Tag: produtividade

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O que eu aprendi em 2016

Um dos meus posts preferidos entre os recentes da Thais Godinho, que tem me inspirado nas últimas semanas a usar mais o diário para reflexões de final de ano (e pergunte à minha noiva, eu ando bastante reflexivo nesses dias). Esse texto também me faz traçar conexões com duas ideias:

  • Esse vídeo do CGP Grey em que ele dá a sua versão do segredo de uma vida bem-sucedida: incorporar revisões constantes e corrigir o que não está dando certo na sua vida
  • Um método de gestão que temos testado no nosso grupo de pesquisa, onde as nossas reuniões semanais e mensais são todas estruturadas em torno do que aprendemos em uma reunião e outra. A sua implementação tem tido alguns problemas, mas vamos passar por um treinamento formal em breve, depois do que pretendo escrever um pouco mais a respeito. O que eu posso atestar agora é que relatar o que se aprendeu tem tornado mais visível os avanços da nossa equipe.
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6 livros que moldaram a minha visão de produtividade

Surpresa: eu sou fascinado por produtividade. Eu invejo as pessoas que tiveram carreiras de sucesso e quero seguir os seus passos. O meu lado acadêmico me faz então sempre querer estudar mais do assunto, investigar o que determina que algumas pessoas tenham uma excelente vida profissional, equilibrada com a vida pessoal, enquanto outras ficam estagnadas.

Livros são uma parte fundamental desse processo. Eu sempre fui “a criança estranha que lê”, e depois me tornei o adulto estranho que lê — ao ponto em que acho que a melhor parte de ir à praia é poder ler um bom livro de frente para o mar (uma água de coco ou uma cerveja gelada certamente não atrapalham). As resenhas de livros que publico aqui reúnem alguns dos posts mais populares de FabioFortkamp.com e são os posts que mais gosto de escrever.

Nos últimos posts, tenho reunido as minhas observações sobre gerenciamento de tempo e estou tentando refinar alguns conceitos, até para eu mesmo entender qual a melhor maneira de eu trabalhar. Enquanto eu desenvolvo melhor os próximos textos, vou apresentar ao leitor os 6 livros que efetivamente moldaram a minha visão de produtividade e que servem de base para essa série de posts:

1. A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen

Provavelmente nenhuma lista de livros sobre produtividade que tenha sido publicada na útlima década deixa de incluir esta obra, que já foi tema de resenha. Embora eu venha adotando uma versão mais relaxada do método GTD (tema do livro), a obra de David Allen é essencial para sistematizar alguns conceitos que mudaram a minha organização: anotar o que vem a cabeça em algum lugar que você revise, manter listas de todas as coisas que você tem para fazer, dedicar um tempo todo semana para fazer uma revisão geral dos seus projetos etc.

2. Vida Organizada, de Thais Godinho

Livro que condensa muitos posts do blog de mesmo nome, que já linkei muitas vezes aqui. Como mencionei em outro post, a principal ideia que esse livro me apresentou foi uma decomposição de cima para baixo de produtividade: comece refletindo sobre o que você quer atingir no fim da vida, identifique quais são suas metas de médio prazo e termine determinando quais os projetos importantes você precisa fazer neste ano para atingir os seus objetivos de vida.

3. Workflow Mastery, de Kourosh Dini

O autor é um psiquiatra e portanto essa obra-prima contém muitas discussões sobre como a mente encara o ato de trabalhar. Apresentou-me muitos conceitos importantes que serão abordados mais para frente neste blog, como a importância de rotinas e de fluxos de trabalho, e é a fonte da ideia de sessões de trabalho, que abordei em outro post.

4. Creating Flow with Omnifocus (2nd edition), de Kourosh Dini

Este é na verdade um manual do software de gerenciamento de tarefas Omnifocus, que usei muito quando ainda usava um Mac. Entretanto, a segunda edição foi publicada depois de Workflow Mastery, e Kourosh Dini não perdeu a oportunidade de aprimorar os conceitos desse livro e, mais importante, mostrar como implementá-los na prática. Mesmo sem usar Omnifocus, consigo reproduzir muitos métodos no Todoist, e pretendo explicar como em breve.

5. So Good They Can’t Ignore You, de Cal Newport

O que determina a felicidade e o sucesso profissional não é quanto que você ganha (já que nunca estamos satisfeitos com o nosso salário), mas o grau de controle, criatividade e impacto que você tem enquanto exerce o seu trabalho. Como essas características são raras, você precisa se diferenciar e se tornar raro e valioso para conseguir as melhores condições de trabalho. Para mais detalhes, veja a minha resenha. Esse livro proporciona um belo contraste com A Arte de Fazer Acontecer (primeiro item dessa lista) e livros afins por sua ênfase mais no simples ato de se tornar muito bom e menos em hacks e técnicas de produtividade,

6. Deep Work, de Cal Newport

Ainda estou terminando de ler essa obra, mas já tenho colocado em prática alguns conceitos. Continuando a linha de raciocínio de So Good, nesse livro o Prof. Newport mergulha no que é necessário para que nos tornemos realmente bons no que fazemos, e defende que a atividade básica que desenvolve as habilidades profissionais é o trabalho profundo: focado, intenso, livre de distrações, por horas a fio. Mais: como a concetração parece se comportar como um músculo, é preciso exercitá-la mesmo nos horários fora de trabalho (Abrace o tédio é o título de um dos capítulos). Desnecessário dizer, mas aguardem resenha em breve.

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Spotify como ferramenta de trabalho

Há algumas semanas, em parte tentando economizar e parte como um exercício de penitência, eu cancelei minha assinatura do Spotify.

Existem duas situações principais em que uso o Spotify:

  1. Na esteira da academia
  2. Trabalhando

O primeiro foi fácil de resolver. Eu tenho uma seleção razoável de músicas na minha conta no iTunes, que podem ser exportadas para o app do Google Play Music no meu Moto X. Como essas músicas já foram compradas, eu não gastaria nada a mais para ouvi-las, e ficaria sem a possibilidade de experimentar música nova a cada dia, que era uma minúscula privação a que eu estava disposto a me submeter. Ou eu podia simplesmente escutar algum bom podcast.

Já a segunda situação foi bem mais difícil, e foi o que me motivou a assinar o Spotify de volta.

O Spotify já não é mais um luxo para mim, mas uma das minhas ferramentas de trabalho mais importantes. Se você tiver a chance de me observar no laboratório onde trabalho, frequentemente vai me ver com fones de ouvido, lendo, escrevendo ou programando. Além de ajudar a isolar parte do barulho de equipamentos e conversas e de servir como um sinal de “não perturbe”, a música efetivamente me ajuda a me concentrar. Não qualquer música, naturalmente, mas algo instrumental, clássico, calmo. Minhas playlists favoritas são:

Uma situação que tem se tornado típica é escutar a essas playlist mesmo longe do computador. De fato, o que me fez assinar de volta foi uma viagem que fiz a um congresso; estava levando material impresso para estudar e sabia que ir escutando música ia fazer diferença, e a conta Free do Spotify não permite sincronizar as músicas com celular para ouvir offline (como eu estaria no avião). Acredite: os trajetos de avião ficaram bem mais produtivos com algumas das playlistas acima a postos no meu bolso.

Para usar os termos do post anterior, escutar esse tipo de música é parte essencial das minhas sessões de trabalho.

O Spotify também é um excelente exemplo da diferença entre custo e valor. O Spotify me custa pouco (de tal forma que o valor economizado com o cancelamento da assinatura ia ter pouco impacto nos meus objetivos financeiros) mas me traz muito valor. Como Gustavo Cerbasi falou num vídeo recente, o importante não é simplesmente cortar gastos, mas cortar aquilo que não contribui na sua qualidade de vida. Como um exemplo de situação oposta, recentemente cancelei minha assinatura em um daqueles Clubes de Cerveja: por mais que seja interessante, eu achava que estava gastando muito dinheiro e não encontrava satisfação (frequentemente recebia cervejas que não eram do meu gosto, por exemplo). Economizar esse valor mensal foi uma decisão fácil.

E o leitor, costuma ouvir música enquanto trabalha? Tem algum estilo preferido? Respondam nos comentários!

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Como eu gerencio meu tempo: projetos, sessões de trabalho, tarefas

À medida que vamos discutindo gerenciamento de tempo, é importante definirmos alguns conceitos básicos para que a linguagem seja a mesma.

Projetos

Para mim, o conceito fundamental do gerenciamento do tempo é o de projeto. Numa visão simples, um projeto é um resultado que você quer alcançar. É um passo rumo às metas que você define em diferentes horizontes de tempo, conforme discutimos em outro post. Você vai decompondo as suas metas em estágios, até chegar em um projeto que você conseguiria completar em alguns meses.

Por exemplo, para ficar num exemplo pessoal e atual, uma das minha metas mais importantes é defender o meu doutorado daqui a dois anos. O que preciso fazer para chegar até lá? Para que o leitor entenda, minha tese envolve parte de um projeto inovador de um refrigerador magnético. Um dos subcomponentes é o ímã que vai operar esse sistema, então aí temos a primeira decomposição: para defender meu doutorado, preciso “projetar o ímã”. Entretanto, isso ainda é algo muito geral, abrangente e difícil de visualizar, e precisamos decompor melhor essa visão. Uma tarefa referente ao projeto do ímã, após ter feito toda uma revisão da literatura, é propor uma solução e executar simulações numéricas para ver se ele vai atender aos requisitos — e temos mais uma deconstrução: “executar simulações da solução proposta de ímã”, ainda muito geral (vamos simular variando quais parâmetros?). Após alguns testes, surge-me a ideia: escolher faixas para os principais parâmetros (as dimensões, as propriedades dos materiais, o número e a forma das partes que formam o ímã), executar as simulações e plotar os resultados para essas faixas; “criar gráficos mostrando campo magnético obtido em função dos principais parâmetros” se torna um projeto. Por que parar aí? Porque eu consigo imaginar os passos individuais que me levam a este projeto, e consigo imaginar como vai ser o resultado final, físico: uma série de gráficos que eu possa analisar e discutir com meu grupo de pesquisa.

Para a metodologia GTD, projeto também é uma definição importante: é tudo que demanda 2 ou mais passos para ser executado. Acho essa definiçãomais ou menos equivalente à minha; eu só gosto mais de focar na questão de que resultados queremos com esses 2 ou mais passos (tenha em mente, porém, que a definição do “Resultado Esperado” é uma etapa importante da organização de projetos segundo o GTD).

Eu considero essa definição a mais básica porque gerenciar o tempo, para mim, é gerenciar e organizar os projetos que vão me levar às minhas metas de vida. Conforme falei no outro post, essa visão de organizar as suas tarefas “de cima para baixo” mudou bastante a minha percepção de tempo. Futuramente vou falar mais detalhadamente de como organizo meus projetos.

Sessões de trabalho

De maneira agora bastante diferente da metologia de GTD (e de muitos métodos de gerenciamento de trabalho), para mim a definição lógica seguinte à de projetos é da sessão de trabalho. Os meus projetos não são realizados/completados de maneira solta e livre, mas quando eu (para usar um jargão bem sofisticado) “sento e trabalho”. É esse ato de sentar e pôr a minha capacidade de pensar a serviço de algum projeto que é o que estou chamando de sessão de trabalho.

Eu nunca tinha parado para pensar nessa questão de formalizar a sessão de trabalho até ler Workflow Mastery, de Kourosh Dini. O autor define a sessão como “o tempo, espaço e atenção usados para desenvolver um fluxo de trabalho”. A componente de atenção é particularmente importante; em futuros textos, vamos investigar muito a fundo a relação entre gerenciar a sua atenção e gerenciar o seu tempo. Se, num sessão de trabalho, é desejável você trabalhar com o máximo de atenção (para aumentar a qualidade do que você faz durante essa sessão), então, como argumenta Dini, é interessante você se preparar antes da sessão, impedindo que a sua atenção seja roubada durante. Por exemplo, se você precisa estudar um documento importante (um livro, um artigo, até um contrato), o simples ato de deixar à vista algo que remeta você a uma procupação (como aquele formulário que você precisa preencher, ou uma lista de exercícios de uma disciplina, ou até mesmo um simples objeto que você só precisa guardar) pode arruinar a sua concentração.

Em textos futuros, pretendo explorar mais a fundo a maneira como eu abordo sessões de trabalho; por agora, fica essa reflexão de que, para avançar em algum projeto, você precisa criar um conjunto de condições que, quando organizadas, elas formam uma sessão de trabalho.

Pessoalmente, encaro sessões de trabalho como ferramentas para realizar projetos, e aí está a minha principal divergência com a metodologia GTD. No GTD, aprendemos que devemos trabalhar por contextos: idealmente, você teria uma lista de coisas que têm de fazer ao computador, e quando estiver ao computador trabalharia somente nessas tarefas; você também pode ter uma lista para fazer em casa, e quando estiver em casa se concentraria só nessas tarefas. Para mim, essa mentalidade não reflete em nada como eu trabalho. O maior problema é que eu não procuro trabalho baseado no contexto em que estou, eu procuro formar o contexto baseado no trabalho (em algum projeto) que eu quero fazer.

Uma visão similar é encontrada nesse post de Kourosh Dini: ao começar o dia, você tem a chance de planejá-lo baseado nas sessões de trabalho a que quer se dedicar. Se estou em casa e vejo que tenho um projeto importante a desenvolver mas que requer que eu esteja no laboratório, muitas vezes faz mais sentido ir até lá em vezes de “trabalhar pelo contexto de casa”; as atividades que eu poderia adiantar em casa possivelmente não vão contribuir tanto para meus projetos importantes (e minhas metas) quanto aquelas que eu poderia estar fazendo se fosse para o laboratório.

Para uma outra visão sobre planejamento do dia, com essa noção de sessões apenas implícita, esse post de Cal Newport (sempre ele) tem me influenciado bastante.

Tarefas

Uma tarefa é a atividade que pode ser realizada numa sessão de trabalho. “Pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa simples de desenvolver: eu subo até a sala dele, bato na porta, pego a assinatura e volto para minha sala; assim, “pegar assinatura de orientador para formulário” é uma tarefa que poderia ir numa lista de tarefas para o dia de hoje, sem precisar quebrar em sub-passos como “pegar elevador”, “bater na porta” etc.

Mas “Trabalhar no rascunho do artigo X” também é uma tarefa. Se quero trabalhar no artigo X, sento na frente do computador, abro os arquivos correspondentes e vejo de onde parei. À medida que vou escrevendo, vou percebendo outras “tarefas” relacionadas, como criar uma figura explicativa, ou procurar a referência para tal informação, mas todas elas são desenvolvidas dentro de uma sessão de trabalho, principalmente porque você delimita um tempo e um espaço. Eu começo sentado ao computador, mas depois me levanto para pegar um livro na prateleira; então reviso o capítulo que queria, escrevo uma breve análise no tal artigo, e assim continuo. Quando acho que fez o suficiente pelo dia, eu completo a tarefa de trabalhar no artigo, mesmo que não tenha terminado o artigo em si.

Em próximos textos, vou explicar que o problema fundamental para quem tem de criar as próprias listas de tarefas é a mistura entre esses dois extremos do que entende-se por “tarefas”.

Sugestões de ações

No primeiro texto dessa série, sugerir algumas ações que o leitor podia tomar se quiser tentar se organizar de forma similar a mim. Aqui vão mais algumas dicas relacionadas a esse texto de hoje:

  1. Revise as suas metas de curto prazo, i.e. que você quer realizar em até dois anos. Agora tente chegar numa lista de projetos que você pode executar agora (e terminar em alguns meses) que vão levar a essas metas.
  2. No começo de cada dia, tome um tempo para planejar: que tarefas você quer realizar hoje? Quais são os projetos prioritários que você quer fazer avançar hoje? E como vai encaixar no seu dia sessões de trabalho para elas?
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Orar como exercício de produtividade

Vou fazer algo que acho que nunca fiz aqui, que é citar a Bíblia:

Então Jesus falou a seus discípulos: “[…] Quanto a vocês, não fiquem procurando o que vão comer e o que vão beber. Não fiquem inquietos. Porque são os pagãos deste mundo que procuram tudo isso. O Pai bem sabe que vocês têm necessidade dessas coisas. Portanto, busquem o Reino dele, e Deus dará a vocês essas coisas em acréscimo.” (Lc 12, 29-31)

Pode ser estranho estudar um assunto como produtividade, porque corre-se o risco de entrar num círculo vicioso: você gasta tanto tempo estudando como cumprir tarefas de maneira rápida e organizada que não sobra tempo para cumprir as suas tarefas de fato. Com o tempo, desde que li A Arte de Fazer Acontecer pela primeira vez, amadureci e percebi que é sim importante estudar e tentar ser organizado, mas que existem muitas nuances que escapam das dicas tradicionais como “mantenha uma lista de tarefas” ou “deslique as notificações do celular”.

Para mim, ser produtivo significa fazer o melhor doutorado do mundo (ambicioso eu, não?), publicar artigos de qualidade e defender minha Tese no prazo, ao mesmo tempo que eu não passe noites e fins de semana sem fim trabalhando e consiga aproveitar os momentos em que não estou trabalhando. Eu quero ter a liberdade de assistir um filme com minha noiva sem ficar pensando se não deveria estar adiantando aquela tarefa, e quero ter a certeza de vou chegar nas vésperas da minha defesa e não vou surtar porque “deveria ter feito tanta coisa”.

Primariamente, as coisas que me impedem de ser produtivo são aquelas que destroem minha atenção e minha concentração. Se não consigo me concentrar em um dado dia, não vou conseguir escrever, nem revisar um artigo, nem realizar simulações dos meus problemas de engenharia, nem criar nada de relevante. Se não consigo fazer isso ao longo de vários dias de trabalho, vou ter de compensar isso de alguma forma lá na frente e nos momentos que eram para ser de descanso. Ou seja, se quero ser (e me sentir) produtivo, preciso aprender a controlar minha atenção e ser capaz de manter o foco, regularmente, durante os dias e horários de trabalho.

Por isso, ao longo das últimas semanas, eu tenho descoberto que a religião é uma das melhores ferramentas de produtividade.

Nos últimos meses, eu e minha noiva temos participado das Oficinas de Oração e Vida, que são grupos católicos onde se aprendem técnicas para orar mais profundamente. Uma das bases das técnicas é a Sagrada Meia Hora, onde somos convidados a separar trinta minutos diários para sentar, com calma e concentração, abrir a Bíblia e lê-la profundamente, meditar, orar e conversar com Deus. É uma experiência realmente transformadora, porque traz a experiência religioso para o cotidiano, em vez de ficar relegada às missas aos domingos e ocasiões festivas.

Para mim, o melhor horário para cumprir a Sagrada Meia Hora é de manhã cedo, logo que acordo (e acordando um pouco mais cedo, se necessário), porque é quando minha mente está mais calma. E foi numa dessas sessões que me deparei com a passagem que citei acima, e ao meditá-la tive uma revelação. Eu percebi o quanto que, desde que comecei a frequentar as Oficinas de Oração e Vida, sinto-me mais produtivo, porque me sinto mais calmo. Logo de manhã cedo, eu já desabafo minhas angústias e minhas preocupações, muitas vezes escrevendo-as em forma de oração, e isso se reflete na minha capacidade de me concentrar ao longo do dia. A oração também me ajuda a esquecer alguns problemas profissionais, a relevar conflitos com colegas, a esquecer arrependimentos.

Na passagem acima, subsititua “comer” e “beber” por “fazer”, “alcançar”, “cumprir”, e a mensagem torna-se mais clara. Ao buscar Deus, ao orar regularmente, ao exercer o bem, ao esquecer as mágoas, criamos uma estrutura de vida tal que outras coisas boas começam a acontecer conosco — e isso é Ele nos dando em acréscimo.

Não estou tentando evangelizar ninguém (apenas, caso o leitor seja católico, recomendo fortemente experimentar as Oficinas). Tente trocar a experiência da oração por outra, como uma simples meditação, ou uma leitura de algum livro inspirador e significativo, ou uma forma de trabalho voluntário. Meu ponto é: tão importante quanto conferir o calendário regularmente é saber cuidar da sua mente, saber resolver conflitos internos. Por mais que muitas vezes tenhamos a imagem de “máquinas de criar resultados” para nós, no fundo somos apenas humanos e queremos apenas viver melhor.

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Acostumando-se com o desconfortável

A minha namorada reclamou que a minha resenha de So Good They Can’t Ignore You ficou meio incompleta e sem muitos exemplos (“principalmente depois de você viver carregando esse livro para lá e para cá”, foi o que ela ficou com vergonha de dizer). Então vamos tentar corrigir esse problema

So Good pode parecer um livro estranho. “É óbvio que você deve ser bom no que você faz”, o leitor pensa. Não é difícil aceitar que pessoas de sucesso trabalharam duro e são boas no que faz. O que não é óbvio é a relação disso com a felicidade no trabalho, e como é isso é mais importante que “sonhos” ou “paixão”. Na minha curta carreira científica, conheço muitos professores e pesquisadores que tomo como exemplo (alguns são grandes amigos), e que percebo que são felizes no trabalho. Porém, embora eu nunca tenha perguntado, posso adivinhar que eles não diziam “Quero ser um especialista em Termodinâmica” quando perguntados o que queriam ser quando crescer; de fato, pouco importa como eles foram parar nessa profissão. Essas pessoas donas de careiras notáveis são felizes porque são admiradas pelos seus pares, possuem cargos em universidades de prestígio, perseguem os projetos que lhe interessam — e o que os fez chegar até ali não foi sorte, ou um amor incondicional pelas ciências, mas o fato de que eles são extremamente habilidosos.

A pergunta seguinte é: como, então, se tornar tão bom a esse ponto? E essa é a segunda ideia não-trivial de So Good: você precisa se acostumar a fazer coisas difíceis.

Como esse assunto me interessa, ainda pretendo pesquisar muito (e o próprio Newport traz referências), mas os conceitos giram em torno da prática deliberada. Para ficar em um exemplo mencionado no livro, você não fica bom em guitarra praticando a escala de Dó Maior 100 vezes por dia; você pode ser tornar o próximo Clapton se praticar cada vez mais rápido, ou mudar de escalas, ou tentar um riff que você nunca tentou. Como diz Matt Might, o conforto fomenta a fossilização técnica.

Falando na minha namorada, ela mencionou que estava tendo dificuldades em utilizar um novo modelo de planilhas do Excel. “Ótimo!”, foi o que respondi. A maneira mais efetiva de ficar tão bom que eles não possam ignorá-lo é buscar rotineiramente fazer coisas difíceis, esticando (um termo de Newport) o seu cérebro e as suas habilidades. Se aquele modelo de planilha, com novos procedimentos de cálculo, é difícil de usar, significa que poucas pessoas vão conseguir fazê-lo, e aquelas que conseguem vão se diferenciar.

Este, portanto é o conceito que eu mais estou tentando implementar e testar no meu dia-a-dia. Como parte do meu doutorado, eu preciso aprender a usar um programa de simulação, e vinha evitando com medo da dificuldade e da angústia da frustração. Depois de ler So Good, percebi o quanto isso é normal e que eu precisava combater esse sentimento. Comecei então a todo dia tentar fazer alguma coisa que seja, cumprindo um novo desafio a cada semana. Agora, não me sinto um expert no tal programa, mas já me mais satisfeito quando tenho de trabalhar com ele, e sinto que poder usar esse software de uma forma nova pode fazer diferença no meu doutorado. E já sei o próximo desafio que preciso cumprir, e estou animado para atacar mais esse problema.

Para ficar em um outro exemplo, uma das carreiras que admiro é Myke Hurley, fundador da rede de podcasts Relay FM. Não tenho dúvidas que um dos motivos do seu sucesso é a sua disposição de tentar coisas novas e difícies; quantas pessoas se arriscariam a dedicar um show a entrevistar nerds sobre o seu álbum favorito? Isto exigia um novo nível de produção de podcasts, mas isso não foi impedimento.

Sugiro então que o leitor faça essa pequena auto-avaliação. Que habilidade o leitor está ignorando mas que pode fazer diferença? O que o leitor pode aprender na sua profissão que ninguém mais quer aprender por causa das barreiras, e que vai tornar o leitor na maior autoridade no assunto?

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Resenhas de livros

Resenha: So Good They Can’t Ignore You

Além de ímãs, Termodinâmica, refrigeradores, regeneradores e todos esses maravilhosos assuntos que formam o tema do meu doutorado, carreira tem sido a minha maior obsessão intelectual.

Isto pode ser um sinal de maturidade. Quando fazia o mestrado, enxergava-o mais com uma extensão natural da minha graduação. Praticamente todas as pessoas com que conversei antes de iniciar o mestrado concordavam em um ponto: o tempo gasto em um mestrado é baixo se comparado aos benefícios que ele traz, o que se torna ainda mais verdade numa economia com menos contratações e onde uma qualificação maior faz a diferença. Você sai do mestrado aos vinte e poucos, tem uma formação a mais e experiência na condução de um grande projeto; depois do mestrado, ainda existem muitas opções de carreira disponíveis, para a maioria das áreas.

Quando refleti sobre fazer o doutorado, porém, percebi que isso se tratava de uma decisão de carreira muito significativa. Eu terminaria o meu doutorado com 30 anos e nenhuma experiência em indústria; fazê-lo então quase que representa um comprometimento com o mundo acadêmico (embora, naturalmente, existam casos de sucesso de doutores que foram para o mundo empresarial e industrial). Para ser bem sucedido como acadêmico (professor e/ou pesquisador de uma boa instituição de pesquisa ou universidade), fazer um bom doutorado é necessário (mas não suficiente), e vem seguido de muitos desagios. Como guiar a minha carreira, aumentando o meu sucesso e sendo feliz no processo? O que determina uma carreira bem sucedida?

So Good They Can’t Ignore You foi escrito por alguém em situação próxima a minha: um estudante terminando o seu doutorado e querendo saber o que ele deve fazer para encontrar uma carreira que ele ame — e talvez seja por essa proximidade que eu me identifico tanto. O autor, Cal Newport, agora é já um professor bem estabelecido, e esse nome não deve ser estranho a leitores de FabioFortkamp.com, tal o número de vezes que eu cito o seu ótimo blog, Study Hacks. O título (em tradução livre, Tão Bom Que Eles Não Possam Ignorá-lo), vem deste clipe de uma entrevista de Steve Martin:

Este livro prático (com muitas discussões baseadas na Economia e na Psicologia) defende a ideia de que uma carreira de sucesso, que você ame, não é contruída baseada no sonho de “ir fazer o que se ama”, mas na ideia de quando você se torna realmente bom no seu trabalho você aprender a amar o que faz. Reparar que esta é uma tese dividida em dois pontos centrais:

Primeiramente, ass coisas pelos quais nos declaramos apaixonados, como música, esportes, religião, artes etc não são carreiras fáceis a não ser que você seja absolutamente brilhante. Este, aliás, é um ponto sutil do livro; sim, existem casos de pessoas que eram apaixonadas por alguma coisa e ganham a vida fazendo isso, mas eles são mais raros do que se pensa e representam casos extremos. Se você é fanático pelos Beatles, por exemplo, dificilmente consegue contruir uma carreira em cima disso, a não ser que seja algo especial — ou você toca igualzinho ao George, ou descobriu um novo ponto sobre a biografia deles… Adicionalmente, ter de trabalhar em cima de uma paixão tão profunda talvez até faça você gostar menos desse assunto. Ou seja, a maneira de construir a carreira ideal não é indo atrás das suas paixões.

Mas qual é a maneira, então? Na realidade, é difícil ter muito controle sobre a carreira em vamos parar. Eu queria cursar Jornalismo até os meus dezessete anos; mudei de ideia às vésperas da inscrição no Vestibular e agora estou fazendo Doutorado na área de Refrigeração. Mesmo que você “caia de para-quedas” em uma carreira, Newport defende que é possível você desenvolver gosto pelo que faz, e o seu argumento é bastante microeconômico: nas suas entrevistas, o autor percebeu que os profissionais realmentes de sucesso que se declaram felizes profissionalmente (em áreas diversas como programação, investimentos, medicina, construção de pranchas se surfe e redação de programas de TV) têm em comum o controle sobre a sua carreira e impacto sobre os outros. Essas condições são difíceis de encontrar, então você precisa se diferenciar para ter acesso a elas. E a melhor maneira de se diferenciar é através da aplicação sistemática do trabalho árduo, deliberado, esticando as suas habilidades além de um nível confortável é o que tem mais chances de lhe fazer ter sucesso. Como Martin diz no vídeo acima, essa conclusão é óbvia e sem graça a tal ponto que as pessoas não querem ouvir, mas é mais importante que tentar ser um gênio, ou conhecer alguem famoso, ou conseguir muitos seguidores.

O ponto mais curioso em relação à livro é que ficam evidente que o autor é professor universitário. Todo o livro é escrito de forma muito didática, com “leis”, “regras”, “teorias”, que facilitam bastante o entendimento. Newport muitas vezes para, lembra do que já foi dito, revisa os conceitos — e não consegui esconder o sorriso e perceber que era um (bom) professor conversando comigo.

CGP Grey recomendou So Good… como uma das bases para o seu entendimento do que é uma vida de sucesso. Acho que a época em que estou é a ideal para pensar seriamente nessas questões, mas também acho que, independente da idade, se o leitor precisa refletir sobre a sua carreira, se está na dúvida sobre o que fazer, e se quer simplesmente ser mais feliz no trabalho, pode se beneficiar da leitura desse livro.

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Resultados que a organização traz

A Thais Godinho publicou um ótimo post sobre os resultados que a organização (e por consequência a produtividade e a gerência do tempo) trouxe a ela.

Lembrar do nosso último texto como foi um livro dela que me abriu mais a cabeça sobre essa abordagem “de cima para baixo” em relação à definição de tarefas: comece pensando naquilo que você quer alcançar ao fim da vida, pense em como isso pode ser alcançado daqui a 5 ou 10 anos, e quebre em pequenos projetos que você vai conduzindo ao longo de 1 ou 2 anos.

Perceba também no texto da Thais um outro tema que vamos abordar cada vez mais aqui (inspirando por algumas leituras que ando fazendo): a importância do trabalho duro. Se eu quero me diferenciar e conseguir coisas que os outros não conseguem (como fazer um bom doutorado, no tempo regulamentar, ter artigos publicados e entrar logo em uma boa universidade), preciso fazer coisas que os outros não fazem, ao trabalhar mais e melhor.

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Como eu gerencio meu tempo: meus princípios básicos

Muitas pessoas costumam dizer que eu sou uma pessoa organizada, principalmente em relação ao meu tempo e minhas tarefas. Embora eu ache que tenho muito a melhorar a ainda sinta que desperdiço muito tempo, vou deixar minha modéstia de lado e reconhecer que pelo menos sou mais organizado que algumas pessoas. Por motivos estranhos até para mim, também tenho um interesse pelo assunto da produtividade e organização, sobre como fazer mais e melhor; em função disso, estudo bastante o assunto, testo com minhas próprias rotinas (a flexibilidade da carreira acadêmica permite isso), e provavelmente vem daí a impressão das pessoas de que sou mais organizado que a média.

Como abomino gurus de produtividade cuja maior realização é escrever sobre produtividade, vamos às minhas qualificações. Defendi um mestrado em Engenharia Mecânica, com um pequeno atraso, admito, mas com um trabalho considerado abrangente (incluindo a construção de uma bancada experimental e concepção de um modelo numérico) e elogiado pela banca, trabalho esse que já resultou um artigo publicado em um periódico importante. No meu doutorado, defendi meu Exame de Qualificação com menos de um mês de atraso do prazo regulamentar (algo raro, acreditem), e os resultados desse exame já foram convertidos em dois artigos enviados a congressos e um atualmente em preparação para um periódico importante na área. Paralelamente a essa parte profissional, arrumo tempo na minha rotina para esudar Alemão (lingua pelo qual sou apaixonado), escrever de maneira irregular mas contínua para esse blog, fazer exercícios regulares três vezes na semana. Durante um ano morei sozinho, e atualmente moro com minha namorada, então embutidas no meu dia-a-dia estão as atividades de manter e limpar a casa, fazer compras, preparar refeições todo dia. Ao chegar ao fim desse parágrafo, até eu estou suspreso com a quantidade de coisas que encaixo na minha rotina.

Vou começar com este texto uma série em FabioFortkamp.com documentando como eu, afinal, gerencio meu tempo. Como acabei de falar, acho sim que tenho algo a acrescentar ao tópico e se puder ajudar pelo menos uma pessoa que se ache muito desorganizado, ficarei feliz. A principal inspiração para essa série veio de uma excelente palestra de Randy Pausch, e o meu objetivo é eu mesmo fazer uma auto-avaliação e buscar sempre melhorar. Escrever, para mim, é melhor forma de pensar e de planejar.

Um aviso óbvio: para reforçar, sou estudante de doutorado; tenho macro-prazos a cumprir, mas não tenho horário fixo, e isso se reflete no que vou escrever a seguir. Como já vou aprofundar, um problema não-trivial que autônomos enfrentam é decidir o que fazer dia após dia e como dedicar tempo a cada uma das atividades. Talvez o leitor assalariado consiga adapatar algumas das ideias à sua própria rotina.

É outra coisa: se o leitor está querendo aprender a se organizar, mas tem dúvidas se eu sou a melhor fonte, não tome esses textos como sagrados. Observe as pessoas de sucesso na sua área: o que elas fazem? Continuamente eu estou observado as pessoas que admiro (até mesmo foram da minha área imediata), testando algumas ideias e, como vamos falar algumas vezes, incorporar rotinas de revisão e de feedback na sua vida é uma das bases do bom gerenciamento de tempo.

Comer, dormir, suar

Antes de chegar ao básico de como organizo meu tempo e minhas tarefas, precisamos tratar do nível mais básico de tudo (algo que Pausch também aborda): dormir, comer e fazer exercícios.

Você sabe, só não quer admitir: dormir umas poucas horas por dia não é sustentável. Claro que isso varia de pessoa para pessoa. Idealmente, gostaria de dormir 8 horas por dia, mas já me conheço e sei que dormir 7 por dia é sustentável (no sentido de que consigo ficar a semana toda dormindo apenas isso). Consigo dormir talvez três noites seguidas com 6 horas de sono, mas nitidamente noto diferença na minha energia no quarto dia. Assim, não adianta eu planejar trabalhar até altas horas da noite, se sei que meu corpo não vai aguentar. Isso de cara limita o tempo disponível que tenho para trabalhar. Para uma discussão sobre a prática (talvez extrema) de colocar dormir no seu calendário, ouça este excelente episódio do podcast Cortex.

Posso trabalhar todas as horas em que estou acordado? Não, porque preciso comer, e para isso preciso preparar comida. Isso embute um detalhe muito sutil: se não quero viver de caixas de lasanha, preciso levar em conta que, em alguns momentos da semana, preciso abdicar de trabalhar e mesmo de me divertir para cozinhar. E mais: preciso levar em conta que, nas quartas-feiras, vou começar a trabalhar mais tarde que o normal porque vou na feira de manhã, e contribui muito na minha qualidade de vida ter salada e frutas sempre na geladeira; além disso, mesmo que trabalhe bastante na semana, não posso passar o final de semana assistindo Netflix porque preciso preparar refeições para deixar prontas — ajuda muito na rotina ter sempre feijão e carnes ensopadas básicas no congelador, por exemplo, para descongelar num dia e comer no outro. Principalmente agora que estou morando com minha namorada, que leva almoço todo dia, é extremamente importante manter a rotina de descongelar e preparar refeições.

E eu também preciso fazer exercícios. É simples: tempo para ir na academia não é tempo disperdiçado; se preciso de mais tempo para cumprir algum prazo, preciso tirar de outra atividade, mas não de me exercitar. Quando machuquei a perna e fiquei algumas semanas sem me exercitar, foi muito claro como a minha produtividade caiu. Se eu não tivesse o privilégio de ter horários flexíveis, eu teria de embutir esse exercício ao longo do dia: ir a pé ou de bicicleta todo dia, procurar exercícios para fazer em casa, usar só a escada.

Enfatizo: sem saúde, é impossível ser organizado porque não há vida a organizar.

A importância de rotinas

Se existe algo que diferencia os meus colegas que tem sucesso daqueles que claramente patinam, é o horário de trabalho. Sim, é ótimo ter horários flexíveis, poder tomar um tempo maior para ir almoçar com meu pai, ou poder usar uma manhã para ir recepcionar meu primo no aeroporto, mas essas são situações especiais. Via de regra, eu estou trabalhando de segunda a sexta, das 8:30 às 17:30, e assim o fazem doutorandos e mestrandos que são sérios. Claro, existem aqueles que rendem muito mais de noite, e o privilégio de se ter horários flexíveis é ótimo para aproveitar isso, mas acho que é preciso ter muito cuidado. Em primeiro lugar, vamos tirar o elefante da sala: orientadores não amam alunos que chegam no laboratório só à tarde, mesmo que eles fiquem até tarde da noite. Em segundo lugar, pensar “tenho todo o tempo do mundo para fazer isso!” geralmente é seguido por “então posso ficar jogando mais um pouco”. Em terceiro, trabalhar de madrugada pode ser inútil se você precisa interagir com outras pessoas, que não compartilham dos seus hábitos. Para mim, sim, é ótimo ser flexível, mas horário de trabalho é para trabalhar.

Num post futuro, vou detalhar como estruturo meu dia, tendo em vista este esquema de horários. Mas ter uma rotina básica é um dos pontos de partida em como gerencio meu tempo.

O que é significativo

Minha filosofia geral quando se trata de gerenciamento de tempo é que tento sempre gastar tempo em coisas significativas. Esse é um dos principais conceitos que tirei do maravilhoso Workflow Mastery, de Kourosh Dini, que prega que nossa vida é melhorada quanto atribuímos significado ao que fazemos. No momento que agimos como robôs, apenas cumprindo ordens e apertando parafusos como Chaplin em Tempos Modernos, perdemos grandes oportunidades de ser felizes e desenvolver bom trabalho.

Um exemplo: eu tenho uma tarefa regular (mais sobre isso em outro post) de estudar Alemão toda terça e quinta. O Alemão é a minha terceira língua, estudei durante toda a faculdade, morei na Alemanha, e recentemente voltei a estudar para passar em um exame de proficiência exigido pelo meu Programa de Pós-Graduação. Por questões financeiras e de tempo, parei de fazer aulas depois de cumprir o tal exame, mas não parei de estudar. Para mim, falar alemão é significativo, e eu me orgulho de poder fazê-lo de maneira razoável. Não é vital saber alemão para o meu doutorado, mas certamente ajuda (já encontrei artigos e livros interessantes escritos em alemão e fiquei feliz de poder lê-los), e o processo de aprender outra língua movimenta o meu cerébro de uma maneira saudavelmente diversa de resolver modelos matemáticos. Então, eu regularmente dedico meu tempo e minha atenção a ler notícias e textos nessa língua, e eu o faço conscientemente.

Um outro exemplo: pela primeira vez em minha carreira, estou tendo de orientar o trabalho de alguém, que está fazendo Iniciação Científica comigo. Fiquei surpreso com o quando complexo pode ser sincronizar o trabalho de duas pessoas. Por conta disso, para montar nossos cronogramas (e inseri-loas no cronograma da nossa equipe de pesquisa), estou fazendo esse curso on-line de Microsoft Project (o software que a nossa equipe usa). É perda de tempo estudar Project? Não, porque eu vejo significado nisso. Durante a minha graduação, cometi o erro de achar que tudo que seja ligado à gestão é perda de tempo, mas agora que tenho mais responsabilidades vejo que saber o básico de gerenciamento de projetos é uma habilidade muito interessante para um aprendiz de pesquisador. Aprendendo a usar o Project, eu acho que posso coordenar melhor as atividades com o meu IC, posso fazer um melhor trabalho, e espero que ele tenha uma experiência melhor. Significativo, portanto.

Um terceiro exemplo não ligado ao trabalho: em um tempo livre à noite ou no final de semana, é melhor eu voltar a trabalhar em um artigo ou assistir Gilmore Girls com minha namorada (sim, eu sou um namorado bom assim)? Por definição, passar tempo de qualidade com minha namorada é algo bastante significativo (se não fosse, por que duas pessoas namorariam?). Se tive uma semana boa, e essa é a primeira oportunidade em algum tempo que temos de passar um tempo juntos sem nenhuma outra tarefa a fazer, não é muito difícil escolher ver o filme. Mesmo sabendo que eu poderia estar avançando no meu doutorado, eu tomo uma decisão consciente de ver o filme, porque sei que a vida não é só trabalho.

O que é perder tempo, então, para mim? É gastar tempo com o que não é significativo. Perceba que isso leva a algumas conclusões não-intuitivas. Algo que não traz significado para mim são congestionamentos, que me irritam bastante. Para evitar isso, eu vou caminhando para a Universidade em vez de carro, mesmo que às vezes demore mais tempo; o tempo que passo caminhando, muitas vezes ouvindo um podcast bom e pegando um solzinho de manhã, é mais significativo. Outro hábito não significativo é ficar lendo artigos aleatório na Folha, ou procurar vídeos quaisquer no YouTube, apenas para passar o tempo. Pegar A Dança dos Dragões para ler, se quero apenas relaxar um pouco, é mais significativo.

Tomar decisões com base no conceito de significado pode ser bastante libertador. Eu fazia parte de um grupo que propunha melhoramentos para o nosso laboratório, mas no momento em que deixei de ver significado naquilo, pedi para sair. Sim, era até pouco tempo, mas eu quero manter o meu tempo desperdiçado tão próximo de zero quanto possível.

De cima para baixo: definindo metas

Um última detalhe dessa visão mais global de como gerencio meu tempo e minha atividades é hábito que aprendi com o livro Vida Organizada, da Thais Godinho: começar a sua organização de cima para baixo.

Acabamos de ver que uma maneira de minimizar o desperdício de tempo é procurar sempre gastar tempo que o que é significativo. Porém, pode ser difícil distinguir o que é significativo no meio da correria, especialmente se você não tem plano de nenhum tipo. Um exemplo tipicamente nerd ao meu estilo: aprender uma nova linguagem de programação é perda de tempo? Como não sou programador profissional, aprender uma nova linguagem pode ser um hobby bastante interessante (imagino que menos para quem só faz isso o dia inteiro), mas que demanda tempo e energia. Dado que meu tempo é finito, será que aprender alguma linguagem é desperdício? Não é, se aprender esta linguagem está alinhado com meus objetivos.

Há uns dois anos, li o livro da Thais e fiz o exercício sugerido de definir metas para “100 anos” (i.e. como me imagino minha vida no final dela), de 5 anos e de 2 anos. A grande mágica é a desconstrução de metas impossíveis em planos de dois anos, que permitem maior flexibilidade que as infames resoluções de ano-novo. Não me sinto confortável compatilhando todas as minhas metas, mas posso dar um exemplo: não é segredo para ninguém que me conhece que quero me aposentar daqui a muitos anos como um professor renomado na minha área. Se quero isso daqui a 100 anos, o que posso fazer no médio prazo? Em 5 anos, para cumprir essa meta, preciso já ter passado em algum concurso para alguma universidade de qualidade. O que é necessário a curto prazo então para isso? Em dois anos (o “curto prazo” sugerido pela Thais e que acho que funciona muito bem), a contar de quando fiz esse plano, não vou conseguir defender meu doutorado e passar em um concurso, mas posso começar passando no Exame de Qualificação (o que já fiz) e publicando pelo menos um artigo, já que esse é um requisito básico para a defesa da Tese e um aspecto importante das provas de concurso. Então, presto: quaisquer ações que se direcionem a passar na Qualificação e em publicar artigos é bastante significativo porque contribui para esse projeto de longo prazo. Por isso que, como mencionei acima, abandonei o grupo de trabalho que propunha melhoramentos para o laboratório.

Parece tolo, mas através dessa mentalidade as metas que defini no início de 2015 com prazo até o fim de 2016 estão quase todas cumpridas. E, para isso fazer sentido, eu preciso periodicamente revisar essa “lista” (eu uso um mapa mental) de metas e verificar se o que que estou fazendo no momento se alinha com essas metas.

Um exemplo de projeto que abandonei porque não condizia com minhas metas: estudar piano. Eu fiz aula de teclado e violão quando mais jovem, e ao longo do mestrado flertei com a possibilidade de fazer aulas novamente, dessa vez de piano. Mas eu me conheço e sei que nunca vou ter a disciplina de me tornar um músico excelente, e eu não me enxergo como um excelente pianista no final da vida. Por mais que certamente seja interessante, não está alinhado com meus objetivos de vida, e por isso abandonei. Isso não é um exemplo de que “metas” só se aplicam ao trabalho. Eu conscientemente quero melhorar minhas habilidades na cozinha e gostaria de ser lembrado por isso quando morrer, por isso tenho tentado receber mais amigos aqui em casa. Para mim, é significativo dedicar-me a isso.

Também quero ser conhecido como escritos, e é por isso que estou escrevendo posts como esse.

Sugestões de ações

Como falei na introdução, não me considero um expert em produtividade e estou apenas documentando as minhas práticas, para eu continuamente avaliar o que dá certo e o que dá errado. Mesmo assim, se você leu esse texto e pensou “preciso fazer essas coisas que o Fábio”, aqui está uma lista de tarefas que recomendo:

  1. Examine a sua rotina e veja se você está dedicando tempo à sua saúde. Se você não faz exercício por falta de tempo, onde pode melhorar? Que outra atividade está tomando um tempo precioso?
  2. Leia o livro Vida Organizada, especialmente os primeiros capítulos. Imagine sua vida daqui a 100 anos; o que você quer realizar? Agora, o que pode fazer em um médio prazo para ir lá? E num curto prazo? Agora veja a suas atividades diárias; elas vão lhe levar a essa sua visão de vida? Visto de outra forma, você perde tempo que o que não significativo?
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Sobre fazer melhor o trabalho

Enquanto isso, no meu outro blog, venho escrevendo uma série de textos tentando entender como trabalhar melhor (e por trabalho eu digo qualquer coisa que melhora a nossa vida, como ler um livro):

 Hence, to do better at something requires us to learn how to play with the experience, to fully immerse in it, to put one self in a state of deliberate focus, so that nothing else pops in our head.

However, according to Dini, there is one other factor, often neglected in texts about productivity, and that is of mastery. To do good work, you must be good at work. In particular, doing work should be natural. If I was assigned a task of creating a video, and I immersed myself in the experience, with no distractions, I still would not be able to produce a good video, as I’m not familiar with the process and have not developed any intimacy.

Hence, optimal work and experiences arise when weplay with them, having mastered them and in a state of full focus. All the rest of the study of productivity, organization and workflow come from this premise.

E, no texto seguinte, tento entender o que nos atrapalha nesse objetivo.