Como o trabalho raso pode ocupar todo o dia

Cal Newport estava certo.

As últimas semanas se provaram um dos períodos mais estressantes que já vivi. Como já falei aqui outras vezes, no próximo mês estou indo fazer Doutorado Sanduíche na Dinamarca, e isso vem com uma carga virtualmente infinita de tarefas administrativas: coletar documentação para visto, pesquisar passagens, procurar moradia. O problema é que, por mais que essas tarefas levem a um objetivo de carreira importante, elas são apenas exemplos de tarefas rasas — tarefas logísticas que não agregam valor.

Por favor, não pensem que quando falo “não agregam valor” esteja menosprezando a importância dessa experiência. O meu ponto é que é o trabalho que vai ser feito lá que importa, e o que é feito aqui é apenas burocracia necessária. Meu futuro profissional está muito ligado às publicações e networking que resultarem de lá, mas não tem relação nenhuma com a habilidade de conseguir bons horários de vôo ou de ter uma pasta com todos os documentos organizados. Além disso, há muita coisa do meu doutorado a ser feita aqui no Brasil que acaba deixada de lado por conta de todos essas pendências.

Digo que Newport estava certo por que percebi que o que ele fala é verdade: se deixarmos, o trabalho raso ocupa todo o nosso tempo. Sem perceber, eu passei dias e mais dias fazendo voltas e trocando emails com consulados e imobiliárias, e pouquíssimo tempo fazendo ciência, que é o que sou pago para fazer.

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Como consertar? Não posso voltar ao passado, mas posso deixar um alerta a mim e aos leitores: é preciso tomar muito cuidado com a organização de seus projetos e tarefas especialmente nos tempos mais caóticos. Por mais que haja muita coisa para fazer em relação à minha viagem, e que ela seja uma prioridade, ela não pode — e nem precisa — ocupar o dia inteiro. Logo eu, que escrevi sobre rotinas e canais de atenção, deixei que um canal eclipsasse os outros.

Olhando em retrospecto, acho que essa experiência serviu de teste a este meu sistema no Todoist. As milhares de coisas a fazer ficaram eclipsadas em um canal genérico “Organizar viagem para Dinamarca”, o que me dificultou a visualização das tarefas e prazos. Se eu soubesse exatamente o que precisava ser feito em relação à minha viagem a cada dia (por exemplo, se semana que vem é a entrevista do visto, então hoje tenho de ver isso, amanhã aquilo), poderia executar essas coisas de uma vez, cumprindo as minhas obrigações de prazo mais sensível, e então reservar algum tempo a um projeto de trabalho profundo.

Eu sei que os leitores já se surpreenderam que eu voltei a postar um texto aqui depois de dois meses. Mas não se surpreendam novamente se daqui a algum tempo (preferencialmente menor que dois meses) eu postar um sistema de tarefas bastante modificado.