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Como montei meu Home Office ao estilo GTD

No meu último post sobre GTD (em inglês devido ao meu experimento de tentar converter esse blog para o inglês), eu falei por que aprender GTD. Em resumo: esse método me ajudou a me recuperar de um período muito estressante e de prazos perdidos e começar uma época de grandes realizações com menos estresse. As conclusões atingidas naquele post se propagaram: depois daquilo, eu me casei, terminei de escrever uma Tese de Doutorado (atualmente em edição), consegui ser aprovado no Programa de Talentos para Inovação, tudo isso enquanto curto a vida de maneira geral.

O método GTD preconiza 5 hábitos para você processar todo tipo de informação que chega na sua vida e transformá-la em itens acionáveis. Entretando, David Allen diz no livro oficial que, antes de começar a se aventurar no método, é bom ter todas as ferramentas disponíveis. De fato, uma das ideias do livro com que eu mais me identifico é essa: a perda de produtividade por não ter uma caneta ou uma pasta de plástico à disposição é enorme. Assim, eu fiz os meus esforços para montar um Home Office de maneira bem funcional. Admito que o que vou descrever não é perfeito, e que estou sempre tentando melhorar. Como falei no último post, esse tipo de texto é só uma maneira de eu mostrar meu trabalho.

E para quem não tem Home Office?

Vou ser o primeiro a declarar: eu sou incrivelmente privilegiado por morar num apartamento onde posso montar meu Home Office. Sei também que ele irá sumir quando vier o primeiro filho, e fico muito tranquilo com isso. Mas, já que tenho essa oportunidade, tento aproveitá-la da melhor maneira, e trabalho muito frequentemente em casa.

O que vou descrever aqui se aplica a qualquer ambiente de trabalho, na verdade, e vou incluir fotos do meu “ambiente secundário”, no laboratório onde trabalho. Aposto que, se a leitora for um trabalhadora do conhecimento (i.e. não braçal) deve ter uma mesa para si em algum lugar da empresa.

Se não tiver acesso a isso, vale a pena organizar a ideia de ter uma escrivaninha que caiba em algum cômodo da sua casa. David Allen toca muito na importância de ter um ambiente próprio para “controlar a sua vida”. Faça aos poucos. Na Dinamarca, eu morava em uma kitinete de 49 m² com minha esposa, e meu Home Office era um canto da mesa que já existia no local:

Home Office na Dinamarca

Uma mesa funcional

Falando agora realmente do meu Home Office, é assim que eu vejo ao sentar para trabalhar:

Home Office vista frontal

O primeiro detalhe que eu espero que fique muito visível é que o ambiente está pronto para eu trabalhar. Meu laptop está instalado numa posição boa, o monitor está bem ajustado, o conjunto mouse/teclado/Magic Trackpad está numa posição confortável, meu caderno de anotações está a postos, as caixas de som estão bem posicionadas.

À direita, o leitor vê a minha impressora, e se preciso lidar com papel, tudo está ao alcance da mão: grampeador, régua, fita, canetas, clipes, post-its, blocos de papel.

Outro item de suma importância é um conjunto de “bandejas” para acomodar papéis e outros objetos:

Bandejas no Home Office

A bandeja de cima é o que o método GTD classifica como uma caixa de entrada: itens aleatórios sobre os quais não dediquei atenção ainda. Sempre que eu chego em casa com correspondência ou algo físico a que eu precise dedicar atenção (nem que seja guardar num lugar especial), eu coloco na bandeja, para posterior processamento. O mesmo vale para qualquer pedaço de papel no qual eu tenha escrito alguma coisa que precisa ser transformada em outra coisa.

Na gaveta do meio, entram os Materiais de Suporte a Projetos, i.e., tudo que eu precise usar para projetos ativos na minha vida. Ali estão folders de conferência que preciso estudar com atenção, ingressos para shows já comprados, papers a ler.

Na gaveta de baixo, estão materiais de anotação. Uma cópia do excelente Roube como um artista: o Diário e um bloco de notas.

Aposto que o leitor há de concordar que isso é melhor que ter papeis jogados sobre a mesa.

Como comparação, aqui vai uma foto da minha mesa na Universidade. Parte da minha personalidade nerd é querer ter ambientes consistentes em diferentes lugares.

Estação de trabalho na universidade

E nas gavetas?

Naturalmente, nem tudo cabe na superfície da mesa. Minha incrível esposa organizou minhas gavetas, mantendo sempre o princípio de ter todo tipo de pequenos acessórios à mão. Na primeira gaveta mantenho itens frequentemente acessados ou coisas mais avulsas:

Gaveta no escritório com itens avulsos ou frequentemente acessados

(Detalhe especial para a rotuladora, uma das minhas melhores aquisições recentes).

Na segunda, estão suprimentos, como uma meia dúzia de elásticos e pastas vazias para usar sempre que quiser arquivar…

Gaveta no Home Office com suplementos de escritório

… algo na minha gaveta de documentos:

Gaveta no Home Office com pastas de documentos

Conclusões

Sim, querido leitor: eu gosto de ter tudo à mão e organizado. Com um ambiente robusto assim, fica muito mais fácil desenvolver os hábitos de produtividade.

Mas me digam: o que acharam do meu setup?