Gastar mais tempo para gastar menos tempo
Estudar produtividade pessoal (o conjunto de técnicas que nos permite
nos organizar melhor) pode parecer contra-intuitivo. É como gastar tempo
estudando como gastar menos tempo. De fato, se você não for cuidadoso, a
balança pode pender para o lado errado: gasta-se tanto tempo se
organizando que não sobra tempo para fazer algo que realmente importa.
Esse tipo de pensamento é perigoso porque pode ser extendido até se
chegar a conclusão de que não vale a pena estudar. Por que estudar
engenharia, quando se pode apenas colocar tijolo sobre tijolo? Por que
estudar medicina, quando se pode apenas experimentar todos os chás até
parar a dor? Por que estudar o Português, quando todo mundo se entende?
Há muito tempo, uma pessoa construi uma casa, e essa casa caiu. Outra
pessoa construiu uma casa e ela ficou em pé. A partir daí, começou-se a
observar que existem determinados métodos que resultam em casas que caem
e outros que resultam em casas que ficam em pé. Vieram os gregos com a
sua geometria e ficou mais fácil projetar uma casa confiável. Veio
Newton e sua descrição das forças e do Cálculo e ficou mais fácil criar
modelos de casas que ficam em pé. Vieram os estudiosos dos materiais.
Vieram os engenheiros que estudam as próprias técnicas de construção.
Graças a essas pessoas, vivemos em prédios robustos, que podem ser
projetados para suportar até terremotos. Ninguém concordaria em dizer
que essas pessoas “perderam tempo”; ao contrário, elas criaram tempo.
Hoje construímos prédios melhores em menos tempo.
Elas perderam um tempo inicial que valeu a pena anos depois. E esse é o
conceito chave da necessidade de se estudar produtividade: o tempo gasto
pode ajudar a poupar um tempo proporcionalmente muito maior.
A organização pessoal não é um campo tão sofisticado como a engenharia
ou a medicina, mas isso não significa que não se possam aprender
técnicas apropriadas. Para mim, o estudo da produtividade pessoal é
necessário porque nosso tempo na Terra é finito. Não morremos depois de
atingirmos nossas metas; morremos depois de certo tempo ou quando
alcançamos uma condição de saúde crítica. Assim, quanto menos tempo
gastamos em cada atividade, mais atividades podemos fazer e mais
objetivos na vida podemos cumprir.
Um exemplo de como aplicar técnicas de produtividade
De maneira muito simplificada, vamos supor que você tenha uma tarefa:
levar todos os carros da sua família para a revisão.
Com dois carros não há muito o que fazer. Você liga para a primeira
concessionária, leva e busca o carro, e um tempo depois repete o
processo para o segundo o carro. A tarefa é simples, então você guarda
os detalhes na memória. Em uma semana está tudo feito.
Com cinco carros (você é uma pessoa boa e vai ajudar o avô, a tia e a
irmã), a coisa se complica. Depois de completar o terceiro carro,
acontece alguma coisa no seu trabalho e você se esquece disso, com o
cérebro ocupado com outras coisas. Vai se aproximado a data limite e seu
avô liga brigando. Entre atrasos e esquecimentos demora um mês para
completar tudo, somado com o estresse pessoal e brigas familiares.
No ano seguinte, você resolve “gastar tempo” lendo sobre produtividade,
e aprende três princípios básicos:
- Anotar suas tarefas
- Realizar tarefas em lotes
- Marcar compromissos no calendário
Assim, quando seu pai lhe pede para cuidar disso, você dedica um minuto
para anotar isso em algum lugar visível. Quanto tem um tempo, liga para
todos os proprietários em busca de horários em que ele possa levar o
carro. Depois, liga para todas as concessionárias e marca as
revisões, com sorte em dias consecutivos. Por último, marca tudo no
calendário. Assim, em 30 minutos você já tem esquematizado todo seu
plano de ação.
Você pode seguir com seu trabalho. No horário marcado, você leva o
carro, e depois o busca. Não há estresse emocional de ficar o dia
inteiro pensando “não posso me esquecer de marcar a revisão”, porque
você sabe que o compromisso está no seu calendário e você programou
algum alarme para o avisar com certa antecedência. Você dedicou seu
tempo para se organizar e já está com tudo planejado. Pode dedicar-se
agora a fazer. Talvez em duas semanas esteja tudo resolvido.
Ou seja, o tempo de estudar um pouco, mais o tempo de realizar as
atividades de maneira otimizada, é menor que o tempo de realizar as
tarefas de maneira desorganizada. Essa é a mágica da produtividade
pessoal.
E o melhor de tudo é que, mesmo que você gaste tempo para otimizar uma
tarefa, você pode geralmente aplicar os mesmos princípios para outras
tarefas. Você tem apenas uma revisão, mas tem de ir ao dentista e ir
buscar uma encomenda. Sente na frente do telefone e dedique cinco
minutos para fazer todas as ligações e agendar todos os compromissos.
Ao final de um pequeno período gasto “apenas” se organizando, você está
com suas pendências registradas, sem necessidade de gastar mais tempo
tentando se lembrar. E isso é produtividade.
É só senso comum, mas as pessoas não conhecem o senso comum
Perceba que não existe nada de extraordinário nas três dicas de
produtividade que passei (e não se preocupe, o estudo sério da
produtividade vai muito além disso). De fato, qualquer pessoa poderia
ter chegado a esse modelo. Porém, algumas poucas pessoas o fizeram,
escreveram livros e se tornaram famosas. Parece tão óbvio, mas às vezes
o mais óbvio nos escapa. Diferentes pessoas têm diferentes percepções e
por isso algumas conseguiram sistematizar todo esse processo. Criar
uma lista de tarefas e colocar um post-it no monitor é fácil; criar um
sistema integrado, que permita você se alternar entre “organizar sua
lista de tarefas” e “executar suas tarefas” com naturalidade e que
acompanhe você quando você está longe do monitor é que exige alguma
pesquisa e reflexão.
Produtividade pessoal, ou os métodos de nos organizarmos melhor, é um
grande interesse meu e o leitor pode esperar mais textos do gênero em
FabioFortkamp.com. Esse post é apenas uma justificativa (para mim e
para os leitores) do porquê de eu achar que vale a pena falar sobre o
assunto.
FabioFortkamp.com 