no seu trabalho. Você sabe que tem o compromisso de escrever relatórios
periódicos, e eles contêm diagramas e gráficos, mas eles não são
responsabilidade sua. Você apenas tem de escrever o relatório (de forma
decente). Então, você conversa com algum desenhista ou projetista da sua
empresa, que esteja na mesma equipe que você, e delega essa tarefa para
ele. O tempo que você gastaria fazendo todos aqueles desenhos, coisa que
você odeia, é gasto buscando mais informações sobre o tema do seu
documento, por exemplo. Mas isso só pôde acontecer quando você
percebeu que tem o compromisso de escrever e não o de desenhar. O seu
chefe não se importa que outra pessoa, mais capacitada, faça esses
desenhos, mas quer que você escreva o documento para poder explicar para
ele depois.

Também funciona para tarefas domésticas. Talvez você more com alguém que
goste de tarefas mais administrativas, como fazer compras, pagar as
contas etc. Você odeia ir ao supermercado, mas não se importa em ligar
uma música e fazer uma faxina geral. Então, vocês conversam, e você
assume o compromisso de manter a casa limpa enquanto seu colega cuida
das compras e das contas. Ir ao banco era algo supérfluo para você, e
você pode usar esse tempo para outras coisas.

Novamente, você só pôde fazer isso porque parou e pensou.

Em ação

Para todas as atividades correntes na sua vida, faça uma lista dos seus
compromissos. Se sua família é uma proridade, o que você precisa fazer
para melhorar sua relação com ela?

É importante que você reconheça que você deve dar atenção às suas
prioridades, mas não deve se esquecer das outras coisas. No meu caso,
por exemplo, eu não vivo obcecado com dinheiro, mas sei que é preciso
dar atenção: fazer um orçamento mensal, anotar meus gastos, cuidar de
poupança e investimentos etc. O objetivo, naturalmente, é gastar o
mínimo de tempo nisso.

E, não custa lembrar, comprometa-se com o mínimo de coisas. Isso é uma
jornada para simplificação..

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Simplifique sua vida: prioridades

Esse é mais um texto da série “Simplifique sua vida”, na qual eu
narro minha jornada para eliminar o máximo possível de complicações,
seguindo as ideias do Simple Living Manifesto de Leo Babauta.

No primeiro texto da série, eu escrevi que, apesar de ter poucos
compromissos e responsabilidade, eu sinto como a minha vida fosse muito
complicada, o que é um reflexo da maneira errada como conduzimos nossa
vida. Ao menor descuido nosso, o excesso de coisas materiais, tarefas e
informação nos dominam.

Simplificar é eliminar o excesso. É simples: temos uma quantidade finita
de horas por dia e anos de vida. Moramos em casas e apartamentos
finitos. Ganhamos um salário finito (embora alguns jurem que seu salário
seja infinitesimal. Piada de engenheiro). Não podemos ter tudo nem fazer
tudo. Temos que ter prioridades, e esse é o primeiro item do
manifesto.

Certo, você quer eliminar excessos. Quer ter mais tempo para fazer o que
gosta. Então, precisa identificar o supérfluo.

Eu sei que essa etapa parece aquilo que acontece quando você começa a
estudar algum idioma. Você quer logo aprender o equivalente do verbo to
be e o professor insiste em lhe perguntar por que você quer estudar
aquilo. Como se você já soubesse!

Acredite em mim, sempre achei isso chato, mas nesse caso é necessário.
Vamos começar com um exemplo prático hipotético.

Suponha que você tenha alguns hobbies, digamos fotografia, música, e
corridas. Você se sente estressado porque não consegue dividir o tempo
entre seu trabalho, seus relacionamentos e essas atividades. Aí você
senta, pensa na vida, e descobre que seus relacionamentos são
importantes porque vocês fica rodeado de pessoas boas e que lhe amam.
Seu trabalho é importante, e quanto mais você se dedicar a produzir algo
de qualidade (o que não significa trabalhar mais horas), mais você será
valorizado financeiramente. As corridas que você faz são importantes
porque é o seu momento de desestresse, de superação, e está fazendo
muito bem para sua saúde. A fotografia é importante porque sempre lhe
dizem que você tem um olhar bom, tira retratos excelentes, e você
percebe que adora ler revistas, blogs e livros especializados. E a
música é importante porque… porque… E aí você percebe que ganhou uma
guitarra quando adolescente, você nunca conseguiu avançar nos estudos,
mas como ela está ali, no seu quarto, olhando para você, você se sente
mal por nunca tocar. De repente, você percebe que a música foi um hobby,
mas já passou. Você não arranja tempo para treinar porque você sente que
não vai adiantar, e percebe que quer voltar a tocar mais por obrigação
que por vontade, e que é melhor se dedicar a outras coisas.

Quando você admite para si que não se importa em largar a música, você
se sente libertado. Em vez de ficar com o pensamento de que precisa
treinar, você senta e lê aquele livro novo de fotografia que você
comprou. Em vez de sair e comprar cordas novas, já que você acha que tem
a obrigação, você sai para correr. Sem culpa.

Não quero discutir a minha lista de prioridades por achar que isso é
algo bem pessoal, mas posso dizer que essa parte da música é verdade
para mim. Sem pensar explicitamente nisso, eu percebi que, por mais que
tocar violão seja legal, não é uma prioridade para mim. Eu prefiro sair
com minha namorada, ou com meus amigos, ou ir em uma festa de família
que ficar treinando. Prefiro escrever que ficar aprendendo uma nova
música.

Também percebi, por exemplo, que ler livros é uma absoluta prioridade
para mim, enquanto que ficar vendo TV indefinidamente não é. E isso está
me ajudando a romper o hábito de ligar a televisão à noite,
substituindo-o por um livro (especialmente ficção, que anda meio
negligenciada por mim).

Em ação

Aqui está o que você precisa fazer: sente-se com um caderno ou com algum
app no seu dispositivo de escolha (eu usei o Day One, já que ele é
meu repositório de textos pessoais como esse), e faça uma lista das 5
coisas mais importantes na sua vida.

Não tente mentir para si mesmo. Identifique o que lhe faz feliz ou
acrescenta algo.

Importante: isso não é uma lista de sonhos. O seu trabalho, mesmo que
não seja a maior fonte de felicidade, provavelmente é importante, já que
ele lhe permite fazer tudo o mais. Aliás, se ao fazer esse exercício
você descobrir que não consegue listar aquela atividade na qual você a
passa a maior parte do seu dia entre as cinco coisas mais importantes,
talvez seja hora de procurar alternativas.

Se você eliminar o supérfluo, o que fica?

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Begin

Ben Brooks:

The bookkeeper at my company used to (she is now retired) have this
routine — it was something like this:

  • Sit down at her desk with coffee in hand.
  • Grab a stack of recycled paper bits that are about 2/3 the size of
    a full page of paper — all unlined — held together with a binder
    clip.
  • With her half-chewed Bic in hand she would then proceed to write
    down her todos for the day.

Quando você mergulha no mundo da produtividade, é fácil se enrolar no
mar de apps que prometem fazer suas tarefas por você. Brooks ajudou a
produzir um app que tenta simplificar ao máximo o gerenciamento de
pendências – ou você seleciona algo para fazer hoje, ou deixa para
amanhã.

Eu não estou interessado em testar mais um app, mas sempre gosto
quando alguém diz que é a tecnologia que deve nos servir, e não o
contrário.

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Simplifique sua vida: Introdução

Eu tenho uma vida razoavelmente simples. Moro com minha família, faço
mestrado em engenharia, tenho uma vida social razoável, dirijo um carro
simples (embora não goste de dirigir), gosto de ler e de manter este
blog. Não tenho emprego, não preciso sustentar uma casa, tenho poucos
compromissos e quase nenhuma responsabilidade.

Ainda assim, eu me sinto como se minha vida fosse complicada. Meu quarto
frequentemente está bagunçado. Muitas vezes tenho dificuldades de
gerenciar minhas tarefas no mestrado. Quando quero encontrar uma
informação (mesmo algo banal como o nome de um livro que vi e quero
comprar agora), nem sempre sei onde procurar. Perco muito tempo nas
redes sociais. Parece que minha lista de textos no meu leitor RSS não
termina nunca. Compro presentes em cima da hora. Quando tenho algum
compromisso, chego mais atrasado do que gostaria. Demoro muito tempo
entre acordar e sair de casa, pela manhã. De noite, quando sinto que
poderia fazer algo de bom (como escrever algo para este blog), parece
que o tempo voa. Não me sinto informado sobre o Brasil e o mundo.

É claro que muito disso é minha falta de organização, mas meu ponto aqui
é outro. Viver é complicado (e de novo, eu enfatizo que sei que minha
vida é muito menos complicada que a da maioria das pessoas). O excesso
de informação e de coisas para fazer, mesmo as mais mundanas, nos
sobrecarrega e nos tira tempo para fazer o que de fato gostamos ou
precisamos fazer. Por que perco tempo no Twitter e no Facebook em vez de
escrever? Por que, quando estou com minha namorada, fico preocupado com
meu mestrado? Por que fico passivamente lendo textos de blogs em vez de
avançar na minha lista de livros? Por que “não sei onde está aquele
documento” é mais frequente que “claro, está aqui comigo”? Por que
sempre tenho de procurar a mesma informação, em vez de ter um sistema
que organize isso de maneira eficiente? Por que os dias parece que não
rendem?

A matemática é simples: os dias duram 24 horas, em média. Para você ter
tempo de fazer o que quer, precisa eliminar tarefas. De maneira
semelhante, a nossa atenção, a nossa força de vontade, a nossa
concentração são recursos limitados. Para nos concentrarmos naquilo
que interessa, precisamos livrar a nossa cabeça de coisas supérfluas.

Precisamos simplificar nossa vida.

Minimalismo

Não consigo me lembrar de como cheguei ao Zen Habits, o blog sobre
simplicidade e minimalismo. Leo Babauta escreve bem e sobre coisas
relevantes: como simplificar, como ter tempo para as coisas que
importam, como cultivar hábitos bons. Falei há pouco de ter cuidado com
blogs, mas esse vale a pena.

Leo não é um grande teórico. É alguém que tinha seu emprego, sua
família, seus compromissos, e percebeu que sua vida não andava nos
trilhos: acima do peso, fumante, com dívidas, insatisfeito no emprego.
Resolveu mudar, simplificando sua vida ao máximo, e documentar o
processo em um blog. Leo não tenta nos ensinar de maneira autoritária:
ele relata suas experiências e nos propõe uma reflexão. O seu tom casual
com uma escrita simples e correta chamam a atenção.

O blog todo é cheio de textos muitos bons. Tem um, porém que é
imbatível: Simple Living Manifesto, um manifesto de 72 ideias para
simplificar sua vida. À medida que eu lia as ideias, percebi que podia
simplificar muito da minha vida. E percebi que essa lista não é mágica,
é apenas uma seleção de itens que tendem a nos tirar a atenção.

Resolvi tentar, e usar FabioFortkamp.com como canal de relatos.

Anunciando a primeira série de FabioFortkamp.com

A série Simplifique sua vida trará meu relato das tentativas de
simplificar a minha vida, baseado no manifesto de Babauta. Não vou
pegar os itens um a um e copiar aqui. Em vez disso, vou pegar as ideias
principais de Leo, agrupá-las segundo o meu raciocínio, contar a minha
implementação e relatar minhas experiências.

Recomendo ao leitor que leia o texto original (ou a versão
simplificada, produzida pelo autor depois de críticas a uma lista
“minimalista” de 72 itens).

Aproveita para enfatizar que meus próximos textos não serão apenas sobre
isso. Gosto de tratar de temas variados neste blog.

Vamos simplificar.

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Resenhas de apps

Day One: benefícios de manter um diário

Se eu fosse fazer uma resenha tipicamente Apple, eu diria que Day
One é um app elegante, com um design minimalista, com cada pixel
muito bem pensado. Um app muito cool, portanto.

Interface Mac Day One

Agora ao que realmente é importante: Day One é um pequeno programa que
teve um grande impacto na minha vida, por ser um grande facilitador à
escrita pessoal. Claro, um app bonito é agradável, mas é a experiência
de uso que importa.

O melhor ouvinte do mundo

Pela sua descrição, Day One é um journaling app – um app para escrever
um diário, em resumo. É um editor de texto básico, com suporte a
Markdown, mas onde você armazena seus textos num calendário e não em
pastas (como num editor comum).

A minha entrada é de 1 de janeiro de 2013, o que leva o leitor à correta
conclusão de que manter um diário era uma resolução de ano novo. Eu
achava que ia manter minha memória, que ia ler esses relatos daqui a dez
ou vinte anos, e suspirar para meus filhos “those were the times…”.
Claro, isso depois de muitas noites registrando o dia, por muitos anos.

Por curiosidade, olhe como foi essa primeira entrada:

Primeira entrada no Day One

(Sim, eu escrevi em inglês, não me pergunte por quê).

Eu logo percebi que isso é tolice. Os momentos são valiosos no instante
em que acontecem. É por isso que não vejo sentido em pessoas que filmam
e fotografam shows (e protestos). Em vez de aproveitar o que está
acontecendo, naquele instante, elas querem guardar para o futuro. Não
seria mais fácil se preocupar com o agora?

Um diário é um ouvinte – o melhor do mundo, provavelmente. Você deve ter
uma conversa com seu diário. E um ouvinte real está pouco interessado no
que você fez no dia. Ele quer saber suas opiniões e seus pensamentos.
Ele não quer ouvir “fui numa festa muito legal”; ele quer saber o que
fez a festa ficar tão boa. Ele também quer saber daquela frase que você
ouviu que chamou a atenção. Ou daquele livro que você adorou.

Um diário é uma maneira de você organizar seu cérebro. E o melhor: você
pode escrever o que você quiser. Shawn Blanc (autor de um excelente
blog sobre tecnologia que você provavelmente deveria ler) disse
bem:

As a writer, I believe journaling on a regular basis is critical. It’s
writing that will never be judged. It’s writing that doesn’t require
an editor. It’s the only place where I am completely free to write for
my truly ideal reader: a future me. I have my own inside jokes, my own
running story arc, my own shorthand. I love the freedom to write
whatever I want, however I want, with no need to make it tidy or clear
or concise. And I have no doubt that it makes me a better professional
writer.

Alguma dúvida de que FabioFortkamp.com me fez ficar ciente da
importância do diário?

Como tirar melhor proveito do Day One

A minha regra de uso é: se está na minha cabeça, e se não é algo
estritamente técnico (relacionado ao meu mestrado, ou à configuração
deste blog, por exemplo), vai parar no Day One. Eu pego o iPhone e
começo a digitar (ou, melhor ainda, uso o excelente Drafts). Ou, no
Mac, ativo a entrada rápida (um atalho de teclado e o programa abre uma
pequena tela pronta para receber seu texto).

(Repare que isso é bastante ligado ao princípio de ter “a mente como
água”, fundamental na produtividade pessoal, conforme já escrevi.)

Por exemplo, esses dias, depois de levar meu carro à revisão, e ter de
escutar o vendedor me oferecer mil serviços provavelmente inúteis, um
pensamento me surgiu:

Entrada rápida do Day One no Mac

Simples. Na hora em que o pensamento me ocorreu eu já digitei.

No iOS, se você quiser digitar no próprio app você tem uma tela bastante
simples:

Entrada no Day One do iOS

Como falei no início, o aplicativo é realmente muito bem desenhado, mas
isso só reforça a facilidade que é escrever. Num app de diário, como
esse, o usuário deve ser capaz de registrar algo rapidamente.

O Day One, assim, se tornou um repositório de muitas ideias e
pensamentos. Por exemplo, há alguns dias falei da busca por nossa
identidade. Antes de escrever aquele texto, eu quis fazer um
brainstorming de todos os interesses meus. Quer ver?

Brainstorming de ideias no Day One

Ou quando eu pensei muito sobre o foco de FabioFortkamp.com:

Foco de FabioFortkamp.com no Day One

Day One é também uma excelente maneira de passar a raiva. Quando algo
desagradável acontece, eu imediatamente explodo para o app. Descarrego
mesmo, com xingamentos e tudo. Muito melhor que fazer isso com uma
pessoa, o leitor há de concordar comigo.

Mais features

Agora, para mais alguns detalhes técninos do app (que são apenas
detalhes). Por exemplo, embora eu não use muito, por preferir texto, o
Day One tem um bom suporte a fotos:

Foto de Ratones no Day One

Tem também suporte a geolocalização (incluindo integração com
Foursquare), o que faz com suas entradas fiquem com a localização
embutida. Inclusive, se você quer usar o Day One como um diário
tradicional, o aplicativo se transforma numa interface mais pessoal ao
Foursquare. Ao jantar, assistir um filme, passear etc você cria uma nota
no aplicativo e faz check-in automaticamente. Como falei, não é útil
para mim, mas consigo ver muita gente tirando proveito disso.

Há também suporte a tags, para organizar suas notas (por exemplo,
#jantares, #festas, #pensamentos). Eu uso poucas porque gosto de
manter as coisas simples, mas ajuda a fazer uma revisão dos seus textos.

Para mais informações

Como usual, Federico Viticci escreveu uma review muito mais
detalhada que o leitor deve conferir. E Tulio Jarocki lançou uma série
fantástica sobre o aplicativo, que me fez querer voltar a usar o app
(depois de ficar cansado de apenas relatar minhas experiências).

Day One está disponível para Mac (e ganhou o prêmio de App of the Year
2012) e iOS (e está de graça por tempo limitado para comemorar os 5
anos da App Store).

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Resenhas de livros

Resenha: A Arte de Fazer Acontecer

Se eu fizer uma lista dos 5 livros mais importantes que já li, eu teria
um bocado de trabalho escolhendo 4 deles. A Arte de Fazer Acontecer,
de David Allen, teria de estar lá.

Eu li esse livro na edição portuguesa (lançada com o título de Fazer
Bem as Coisas, na época em que eu morava em Portgual, mas linkei
para a edição brasileira para o leitor ter mais fácil acesso e porque
acredito que a mensagem é independente da linguagem.

O livro de David Allen é conhecido no mundo todo por ter introduzido o
método GTD, ou Getting Things Done (por isso é fácil ver a obra ser
chamada de GTD book ou algo assim), provavelmente o mais famoso método
de produtividade pessoal. Este não é um post sobre GTD, e sim sobre
o livro, mas vou tentar introduzir o leitor no assunto.

A filosofia GTD

Allen começa o livro introduzindo o leitor ao conceito fundamental do
método: a nossa mente é feita para executar tarefas, e não para
guardar informação, e precisamos gerenciá-la para garantir isso.

Para o autor, o gerenciamento do tempo não existe, pois todos temos 24
horas por dia. Não podemos fazer 5 minutos durarem mais que isso.
Podemos, sim, controlar a nossa atenção, o nosso foco, as nossas
prioridades.

Nossas vidas contêm muitas áreas de interesse. Se você está sentado para
escrever um relatório pensando nas compras de Natal, você está perdendo
tempo. Você não está terminando seu relatório e nem comprando os
presentes. A preocupação está consumindo sua energia.

Ao longo da primeira parte, o autor escreve a toda hora sobre a
importância de ter a “mente como água”, de “gerenciar a informação”, de
ter a “mente sob controle”. Seu estilo é bastante claro, direto, e sua
ênfase nos pontos cruciais ajuda a guiar o leitor. Allen também
demonstra gosto por citações motivacionais que pouco acrescentam à
mensagem do livro, mas servem como ilustração (com algumas exceções de
mensagens realmente boas, como a frase de Horácio “Governe a sua mente
ou ela o governará” ou o provérbio grego “O início é a metade de todas
as ações”).

A mente é ruim para armazenar e acessar informação; o autor inclusive
usa um exemplo interessante. Se a sua mente tratasse informação de
maneira verdadeiramente inteligente, você automaticamente lembraria de
tudo que tem de comprar cada vez que entrasse numa loja. Ou então pense
no seguinte (exemplo meu): já notou o esforço que você tem de fazer para
lembrar do nome de um livro? A sua mente não propicia um mecanismo de
acesso. Numa analogia muito interessante, Allen compara o cérebro à
memória RAM: de curta capacidade, ótimo para memórias recentes e
aleatórias. Seu cérebro não é um disco rígido (ou um SSD, num exemplo
mais atual).

O grande problema é que, quando você usa a mente para isso (armazenar
informação), você tende a ter a necessidade de executar suas tarefas no
momento em que elas chegam à sua cabeça. Você está concentrado em algum
projeto quando um colega chega e pede um documento. Você pára tudo que
está fazendo e busca o documento. Quando volta ao projeto, já perdeu
toda a linha de raciocínio. E esse tipo de situação ocorre dezenas de
vezes por dia.

Você precisa de um sistema.

O método GTD

Depois de explicar e ilustrar os conceitos fundamentais (controle,
gerenciamento de informação, ansiedade, preocupações), Allen expõe o seu
método. É a sua solução ao problema do gerenciamento da mente.
Basicamente, o princípio é separar a ação da organização.

Quando você está fazendo algo, seja relacionado ao seu trabalho (como
preparar uma apresentação) ou à sua vida pessoal (como montar um
armário), você se concentra nisso. Quando chega uma interrupção, você
não pára e parte para outra atividade. Você anota a pendência numa
caixa de entrada e continua o seu trabalho.

Ao longo de um dia, você vai acumular muitas pendências – resultados de
interrupções, lembranças que vieram à sua mente, emails, pedidos do
chefe, telefonemas. Então, periodicamente (sem interromper seu
trabalho), você separa um tempo para organizar essa informação. Eventos
com horas marcadas vão para o calendário. Ideias e tarefas que não podem
ser realizadas agora vão para uma lista apropriada (por exemplo, você
mantém uma lista dos idiomas que quer aprender). E coisas mais imediatas
são divididas em subtarefas, com ênfase na próxima ação que você tem
de executar. “Comprar um presente” é algo bastante genérico; “pesquisar
o preço daquele livro” é algo mais simples e que pode ser feito em
poucos minutos, e que ajuda na tarefa da compra do livro.

Quando você estabele uma rotina de organização (por exemplo, todo dia,
após o trabalho, você organiza todas as suas pendências), você cria um
sistema de confiança. No exemplo anterior, ao receber o pedido de um
documento do seu colega, você não pára para procurar o documento; você
toma 5 segundos para simplesmente anotar esse pedido. Na sua revisão,
você adiciona esse pedido à lista de tarefas. Na próxima ocasião em que
você estiver concentrado nas suas tarefas, esse pedido acabará sendo
executado.

A lista de próximas ações ajuda também a livrar a mente da tarefa de
decidir. No seu horário de trabalho, você se dedica simplesmente a
fazer; você não perde tempo pensando o que deveria fazer porque está
tudo numa lista que você está seguindo. Lembre-se: você não deve gastar
seu tempo e sua concentração se organizando. Você deve separar um
pequeno tempo para manter o seu sistema, de maneira a usar a maior parte
do seu dia para produzir.

Como falei, não quero descrever o sistema GTD em detalhes porque isso
seria prestar um desserviço ao livro. Meu objetivo é incentivar o leitor
a lê-lo. O que posso adiantar é que o método descreve muitos outros
aspectos, por exemplo:

  • Como organizar seus projetos (e a definição de projeto do autor é
    muito interessante)
  • Como gerenciar tarefas que precisam ser delegadas a outros
  • Como separar tarefas imediatas (“Ligar e marcar revisão do carro”) e
    futuras (“aprender francês”)

Outro ponto muito positivo de A Arte de Fazer Acontecer é que ele
salienta o tempo todo que não existe a ferramenta universal para aplicar
o método; cada pessoa deve achar a que melhor se adapta ao seu estilo.
Você pode manter as suas listas num caderno simples ou num aplicativo
altamente sofisticado; pouco importa. E não vou nem dizer qual sistema
eu uso nesse texto para me manter fiel a essa postura do livro. Num
futuro post talvez eu explique o meu sistema.

O autor é bastante didático, abusa de exemplos (e a sua alternância
entre casos profissionais e pessoais ajuda muito) e usa muitos diagramas
explicativos. Não é difícil entender porque esse livro se tornou um
sucesso.

Como esse livro me ajudou

Eu tenho uma atividade “profissional” principal, que é meu mestrado em
engenharia. Tenho projetos pessoais: esse blog, um romance que estou
escrevendo (!), coisas que quero aprender. E tenho tarefas regulares:
comprar presentes, gerenciar minhas finanças, cuidar do carro. Tarefas
mundanas mas que precisam ser feitas.

Eu não vivo para isso, e acredito que ninguém o faça. As melhores coisas
da vida são os momentos em que estamos em companhia das pessoas
importantes ou em que estamos fazendo coisas que nos dão prazer:
caminhando na praia, lendo um bom livro, rindo de um filme.

Ser organizado, e ter um sistema como o GTD como guia, permite-me
aproveitar esses momentos. Durante a semana, eu sigo a minha lista de
tarefas e avanço nos meus projetos, e, a cada dia, eu tomo um tempo para
me organizar. “Tudo bem, hoje terminei o relatório; o que preciso fazer
amanhã?”. “Sempre quis começar um blog; vou dedicar um tempo essa semana
para pesquisar opções de hospedagem”. “Meus exames chegaram; deixe eu
anotar o telefone do médico para marcar o retorno.”. A ênfase do livro
de anotar tudo mudou completamente meus conceitos de organização.

Eu posso passar o fim de semana todo fazendo o que gosto porque sei que,
quando a segunda-chegar, a minha lista de próximas ações vai estar
atualizada, meu calendário vai estar configurado e meus projetos vão
estar encaminhados. O meu sistema de confiança está funcional. Todas as
minhas pendências estão em algum lugar, livrando a minha mente.

E isso é a melhor parte de ser produtivo.

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Artigos

O Primeiro Rascunho

Ernest Hemingway:

O primeiro rascunho de qualquer coisa é uma merda.

É difícil haver uma frase que tenha causado tanto impacto na minha vida
profissional e que seja tão verdadeira.

O perigo de escrever e editar ao mesmo tempo

Na escola, as professoras de Redação (perdão, Produção Textual), sempre
advertiram: “faça um rascunho, e só depois passe a limpo”. Eu, bom aluno
(leia: puxa-saco) que sempre fui, seguia religiosamente esse conselho.
Fazia o rascunho (a lápis) e depois passava a caneta. E o processo,
embora funcionasse, parecia ineficiente. Na minha cabeça, eu demorava
tanto tempo que, quando eu terminava o rascunho, o texto já estava bom.
Parecia que eu poderia ter escrito o texto todo a caneta. O que havia de
errado?

Simples: o meu rascunho era muito bom.

Eu escrevia um parágrafo e editava. Parava, achava que ficava ruim, e
melhorava, e passava para o próximo. Voltava e mudava um trecho. Assim
por diante. Claro, no final, o texto já estava pronto. Passar a caneta
era só perda de tempo.

Isso é altamente ineficiente. Um rascunho é um rascunho, não é para ser
editado antes de ficar pronto. Muito melhor seria escrever o texto todo,
em uma só vez. Quando eu tivesse uma noção do que o texto final seria,
ficaria muito mais fácil consertar alguns trechos. Hoje em dia, eu
realmente faço rascunhos (mas não mais a mão). A primeira versão dos
textos de FabioFortkamp.com são deprimentes (não que as versões
finais sejam muito boas). Quando eu vejo uma tela em branco, é uma
oportunidade para descarregar completamente minhas ideias. “Parar e
pensar” é algo que não me permito.

Num dia desses, por exemplo, eu sentei e escrevi um capítulo da minha
Dissertação. Um capítulo inteirinho, enquanto esperava uma simulação ser
completada (se você acha que seu computador é lento ao visualizar aquele
PowerPoint, experimente trabalhar com solução de equações diferenciais
acopladas). “Uau, Fábio. Se a sua dissertação deve ter em torno de 5
capítulos, como usual, quer dizer que você escreveu 20% da sua
Dissertação em uma manhã? Qual o seu segredo?”

O meu segredo é que esse capítulo está uma merda. Não é a versão final,
que vai ser defendida. Se eu mostrar isso para o meu orientador, ele vai
rir de mim. É um rascunho. Tem erros de português, erros de gramática,
frases mal construídas, referências não conferidas. Mas ele está ali. Eu
agora tenho claro o que eu preciso escrever, sei das coisa que preciso
abordar. Depois ele vai ser reescrito. E aí é que está a mágica: o tempo
de fazer um rascunho rápido, mais o tempo de reescrita, é menor que eu
tempo de escrever e apagar parágrafo por parágrafo (já que não há tantas
interrupções). Além de que o texto final fica muito melhor.

Essa ideia pode ser extendida a muitos aspectos da nossa vida. É um
conceito bastante comum e que chamo de desenvolvimento iterativo (não
confundir com interativo).

Estimar e refinar

A melhor definição de iteração vem de um (excelente) professor meu:

Um problema iterativo é aquele cuja solução depende da solução.

Esse conceito é bastante comum na computação e na matemática. Por
exemplo, se você quer achar a solução de x = cos(a), onde a é
conhecido, é fácil. Você sabe a, calcula o cosseno e diz que x é
esse valor. E qual a solução de x = cos(x)? Qual o número que é igual
ao seu cosseno?

Como não existe solução algébrica (não existe nenhuma “fórmula”
fechada), nós usamos um procedimento iterativo. Você começa com um
resposta errada; você sabe que tem de ser entre 0 e 1 (pela definição de
cosseno). Suponha então que seja 0,5, o ponto médio. O cosseno de 0,5 é
0,877583. Esses valores são diferentes, então 0,5 não é igual ao seu
cosseno. Você tenta de novo, usando o novo valor (0,877583) como
estimativa. O cosseno disso é 0,639012, portanto esse novo número também
não é igual ao seu cosseno. Você tenta com o resultado mais recente,
cujo cosseno é 0,802685. E assim por diante, até chegar a 0,739085, cujo
cosseno é… 0,739085. Resolvido.

Essa técnica de estimar e refinar é extremamente usada nas ciências
exatas (embora existam muitas maneiras de refinar um resultado, e a que
eu mostrei não é a mais eficiente), e é a única maneira de resolver
muitos problemas (pelo menos com o nosso conhecimento matemático atual).
Muitas vezes é a maneira mais fácil (lembrando que todos esses cálculos
são resolvidos por um computador em um tempo menor que o que você leva
para dizer “não entendi nada”).

Na nossa analogia literária, você só pode escrever um texto bom ao menos
que saiba o que quer dizer. Mas para saber o que dizer, você tem de ter
escrito alguma coisa (a não ser que seja um gênio que tem o texto
pronto na cabeça). Assim, você começa com uma versão preliminar, e vai
refinando. É muito mais fácil que escrever algo notável do zero.

Vale para qualquer trabalho criativo – e sim, matemática é uma área que
demanda criatividade.

Um outro exemplo pessoal: o meu tema de Mestrado envolve alguns cálculos
termodinâmicos não muito simples. A equação de estado é complicada, o
sistema está sempre em movimento, existe transferência de energia e
massa e mudança de fase. E o meu primeiro cálculo ignorou quase todas
essas complexidades. Os gases são ideais, a temperatura é constante, o
sistema está parado. Consigo calcular o que me interessa? Consigo. E se
calcular a temperatura (usando uma equação apropriada), em vez de
considerar constante, consigo? Consigo, porque os erros da primeira
parte foram todos corrigidos. E se usar uma equação de estado melhor? E
se considerar a velocidade? E se…

A cada refinamento, a cada iteração, o meu trabalho está melhor porque
eu já eliminei todos os defeitos da versão simplificada. Se eu tivesse
começado com o problema completo, no primeiro erro de cálculo eu não
saberia nem onde procurar o erro.

Eu não tenho experiência com isso, mas consigo imaginar que todo
arquiteto começa uma casa como um quadrado com uma porta. Um músico
começa o novo hit com dó-re-mi. Um advogado começa o seu documento com
“Querido juiz, meu cliente é inocente.”. E por aí vai. O importante é
ter uma primeira versão, um primero rascunho.

O leitor não concorda?

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Fale-me mais de você

— Fábio, deixa eu te apresentar o Fulano, acho que vocês podem ser bons
amigos.

— Olá, tudo bem? Eu sou o Fábio.

— Prazer, Fábio, eu sou o Fulano. Fale-me mais de você.

Se eu fosse “normal” como a grande parte da população, eu poderia
responder:

— Eu sou engenheiro mecânico.

Ou então, de maneira um pouco mais realista:

— Eu sou estudante de mestrado.

Uma vez, li em algum lugar (e infelizmente vai ser impossível achar a
fonte) que definir quem você é pela sua profissão é querer se
rebaixar. Sim, eu tenho um diploma de engenharia, e sim, eu faço
Mestrado e um dia (espero) ser Mestre em Engenharia. Mas isso não me
define, e nem é o que eu faço da vida. Eu não sou “Fábio,
engenheiro”. Eu sou “Fábio, aquele cara que… E ah! Além de tudo tenho
um diploma de engenheiro”. É apenas uma das minhas atividades atuais.
Daqui a alguns anos, quando eu não for mais estudante, como vou me
explicar? Vou ter de mudar de história? No momento em que eu receber o
diploma de Mestre vou mudar completamente? Vou de “Fábio, estudante”
para “Fábio, desempregado”?

Não sei explicar por quê, mas, ultimamente, ando eu mesmo me fazendo
essa pergunta. Eu estou fazendo mestrado em engenharia. Tenho uma
namorada, tenho amigos, tenho uma família.

E além disso, quem sou eu?.

Quando eu morrer, como as pessoas vão se lembrar de mim? Se for como
“Fábio, engenheiro”, observe quão pequeno foi meu impacto na vida das
pessoas.

Imagine o seguinte: você está com a vida social perfeita. Casou-se com a
pessoa amada, tem filhos maravilhosos, a família vem visitar sempre, os
amigos estão por perto. Aos 20 anos, você ganhou na loteria, ou herdou
um bom dinheiro, fez investimentos certeiros, algo do tipo. Ou seja,
você não precisa se preocupar em ter um emprego. O que você faz?

Você quer passar os dias vendo novela?

Ou vai se dedicar a uma caridade?

Ou vai realizar um sonho?

(Por falar nisso, qual o seu sonho mesmo?)

Ou vai comemorar de poder oficialmente matar o dia no Facebook?

Ou vai viajar até morrer?

Ou vai abrir um restaurante?

Ou vai escrever um livro?

Pense nisso. O que você realmente gosta de fazer? O que lhe define? Qual
o assunto sobre o qual as pessoas conversam e automaticamente lembram de
você? Algo do tipo “vi um filme e lembrei do João porque ele sempre
conversa sobre isso”.

Eu? Sinceramente não sei.

O que eu sei é que, sem isso, de nada adianta discutirmos muitos
assuntos que já apareceram por aqui. Sim, já falei da necessidade de
estudar produtividade; mas estudar produtividade para alcançar o
quê? É necessário discutir o uso de um computador, para que ele nos
ajude a fazer o quê?

Vou continuar em busca da resposta a “quem sou eu?”.

Enquanto isso, fale-me mais de você.

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Como Usar um Computador

Alex Payne publicou em 2008 um texto excelente sobre o que ele chama
de computing happiness, o que eu traduzo como “felicidade na
computação”. O título pode parecer estranho, já que o pensamento usual é
associar a felicidade a momentos em que estamos longe do computador:
lendo um livro, viajando com a pessoa amada, curtindo com os amigos,
passeando com a família. Concordo com tudo isso, mas, a partir do
momento em que admitimos que precisamos usar um computador, seja como
ferramenta de trabalho e seja como facilitador da nossa vida pessoal, é
melhor que o façamos de uma maneira que seja a mais agradável possível.
É quando “essa merda desse computador não para de travar” se torna menos
frequente que “esse programa é muito bom, como eu só descobri ele
agora?”. Você incorpora o uso mais consciente do computador (um
conceito que se tornou fundamental na minha filosofia de vida) na sua
rotina e fica alegre com isso. O que deveria ser um trabalho acabando se
tornando uma atividade que você faria normalmente, porque você descobriu
programas ou técnicas que facilitam muito a tarefa em mão. Imagino que
seja isso que ele quis dizer com happiness.

O texto é simples e curto mas, sem exagero, é um dos mais marcantes que
li. Desde que tive contato com ele (no começo desse ano), passei a
questionar cada vez mais o meu uso do computador. O que estou fazendo é
necessário? E se é, estou fazendo da melhor maneira possível?

Recomendo fortemente que você leia essa lista e reflita sobre o assunto.
Aqui, agrupei os itens nas suas principais ideias, e dou a minha opinião
sobre as mesmas.

Use o software e o hardware certos para cada tarefa, e não mais que isso

Essa é a ideia central do texto. Você não precisa de milhares de apps e
programas, e os que você precisa, você deve usar para a coisa certa. O
seu browser não é o seu sistema operacional; ele serve para acessar
páginas na Web e alguns web apps. Vejo muita gente com o Chrome ou o
Firefox com mil extensões, que prometem fazer tudo, e fico me
perguntando se essas pessoas sabem que existem outros programas, mais
apropriados para cada tarefa.

E tem aquele programa que é a peça de software que eu mais odeio no
mundo, e que você provavelmente adora, que é o Word. Se você tem de
escrever um documento composto apenas de texto, com formatação básica, e
poucas figuras (três é o limite para manter a sanidade mental), ótimo.
Se você tem de colocar figuras com legendas, referências bibliográficas,
equações, e fez isso no Word… eu sinto muito pelos meses da sua vida
que você perdeu reabrindo o Word depois de ele travar, para logo em
seguida ter de rearrumar todas as figuras e suas legendas.

Na mesma linha, você não precisa de um super computador para ver o
Facebook e escutar músicas. Atualmente, laptops já estão bem mais
poderosos e ainda tem o adicional da portabilidade. E como já falei,
não tente usar o seu smartphone para tudo, porque ele existe para
complementar o seu computador tradicional.

Você também não precisa de milhares de periféricos. Um monitor grande,
para ficar mais confortável, um bom conjunto de teclado e mouse, e um HD
para backups. Se for comprar algo diferente, pense bem se realmente
precisa (como aquele leitor de digitais que é super importante porque
você trabalha no meio de agentes secretos).

Use Mac no seu computador e Linux para servidores

Embora eu concorde, reconheço que é muito dependente do gosto pessoal.
Eu já usei Windows, já usei Linux (no desktop) e uso um Mac, e pela
minha experiência, essa é a ordem de usabilidade, do pior para o melhor.

Tenho certeza absoluta que a grande maioria das pessoas usa Windows por
comodismo. Foi o sistema que elas sempre usaram, já estava instalado
quando compraram o computador e o Office funciona (pirateado, com
certeza). É exatamente essa a estratégia da Microsoft, licenciar para um
grande número de fabricantes de hardware de maneira a dominar o mercado.
E essa é também a maior fonte de problemas: a grande diversificação
produziu computadores ruins, com configurações levemente acima das
mínimas e milhares de programas inúteis pré-instalados. Com isso o
sistema se torna pesado, trava, demora décadas para inicializar.

Já tive minha fase de experimentar com algumas distribuições Linux. É
ótimo: existe uma comunidade ativa de usuários, que adora resolver
problemas; existem uma infinidade de opções de sistemas e programas; e é
quase tudo de graça não porque as pessoas não querem pagar, mas
porque os programas são abertos e todos podem modificá-lo (o pagamento é
o tempo e a disposição de contribuir com o código do programa). Por que
eu não uso mais? Quando voltei para o Windows, estava precisando de
alguns programas específicos (estava no fim da faculdade). Agora, com
toda a sinceridade, tenho certeza que, se eu tiver a disposição, eu
migro do Mac para o Linux de novo. É só uma questão de me acostumar com
novos programas. Talvez eu faça isso.

O que me atrai no Mac? Eu comprei um porque queria testar. E o sistema é
rápido, quase não trava, e o hardware é otimizado para aquele software
(já que a Apple fabrica os dois componentes). Sem contar a opção de
excelentes aplicativos, num mercado de softwares muito vibrante. E
claro, ainda há a integração com iPhones e iPads.

No servidor, não há disputa. Tarefas que exigem grande volume de
configurações precisam da versatilidade de um sistema aberto como o
Linux.

Minha sugestão? Se você está satisfeito com o Windows, ótimo. Se não,
tente identificar os pontos que incomodam e teste os os outros sistemas.
Só assim você pode ter uma opinião formada.

Use softwares que você domina e, se necessário, pague para eles.

Como falei acima, se você tem de usar um software que não é livre (i.e.
um software fechado, que apenas os proprietários podem modificar), deve
pagar por ele (para ajudar a sustentá-lo).
Ao mesmo tempo, pagar por algo que você não conhece é arriscado. A
grande maioria dos softwares (pelo menos aqueles que vale a pena usar)
tem versões demo; use, teste, veja se ele vai acrescentar. O tempo de um
mês da maioria dos demos é suficiente. Se gostar, pague, já que ele vai
realmente acrescentar na sua vida. É melhor que uma calça que você tem
de decidir depois de provar num provador apertado, com o vendedor
dizendo que ela ficou ótima em você.

Quando você decidir comprar e usar o software, ótimo. Agora honre seu
tempo e domine-o. Não seja um analfabeto digital. Explore o máximo,
arrisque, pesquise, seja aquela pessoa para quem todos vão perguntar
“como eu faço isso nesse programa?”.

Use formatos abertos

Muitos programas guardam os dados num formato proprietário, que apenas
aquele programa consegue abrir. Evite isso. Depois, se aparecer alguma
alternativa melhor, você tem de continuar usando só porque todos os seus
arquivos estão naquele formato. É como fotos: elas estão em formatos
padronizados, .jpg, .png etc. Você usa então programas que modificam
esses formatos, ou que organizam as fotos de uma ou outra determinada
maneira. Quando você quiser trocar de programa, as fotos estão mantidas.

O formato mais simples possível é o texto puro, plain text do inglês.
É o que se cria em editores de texto (não processadores) como o Bloco de
Notas (no Windows), TextEdit (no Mac), Notepad++, TextMate, vim, Emacs,
Sublime Text, Byword (onde este texto está sendo escrito). Os programas
se diferenciam então pelo que eles podem fazer com o texto: reconhecer
linguagens de programação, executar comandos avançados de editar
múltiplas linhas, substituir múltiplas ocorrências de uma palavra por
outra, criar macros que transformam o texto (tornando maíscula todas as
iniciais, por exemplo), exportar para formatos de publicação como HTML
ou PDF. Mas por baixo disso está o confiável .txt. Se eu quiser trocar
de programa ou mesmo de computador o arquivo está lá, intacto.

Enquanto isso, você está usando o Word 97, e não consegue abrir aquele
maldito .docx que o seu colega lhe enviou.

Conclusões

Você não precisa seguir essas regras, como Alex diz. O que você precisa
é entender qual o seu uso do computador e se questionar se algo precisa
mudar. E então trabalhar para fazer o computador uma ferramenta, e não
um empecilho ao seu trabalho.