Como usar seu calendário de maneira efetiva

Há algumas semanas, tivemos uma discussão generalizada aqui no laboratório. De minha parte, reconheço que errei em vários pontos: fui grosso com outras pessoas, perdi a calma, e agi em prol maior dos meus interesses em relação ao do meu grupo de pesquisa. E esse episódio horrível foi agravado por uma falha pontual na minha organização: eu esqueci-me de adicionar um lembrete para uma arrumação de salas no meu calendário, o que me impediu de ajudar meus colegas durante esse evento.

A questão é: como não estava no meu calendário, não estava no meu radar, e na prática é como se esse evento não existisse no espaço-tempo. Ao mesmo tempo, muitas pessoas me consideram uma pessoa bastante organizada; o meu calendário é justamente o método que uso para me lembrar de coisas importantes. No espírito do post onde falo sobre como agendo minhas metas, pensei em complementar, mostrando o que eu coloco no meu calendário e como, na minha opinião, a leitora pode usá-lo de maneira mais efetiva.

---

A Thais Godinho, nesse ótimo vídeo, fala sobre como ela coloca “informações importantes” no calendário, e não só compromissos fixos. E esse é o grande pulo do gato, originado do sistema GTD: seu calendário não serve apenas para eventos, mas pera lembretes gerais. No meu Google Calendar, tenho um calendário específico de Informações para o dia

Toda quinta-feira é o dia de entregas da Natuorganics. Ao final do dia, quando eu reviso meu calendário, eu me lembro desse fato e então, ao chegar em casa, confiro com o porteiro se foi entregue corretamente.

Outras informações que entram no meu calendário:

• Datas de vencimento de contas (para eu verificar se há saldo na conta/cartão, e também para facilitar a busca por informações, se eu quiser saber quando vence tal assinatura

• Aniversários (como na imagem acima). Em vez de depender do Facebook, que tal, a cada vez que você souber que é aniversário de alguém, você colocar um lembrete no calendário, para repetir anualmente, e que seja o seu sistema de lembrar e mandar parabéns (de maneira mais pessoal, e não numa torrente de mensagens similares)?
• Aniversários de casamento/namoro. Minha capacidade de lembrar da datas exatas, na minha visão, não reflete meu amor pela minha esposa; minha capacidade de planejar uma surpresa/viagem/jantar com antecedência, reflete.
• Rotinas de trabalho. Essa dica eu tirei desse excelente curso do Kourosh Dini, e consiste em definir lembretes semanais para trabalhar num tipo de tarefa. Na imagem abaixo, toda quinta é o dia em que eu preparo a nossa reunião (“Kata”) semanal e o dia em que eu, preferencialmente, faço coisas exclusivas do meu laboratório (falar com alguém, resolver algo na secretaria/administração etc).

• Rotinas mais mundanas como trajetos e, acreditem se quiser, dormir. Para entender melhor, ouçam esse episódio do Cortex, mas a ideia é ter uma visão muito clara no calendário do que é realmente tempo livre e do que parece, mas não é, totalmente livre.

---

E, claro, entram no meu calendário eventos como consultas e reuniões, além de um calendário compartilhado com minha esposa com eventos sociais. Como o leitor pode ver acima, eu uso cores que já estão gravadas na minha memória de maneira a identificar claramente o que é um compromisso marcado, o que são informações, o que são rotinas mais “livres” etc.

E agora, os comentários abaixo estão abertos para os leitores me chamarem de maluco ou, idealmente, de me sugerirem mais métodos de organizar meu calendário…